1. ACTIVIDAD PRÁCTICA
FASE I – II - III
DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ANDRÉS HERNANDO ZAMBRANO CARDONA
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
VI SEMESTRE
GRUPO 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA QUINDÍO
2013
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2. ACTIVIDAD PRÁCTICA
FASE I – II – III
DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ANDRÉS HERNANDO ZAMBRANO CARDONA
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
VI SEMESTRE
GRUPO 3
DOCENTE
LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO
INGENIERA DE SISTEMAS
ESPECIALISTA EN AUDITORIA DE SISTEMAS
ESPECIALISTA EN INFORMATICA EDUCATIVA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA QUINDÍO
2013
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4. INTRODUCCIÓN
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Un sistema interactúa de forma sincronizada para un mismo fin buscando con ello
lograr un propósito específico y definido. Por lo anterior, se infiere que un
SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI) está diseñado para ayudar, favorecer y
clarificar situaciones en una organización en el momento requerido.
Los SI son órganos internos institucionales pensados como apoyo integral en la
toma de decisiones, siendo ellos los encargados de buscar, almacenar, procesar y
dar salida la información y, cuando esto último sucede, debe contener la respuesta
a un interrogante o solución a la necesidad.
De hecho un SI es planeado, implantado y ejecutado debido a la insuficiencia que
genera la toma de decisiones cuando no se cuenta con una información clara
sobre una determinada situación; por consiguiente un SI es un apoyo estratégico
valioso para cualquier empresa, entidad o institución.
5. JUSTIFICACIÓN
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La Biblioteca Pública es un sistema de información encargada del planeamiento,
administración y ejecución de actividades y servicios, que a través de un grupo de
personas con una formación y capacitación especial proveen y facilitan el uso
de documentos para suplir las necesidades de información de acuerdo con los
objetivos concretos que deben cumplir, con el fin de crear y disponerlos a los
usuarios, ordenados de acuerdo a un sistema y políticas
normalizadas
y
cumplen funciones formadoras, investigativas, recreativas y sociales.
Presta sus servicios teniendo en cuenta, igualdad de acceso a todas las
personas, independientemente de su edad, raza, sexo, religión, nacionalidad
y condición social, además, y contar con servicios, para quienes por cualquier
razón, no puedan valerse de ellos
y
materiales
ordinarios,
por
ejemplo,
minorías lingüísticas, deficientes físicos y mentales, enfermos o reclusos.
Sus objetivos se determinan en función del bienestar social de la comunidad en la
cual se inscribe, teniendo en cuenta los aspectos fundamentales para la
realización del individuo como ser social: La educación, la cultura, la información y
la recreación.
6. OBJETIVOS
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GENERAL
Conocer un Sistema de información específico de una Biblioteca donde se
identifiquen los diferentes aspectos que estamos desarrollando en cada
semana de estudio.
ESPECÍFICOS
Determinar las funciones del SI en cada paso (entrada, control y salida)
Consultar el diseño físico y lógico de un SI e identificar sus aplicaciones
internas y externas
Realizar ejercicio práctico de reconocimiento de un SI
Ejecutar los procesos de entrada, control y salida del material existente en
la biblioteca como mecanismo práctico de identificación con el SI
7. 1- DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA
Se entiende, según la teoría, por diseño de salida “la capacidad de un Sistema de
Información para generar la información procesada hacia el exterior, bien sean datos de
entrada o resultados. Generalmente la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo, en este caso, también existe
una interface automática de salida; Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene
una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las
pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes”1.
Partiendo de esta acepción y considerando la visita realizada a la Biblioteca
Pública Municipal de Armenia Quindío, encontramos que el SI implementado en
ella es el SIABUC 8. Para este caso y como ejemplo de salida se muestra la
imagen o “pantallazo” de la salida de información o préstamo de material
bibliográfico y consultas.
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Diseño de salida del sistema. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del Quindío.
Materia: Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.
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8. 2- DISEÑO DE ENTRADAS Y CONTROLES
Siguiendo los pasos de la teoría, tenemos que “un sistema de información – SI,
debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a
necesidades cambiantes de los usuarios.
Así, el diseño de las entradas y controles del SI, debe consistir en el desarrollo de
especificaciones y protocolos que preparen los datos y la información para su mejor
“lectura”, inspeccionando en cada momento la calidad de la entrada, evitar los errores,
retrasos, pasos adicionales y mantener la sencillez del proceso.
Las actividades de control de los SI deben estar diseñadas para ejercer dominio sobre el
procesamiento de las gestiones y transacciones del programa o la aplicación.
El diseño de entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus
usuarios.
En este diseño existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta,
estos son:
1. Objetivos del diseño de entrada.
2. Captura de datos para la entrada”2.
Para este caso exponemos la imagen que representa estas funciones y son:
estadísticas, control de material, consulta de acervo bibliográfico y
administrador, registro de material e ingresos, entrada al sistema.
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Diseño de entradas y controles del sistema. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del
Quindío. Materia: Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.
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12. 3- DISEÑO DE ARCHIVOS
Se define el diseño de archivos como “el Diseño de Archivos y Bases de Datos
incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se
fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o
información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de
archivos, se encuentran las siguientes:
a. Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.
b. La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.
c. La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (la estructura de
almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).
Es claro que no todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que
pueden existir archivos de un sistema anterior que pueden ser utilizados para el nuevo
sistema y probablemente solo tenga que enlazarse el nuevo sistema al archivo maestro
donde se encuentran los registros.
En lo que se refiere a las bases de datos, la mayoría de los sistemas de información ya se
han implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, por lo que utilizan una base
de datos que puede abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan un
administrador de base de datos. En este caso el diseñador no construye la base de datos
sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta base de
datos en el sistema”3.
En las instalaciones de la Biblioteca Pública Municipal de Armenia Quindío y en
desarrollo de actividades propias, como son: talleres literarios, tertulias, concursos,
alfabetización digital, servicios de referencia, préstamo de material bibliográfico,
sala de internet y registro de estadísticas.
Para este fondo documental se establecen serie que a su vez se dividen en
subserie, el ejemplo gráfico de este archivo se representa de la siguiente manera:
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Diseño de archivos. Giraldo G., Luz Stella. Docente. Universidad del Quindío. Materia:
Análisis y diseño de sistemas de información II. 2013.
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13. 13
Biblioteca Pública
Municipal
Armenia Quindío
Talleres literarios
Infantiles
Juveniles
Estadísticas
Préstamo externo
libros
Consulta interna
libros
Asistentes a
Talleres Literarios
(Infantil y Juvenil)
Tertulias
Consulta en
Internet
Adultos
Concursos
Cuento, novela y
poesía
Dibujo, pintura y
fotografía
Ortografía
14. CONCLUSIONES
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Establecer diferencias entre servicios para realizar un análisis conceptual
acorde
Realizar visita práctica donde se aplican conceptos teóricos
Determinar alcances de cada fase y sus funciones
Establecer co-relaciones entre un SI de forma jerárquica identificando cada
fase
Tomar como punto de investigación y consulta la Biblioteca Pública
Municipal de Armenia Quindío para realizar ejercicio de observación,
práctica e identificación de los elementos de un SI y su operatividad
15. BIBLIOGRAFÍA
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Diseño de salida del sistema. Material de estudio. Asignatura: Análisis y diseño de
sistemas de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente. Universidad del
Quindío. Sexto semestre. 2013.
Diseño de entradas y controles del sistema. Material de estudio. Asignatura:
Análisis y diseño de sistemas de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente.
Universidad del Quindío. Sexto semestre. 2013.
Diseño de archivos. Material de estudio. Asignatura: Análisis y diseño de sistemas
de información II. Giraldo G., Luz Stella, Docente. Universidad del Quindío. Sexto
semestre. 2013.
FUENTES CONSULTADAS
Biblioteca Pública Municipal Armenia Quindío, carrera 13 No. 19 -19.
