1. GESTION DE LA COBERTURA

2. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
El proceso de auditoria tiene como fin, analizar el comportamiento de la
matricula del E.E, las inconsistencias existentes y las mejoras encontradas,
lo cual permite mantener un enfoque de autocontrol y mejoramiento
continuo.
Inicia con la Planeación y Organización
Desde el área de Cobertura se planifica y se organiza la Auditoria Interna de Matrícula
Proceso de Auditoria Interna
Este proceso se realiza al interior de los Establecimientos Educativos con la verificación de niño a niño
Formato (C05.01.F05)
Diligenciamiento del formato establecido (C05.01.F05)
Reporte
Reporte consolidado del formato (C05.01.F05) a la oficina de Cobertura en las fechas establecidas
Actualización y Depuración
El proceso termina generando la actualización y depuración en el Sistema Integrado de Matrículas – SIMAT.

3. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
Proceso de Auditoria Interna
Este proceso se realiza al interior de los Establecimientos Educativos con la verificación de niño a niño
Formato (C05.01.F05)
Diligenciamiento del formato establecido (C05.01.F05)
Pasos para diligenciar el formato (C05.01.F05)
Después de verificar y/o el directivo docente nos entregue el listado del
registro de los niños marcados con (x), con cada una de las novedades
(Asistente, Retirados y Nuevo), se debe realizar lo siguiente
1.
Digitalizar dicha información en el archivo entregado a los directivos
docentes, de la siguiente manera:

4. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
Digitalización de la información
NRO_DOCUMENTO
APELLIDOS Y NOMBRES
1079289176PALACIOS PALACIOS DENILSON
1042733160ROMAÑA PEREA YINDY PAOLA
1179288244PALACIOS PALACIOS OBERLING
1045492486VALENCIA CASTILLO LAURY LICETH
1079288243PALACIOS PALACIOS JARLINTON
K2M250993PALACIOS HINESTROZA YORLEISA
32590850PALACIOS HINESTROZA KEIMER
K2M0250994PALACIOS PALACIOS JARVIN
32590836PALACIOS PALACIOS JEIDER
N37891673385AYARZA ROBLEDO ANYELA
FECHA_NACIMIENTO
12/01/2005
11/12/2006
10/08/2005
20/03/2005
01/10/2002
14/08/2002
17/01/1999
29/01/2002
19/11/1999
20/01/2008
EDAD
GENERO
8M
7F
8F
8F
11M
11F
14M
11M
14M
5F
Asiste (Marque X)
No Asistentes (Marque
X)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

5. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
3. Si después de digitalizar la información encontramos cambios de
grados debemos cambiarlos tanto en las columnas: (Se encuentra en
otro grado (Cual) y en la columna de Grado)
NOMBRE
GRUP TIPO DE NRO_DOCUME
GRADO
O DOCUMENT
NTO
O
1A
1A
2A
RC
RC
RC
1079289176PALACIOS PALACIOS DENILSON
1042733160ROMAÑA PEREA YINDY PAOLA
1179288244PALACIOS PALACIOS OBERLING
NOMBRE
GRUP TIPO DE NRO_DOCUME
GRADO
O DOCUMENT
NTO
O
0A
2A
3A
RC
RC
RC
APELLIDOS Y NOMBRES
APELLIDOS Y NOMBRES
1079289176PALACIOS PALACIOS DENILSON
1042733160ROMAÑA PEREA YINDY PAOLA
1179288244PALACIOS PALACIOS OBERLING
Ausente
Nota: Si el niño se
encuentra ausente
No
Se encuentra
FECHA_NACI EDA GENER Asiste
por algun motivo,
Asistentes
en otro grado
MIENTO
D
O (Marque X)
favor solicitarle al
(Marque X)
(Cual)
Directivo Docente
la Carpeta del
Niño
12/01/2005
11/12/2006
10/08/2005
8M
7F
8F
X
X
X
0
2
3
Ausente
Nota: Si el niño se
encuentra ausente
No
Se encuentra
FECHA_NACI EDA GENER Asiste
por algun motivo,
Asistentes
en otro grado
MIENTO
D
O (Marque X)
favor solicitarle al
(Marque X)
(Cual)
Directivo Docente
la Carpeta del
Niño
12/01/2005
11/12/2006
10/08/2005
8M
7F
8F
X
X
X
0
2
3

6. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
4. Digitalizar los alumnos nuevos encontrados en el proceso de
auditoria.
ANEXO 1A: CARACTERIZACIÓN DE ALUMNOS EN AULA NO REPORTADOS EN SIMAT - SEDCHOCO
IE ó CENTRO EDUCATIVO: ______________________________________________________________________
No
1
2
3
4
5
6
RELACIONE TODOS LOS ALUMNOS QUE PRESENTAN ESTE CASO INDEPENDIENTEMETE DE SU CARACTERIZACIÓN
Apellidos y Nombres del
Fecha de
Discapacidad
Nombre de la Sede
Grado Jor
Documento
Grupo
Alumno
Nacimiento
(SI)
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
0
M
MURILLO MOSQUERA KAROLD
YICETH
1079290130
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
0
M
MOSQUERA MOSQUERA
YOFRE
1148194643
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
0
M
PALACIOS VALENCIA FRANY
YULIETH
1019290154
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
0
M
ASPRILLA MOSQUERA ZULYS
ADRIANA
1148194632
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
0
M
CUESTA PALACIOS KELI
YOANA
1079290369
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
0
M
ASPRILLA ORTIZ KAREN
YICELA
1079290631
28/05/2008
28/09/2007
26/12/2007
23/05/2008
14/07/2007
4/05/2008
A
A
A
A
A
A

7. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
5. Después de digitalizar la información de las novedades (Asistente,
Retirados y Nuevos), Realizamos un Consolidado con dicha
información, e insertamos una columna con el Nombre de Estado y/o
Novedad.
NRO_DOCUME
NTO
1079289176
1042733160
1179288244
1045492486
1079288243
K2M250993
32590850
K2M0250994
32590836
APELLIDOS Y NOMBRES
PALACIOS PALACIOS DENILSON
ROMAÑA PEREA YINDY PAOLA
PALACIOS PALACIOS OBERLING
VALENCIA CASTILLO LAURY LICETH
PALACIOS PALACIOS JARLINTON
PALACIOS HINESTROZA YORLEISA
PALACIOS HINESTROZA KEIMER
PALACIOS PALACIOS JARVIN
PALACIOS PALACIOS JEIDER
Ausente
Nota: Si el
niño se
encuentra
ausente por
Se
Se
No
algún
encuentra
Otra
FECHA_NACI
GEN Asiste
encuentra
EDAD
Asistentes motivo,
en otro
Observació ESTADO
MIENTO
ERO (Marque X)
en otra
(Marque X)
favor
grado
n
sede (Cual)
solicitarle al (Cual)
Directivo
Docente la
Carpeta del
Niño
12/01/2005
11/12/2006
10/08/2005
20/03/2005
01/10/2002
14/08/2002
17/01/1999
29/01/2002
19/11/1999
8
7
8
8
11
11
14
11
14
M
F
F
F
M
F
M
M
M
X
X
X
x
x
x
X
X
X
Asistentes
Asistentes
Asistentes
Retirados
Retirados
Retirados
Nuevos
Nuevos
Nuevos

8. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
6. Después de tener listo el consolidado revisamos si tenemos
duplicados en las novedad de Asistentes, Retirados y Nuevos.
NRO_DOCUMENT
O
1079289176
1079289176
1179288244
1179288244
APELLIDOS Y NOMBRES
PALACIOS PALACIOS DENILSON
PALACIOS PALACIOS DENILSON
PALACIOS PALACIOS OBERLING
PALACIOS PALACIOS OBERLING
FECHA_NACIM EDA
IENTO
D
12/01/2005
12/01/2005
10/08/2005
10/08/2005
8
8
8
8
GENERO
M
M
F
F
Ausente
Nota: Si el
niño se
encuentra
ausente por
Asiste
No Asistentes algún motivo,
(Marque X) (Marque X)
favor
solicitarle al
Directivo
Docente la
Carpeta del
Niño
X
X
X
X
ESTADO
Asistentes
Retirados
Retirados
Nuevos
Duplicados
2
2
2
2
Luego entonces tenemos que revisar muy bien para poder determinar si
el alumno no es nuevo ni retirado ó simplemente esta asistiendo y hay
que cambiar el grado, el grupo ó la sede.

9. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
7. Una vez ya tengamos depurado y definitivo el consolidado
procedemos a realizar las Tablas Dinámicas teniendo en cuenta la
columna de Estado y/o Novedad, de la siguiente manera
a.) Sombreamos todo el archivo
b.) Luego hacemos clic en la pestaña Insertar y escogemos Tabla
Dinámica, como lo muestra la siguiente imagen:

10. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
c.) Luego que le damos clic en insertar / tabla dinamíca nos muestra la
siguiente ventana:
Nos muestra todos los
campos que conforman
el archivo consolidado

11. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
c.) Vamos a saber para que sirve cada una de las siguiente ventanas:
Nos sirve para Filtrar y/o
seleccionar la información por el
campo que arrastremos en esta
ventana
Nos sirve para ubicar y/o mostrar
la
información
en
forma
Horizontal, del campo que
arrastremos en esta ventana.
Nos sirve para ubicar y/o mostrar
la información en forma Vertical,
del campo que arrastremos en
esta ventana.
Esta ventana nos sirve para
Totalizar, Sumar, Contar, Etc.
Siempre y cuando arrastremos un
campo que no se encuentre con
alguna celda vacía

12. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
A continuación vamos a conocer todas las partes que conforman el
formato (C05.01.F05)
Son los datos básicos del establecimiento educativo

13. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
Es un resumen consolidado de todos los hallazgos encontrados en el
proceso de la auditoria de matrícula, el cual debe ser firmado.

14. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
Convenciones:
A: Se diligencia el total de alumnos que se encuentran en el listado niño a niño
B: El total de alumnos que se evidenciaron asistentes en aula de clase
C: Es la diferencia de B - A
D: Se registran los alumnos nuevos que no se encuentran en el listado niño a niño
E: Son los alumnos para retirar que se encuentran el los listados y no en el aula de clase
F: Es la matrícula definitiva que se puede evidenciar de dos formas (A+D-E Ó B+D)
G: Es la diferencia para darnos cuenta si la matrícula aumento ó disminuyo

15. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
d.) Ahora que ya tenemos conocimiento de cómo se realiza una tabla
dinamia procedemos a obtener la información del Acta de Verificación
Nro. 02 del formato de auditoria C05.01.F05 :

16. d.) Luego copiamos el cuadro de Acta de Verificación Nro. 02 del formato de
auditoria C05.01.F05, en una hoja en Excel y lo formulamos, para después
copiar y pegar la información de la tabla dinámica para así obtener el siguiente
resultado.
Tabla formulada
A
Sede
DANE
C
Diferencia
Matrícula de
Matrícula de
alumnos
SIMAT – FISICO
alumnos
Registrados en
registrados en
SIMAT en aula de
C=B-A
SIMAT
clase Asistentes
0
0
0
0
0
0
0
TOTAL
B
0
0
0
0
0
0
0
0
Después de copiar y pegar de la tabla dinámica los estados de Asistentes, Nuevos y Retirados
A
B
C
Matrícula de
Diferencia
Matrícula de
alumnos
Sede
DANE
SIMAT – FISICO
alumnos
ESCOL RUR MIX CARRILLO
ESCOL RUR MIX DE LA ISLA
227099000311
227099000044
ESCOL RUR MIX DE MESOPOTAMIA
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX DE OPOGADO
INST ROBINSON PALACIOS
TOTAL
227099000036
227099000028
227099000184
227099000681
Registrados en
registrados en
SIMAT en aula de
SIMAT
clase Asistentes
9
9
127
97
29
170
101
123
559
18
124
101
103
452
D
Alumnos NO
Matriculados en
SIMAT (Asistentes
para registrar)
0
D
E
F
Matrícula Total
No. Alumnos
Matriculados en
F= A+D-E
SIMAT (no
DEBE SER IGUAL
asistentes para
F=B+D
retirar)
0
E
C=B-A
Alumnos NO
Matriculados en
SIMAT (Asistentes
para registrar)
0
-30
0
12
No. Alumnos
Matriculados en
SIMAT (no
asistentes para
retirar)
0
30
-11
-46
0
-20
-107
5
59
0
13
89
11
46
0
20
107
G
Diferencia
G=F-A
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
F
Matrícula Total
F= A+D-E
G
Diferencia
G=F-A
DEBE SER IGUAL
F=B+D
9
109
0
-18
23
-6
183
101
116
541
13
0
-7
-18

17. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
En el acta de verificación Nro. 3, la información se debe diligenciar por grados, teniendo en
cuenta las convenciones del acta de verificación Nro. 2.

18. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
e.) Luego obtenemos la información del Acta de Verificación Nro. 03
del formato de auditoria C05.01.F05 :

19. e.) Luego copiamos el cuadro de Acta de Verificación Nro. 03 del formato de
auditoria C05.01.F05, en una hoja en Excel y lo formulamos, para después
copiar y pegar la información de la tabla dinámica para así obtener el siguiente
resultado.
Tabla formulada
A
Programa
Preescolar
Grado
Cero
Primero
Segundo
Tercero
Básica primaria
Cuarto
Quinto
Aceleración
TOTAL
Grado
Codificado
SIMAT
0
1
2
3
4
5
99
B
C
Matrícula de
Matrícula de
alumnos
SIMAT – FISICO
alumnos
Registrados en
C= B- A
registrados en
SIMAT en aula de
SIMAT
clase Asistentes
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Diferencia
Después de copiar y pegar de la tabla dinámica los estados de Asistentes, Nuevos y Retirados
A
B
C
Matrícula de
Diferencia
Grado
Matrícula de
alumnos
SIMAT – FISICO
Programa
Grado
Codificado
alumnos
Registrados en
C= B- A
SIMAT
registrados en
SIMAT en aula de
SIMAT
clase Asistentes
Preescolar
Cero
0
41
35
-6
Primero
1
96
70
-26
Segundo
2
83
62
-21
Tercero
3
49
35
-14
Básica primaria
Cuarto
4
41
35
-6
Quinto
5
23
19
-4
Aceleración
99
5
-5
TOTAL
338
256
-82
D
E
F
Alumnos NO
No. Alumnos
Matriculados en Matriculados en F = A + D – E
SIMAT
SIMAT (no
DEBE SER IGUAL
(Asistentes para asistentes para
F=B+D
registrar)
retirar)
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Matricula Total
G
Diferencia
G=F-A
0
0
0
0
0
0
0
0
D
E
F
G
Alumnos NO
No. Alumnos
Matricula Total
Diferencia
Matriculados en Matriculados en F = A + D – E
G=F-A
SIMAT
SIMAT (no
DEBE SER IGUAL
(Asistentes para asistentes para
F=B+D
registrar)
retirar)
16
6
51
10
25
26
95
-1
12
21
74
-9
7
14
42
-7
8
6
43
2
5
4
24
1
5
0
-5
73
82
329
-9

20. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
En el acta de verificación Nro. 4, se presenta el detallado de la información por Municipio,
Establecimiento Educativo, Sede, Grado y Grupo. Es decir este es el acta de verificación
que nos indica realmente como quedó el Establecimiento después de la Auditoria

21. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
f.)
Para diligenciar el Acta de Verificación Nro. 04 del formato de
auditoria C05.01.F05, debemos hacer lo siguiente:
• Del consolidado de la auditoria extraemos y/o filtramos los estados
Asistente y Nuevos y lo copiamos y pegamos en una hoja independiente.
• Por ultimo realizamos la tabla dinámica de la siguiente manera:

22. TALLER PROCESO DE AUDITORIA DE MATRICULA
f.) Luego copiamos el cuadro que nos arroja la tabla dinámica y le
agregamos los campos que requerimos como lo muestran las siguientes
imágenes.
Antes
0
Rótulos de fila
A
1
A
IE EDUC ROBINSON PALACIOS DE NAPIPI
2
B
A
51
69
2
8
18
ESCOL RUR MIX DE MESOPOTAMIA
3
6
33
29
7
14
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX DE OPOGADO
5
A
6
A
42
43
24
4
13
5
3
8
1
19
6
9
A
26
7
10
A
11
A
13
9
51
69
26
25 Total general
A
11
54
20
42
43
24
35
69
541
5
19
109
9
11
10
23
183
30
15
Total general
24
A
4
INST ROBINSON PALACIOS
16
8
A
12
6
20
13
26
A
2
21
7
B
1
7
23
20
4
A
13
26
54
A
2
ESCOL RUR MIX DE LA ISLA
ESCOL RUR MIX CARRILLO
26
3
B
16
16
7
13
9
16
26
7
13
9
11
116
69
35
101
29
11
26
21
541
Después
Preescolar
Primaria
Secundaria
Media
Jóvenes y
Adultos
Establecimiento Educativo / Sede
Total general
0
1
A
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
24
25
A
A
A
A
A
A
A
B
A
B
A
A
A
A
B
A
51
69
26
54
20
42
43
24
26
16
26
2
2
4
1
ESCOL RUR MIX DE LA ISLA
8
18
13
7
13
5
ESCOL RUR MIX DE MESOPOTAMIA
3
6
3
8
1
2
33
29
21
19
12
7
14
6
6
4
IE EDUC ROBINSON PALACIOS DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX CARRILLO
ESCOL RUR MIX DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX DE OPOGADO
26
23
20
13
INST ROBINSON PALACIOS
Total general
7
13
9
11
69
26
54
20
42
43
24
69
541
5
19
109
9
11
10
23
183
30
15
51
35
16
16
7
13
9
26
16
26
7
13
9
11
35
101
29
11
21
116
69
541

23. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
En el Anexo 1A, se relacionan todos los alumnos nuevos que se encuentran en el aula de
clase y no en el listado niño a niño

24. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
En el Anexo 2A, se relacionan todos los alumnos que deben ser retirados, los cuales se
encuentran en el listado niño a niño y no en las aulas de clase

25. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO (C05.01.F05)
Por ultimo el acta de compromiso de actualizar los hallazgos encontrados en la
auditoria por parte del directivo docente.

26. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO CERTIFICACION DE LA
ACTUALIZACIÓN DE HALLAZGOS
Por ultimo el acta de compromiso de actualizar los hallazgos encontrados en la
auditoria por parte del directivo docente, Administrador y Gestor Zonal

27. COMO HACER SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE LA AUDITORIA VS
MATRICULA REGISTRADA EN EL SIMAT
Para realizar el respectivo seguimiento del resultado de la auditoria vs la matricula
registrada en el SIMAT, hay que hacer los siguientes paso:
1. Tomar el Acta de Verificación Nro. 04 del formato de auditoria C05.01.F05
2. Luego descargamos un reporte Detallado de Alumnos del SIMAT
3. Realizamos una tabla dinámica con las mismas especificaciones del Acta de
Verificación Nro. 04 del formato de auditoria C05.01.F05, teniendo en
cuenta el mismo orden de las sedes.
4. Por ultimo copiamos y conformamos un tercer cuadro donde determinamos las
diferencias por Sede, Grado y Grupo.

28. COMO HACER SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE LA AUDITORIA VS
MATRICULA REGISTRADA EN EL SIMAT
Resultado Auditoria Interna
Preescolar
Primaria
Secundaria
Jóvenes
y Adultos
Media
Establecimiento Educativo / Sede
0
A
IE EDUC ROBINSON PALACIOS DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX CARRILLO
Total general
1
A
51
51
2
B
A
B
3
A
69
2
69
26
54
2
54
20
42
20
42
26
4
A
5
A
6
A
43
4
43
24
1
24
B
7
A
8
A
9
A
10
A
11
A
24
A
26
16
26
7
13
9
11
35
69
26
16
26
7
13
9
11
35
69
Total general
25
A
541
9
541
Matricula Registrada en el SIMAT, a Corte xx-xx-xxxx
Preescolar
Primaria
Secundaria
Jóvenes
y Adultos
Media
Establecimiento Educativo / Sede
0
A
IE EDUC ROBINSON PALACIOS DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX CARRILLO
Total general
A
1
51
51
B
A
2
B
3
A
4
A
5
A
69
2
69
26
54
2
54
20
42
20
42
43
4
43
24
1
24
26
A
6
B
7
A
8
A
9
A
10
A
11
A
24
A
26
16
26
7
13
9
11
35
69
26
16
26
7
13
9
11
35
69
Total general
25
A
541
9
541
Diferencia
Preescolar
Primaria
Secundaria
Jóvenes
y Adultos
Media
Establecimiento Educativo / Sede
0
A
IE EDUC ROBINSON PALACIOS DE NAPIPI
ESCOL RUR MIX CARRILLO
Total general
1
A
0
0
0
2
B
0
0
0
A
0
0
0
3
A
B
0
0
0
0
0
0
4
A
0
0
0
5
A
0
0
0
6
A
0
0
0
7
A
B
0
0
0
0
0
0
8
A
0
0
0
9
A
0
0
0
10
A
0
0
0
0
0
0
11
A
0
0
0
24
A
0
0
0
Total general
25
A
0
0
0
0
0
0