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ACCESS 2013 5
Contenido
Prólogo ....................................................................... 4
El libro de un vistazo................................................ 10
Información complementaria................................... 11
Introducción............................................................. 12
Bienvenidos a Access 2013
Qué son las bases de datos........................................14
Conocer el programa.................................................15
La interfaz ............................................................16
Tipos de bases de datos.............................................22
Crear una base de datos de escritorio....................22
Crear una base de datos a partir de una plantilla...24
Abrir bases de datos existentes..............................26
Guardar copia de la base de datos.........................27
Guardar objetos de una base de datos....................27
Cerrar una base de datos.......................................28
Ayuda de Microsoft Access....................................28
Resumen ....................................................................29
Actividades ................................................................30
Comenzar a trabajar
con Access
Tablas .........................................................................32
Crear tablas ..........................................................32
Guardar y cerrar una tabla....................................34
Panel de navegación..................................................35
Copiar objetos .......................................................36
Renombrar objetos................................................37
Eliminar objetos....................................................38
Hoja de datos.............................................................39
Insertar datos en las tablas ...................................40
Crear listas predeterminadas.................................42
Crear listas con datos existentes............................44
Sustituir datos.......................................................45
Organizar datos .....................................................46
Buscar y reemplazar datos ....................................47
Resumen ....................................................................49
Actividades ................................................................50
Propiedades y formatos
Propiedades particulares...........................................52
Reducir el tamaño del campo................................52
Formato de los datos.............................................53
Valores predeterminados.......................................54
Validar datos.........................................................55
Mensaje de validación...........................................57
Convertir datos en obligatorios..............................58
Crear formatos predeterminados...........................59
Numerar registros automáticamente.....................60
Trabajar con fechas ...............................................61

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PRELIMINARES6
Insertar imágenes..................................................62
Evitar duplicaciones de datos.................................63
Vínculos en los datos..................................................64
Crear hipervínculos................................................64
Eliminar vínculos....................................................66
Personalizar la hoja de datos.....................................67
Modificar tipos de datos.........................................67
Insertar columnas en una tabla..............................68
Ocultar y mostrar columnas....................................69
Inmovilizar columnas..............................................70
Darle color a la hoja de datos.................................71
Resumen.....................................................................73
Actividades.................................................................74
Ordenar y filtrar datos
Ordenar registros........................................................76
Orden personalizado...............................................76
Reorganizar columnas............................................79
Filtros..........................................................................80
Filtrar registros......................................................80
Criterios.................................................................82
Filtros por formulario.............................................84
Avanzadas..............................................................86
Resumen.....................................................................87
Actividades.................................................................88
Relaciones entre tablas
Clave principal............................................................90
Qué es una clave principal......................................90
Creación de claves principales................................91
Quitar y cambiar la clave principal.........................93
Relacionar datos.........................................................93
Tipos de relaciones.................................................94
Proceso de relación....................................................95
Opciones para la relación entre tablas....................99
Trabajar con relaciones............................................100
Ficha Diseño.........................................................100
Eliminar relaciones..............................................101
Informes de relaciones.........................................102
Propiedades de los informes de relaciones...........104
Previsualización de los datos................................105
Dependencias del objeto.......................................107
Resumen...................................................................109
Actividades...............................................................110
Consultas de selección
Qué es una consulta..................................................112
Tipo de consultas..................................................112
Diseño de consultas..................................................114
Agregar campos en las consultas .........................115

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ACCESS 2013 7
Criterios de selección ..........................................117
Guardar consultas................................................120
Ejecución y resultados............................................121
Vista Hoja de datos .............................................121
Formas de ejecutar consultas ..............................122
Tipos de vista ......................................................124
Consultas sobre varias tablas...............................127
Uso del asistente .....................................................129
Resumen ..................................................................131
Actividades ..............................................................132
Consultas de acción
Tipos de consulta.....................................................134
Consultas de creación de tablas..............................136
Crear tablas con base en consultas......................136
Ejecutar la consulta.............................................137
Guardar consultas de acción................................140
Consultas de datos anexados..................................140
Crear consulta de datos anexados........................140
Ejecutar la consulta.............................................142
Confirmación de anexos.......................................143
Consultas de eliminación ........................................144
Crear consultas de eliminación............................144
Criterios y ejecución de la consulta......................145
Confirmación de la eliminación ...........................146
Consultas de modificación de registros..................148
Crear consultas de modificación de registros.......149
Ejecución de la consulta......................................150
Centro de confianza.................................................151
Cómo reconocer bases de datos no confiables......154
Cómo evitar las advertencias de seguridad..........155
Resumen ..................................................................155
Actividades ..............................................................156
Formularios
Creación de formularios..........................................158
Formularios rápidos.............................................159
Formularios con asistente....................................161
Formulario en blanco...........................................166
Formulario de navegación ...................................167
Más formularios ..................................................168
Datos en formularios...............................................168
Visualizar la información.....................................168
Eliminar registros................................................169
Agregar registros ................................................169
Controles de formularios.........................................171
Elementos generales...........................................172
Vistas de formularios...........................................173
Estructura de un formulario ................................174
Propiedades de los controles...............................175
Menús contextuales de los controles....................178
Líneas de división y autoformato .........................179

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PRELIMINARES8
Insertar logotipos y datos ....................................180
Filtros en formularios...............................................182
Resumen...................................................................183
Actividades...............................................................184
Formularios personalizados
Propiedades de los controles...................................186
Encabezado de formularios..................................188
Etiquetas..............................................................190
Cuadros de texto..................................................191
Cuadros combinados.............................................193
Cuadros de lista....................................................197
Hipervínculos ......................................................199
Grupos y botones de opción..................................200
Casillas de verificación.........................................204
Botones de comando............................................204
Personalizar el diseño de los formularios................206
Agregar y eliminar campos...................................206
Temas...................................................................207
Alineación de controles........................................208
Tamaños ..............................................................210
Posicionar controles.............................................211
Resumen...................................................................211
Actividades...............................................................212
Informes y etiquetas
Creación de informes...............................................214
Informes rápidos..................................................215
Informes con el uso del asistente..........................216
Vistas de los informes..............................................220
Personalizar el diseño...............................................221
Secciones de un informe.......................................221
Contar registros....................................................226
Numerar cada registro.........................................227
Preparar la impresión de datos................................230
Tamaño y orientación del papel............................230
Opciones de impresión..........................................231
Imprimir el informe..............................................234
Etiquetas...................................................................235
Resumen...................................................................239
Actividades...............................................................240

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ACCESS 2013 9
Calcular y trasladar datos
Campos calculados .................................................242
Expresiones ........................................................244
Funciones............................................................249
Totales......................................................................255
Ejemplos de funciones de agregado.....................258
Totales agrupados ...............................................261
Exportar datos.........................................................266
Exportar datos a otra base de datos....................266
Exportar datos a Microsoft Excel........................268
Exportar datos como texto..................................270
Exportar datos en formato HTML.......................271
Importar datos.........................................................273
Desde otras bases de datos..................................273
Desde Excel ........................................................275
Resumen ..................................................................275
Actividades ..............................................................276
Macros, mantenimiento
y seguridad
Utilidad de las macros.............................................278
Macros .....................................................................279
Creación de macros.............................................281
Acciones y argumentos........................................284
Asociar macros a controles..................................286
Eventos ...............................................................289
Mantenimiento de una base de datos.....................291
Analizar tablas....................................................291
Compactar y reparar la base de datos .................296
Dividir la base de datos ......................................297
Analizador de rendimiento ..................................298
Documentador.....................................................299
Seguridad para los datos.........................................300
Modos de apertura..............................................300
Crear ACCDE......................................................301
Utilizar contraseñas ............................................303
Copias de seguridad.............................................304
Compatibilidad con versiones
anteriores............................................................304
Resumen ..................................................................305
Actividades ..............................................................306
Servicios al lector
Índice temático....................................................... 308
Sitios web relacionados...........................................310