conceptos

1. 1. Las consultasson una formade buscar y recopilarinformaciónde unaomás tablas para
conseguirinformacióndetalladade unabase de datos.Al crear una consultaen Access
2010, definescondicionesespecíficasde búsquedaparaencontrar,exactamente,la
informaciónque deseas.
2. Tiposde consultaaSegúnaccsess.
Existenvariostiposdeconsultasyestosson:
Consultasde acción.
Son consultasque realizancambiosalosregistros.Existenvariostiposde consultasde
acción,de eliminación,de actualización,de datosanexadosydecreaciónde tablas.Las
veremosmásadelante.
Consultasde selección.
Son lasconsultasque extraenonosmuestrandatos.Muestranaquellosdatosde unatabla
que cumplenloscriteriosespecificados.Unavezobtenidoel resultadopodremosconsultar
losdatos para modificarlos(estose podráhacero no segúnlaconsulta).Unaconsultade
seleccióngeneraunatablalógica(se llamalógicaporquenoestáfísicamenteenel disco
duro sinoenla memoriadel ordenadorycadavezque se abre se vuelve acalcular).
Consultasespecíficasde SQL.
Son consultasque nose puedendefinirdesdelacuadrículaQBEde Accesssinoque se
tienenque definirdirectamente enSQL,comopor ejemplolasde Unión.
-Consultas de comandos.- Una consulta de comandos aporta modificaciones
a muchos registros con una única operación. Existen cuatro tipos de
consultas de comando: de Eliminación, de Actualización, de Alineación y de
Creación de Tablas.
-Consultas de eliminación: este tipo de consulta elimina un grupo de
registros de una o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de utilizar
una consulta de eliminación para reemplazar los productos que se han
dejado de producir o para aquellos sobre los cuales no existen pedidos. Con
las consultas de eliminación siempre se eliminan registros internos y no
únicamente determinados campos de su interior.
-Consultas de actualización: este tipo aporta modificaciones globales a uno
o más tablas. Existe la posibilidad, por ejemplo, de aumentar en un 10 por
ciento el precio de todos los productos lácteos o aumentar los salarios en un
5 por ciento a las personas pertenecientes a una determinada categoría
laboral.
-Consultas de alineación: estas consultas agregan un grupo de registros de
una o más tablas al final de una o más tablas. Supongamos, por ejemplo, que
se han conseguido nuevos clientes y existe una base de datos que contiene
una tabla de información sobre estos. En vez de teclear nuevamente todas
estas informaciones, se alinean en la tabla correspondiente de Clientes.
-Consultas de creación de tablas: este tipo de consultas crea una nueva tabla
basándose en todos los datos o parte de estos existentes en una o más
tablas.

2. -Consultas de parámetros: una consulta de parámetros es una consulta que,
cuando se ejecuta, muestra una ventana de diálogo que solicita
informaciones, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un
valor que se desea insertar en un campo.
-Consultas de buscar duplicados: encuentra los registros repetidos en una
misma tabla.
3.
4- ) Clases de vistas de una Consulta.- La ventana consulta dispone de tres tipos de vistas:
-Diseño: para crear una consulta o modificar una ya existente. En tal caso, dispone de
herramientas gráficas para crear la consulta.
-Hoja de datos: para examinar los datos extraídos de la consulta. Vista Diseño vista que
muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,
informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y
modificar el diseño de otros existentes.
5- ) para ejecutar una consulta debo presionar EJECUTAR que te aparece en
RESULTADOS junto a la elección de las dos diferentes vistas.
6- ) puedo generar una consulta en base a un tabla y dentro de ella elegir q
cosas deseo tratar.
7- ) para crear una tabla debo seguir los siguientes pasos: Acess 2010
En Crear-presionar DISEÑO DE CONSULTAelegir la tabla q deseo- elegir
que temas quiero tratar presionar listo.
8- ) Consultas con Campos Calculados.
En algunas ocasiones es necesario generar campos calculados a partir de los datos
introducidos en una tabla o tablas de una base de datos, evitando mantener en las propias
tablas información que, aunque no es repetida, es generable mediante este tipo de consulta
cuando se necesite.
Por ejemplo, si en la tabla de socios se dispone del campo cuota y el iva a aplicar sobre la
cuota es del 18%, no es necesario tener en dicha tabla un campo llamado total (ni siquiera
el campo iva), porque esos resultados se pueden calcular a partir del campo cuota
realizando unas sencillas operaciones.
Estos campos se crearán en la propia consulta y para ello bastará con establecer en la fila
Campo de una columna vacía (en la parte inferior de la consulta) el nombre del campo
seguido por el signo : (dos puntos) y la expresión válida que indica el cálculo a realizar
(Nombre del campo: expresión). El nombre del campo calculado no debe coincidir con el
de cualquier otro campo existente en la consulta.

3. Estas expresiones se pueden teclear directamente en la casilla indicada, lo que requiere un
conocimiento exhaustivo de la sintaxis de la expresión que se quiere generar (si se trata de
usuarios que conocen por ejemplo Excel puede ser un sistema útil), o bien se pueden crear
las expresiones con ayuda del Generador de expresiones de Access, al cual se accede
seleccionando la opción Generar, del menú contextual que se despliega al pulsar el botón
derecho del ratón sobre la propia casilla del campo calculado en la parrilla inferior.
También se puede acceder al generador de expresiones haciendo clic sobre el botón
Generador del Grupo "Configuración de consultas" en la Ficha de Diseño de la Consulta.
En ambos casos se presentará el cuadro de diálogo Generador de expresiones, que
muestra la figura siguiente:

4. El cuadro de diálogo presenta dos zonas bien diferenciadas:
 En su parte superior, un área rectangular blanca en la cual se muestra la expresión a
medida que se va generando (o escribiendo o mezcla de las dos formas).
 Y en la parte inferior se presentan los distintos elementos con los cuales poder
generar la expresión, agrupados en distintas carpetas o bloques.
La parte inferior del cuadro está dividida en tres áreas. La primera de ellas (a la
izquierda) presenta el listado con las distintas familias de elementos que se pueden utilizar
para generar la expresión, la central muestra el contenido de la familia seleccionada y si el
elemento seleccionado en esta parte central contiene más opciones éstas se presentan en la
tercera parte de la derecha.
Los distintos conjuntos que se pueden visualizar en este cuadro son las que se muestran en
la figura anterior. El elemento seleccionado que muestra un signo + indica que contiene
más opciones (como en el Explorador de Windows). Para acceder al contenido habrá que
hacer clic sobre él, y en forma jerárquica se irán mostrando las opciones disponibles. Su
contenido se mostrará en el cuadro central.
El primer grupo contiene los campos de la consulta actual. El grupo funciones contiene
todas las funciones de que dispone Access (funciones incorporadas). El grupo con el
nombre de la base de datos contiene tantas Tablas, Consultas, Formularios e Informes
como se hayan creado en la base de datos actual y cada una de ellas contendrá los campos

5. correspondientes. El grupo Constantes presenta una serie de constantes que se pueden
utilizar, el grupoa Operadores los distintos operadores y el grupo Expresiones comunes
una serie de expresiones muy utilizadas.
A la hora de generar una expresión, se pueden ir introduciendo los elementos necesarios
para ella accediendo a los grupos que los contienen y haciendo doble clic sobre el elemento
en cuestión.
Al seleccionar un elemento este aparece sobre el área blanca superior. Si el elemento
seleccionado precisa de algún dato o parámetro adicional, éste se indicará entre los signos
<<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que
situar el puntero del ratón sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer
clic sobre él, aparecerá seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir éste lo
sustituirá.
Por ejemplo, para crear un campo nuevo llamado Total que calcule la cuota más el 18%
de "IVA" actuaremos como sigue tras entrar a crear una consulta nueva a partir de la tabla
socios y bajar los campos que se deseen:
1. En una celda en blanco de la fila Campo de la consulta, introducimos el término
Total: que será el nombre de este campo calculado.
2. Llamamos al generador de expresiones mediante el menú de contexto (botón de la
derecha del ratón).
3. Creamos la expresión, tal y como muestra la siguiente figura:
 Desplegamos el elemento que contiene las Tablas de la base de datos actual.
Seleccionamos la Tabla Socios.
 En la columna central seleccionamos el campo Cuota.
ANOTACIÓN:

6. 1. Access antepone al nombre del campo entre corchetes rectos, el propio nombre de la
tabla a la que pertenece utilizando como separador el signo de admiración derecho:
Es el campo cuota de la tabla socios. [Socios]![Cuota].
2. Además introduce la expresión <<Expr>>. En este caso resulta innecesaria, puesto
que el campo ya tiene nombre, así que procedemos a borrarla.
 Introducimos la expresión *1,18 tras los corchetes.
Importante: para que la expresión se genere correctamente, la coma que separa los
decimales en los números tiene que ser la coma del teclado, NO la del teclado numérico.
4. Pulsar el botón Aceptar, el aspecto del campo es:
Otra expresión "más casera" para realizar la misma operación sería:

7. Total:[Socios]![Cuota]+[Socios]![Cuota]*18/100
Muy Importante: Siempre que en Access un campo es aludido en una expresión o
fórmula, el nombre del campo aparecerá entre corchetes rectos [ ]. Si el campo lo "coloca"
en la expresión el generador de expresiones, el propio generador lo hace. Si es el usuario el
que lo teclea lo hará entre corchetes, SIEMPRE. Por ejemplo [cuota], por ejemplo [precio],
por ejemplo [fecha_alta]...
5. Ejecutar la consulta y ver que funciona.
6. Para obtener el formato moneda en el campo calculado picar sobre el mismo
(estando en la vista diseño de la consulta), pulsar el botón derecho y tomar la opción
Propiedades, en el cuadro de diálogo Propiedades del campo, en formato elegir
moneda.

8. 7. El resultado será el que muestra la siguiente imagen:
Crear un campo calculado
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Desplácese horizontalmente a la columna situada más a la derecha de la tabla y haga
clic en el encabezado de columna Haga clic para agregar.
3. En la lista que aparece, haga clic en Campo calculado y, a continuación, haga clic
en el tipo de datos que desee para el resultado.
Access muestra el Generador de expresiones.
4. Comience a escribir el cálculo que desea realizar en este campo, por ejemplo:
[Cantidad] * [precio unitario]
Nota Resulta que no es necesario que la preceda la expresión con un signo igual (=) .
5. Haga clic en Aceptar.
Access agrega el campo calculado y, a continuación, resalta el encabezado de campo para
que escriba el nombre del campo.

9. 6. Escriba un nombre para el campo calculado y presione ENTRAR.
Para obtener más información acerca de cómo crear expresiones, vea el artículo de crear
una expresión .
Volver al principio
Modificar un campo calculado
1. Abra la tabla haciendo doble clic en el panel de navegación.
2. Haga clic en el campo calculado en la que desea modificar.
3. En la Campos ficha, en el de Propiedades grupo, haga clic en Modificar la
expresión .
Access muestra el Generador de expresiones.
4. En el cuadro de expresión, realice las modificaciones necesarias para el cálculo.
Nota No es necesario que la preceda la expresión con un signo igual ( de =).
5. Haga clic en Aceptar.
9- ) Un informe esunconjuntode informacionesorganizadasyformateadas
basándose enlasexigenciasdel usuarioyconsiste enextraerypresentarlosdatos
bajoel formatode facturas,etiquetas,postales,listinestelefónicos...Existe la
posibilidadde diseñarinformesque presentenlasinformacionesdel modoque se
desee graciasal uso de diversoselementosgráficos,de texto,de imágenes...Los
informessonesencialesparaorganizare imprimirlosdatosenun estiloprofesional.
10-) La vista diseño de informe
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo
debe presentar los datos del origen del informe
Para abrir un informe en la vista diseño debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y
pulsar en su menú contextual o en la Vista de la pestaña Inicio.
Nos aparece la ventana diseño:

10. El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
 El Encabezado del informe contendrálainformaciónque se hade indicarúnicamente al
principiodel informe,comosutítulo.
 El Encabezadode páginacontendrálainformaciónque se repetiráal principiode cada
página,comolos encabezadosde losregistros,el logo,etc.
 Detalle contienelosregistros.Deberemosorganizarloscontrolesparaunúnicoregistro,y
el informe seráel que se encargue de crear unafilapara cada uno de losregistros.
 El Pie de páginacontendrálainformaciónque se repetiráal final de cadapágina,comola
fechadel informe,el númerode página,etc.
 El Pie de informe contendrálainformaciónque únicamente apareceráal final del informe,
como el nombre ofirmade quienlohagenerado.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y
encabezado o pie de página del informe que encontrarás en el menú contextual del informe.
Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de
seguir el mismo proceso que para eliminarlos.
Si no quieres eliminar los controles, pero quieres que en una determinada impresión del
informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección. Para hacerlo deberás
acceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño > grupo
Herramientas. Luego, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que
quieras) y cambia su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga. Los cambios no se
observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en
la Vista informes.

11. Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y
los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles
dentro del área de diseño.
Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.
12.5. La pestaña Diseño de informe
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las
siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.

12. El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a
otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo
ahora, la Vista Presentación que muestra una mezlca de la vista Informes y Diseño y
finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe
a impresora.
En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al informe.
No entraremos en detalle, porque funciona igual que los temas de los formularios.
El botón Agrupar y ordenar del grupo Agrupación y totales permite modificar los
niveles de agrupamiento como veremos más adelante.
En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los tipos de
controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más
adelante. También encontramos algunos elementos que podemos incluir en el encabezado y
pie de página.
En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes entre
otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos
los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño
como veremos más adelante.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas
acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa
página de código haciendo clic sobre el botón .
Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades
del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.
Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón .

13. 11-) los informes tienen tres tipos de sección:
Secciones de encabezado Las secciones de encabezado contienen información que aparece
en la parte superior del informe o en la parte superior de cada página del informe.
El encabezado del informe aparece una sola vez, al principio del informe. El contenido
que va a aparecer en la parte superior del informe (como el nombre de la compañía, la
dirección y el logotipo) debe formar parte del encabezado del informe.
El encabezado de página aparece en cada página del informe. El contenido que va a
aparecer en la parte superior de cada página, como los nombres de las columnas, debe
formar parte del encabezado de página.
Detalle La sección de detalle contiene la mayor parte de la información de un informe. Por
ejemplo, la sección de detalle de una factura muestra todos los elementos individuales
adquiridos y su precio.
Pie de página El pie de página aparece en cada página. El pie del informe aparece una
sola vez, al final del informe. La sección del pie de página puede contener el número de
página; la sección del pie del informe puede contener la conclusión, como un total.
12-)