2. ACTIVIDAD PRACTICA
DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ALVARO JONNATHAN ROMERO MOSCOSO
DIANA CAROLINA TORRES GONZÁLEZ
Grupo 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN G3
CHIA
NOVIEMBRE 2013

3. ACTIVIDAD PRACTICA
DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ALVARO JONNATHAN ROMERO MOSCOSO
DIANA CAROLINA TORRES GONZÁLEZ
Grupo 3
LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO
Docente
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ANALISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN G3
CHIA
NOVIEMBRE 2013

4. INTRODUCCIÓN
Las diferentes unidades de información como los son las bibliotecas y los
archivos han requerido de la creación, diseño e implementación de sistemas
de información para poder tener el control y orden de la información
producida, recibida y adquirida con el objetivo de brindar veracidad en los
servicios ofrecidos a los usuarios internos y externos.
Para el desarrollo efectivo de un sistema de información se deben tener en
cuenta ciertos parámetros los cuales vamos a tratar en el presente trabajo
por medio de la presentación de tres fases: la primera es el diseño de salida
del sistema: esta se refiere al cómo se va a presentar la información al
usuario; la segunda es el diseño de entradas y controles: se refiere a el
procesamiento de los datos para poder ser utilizarlos en cualquier
requerimiento; por ultimo está el diseño de archivos: se refieren a los
conceptos y registro relacionados que permiten la búsqueda y recuperación de
la información.
Las tres fases mencionadas anteriormente las representaremos por medio de
pantallazos y sus descripciones del sistema Aleph 500, el cual es el sistema de
información utilizado por la Biblioteca Octavio Arizmendi posada de la
Universidad de La Sabana.

5. OBJETIVOS
Objetivo general
Interpretar y conocer las fases de un sistema de un sistema de
información.
Objetivos específicos
Leer las guías recomendadas durante la asignatura
Investigar sobre los diseños de sistemas de información
Escoger una institución a visitar para indagar sobre el
sistema de información implementado en esta
Pedir los permisos para copiar los pantallazos de las
diferentes fases del sistema de información.

6. BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
OCTAVIO ARIZMENDI POSADA
Nombre del sistemas de información
ALEHP 500
Objetivo del sistema de información
Gestionar y administrar los recursos bibliográficos y las
Diferentes colecciones que se manejan en la biblioteca
Y los cuales son ofrecidos a la comunidad universitaria.

7. DISEÑO DE SALIDAS
Pantallas de consulta
Para ingresar al catalogo de la biblioteca de la Universidad de La Sabana se
debe ingresar a la pagina web http://www.unisabana.edu.co/ donde
encontraremos el acceso a la biblioteca Octavio Arizmendi Posada y
encontraremos el link para ingresar al catalogo en línea.
Nuestro catalogo nos ofrece diversas formas de consultar e indagar la
información:
Búsqueda
Búsqueda Avanzada
Localizador de artículos
Pregúntele al bibliotecario
Acceso remoto

8. Búsqueda Básica
En la Búsqueda básica solo se puede recuperar la información por tipo de
material, titulo, autor y titulo completo.

9. Búsqueda Básica
Ejemplo

10. Búsqueda Avanzada
En la búsqueda avanzada se puede buscar por tirulo , autor, tema además
podemos recuperar la información por año de publicación, tipo de material,
idioma.

11. Búsqueda Avanzada
Ejemplo

12. Localizador de Artículos
Por medio de este localizador llenando los campos podemos encontrar
artículos de interés

13. Pregúntele al Bibliotecario
Es una herramienta la cual nos permite conocer la duda o sugerencia que
tiene nuestro usuario y así poder ayudarlo en un tiempo corto

14. Acceso Remoto
La Comunidad universitaria podrá ingresar desde fuera del campus a
consultar los servicios ofrecidos por la biblioteca por medio de el Acceso
remoto.

15. Informes Gerenciales, operativos (Reportes y Consultas)
El sistema de información Aleph 500 proporciona por medio de consulta
web información pertinente para la creación de reportes y consultas de
las bases de datos de los usuario y los libros. Nos arroja información de
los diferentes paquetes que pueden ser sobre multas, préstamos,
inventarios y estadísticas.
A continuación damos a conocer un reporte de Aleph 500 sobre
estadísticas de revistas:
Se debe ingresar con un usuario y contraseña vía web.

16. Se escoge la solicitud requerida, ya sea una consulta básica y la
generación de un reporte.
Seleccionamos los datos y archivos que queramos para generar en
reporte.

17. La información aparece como en un Excel donde se puede organizar,
filtrar o compilar.

18. Debemos
filtrar
la
información que necesitamos,
dándonos la posibilidad de
seleccionar las fechas; para
este caso filtramos las
revistas con sus préstamos
consultas.
Nos da como resultado las revistas
con sus prestamos y consultas
internas.

19. Obteniendo finalmente el informe completo de las revistas con
sus préstamos y consultas internas con el objetivo de poner a
disposición las estadísticas.

20. Impresión de formatos
Existen varios formatos que permiten consultar información de un
patrón específico. En este caso damos a conocer los préstamos de un
usuario y el formato de carta de recordatorio de vencimiento de un
libro.

23. DISEÑO DE ENTRADAS
En los procesos que administra la biblioteca por medio de
ALEPH son:
Modulo de Catalogación
Modulo de Adquisidores
Modulo de Circulación
Los distintos módulos que ofrece el sistema de información
ALEPH nos permite realizar distintas tareas, en el modulo de
catalogación se realiza el proceso de catalogación de los libros
ya sea en formato electrónico o impreso, en el modulo de
Adquisidores como su nombre lo dice nos permite realizar el
proceso de la adquisición de material bibliográfico de la
biblioteca y el modulo de circulación nos permite el proceso de
préstamo y devolución de material bibliográfico.

24. Modulo de Catalogación
Esta es la ventana de visualización de la catalogación de un libro
electrónico

25. Campos de la etiqueta 008

26. Campos de la etiqueta 650 (ARMARC)

27. Modulo de Circulación
Esta es la ficha o usuario que se le crea a la persona en el modulo
de circulación.

28. Formato para ingreso de los datos básicos al modulo de circulación

29. Formato para ingreso de sanciones

30. Modulo de Adquisidores
El modulo de adquisidores nos permite realizar los registros de los
proveedores, ordenes y facturas de compra, realizar el balance del
presupuesto.
Formato de Presupuesto

31. Renovación compromisos para ordenes de monografía

32. DISEÑO DE ARCHIVOS
Los datos que se ingresan al sistema de información se relacionan entre
sí con diferentes tipos de archivos para poder generar la información
solicitada y de esta manera generar reportes y consultas. Al relacionar
los diferentes archivos de la bases de datos se genera la información
que se le presenta a los usuarios. A continuación presentamos un modelo
de relación de archivos.

33. CONCLUSIONES
 El objetivo principal de los sistemas de información bibliográficos es permitir la
interacción de la información entre los usuarios y el software con la capacidad de
brindar datos veraces que permitan llevarnos a la información requerida.
 La implementación de los sistemas de información en las unidades de información
son muy importantes ya que permiten recuperar la información de una manera
efectiva para generar informes que permitan encontrar soluciones a los diferentes
problemas que se presenten.
 El diseño de los sistemas de información debe realizarse de acuerdo a los
requerimientos de la unidad de información ya debe permitir una consulta rápida y
efectiva de la información.
 El sistema de información es una herramienta informática que permite a los
usuarios consultar información administrativa, bibliográfica y gerencial vía web
desde cualquier ordenador que instalada la aplicación para abrir el programa.