Actividad final, Anàlisis y Diseño de Sistemas de Informaciòn II_ Diseño de Entrada, Diseño de salida, Diseño de archivo.

1. ACTIVIDAD FASE I, II y III
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
DIANA MARCELA TORRES BAQUERO
Grupo 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIDBA
BOGOTÁ
2013
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2. ACTIVIDAD FASE I, II y III
ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
DIANA MARCELA TORRES BAQUERO
Código: 52783683
G3
Trabajo presentado como requisito para
nota final en la asignatura de Análisis y
diseño de sistemas de información II.
Tutora: Luz Stella Giraldo Gallego
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIDBA
BOGOTÁ
2013
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3. TABLA DE CONTENIDO

Introducción -------------------------------------------------------------------- 4

Objetivos ------------------------------------------------------------------------- 5

Fase I: Descripción del diseño de salida ------------------------------------ 7

Fase II: Descripción del diseño de entrada -------------------------------- 18

Fase III: Descripción del diseño de archivo ------------------------------- 20

Conclusiones ------------------------------------------------------------------- 24

Bibliografía --------------------------------------------------------------------- 25
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4. INTRODUCCIÒN
Actualmente los sistemas de información han transformado la relación entre el cliente /
servidor, cada día las organizaciones se vuelven más competitivas, exigentes y eficaces a la
hora de automatizar sus procesos.
El diseño y construcción presenta exigencias importantes debido al avance de la tecnología y
las comunicaciones, hoy en día se requiere de una comprensión cada vez mayor por parte de
los profesionales de las tecnologías de la información para implementar sus proyectos y de
habilidades esenciales para obtener el éxito y satisfacción del cliente.
El presente trabajo es una muestra sobre el diseño de salida, el diseño de entrada y el diseño
de archivo de un sistema de información bibliográfico implementado este año en una unidad
de información universitaria con el fin de documentar los procesos establecidos, los
procedimientos llevados a cabo y la respuesta a todos los requerimientos necesarios y como
resultado un sistema adecuado, a tiempo, con la calidad y pertinencia esperada.
4

5. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL

Conocer y aplicar un modelo de sistema de información, que permita
identificar y
explicar el contenido de cada uno de los requerimientos que necesita la organización
para la ejecución de sus procesos, actividades diarias y los mas importante cumplir con
las expectativas y dar solución oportuna a las necesidades de sus clientes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Describir el diseño de sistema que se ajuste a las necesidades de los usuarios
de la biblioteca.

Describir y analizar el proceso de entrada y salida y la cantidad de información
requerida.

Identificar el método de diseño adecuado.

Determinar la forma en que se transforman los requerimientos en un diseño de
salida, entrada y el diseño de archivo.
5

6. ACTIVIDAD
FASE I: DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Nombre del Sistema de Información
Objetivo del Sistema de Información
Diseño Salidas
Pantallas de Consulta
Informes Gerenciales, operativos (Reportes y Consultas)
Impresión de formatos
FASE II: DISEÑO DE ENTRADA DEL SISTEMA
1. Objetivo del Diseño de entrada
2. Imágenes
FASE II: DISEÑOS DEL SISTEMA DE ARCHIVO
1. Objetivo del Diseño de archivos y bases de datos
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7. FASE I - DISEÑO DE SALIDA DEL SISTEMA
UNIDAD DE INFORMACIÓN:
Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
SISTEMA DE INFORMACIÓN
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE BIBLIOTECAS - KOHA
OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El Sistema integrado de gestión de bibliotecas – KOHA es un sistema de código abierto –
Open Source, creado específicamente para la administración de bibliotecas, permite
compartir con otras organizaciones las mejoras desarrolladas y nuevas aplicaciones que
pueden ser integradas o adaptadas a este, está desarrollado con el fin de adecuarlo a las
necesidades y requerimientos del cliente en el uso adecuado de sus recursos de información
pues es muy flexible y competitivo, ofrece la posibilidad de personalizar y elegir las interfaces
para la ejecución de tareas de mantenimiento, gestión, procesos y funciones de los diferentes
módulos como son: circulación y préstamo, consulta, adquisición, inventario, catalogación,
publicaciones, autoridades, listas, informes y descarte entre otros.
7

8. 8

9. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - KOHA
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moderno y completo Sistema de Información Bibliográfico (SIB).
Soporta plataformas Linux, Unix, Windows y MacOS.
Basado en web.
Posibilidad de integración en portales institucionales.
Copia de los datos de catalogación y funcionalidades z39.50.
Catalogación MARC.
Módulo de catalogación personalizado para los distintos recursos.
Posibilidad de utilizar como gestor documental o biblioteca virtual.
Feed RSS de las nuevas adquisiciones.
Avisos a usuarios por email de préstamos vencidos y otros eventos.
Impresión de códigos de barras.
Módulo de gestión de seriadas.
Módulos completos de catalogación, circulación y adquisiciones para la gestión del
inventario de la biblioteca.
OPAC basado en web (permite al público consultar el catálogo desde cualquier
ubicación) y compatible con estándares para permitir lectores de pantalla (para novidentes).
Interfaz de búsqueda simple y fácil para todos los usuarios.
La opción de un módulo de adquisiciones simple o complejo, dependiendo de las
necesidades.
Entorno multitarea, que permite que las actualizaciones de circulación, catálogo y
adquisiciones puedan ocurrir simultáneamente.
OPAC
CATALOGACIÓN
CIRCULACIÓN
MÓDULOS
Interfaz intuitiva del usuario final que obtiene resultados
mediante la búsqueda basada en lenguaje natural. Es
absolutamente configurable y ofrece una gran cantidad de
funciones de renovación, SDI, solicitud de recomendaciones de
adquisición y publicación de consultas en línea. Incluye además
soluciones flexibles de exportación y funciones de mejora
(sobrecubiertas de libros).
Ofrece la capacidad de catalogar una amplia variedad de tipos de
medios tradicionales y no tradicionales desde sitios Web hasta
'conocimiento.' Incluye además control total de autoridades,
importación y exportación de MARC 21 y un tesauro.
Y Incluye una gama completa de funcionalidades de circulación,
además de Importación de usuario y software fuera de línea.
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10. PRÉSTAMO
Manejo de reservas de sitios múltiples y mensajería electrónica.
Brinda asistencia para el proceso de pedido completo de todos
los tipos de materiales, incluso pedidos pendientes, publicaciones
de hojas sueltas y funcionalidades ‘en aprobación’
Una solución altamente flexible, capaz de manejar publicaciones
PUBLICACIONES
regulares, habitualmente irregulares e irregulares. Incluye
SERIADAS
también las funcionalidades del Servicio de consolidación para
aquellos cuyos proveedores ofrecen también un servicio de
devolución
Más de 120 informes que abarcan todos los módulos. Koha
INFORMES
incluye además una amplia variedad de recursos para informes
ad hoc que permite garantizar máxima flexibilidad en los
informes.
Un completo módulo de administración de consultas para
LISTAS
registrar solicitudes, realizar el seguimiento de las mismas y
responderlas. Calcula el tiempo dedicado y crea una base de
datos de preguntas más frecuentes, con las respuestas
En el caso de los sitios que desean administrar (ILL) Préstamos
PRÉSTAMO
Interbibliotecarios con mayor eficiencia, el módulo ILL se encarga
INTERBIBLIOTECARIO tanto del suministro como de la solicitud de ILL mediante el uso
de varias funciones automáticas de control que permiten reducir
las tareas que demandan demasiado tiempo.
ADQUISICIONES
DISEÑO DEL SISTEMA DE SALIDA
DISEÑO SE SALIDA CREADO PARA EL PROPÓSITO DESEADO
El diseño de la interfaz externa del sistema de información especifica el aspecto,
comportamiento y sensación de la parte del sistema que el usuario puede ver y consultar, es
la disposición final de los prototipos diseñados, donde se muestra el contenido y posición de
los diferentes campos de datos, así como los botones, elementos que componen el menú y
otros controles que se requieren para su operabilidad y acceso a mas ventanas, el resto del
diseño de salida es complementado con la personalización.
La presente interfaz ha sido desarrollada por los analistas de sistemas con el fin de realizar
una aplicación concreta de algunos de los propósitos y requerimientos solicitados por los
usuarios para la búsqueda y recuperación de la información de forma automática y lo más
importante que sea funcional en el sistema de información adoptado por la biblioteca.
La salida de información que se entrega a los usuarios de la biblioteca por medio del sistema
de información requiere un procesamiento dispendioso antes de convertirse en una salida
adecuada, a continuación describiremos una forma de diseño de salida, que es el catalogo en
línea (OPAC) y como la información que se refleja en las pantalla es funcional y está a
disposición de los usuarios como respuesta oportuna a su solicitudes.
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11. DISEÑO DE SALIDA QUE SE AJUSTA AL USUARIO
La salida del sistema de información debe estar diseñada con el propósito de servir a todas las
necesidades de todos los usuarios, las entrevistas, observaciones y decisiones en cuanto al
costo y los prototipos permiten diseñar la salida que se ajuste a las funciones requeridas y al
cumplimiento del objetivo.
Partiendo de estas características, el catalogo en línea del sistema de información que maneja
la institución ofrece una interfaz para que el usuario final realice las búsquedas en lenguaje
natural y obtener los mejores resultados, su diseño le permite interactuar con un menú
controlado, opciones de búsqueda y realización de transacciones.
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12. LOGO
REALIZACIÓN DE
TRANSACCIONES
OPCIONES DE
BÚSQUEDA
ENLACES
RÁPIDOS
ENTREGA DE LA SALIDA ADECUADA
Aquí nos referimos a la cantidad de salida correcta para los usuarios, teniendo en
cuenta los requerimientos de información esta no debe sobrecargarse , debe ser puntual y
comprensible
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13. Búsqueda por título
13

14. Título
Contenido
Ubicación
ENTREGA DE LA SALIDA EN EL TIEMPO REQUERIDO
Es el curso que se toma entre la solicitud y la entrega de la salida, intervienen aspectos
importantes para el usuario como la toma de decisiones, es por eso que debe analizarse que
salida es necesaria y estimarse un tiempo establecido.
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15. METODO DE SALIDA REQUERIDO:
La salida se puede generar de muchas formas, aquí se tiene en cuenta los compromisos
adquiridos por el analista determinando tiempo, costos, flexibilidad, almacenamiento,
distribución, recuperación y la satisfacción para el usuario final.
Puede darse por medio de diferentes formatos físicos como son impresos, y digitales por
medio de la pantalla, audiovisuales, microformas, CD-ROM, correo electrónico, etc.
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16. 
DISEÑO DE SALIDA EN LA PANTALLA:
Opciones de salida
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17. DISEÑO IMPRESO
MÒDULO DE INFORMES
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18. FASE II - DISEÑO DE ENTRADA DEL SISTEMA
OBJETIVO DEL DISEÑO DE ENTRADA
En el diseño de entrada, el analista utiliza la información recolectada para realizar los
procedimientos precisos para la captura de datos e implementación de las técnicas y
herramientas con el fin de garantizar la calidad de la salida.
El analista debe ser consciente que el objetivo es diseñar un sistema de entrada completo
y útil, es imprescindible el procedimiento que debe seguir para situar los datos de manera
que permita su correcta utilización y procesamiento.
A continuación describimos como el sistema de información KOHA, implementa un diseño
de entrada en varios de los módulos que lo constituyen, uno de ellos es el modulo de
Catalogación, donde se realiza la entrada de los datos que conforman un registro de
descripción bibliográfica. El formato Marc 21, es una hoja de trabajo que se diseño de tal
manera que cuando se ingresa la información esta se desplegara de forma legible,
parametrizada y organizada.
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19. DISEÑO DE FORMAS
La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida.
LINEAMIENTOS:
1. Hacer que las formas sean fáciles de llenar.
2. Asegurarse que las formas satisfacen el objetivo para el cual fueron
diseñadas.
3. Diseñar formas que aseguren el llenado preciso.
4. Mantener las formas atractivas.
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20. FASE III - DISEÑO DEL ARCHIVO O BASE DE DATOS
OBJETIVOS DEL DISEÑO DE ARCHIVO
El diseño de archivo es la parte medular de los sistemas de información.
Para que los datos estén disponibles cuando se necesitan, es necesario que se
ingresen muy puntual y correctamente, para el almacenamiento de datos existen
dos métodos.
El primero requiere de guardar los archivos individualmente, de forma separada, el
segundo es la implementación de las bases de datos, este permite el
almacenamiento de los datos en un sistema formalmente definido y controlado
para ser usado en aplicaciones diferentes.
Es un medio de representación conceptual de los datos que se deben representar
del sistema, el analista adopta la forma de un diagrama Entidad-Relación, sus
elementos son las entidades, que pueden ser cosas y objetos, y las relaciones
siendo una herramienta de modelado de datos de un sistema de información.
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21. DISEÑO DE ARCHIVOS
El diseño de archivo usado en el software integrado de bibliotecas KOHA, se trabaja como
un diagrama de entidad-relación en una base de datos relaciona, es decir un conjunto de
tablas, los datos deben estar normalizados, las entidades y las relaciones sufren una
transformación quedando en tablas, los atributos en campos y los atributos determinantes
en claves primarias, como lo observamos en las siguientes gráficas.
El sistema de información Koha trabaja con el formato Marc 21 en su diseño contiene una
serie de campos y etiquetas, nombradas y enumeradas, que establecen una serie de
elementos que son indicaciones de almacenamiento para uso de la aplicación, el formato
detalla claramente estas etiquetas, indicando el alcance de cada una. Algunas etiquetas
albergan elementos de información que llaman subcampos y que se anteceden de un
delimitador
Otra forma de intercambiar los datos en el ámbito de las bibliotecas es a través protocolo
Z39.50 que se ha vuelto una herramienta de amplio uso. El protocolo Z39.50 permite la
extracción de datos de un generador de registros bibliográficos que recupera la
descripción de diferentes sistemas de información de otras bibliotecas que comparten
datos y que aclara el formato que usa.
A continuación observamos algunos ejemplos:
TABLA LIBRO
Identificador del libro
Clave primaria
Título
Editor
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22. Mención de la edición
Páginas
TABLA AUTOR
Identificador de autor clave primaria
Nombre autor
Fechas
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23. TABLA LIBRO – AUTOR
Identificador del libro -clave primaria
Identificador de autor - clave
primaria
Función del autor
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24. CONCLUSIONES
Este trabajo nos permitió considerar la importancia de tener la capacidad de observar los
sistemas de información, su estructura, organización y diseño, la comprensión de cómo los
analistas tienen la capacidad de implementar el conocimiento y representarlo de acuerdo a los
requerimientos hábilmente para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
He llegado a comprender que cada fase es el paso a seguir de la otra fase, hay que tener muy
claros los propósitos para los cuales estará diseñado el sistema de información pues todo va
en torno a funciones relacionadas para obtener un sistema integrado y totalmente funcional.
Agradezco a nuestra Docente Luz Stella Giraldo, la disposición de contenidos y material
pertinente y bibliografía para la consulta, pues es de gran apoyo para la comprensión total de
la asignatura.
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25. BIBLIOGRAFÍA
-
KENDALL, Kenneth E., Análisis y diseño de sistemas. (1997). México. Prentice-Hall
Hispanoamericana. 913 pág.
Sistema integrado de información para bibliotecas KOHA Consultado en
http://216.224.167.107:8080/cgi-bin/koha/reports/catalogue_stats.pl
RUBLE, David A. Análisis y diseño práctico de sistemas: cliente / servidor con GUI.
(1998) México. Prentice-Hall Hispanoamericana. 514 pág.
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