1. El documento habla sobre la gestión de la información en las organizaciones. Describe los elementos ambientales y las necesidades internas y externas de información, incluyendo información ambiental, interna y corporativa. También cubre la determinación de indicadores, recopilación y análisis de datos, y evaluación periódica para mejorar el proceso.
Elementos ambientales de la Gestión de la información
1. 1. Elementos ambientales de la Gestión de la información
Determinar necesidades internas y externas de información de la
organización.
Los elementos ambientales nos ofrecen nuevos modelos organizacionales
que aportan a conocimiento que permite innovar.
Los elementos deben ser apropiados en relación con las características de la
empresa, y dan como resultado rentabilidad cuando se realizan las
actividades de la organización, para lograr un trabajo adecuado se basa en:
Selección de indicadores
Recopilación y análisis de datos
Evaluación de la información comparada con criterios de desempeño
ambiental
Elaboración de informes y comunicaciones.
Revisión periódica y mejoras de este proceso.
Las necesidades internas y externas de información de la organización
A) Información ambiental o externa. Es la información que entra en la
empresa procedente del entorno, es esencial para poder tener éxito en los
mercados actuales, buscando:
Capacidad de respuesta a las necesidades de un l mercado. La
empresa obtiene información procedente del entorno con el fin de
determinar estrategias, como necesidad del mercado.
Adquisición de habilidades tecnológicas. La empresa obtiene
información procedente del entorno con el fin de determinar qué
tecnologías existen, formación, aumentar la habilidad tecnológica
de la empresa.
Cuando la información de una organización se genera internamente, que surge
del procesamiento de la información ambiental y se basa en relaciones
internas.
La que ofrece productos y servicios de la empresa denominamos información
corporativa.
Las empresas necesitan información sobre dos entornos muy distintos: entorno
inmediato y entorno remoto, para informase de cada uno de estos dos entornos
existen: fuentes informales de información (no se registran en ninguna parte y
2. se basan en relaciones personales) y fuentes formales (registradas en papel,
medio electrónico o en cualquier tipo de soporte físico).
Entorno inmediato. Constituido por aquellos elementos con los que la
empresa debe tratar a diario: clientes, proveedores, distribuidores,
competidores, fuentes de financiación y reguladores.
Entorno remoto, al que no se ha de enfrentar a diario, pero que debe
monitorizar con el fin de identificar los cambios y tendencias que exijan
una adaptación de las estrategias de la empresa a medio y largo plazo.
Es un contexto más amplio: el clima político, la situación económica, las
tendencias sociales y las innovaciones tecnológicas.
B) Información Interna. La empresa a la vez que recibe toda esa información
externa, la va asimilando y procesando, uniéndola a la información interna
generada por la propia empresa, este proceso le ayuda a desarrollar los
productos y servicios que posteriormente ofrece a sus clientes. En toda
empresa se distingue 2 grandes tipos de información interna:
a)Las empresas generan una gran cantidad de Información operacional,
información que resulta del propio funcionamiento rutinario de la empresa
(listas de clientes, catálogos de productos, listados del inventario en almacén,
registros contables, datos numéricos de control de la maquinaria), la cual suele
ser formal, y fácilmente almacenable en algún tipo de registro físico.
b) Las empresas generan conocimientos como resultado de la asimilación
o digestión de información interna y externa, y de la explotación de las
capacidades creativas de sus miembros (se diseñan nuevos productos, se
mejoran los procesos, se optimizan los mecanismos de gestión, etc.). La
empresa aprende y su conocimiento se acumula en forma de know-how. Esta
información es básicamente informal, se almacena en la experiencia de las
personas.
C) Información corporativa. Así denominamos la salida de la información
desde la empresa hacia el exterior. Toda empresa que quiera sobrevivir debe
esforzarse en emitir hacia su entorno un mensaje diferenciado que le permita
3. ser claramente percibirle por parte de los consumidores. Se puede distinguir 2
tipos principales de mensajes:
La empresa puede llevar a cabo acciones directas de comunicación:
lanzar una campaña publicitaria, explotar su imagen a través de
acciones de patrocinio, que se emite al entorno está contenida en el
producto en forma de tecnología aplicada.
La empresa puede llevar a cabo acciones indirectas de comunicación, a
través de la ruta operacional: una empresa que cuide la calidad de sus
productos, está, quizás sin saberlo, esparciendo información por el
entorno, ya que al satisfacer a sus clientes con productos de calidad
consigue imagen de marca y un prestigio que los mismos clientes se
encargan de difundir entre sus conocidos.
Esta se logra a través de la información que se obtiene de los entornos y esta
determinada por los mercados y tecnología existente y para cubrirlas, se basa
en información ambiental o externa.
Desarrollar la base informacional de la organización y garantizar su
acceso.
Su accesibilidad en tratamiento de los recursos de información. Se basa en el
desarrollo, interpretación y aplicación de leyes, normas que se aplican o
modifican según los entes administrativos , estas deberán aplicarse
basándose en principios universales en principio de legalidad, recolección,
usos y tratamiento de los datos personales , respetando la constitución y la ley
en los titulares de datos.
La gestión de información tiene el objetivos
Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información.
Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información.
Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de
información.
Asegurar un suministro continuo de la información.
Optimizar el flujo organizacional de la información y el nivel de las
comunicaciones e incrementar la productividad.
4. Esto ocasiona inconvenientes en los niveles jerárquicos altos y afectan en la
productividad cuando se debe incrementar la productividad y para lo cual se
buscan programa desde cada nivel de productividad buscando la agilidad y
rapidez en la transmisión de información .las empresas a través de nuevas
alternativas buscan:
Análisis de las necesidades de información de la gerencia.
Determinación de los objetivos del sistema basándose en las
necesidades de todos los gerentes, en los costos y en los beneficios que
se prevén.
Plan y propuesta del diseño del sistema de información, incluyendo el
programa y los costos estimados.
Diseño conceptual preliminar del sistema de información.
Diseño detallado de todos los aspectos del sistema.
Puesta en operación del nuevo sistema de información.
Control y mantenimiento al nuevo sistema.
• Manejar eficientemente los recursos institucionales de
información.
El MECI es una estructura de control frente a la estrategia y la gestión de
las entidades, proporcionando mecanismos e instrumentos para su
verificación y evaluación. Todas las entidades dentro del campo de
aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán implementar y mantener dicho
modelo.
El MECI será la herramienta para evaluar y controlar el funcionamiento del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través de la metodología que
el Departamento Administrativo de la Función Pública pone a disposición de
las entidades, en sus tres niveles de control:
1. Control Estratégico: agrupa y correlaciona estratégicamente los
parámetros de control que orientan la entidad hacia el cumplimiento de su
visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas
2. Control de Gestión: reúne el conjunto de componentes de control que, al
interrelacionarse, aseguran que la ejecución de los procesos de la entidad
pública se orienten a la consecución de los resultados y productos
necesarios para el cumplimiento de su Misión.
3. Control de Evaluación: agrupa los parámetros que garantizan la
valoración permanente de los resultados de la entidad, a través de sus
diferentes mecanismos de verificación y evaluación, tendientes a la mejora
de los procesos y de la entidad en general.
5. • Garantizar la integridad y accesibilidad a la memoria corporativa;
la calidad de los productos informacionales de la organización, y
asegurar su dimensión efectiva.
Garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y contribuir con la construcción de
un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que
preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad.
Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. De acuerdo
con el decreto de Gobierno en línea y los Manuales para la
implementación de la Estrategia.
Acceso electrónico a toda la información relativa a su misión,
planeación estratégica, trámites y servicios, espacios de interacción,
ejecución presupuestal, funcionamiento, inversión, estructura
organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada,
novedades y contratación observando las reservas constitucionales y
de Ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad,
accesibilidad, estándares de seguridad y dispuesta de forma tal que
sea fácil de ubicar, utilizar y reutilizar.
Interacción en línea: Las entidades habilitan herramientas de
comunicación de doble vía entre los servidores públicos,
organizaciones, ciudadanos y empresas.
Transacción en línea: Las entidades disponen sus trámites y
servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrán
gestionarlos por diversos canales electrónicos, a través de
ventanillas únicas,
Transformación: Las entidades realizan cambios en la manera de
operar para eliminar límites entre sus dependencias y con otras
entidades públicas, intercambiando información por medios
electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de
información, lideran o participan en cadenas de trámites en línea
• Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte
informacional para la gestión y el desarrollo de la organización.
1. Es gestionar, desarrollar la base de información de la organización que
brinde un trabajo de accesibilidad. Este debe ser evaluado
periódicamente para ver si cumple con calidad e impacto de soporte
informacional. para la gestión y el desarrollo de la organización.
• Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos relativos a la
seguridad de la información organizacional.
La información es un recurso que permite proteger la información, de una
organización. Cuando se aplican las políticas de seguridad se adquiere un
compromiso en funciones sustantivas de la entidad que brinda apoya el sistema de
6. información. La entidad establece mecanismos para dar respuestas a la difusión,
estudio, actualización y consolidado de políticas de una gestión de seguridad de la
información y permite un trabajo efectivo en sistemas de gestión.
• Entrenar a los miembros de la organización en el manejo de los
recursos de información de la organización.
Es brindar información a todo el personal sobre la situación de cada dependencia en
donde se encuentre adscrito el nivel de tareas de desempeño, que se encuentra
enmarcado en las políticas y responsabilidad
El comité de seguridad verifica que la información responda a las políticas en
cumplimiento de funciones estructurales, y se recomienda un seguimiento y mejora
de sistema de Gestión de Seguridad , el comité de seguridad es el responsable de
impulsar la implementación y cumplimiento de la política, y a través de
supervisores se verifica el cumplimiento..
El jefe de Recursos Humanos cumplirá la función de notificar.
El jefe de la Oficina Asesora de Sistemas cumple con lineamientos de políticas de
seguridad de información y recursos tecnológicos.
El jefe de la Oficina Jurídica verificará el cumplimiento de la presente Política en l
a gestión de todos los contratos, acuerdos u otra documentación de los
empleados y con terceros.
• Contribuir a modernizar u optimizar las actividades
organizacionales y los procesos administrativos, relacionados con
ellas.
Las empresas buscan generar servicios y productos que respondan a las
necesidades y sobrepasen las expectativas de los usuarios, mejorándolos los l
sistemas desde un trabajo eficientemente y económicamente a la vez. El
Sistema de Gestión de Información busca el aprovechamiento de los
recursos de información en función de la mejora continua y de la toma de
decisiones organizacional a todos los niveles jerárquicos desde la cúspide
estratégica hasta la base operativa.
