etravel

1. Portal de Administración
de Viajes
eTravel

2. FLUJO DE PROCESO (SOLICITUD)
FLUJO DE PROCESO (COMPROBACIÓN)
MACRO PLAN
EQUIPO DE TRABAJO

3. Solicitudes
Solicitud de viaje
Solicitud mtto. de
automóvil
Solicitud de otro
gasto
Seguimiento de mis
solicitudes

4. Solicitud de viaje
 Datos generales
Se capturan el centro de costo , tipo de viaje (nacional o extranjero), la salida y
regreso del viaje, destino del viaje, si requiere anticipo, si requiere boleto de
avión, motivo del viaje, etc.
 Bitácora del viaje
Se captura por cada día del viaje, la ciudad y las actividades a realizar.
 Presupuesto del viaje
El sistema calcula en forma automática el presupuesto de los conceptos (Hotel,
Alimentos, Taxi, etc) en base a las tarifas definidas de acuerdo a las políticas de
gastos de viaje establecidas por Piasa, adicionalmente se pueden agregar
manualmente algún concepto como Peaje, Transporte, Renta de Auto, etc.
El Empleado o Viajero, cuando la organización se lo requiera, podrá ingresar al portal
eTRAVEL para generar la Solicitud de un Nuevo Viaje, la cual consta de tres secciones:
Al momento de grabar la solicitud el sistema valida contra el presupuesto en SAP.

5. Solicitud de otro gasto
 Datos generales
Se capturan el centro de costo , motivo del gasto, moneda, etc.
 Presupuesto del gasto
El sistema puede calcular en forma automática el presupuesto de los conceptos
en base a las tarifas definidas de acuerdo a las políticas de gastos establecidas
por Piasa, o se pueden agregar manualmente capturando el importe del gasto a
realizar.
El Empleado o Viajero, podrá ingresar al portal eTRAVEL para generar la Solicitud de
Otro Gasto, éstos gastos no están relacionados con un viaje, la solicitud consta de dos
secciones:

6. Solicitud mtto. de automóvil
 Datos generales
Se capturan el centro de costo , el kilometraje del automóvil, comentario
relacionado al mantenimiento.
 Detalle del mantenimiento
Se capturan los conceptos autorizados y el importe correspondiente del servicio
que se va a realizar al automóvil.
El Agente de Ventas o Empleado , podrá ingresar al portal eTRAVEL para generar la
Solicitud de Mantenimiento de Automóvil, para generar esta solicitud es requisito que al
empleado se le haya asignado el automóvil correspondiente para llevar el control de los
gastos, adicionalmente se controla el presupuesto asignado para el mantenimiento del
automóvil. La Solicitud consta de dos secciones:
El sistema valida el importe de la solicitud vs el presupuesto asignado al automóvil,
esto nos permite controlar los gastos y generar los avisos cuando el presupuesto
disponible no cubre el gasto de la solicitud.

7. Seguimiento de mis solicitudes
 Por medio de esta opción el usuario podrá darle el seguimiento a sus Solicitudes de
Viaje, Otro Gasto y Mtto. del Automóvil, el sistema le brinda la funcionalidad de
consultar por el estatus de la Solicitud ( Por Autorizar, Autorizada, Rechazada,
Comprobada), así mismo podrá verificar por cada solicitud su detalle, en donde
puede consultar quien o quienes son los responsables que tienen que autorizar la
solicitud de acuerdo a la ruta de autorización configurada en el sistema y el estatus
de cada uno.
 Con esta opción el usuario tiene la facilidad y la responsabilidad de revisar el estatus
de cada una de sus solicitudes para asegurarse que sean autorizadas para que la
solicitud pueda continuar en el flujo de proceso definido en el sistema.

8. Comprobaciones
Comprobar el gasto vs la solicitud
Seguimiento de mis comprobaciones
Estado de cuenta

9. Comprobael gasto vs la solicitud
rLa Comprobación consta de los siguientes procesos:
1. Seleccionar la solicitud a comprobar:
Solamente se podrán comprobar las solicitudes con estatus de autorizadas.
2. Presupuesto:
El sistema valida en forma automática el presupuesto autorizado vs los gastos
capturados calculando el total de los gastos y obtener el reembolso al empleado
o el reembolso a Piasa.
3. Comprobantes:
Subir al Portal cada uno de los comprobantes que integran los gastos a
comprobar, en este proceso se valida en forma automática que el xml sea valido
en el SAT, que no exista registrado en la base de datos, que sea un
comprobante emitido a Piasa.
4. Sin Comprobante:
Con esta opción el usuario podrá capturar manualmente los gastos que no
tenga un comprobante CFDI como puede ser Taxi, Propinas, etc.

10. Seguimiento de mis comprobaciones
 Por medio de esta opción el usuario podrá darle el seguimiento a sus
Comprobaciones de las Solicitudes de Viaje, Otro Gasto y Mtto. del Automóvil,
el sistema le brinda la funcionalidad de consultar por el estatus de la
Comprobación( Por Autorizar, Autorizada, Rechazada), así mismo podrá
verificar por cada comprobación su detalle, en donde puede consultar quien o
quienes son los responsables que tienen que autorizar la comprobación de
acuerdo a la ruta de autorización configurada en el sistema y el estatus de
cada uno. Con esta opción el usuario tiene la facilidad y la responsabilidad de
revisar el estatus de cada una de sus comprobaciones para asegurarse que
sean autorizadas y continúen con el flujo correspondiente.

11. Estado de Cuenta
 Por medio de esta opción el usuario podrá consultar el
estatus de sus anticipos y sus reembolsos, así el empleado
puede validar si ya le realizaron el pago correspondiente.

12. Autorizaciones
 Autoriza o rechaza
> Las solicitudes
> La comprobación de las solicitudes
> La comprobación de caja chica

13. Autoriza o Rechaza
 Por medio de esta opción el usuario Autoriza o Rechaza la
Solicitud o Comprobación de los empleados asignados a
su Centro de Costos del cual es el responsable.
 Puede revisar a detalle la Solicitud o Comprobación para
tomar la decisión de autorizar o rechazar.

14. Comprobación de pagos
Comprobar pago
individual
Comprobar pago
consolidado
Seguimiento de
pagos

15. Comprobar pago individual
 Por medio de esta opción el usuario puede capturar la
Comprobación de un Pago a un Proveedor con cargo
solamente a un centro de costo.

16. Comprobar pago consolidado
 Por medio de esta opción el usuario puede capturar la
Comprobación de un Pago a un Proveedor el cual puede
ser distribuido en varios centros de costo.

17. Seguimiento de pagos
 Por medio de esta opción el usuario puede darle
seguimiento a sus pagos.

18. Caga chica
Comprobar caja chica
Seguimiento de caja chica

19. Comprobar caja chica
 Por medio de esta opción el usuario puede capturar la
Comprobación de la Caja Chica de un centro de costos,
deberá de anexar los xml y pdf que correspondan y
especificar los también puede registrar los gastos sin
comprobantes, una vez registrada la comprobación pasara
por un flujo de autorización configurado en el sistema y si
es autorizado se genera en SAP en forma automática la
Cuenta por Pagar para generar el reembolso por el monto
comprobado.

20. Seguimiento de caja chica
 Por medio de esta opción el usuario puede darle
seguimiento a su caja chica.

21. Consultas y reportes
SOLICITUDES COMPROBACIONES
• Por medio de esta opción el usuario puede
consultar o generar reportes por estatus todas
las solicitudes y comprobaciones registradas
en el sistema.

22. Administración
Usuarios Conceptos
Tarifas Rutas, etc.
Configuración DM:

23. Usuarios
 Este módulo se utiliza para configurar los Datos Maestros
que son la base para la operación del sistema, los datos se
definen en coordinación con Piasa de acuerdo a sus
políticas.

24. Conceptos
 Este módulo se utiliza para configurar los Datos Maestros
que son la base para la operación del sistema, los datos se
definen en coordinación con Piasa de acuerdo a sus
políticas.

25. Tarifas
 Este módulo se utiliza para configurar los Datos Maestros
que son la base para la operación del sistema, los datos se
definen en coordinación con Piasa de acuerdo a sus
políticas.

26. Rutas, etc.
 Este módulo se utiliza para configurar los Datos Maestros
que son la base para la operación del sistema, los datos se
definen en coordinación con Piasa de acuerdo a sus
políticas.

27. FLUJO DE PROCESO
1. El usuario genera la solicitud de Viaje , Otro Gasto o Mtto. de Automóvil y se envía por
correo el aviso al Responsable del centro de costos para su autorización.
2. La Solicitud pasa por un proceso de autorización en base la ruta definida por el centro
de costos.
3. Si la solicitud es autorizada e incluye un anticipo se envía la solicitud a SAP, si es
rechazada se envía Un correo de aviso al solicitante.
4. La solicitud de anticipo generada en SAP se programa y se realiza el pago
correspondiente al Usuario solicitante.

28. 1. El usuario genera la Comprobación de la Solicitud de Viaje , Otro Gasto, Mtto. de Automóvil y se
envía por correo el aviso al responsable del centro de costos para su autorización.
2. La Comprobación pasa por un proceso de autorización en base a la ruta definida por centro de
costos. Si la Comprobación es autorizada se envía la información a SAP para generar en forma
automática la contabilización Por medio de la transacción FB60, si es rechazada se envía un
correo de aviso al solicitante.
3. La cuenta por pagar generada en SAP se programa y se realiza el pago al Usuario o Proveedor
correspondiente.
4. Se integra la información requerida para la contabilidad electrónica. ( documento contable –
comprobantes UUID)
FLUJO DE PROCESO

29. MACRO PLAN

30. EQUIPO DE TRABAJO