Evaluación y análisis de cumplimiento de la NTC ISO 14001 según el sistema de gestión de Ingedisa S.A

1. ACTIVIDAD COLABORATIVA: DISCUSIÓN DE LA GESTIÓN AMBIENTAL EN LOS
DIFERENTES SECTORES. EMPRESA INGENIERÍA Y DISEÑO S.A
MÓDULO: ELECTIVA I. GESTIÓN AMBIENTAL
MARGARA ALQUERQUE
FREDI MIGUEL MAESTRE
ADRIANA MARCELA FRANCO PEREA
UNIVERSIDAD DE MANIZALES
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN DESARROLLO SOSTENIBLE Y MEDIO AMBIENTE,
METODOLOGÍA VIRTUAL
XX COHORTE
MANIZALES, CALDAS
2019

2. 2
Tabla de contenido
1. OBJETIVOS............................................................................................................................. 4
1.1 Objetivo general ............................................................................................................... 4
1.2 Objetivos generales .............................................................................................................. 4
2. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................... 4
3. REQUISITOS DE LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA ISO 14001 Y HALLAZGOS......... 5
4. ANÁLISIS DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO DEL REQUISITO Y HALLAZGOS............... 6
5. LIDERAZGO............................................................................................................................ 6
5.1 Liderazgo y compromiso....................................................................................................... 6
5.2 Política Ambiental ................................................................................................................. 6
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización................................................ 7
6. PLANIFICACIÓN..................................................................................................................... 7
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades............................................................. 7
6.1.1 Generalidades ................................................................................................................ 7
6.1.2 Aspectos ambientales .................................................................................................... 8
6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos.............................................................................. 9
6.1.4 Planificación de acciones............................................................................................. 10
6.2.1 Objetivos ambientales ............................................................................................ 10
6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales........................... 11
7. APOYO .................................................................................................................................. 11
7.1 Recursos: ....................................................................................................................... 11
7.2 Competencia .................................................................................................................. 11
7.3 Toma de conciencia ....................................................................................................... 11
7.4 Comunicación................................................................................................................. 12
7.5 Información documentada .................................................................................................. 12
8. OPERACIÓN ......................................................................................................................... 12
8.1 Planificación y control operacional ................................................................................ 12
8.2 Preparación y respuesta ante emergencias.................................................................. 13
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO....................................................................................... 13
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación ............................................................... 13
9.2 Auditoría interna............................................................................................................. 14
9.3 Revisión por la dirección................................................................................................ 14
10. MEJORA ............................................................................................................................ 15
10.1 Generalidades................................................................................................................ 15
10.2 No conformidades y acción correctiva........................................................................... 15
10.3 Mejora continua.............................................................................................................. 15

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11. CONCLUSIONES .............................................................................................................. 16
12. BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................. 16

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1. OBJETIVOS
1.1 Objetivo general
Verificar que la compañía Ingeniería y Diseño S.A cumpla con los requisitos de la NTC ISO
14001.
1.2 Objetivos generales
 Resaltar la importancia que tiene para cualquier organización, la implementación de
un sistema de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001.
 Efectuar un diagnóstico global de la situación ambiental de la empresa, teniendo como
base cada uno de los requisitos establecidos en la NTC ISO 14001.
 Reconocer el sistema de gestión ambiental como alternativa verde de las
organizaciones.
 Reconocer los diferentes pasos de la implementación de la norma ISO 14001, con el
fin de aplicarlos a la organización.
2. JUSTIFICACIÓN
La Norma Técnica Colombiana ISO 14001 es un estándar de gestión ambiental perteneciente
a la familia ISO encargadas de la implementación de sistemas de gestión de calidad en el interior
de las empresas y otras organizaciones que las posicionan como sujetos cumplidores de
estándares de calidad en el mercado empresarial e institucional.
La finalidad de la norma ISO 14001 es sentar las bases, fundamentos, contenidos y requisitos
que debe de cumplir cualquier empresa u organización para la implementación de sistemas de
gestión ambiental, los cuales se hallan destinados al mejoramiento de las condiciones
ambientales en el interior de la empresa y la racionalización de recursos con miras a proteger el
medio ambiente.

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La empresa Ingeniería y Diseño cuenta con la certificación de la norma ISO 14.001, por lo
cual tiene un sistema de gestión ambiental en el cual se desglosan cada uno de los requisitos de
la norma, en busca de su cumplimiento. Los procesos de la compañía están enmarcados en el
ciclo PHVA, donde cada una de las áreas debe tener en cuenta para el desarrollo de sus
actividades los procedimientos, instructivos y procesos explícitos en el sistema de gestión.
La empresa hace parte del sector eléctrico en el cual realiza Consultoría en diseño, asesorías,
estudios e interventorías, para proyectos de infraestructura de ingeniería civil, eléctrica,
mecánica, ambiental, subestaciones eléctricas y líneas de transmisión de extra alta, alta, media
y baja tensión e instalaciones eléctricas industriales, comerciales y domiciliarias. Su finalidad es
promover proyectos viables para contribuir con las necesidades energéticas del país.
3. REQUISITOS DE LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA ISO 14001 Y HALLAZGOS
La norma ISO 14001 es un documento que hace parte de la familia ISO en materia de gestión
de calidad, que constituye un estándar de calidad cuya finalidad elemental es la implementación
de sistemas de gestión ambiental en el interior de las empresas. Sus requisitos son:
 Establecer una Política Medioambiental adecuada a la organización.
 Identificar los Aspectos Medioambientales que afectan a la empresa y que pueden
originar impactos ambientales significativos.
 Definir cuáles son los requisitos legales y reglamentarios que aplican en la empresa, ya
que es de obligado cumplimiento en la norma ISO 14001.
 Identificar cuáles son las prioridades medioambientales de la organización y partiendo
de ahí establecer las metas y objetivos.
 Para cumplir la Política medioambiental de la empresa, es necesario establecer una clara
planificación, control, seguimiento, acciones correctivas, auditorías y revisión para
asegurar que está cumpliendo con la política que se ha establecido y que el sistema de
gestión ambiental sigue siendo apropiado.

6. 6
4. ANÁLISIS DEL GRADO DE CUMPLIMIENTO DEL REQUISITO Y HALLAZGOS
En el desarrollo de este numeral se presentarán y analizarán los requisitos de la NTC ISO
14001, frente al sistema de gestión ambiental de la compañía Ingeniería y Diseño, referentes
aquellos que se mencionan en el estándar como “la organización debe”, presentadas en este
documento del numeral 5 al 10.
5. LIDERAZGO
5.1 Liderazgo y compromiso
La organización no realiza una rendición de cuentas que permita determinar la eficacia del
sistema de gestión ambiental. Por esto, es necesario implementar evaluaciones sobre el sistema
de gestión, las cuales deben ser participadas y desarrolladas por: los integrantes del sistema de
gestión, empleados y alta dirección. Esta evaluación podría realizarse semestralmente a fin de
implementar medidas y acciones correctivas ante las desviaciones presentadas.
La organización cuenta con la política integral cuyos objetivos relacionados con el medio
ambiente exponen: “La prevención de la contaminación y la protección del medio ambiente, a
través de la identificación de aspectos ambientales, evaluación, mitigación y control de impactos
ambientales”.
Por su parte, y para asegurarse de que los requisitos del sistema de gestión ambiental estén
involucrados en los procesos de negocio, la compañía cuenta con procesos de mejora que
involucran acciones correctivas y preventivas; procesos de soporte que relaciona las áreas
transversales de la empresa tales como: compras y gestión humana con sus respectivos
procedimientos y la matriz de requisitos legales; procesos gerenciales que cuentan con formatos,
instructivos gerenciales, planificación del SIG – Sistema de Gestión Integral, y procedimientos y
procesos operativos que integran que integran las áreas, instructivos de planeación y diseño,
planeación, comercial, entre otros.
5.2 Política Ambiental
La compañía cuenta con una política integral en la cual se mencionan los compromisos que
tiene Ingeniería y Diseño S.A, entre ellos se presenta un compromiso relacionado con el medio

7. 7
ambiente: “la prevención de la contaminación y la protección del medio ambiente, a través de la
identificación de aspectos ambientales, evaluación, mitigación y control de impactos
ambientales” (Ingedisa, 2018).
No obstante, dicha política no cumple con lo expuesto en la NTC ISO 14001, pues no se
incluye la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios.
En consideración a lo anterior, es necesario desarrollar una política ambiental en la cual se
incluyan objetivos claros y específicos al tema ambiental, considerando los impactos ambientales
que son desarrollados en cada una de las áreas y actividades de la compañía, a fin de que los
mismos puedan ser evitados.
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
La empresa cuenta con una matriz de comunicación donde se establece cómo se deben
manejar las comunicaciones según los roles, funciones y áreas. Al final, la alta dirección debe
estar informado de los aspectos relevantes de los proyectos y cualquier desviación ocurrida en
el tema ambiental.
Comunicación interna: “La Gerencia asegura, establece, mantiene y mejora los procesos de
comunicación existentes y necesarios en la Organización; esta comunicación se genera
considerando la eficacia del Sistema de Gestión de Integral.
Comunicación externa: “Mediante el Directorio de comunicaciones se definen los mecanismos
de comunicación con el cliente”.
6. PLANIFICACIÓN
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.1.1 Generalidades
La empresa determinó cuestiones internas y externas que incluyen las condiciones
ambientales capaces de afectar o que se puedan ver afectadas por la organización. Este análisis
se presenta en la matriz de aspectos ambientales.

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Figura 1. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
Fuente: Ingeniería y Diseño, 2018
La empresa cuenta con un plan de emergencias y contingencias concebido así: “La
Organización establece un Plan de Emergencias y Contingencias, teniendo en cuenta las
necesidades propias, así como los recursos técnicos y humanos; salvaguardando siempre la
integridad de sus trabajadores, el medio ambiente y la seguridad de sus instalaciones. (…)
6.1.2 Aspectos ambientales
Ingeniería y Diseño S.A cumple con este alcance, pues tiene determinados sus aspectos
ambientales tanto de las actividades, productos y servicios que puede controlar y de los que
pueden influir en los impactos ambientales asociados. La matriz de aspectos ambientales es
actualizada según las actividades nuevas, con sus nuevos aspectos, y según la normatividad
ambiental vigente.

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Figura 2. Procedimiento de aspectos ambientales
Fuente: Ingeniería y Diseño, 2018
6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos
La compañía cuenta con un procedimiento para establecer los requisitos legales, el cual se
basa en la norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. En el procedimiento se establecen las
necesidades, actividades, controles, recursos, datos de entrada, salida y descripción.
Dentro de las acciones determinadas están: identificación de normatividad aplicable,
necesidad del cumplimiento normativo, identificación de normatividad de entidades
gubernamentales presentes en la zona del proyecto, matriz de identificación de requisitos

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legales, comunicación de la normatividad legal y otros requisitos, evaluación del cumplimiento
legal y otros requisitos y generación del plan para el cumplimiento legal y otros requisitos.
6.1.4 Planificación de acciones
La empresa realiza la planificación de las acciones relacionadas con aspectos ambientales,
requisitos legales, riesgos y oportunidades, así como la implementación de acciones del sistema
de gestión, para lo cual, y tal como se establece en el sistema de gestión en el momento en que
se identifica la necesidad de cambios, se desarrolla de acuerdo a lo definido en los procesos del
sistema tales como: mejora, soporte, gerenciales y operativos. Es importante considerar que en
el sistema de gestión de la empresa no se evidencia con claridad las opciones tecnológicas,
requisitos financieros, operacionales y de negocio. Para cumplir con este requisito sería
necesario incluir en el sistema de gestión estas opciones, indicando: acceso a tecnología,
recursos financieros que pueden ser usadas en el sistema y recursos operacionales.
6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos
6.2.1 Objetivos ambientales
La empresa cumple con este requisito de la NTC 14001, pues en su sistema de gestión cuenta
con los siguientes objetivos:
 Medir la efectividad de los procesos
 Medir el nivel de satisfacción de los clientes
 Medir la efectividad de las actividades de capacitación
 Prevenir los accidentes laborales
 Prevenir las enfermedades de origen laboral
 Asignar recursos económicos, físicos, tecnológicos y humanos necesarios para la
ejecución del sistema de gestión-seguridad y salud en el trabajo
 Reducir la cantidad de residuos sólidos enviados a relleno sanitario
 Reducir el consumo de agua y energía per cápita

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6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales
No se evidencia en el sistema de gestión el cumplimiento a este requisito. Lo que se propone
para su cumplimiento es incluir en el instructivo del sistema de gestión la definición de lo que se
busca lograr con los objetivos. En este caso se debe tener claro y definido aquellos aspectos que
tendrán indicador y fijar indicadores medibles y eficaces a fin de buscar acciones de mejora en
caso de que no estén cumpliendo con los objetivos. Así mismo, se debe definir para cada
indicador los responsables y su fecha de medición.
7. APOYO
7.1 Recursos:
La empresa en su plan de calidad establece que se halla obligada a designar los recursos
necesarios para la implementación y acondicionamiento del mismo, estableciendo que los
mismos se dividen en humanos, económicos y operacionales, siendo necesario que se
implementen programas de seguimiento que tengan como finalidad verificar la eficacia y destino
de estos.
7.2 Competencia
La empresa en su plan de calidad establece que las personas que cumplan funciones en el
interior de la misma, se hallen sometidas a un proceso de selección y verificación de sus
capacidades, a tal efecto como parte de los objetivos trazados por el mencionado documento se
halla el capacitar continua y constantemente a los empleados de la misma, con miras a aumentar
el perfil de los mismos y el mejoramiento de sus funciones.
7.3 Toma de conciencia
La empresa guarda y mantiene un control organizacional sobre la totalidad de aspectos y
comportamientos de la totalidad de elementos que se hallan bajo su responsabilidad, a tal efecto
todos los empleados y la conducta de los mismos, se halla direccionada, influenciada y
determinada por las políticas y objetivos, razón de ser, misión y visión de la organización.

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7.4 Comunicación
La empresa mantiene un proceso continuo de capacitación que tiene como finalidad ilustrar y
al mismo tiempo hacer partícipes a los funcionarios de la misma de los cambios y actualizaciones
en las políticas en el interior de la organización, por lo tanto considerando que la gestión de
calidad y las políticas ambientales se hallan en proceso incandescente de cambio, resulta
necesario que los funcionarios del organismo se hallen armonizados con esta dinámica y ritmo
en estos procesos de actualización.
7.5 Información documentada
La empresa cuenta con un control de la información documentada tanto en documentos como
en registros. El procedimiento cuenta con una norma para la creación de los documentos y
formatos y su actualización cuando se requiera. Adicionalmente, existe un control documental
que plantea: revisar, actualizar y aprobar documentos, asegurar que se identifican y documentan
cambios, asegurar las versiones vigentes de los documentos, asegurar que se identifican los
documentos necesarios de origen externo y se controla su distribución.
8. OPERACIÓN
8.1 Planificación y control operacional
La empresa tiene documentado procedimientos internos de actividades que se ejecutan
constantemente, de manera que cualquier persona capacitada en el puesto pueda reproducir ese
procedimiento sin traumatismos en los resultados ni en el mismo proceso. Por otro lado, se
cuenta con una procedimiento de compras en donde se tiene establecido que el proveedor debe
cumplir con los requisitos ambientales que le exija la compañía, lo primero que se hace es seguir
una serie de pasos que permitan ingresar al proveedor (si es nuevo) a una base de datos de la
compañía, luego se hace la solicitud de compra y posteriormente se selecciona el proveedor
que cumpla con las especificaciones estipuladas, se hace un contrato y cuando haya
conformidad en el servicio se hace el pago correspondiente.

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8.2 Preparación y respuesta ante emergencias
Para dar cumplimiento a este numeral de la norma, la compañía tiene un procedimiento
llamado procedimiento preparación y respuesta ante emergencias. En este se contempla la
identificación y valoración de situaciones de emergencia, procedimientos operativos
normalizados (PON), recursos, implementación del plan de emergencias y los PON y
actualización del plan de emergencias.
La compañía cumple este requisito de la norma al tener su procedimiento de respuesta ante
emergencias, es decir, está preparada para responder planificadamente ante cualquier situación
de emergencia real, poniendo a prueba las acciones de respuesta planificadas mediante
simulacros que pueden tener acompañamiento de la Policía, bomberos, cruz roja o ARL; de esta
manera puede medirse la aplicabilidad y éxito de la medida ante la emergencia. Sin embargo, no
se hace una evaluación y revisión periódica de los procesos y las acciones de respuesta
planificadas, por lo tanto, se recomienda formar un grupo de evaluación y revisión que haga esta
actividad y que deje registro de ello en un formato.
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
La compañía cuenta con procedimiento de medición y seguimiento del desempeño, este
contempla elementos como los indicadores, para estos indicadores se tienen en cuenta aspectos
como: índice de reducción del consumo de agua, índice de reducción del consumo de energía,
kilos de residuos peligrosos e índice de reducción del uso de papel. La evidencia del cálculo de
estos indicadores queda plasmada en registros internos de la compañía. Cabe resaltar que el
cálculo para cada indicador es independiente y se hace de acuerdo al instructivo propio para
cada indicador. También se contempla el seguimiento y medición de los aspectos para el
desarrollo de los trabajos, con una frecuencia de dos veces por año y su propósito es medir el
cumplimiento de las metas y objetivos propuestos para cada periodo.
El procedimiento de medición y seguimiento del desempeño, generalmente da cumplimiento
a lo estipulado en el numeral 9.1 de la norma ISO 14001, sin embargo, no se encontró evidencia
que demostrara que la compañía comunique externamente su desempeño ambiental, por tanto,

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se recomienda que la empresa use sus canales de comunicación para que estos resultados sean
visibles no solo internamente si no externamente.
9.2 Auditoría interna
La empresa cuenta con un procedimiento para auditorías internas, en este se documenta la
planificación y preparación, se tienen en cuenta aspectos como; motivos para efectuar una
auditoría, criterios para la auditoría, aprobación, y plan de auditoría. También se documenta las
actividades a desarrollar en una auditoría interna, revisión de la documentación, reunión de
apertura, desarrollo de la auditoria, hallazgos y reunión de cierre; y por último se documentan las
actividades complementarias como evaluación del auditor e informe final de auditoria.
En el programa de auditorías se tiene en cuenta los riesgos y oportunidades aplicables y se
define la periodicidad y el alcance de ellas. Y también contempla que no debe haber conflicto de
intereses entre los auditores y los auditados de manera que se reduzcan riesgos de imparcialidad
en la evaluación. Los documentos, procedimientos y registros de la empresa dan cumplimiento
a cabalidad con la norma.
9.3 Revisión por la dirección
La empresa cuenta con un procedimiento de revisión por la dirección el cual se hace
mínimamente una vez al año. En esta revisión temas como auditorías, comunicaciones,
seguimiento al sistema de gestión, cumplimento de metas ambientales, cambios en los requisitos
legales y recomendaciones para la mejora son tenidos en cuenta. De acuerdo al análisis de los
temas anteriores se toman decisiones de mejora del sistema y se gestionan recursos para estas
acciones.
La empresa da cumplimiento a este requisito, pues tiene documentado su procedimiento de
revisión por la dirección en el cual se tiene argumentado la periodicidad de estas revisiones, los
puntos a tratar en ella, como por ejemplo variación en requisitos legales, estado de las acciones
de los hallazgos de la anterior revisión, recomendaciones de mejora, seguimiento al sistema de
gestión, gestión de recursos, entre otras.

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10. MEJORA
10.1 Generalidades
La organización tiene identificada sus oportunidades de mejora, como por ejemplo auditorías
tanto internas como externas, la revisión por la dirección y el seguimiento de sus procesos,
tomando medidas necesarias que logren la mejora continua.
La organización cumple con este requisito pues tiene implementado la ejecución de auditorías
internas, la revisión por la dirección y el seguimiento a sus procesos, sin embargo, le hace falta
la evaluación del cumplimiento de requisitos como los legales.
10.2 No conformidades y acción correctiva
La empresa cuenta con un procedimiento de no conformidad y acción correctiva, en primera
instancia lo que se contempla en este procedimiento es la detección de estas, las cuales pueden
ser mediante auditorías, PQRS, trabajos no conformes repetitivos o revisión por la dirección;
después de esta detección sigue un proceso de revisión de la situación y análisis de causa, sigue
el plan de acción y luego finaliza con un seguimiento al plan de acción. Además del procedimiento
existe un registro que permite dejar evidencia del hallazgo y su tratamiento.
La compañía cumple al 100% con este requisito pues tiene su procedimiento donde se
documenta las acciones a tomar al momento que se presente una no conformidad, como por
ejemplo la identificación de esta, su corrección, análisis de causa, plan de acción y medidas para
evitar que vuelva a ocurrir, seguimiento a las acciones tomadas y si se requiere hacer algún
cambio hacerlo, dejando evidencia de este proceso en registros diseñados para este fin.
10.3 Mejora continua
La compañía considera la mejora continua como un aspecto vitalmente importante dentro de
esta, a través de la fijación de metas y objetivos en cada proceso, que conllevan a un mayor
rendimiento de la compañía; se determina y miden las mejoras a través del tiempo, por ejemplo,
la compañía se propone en las auditorías internas bajar los incumplimientos en 0.5% con
respecto al año anterior.

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La compañía da cumplimiento a este ítem, a través de metas y objetivos propuestos, a través
de auditorías, a través de la revisión por la dirección, es decir a través de estrategias que permiten
mejorar la eficacia del sistema de gestión ambiental, en pro de mejorar el desempeño ambiental.
11. CONCLUSIONES
La compañía tiene un sistema de gestión ambiental basado en la ISO 14001 y da cumplimiento
a la mayoría de los requisitos estipulados en ella.
Aunque haya requisitos de la norma ISO 14001 que no están contemplados dentro del sistema
de gestión ambiental de la compañía, este es muy robusto y permite la mejora continua, aspecto
importante dentro de cualquier sistema de gestión.
Se evidencia la necesidad de crear una política ambiental, con objetivos y metas claras en
función de los procesos y proyectos que desarrolla la compañía.
12. BIBLIOGRAFÍA
ICONTEC, Internacional. 2015. Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con Orientación
para su Uso. Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Segunda
actualización Editada en Bogotá 23 de septiembre de 2015.
INGEDISA, 2018. Sistema de Gestión Integral. Manual del Sistema de Gestión Integral. Norma
NTC-ISO 9001-14001, OHSAS 18001. Ingeniería y Diseño S.A.