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Cartilla Registro Público de Carrera Administrativa.pdf

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I g u a l d a d , M é r i t o y O p o r t u n i d a d
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REGISTRO PÚBLICO
DE CARRERA
ADMINISTRATIVA
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Bogotá, D.C., noviembre de 2020
Comisión Nacional
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Luz Amparo Car...
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  1. 1. I g u a l d a d , M é r i t o y O p o r t u n i d a d Autor de la cartilla REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA Cartilla C O M I S I Ó N N A C I O N A L D E L S E R V I C I O C I V I L
  2. 2. Bogotá, D.C., noviembre de 2020 Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC Fridole Ballén Duque Presidente Luz Amparo Cardoso Canizalez Comisionada Jorge Alirio Ortega Cerón Comisionado Producción del contenido Fridole Ballén Duque Presidente Wilson Monroy Mora Director Dirección de Administración de Carrera Administrativa Diego Armando Solano Vanegas Daniela Ortiz Ortiz Liliana Camargo Molina Luz Adriana Giraldo Quintero Daniel Felipe Diaz Guevara Robin David Rozo Avendaño Colaboradores y autor(e)s en la Producción de Contenido Diagramación, Diseño e ilustración Draco Servicios No se permite la reproducción total o parcial de este contenido, ni su incorporación a un sistema informático o adaptación en cualquier forma o por cualquier medio, sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito del editor. La infracción de los derechos mencionados puede ser constitutica de delito contra la propiedad intelectual. Comisión Nacional del Servicio Civil (2020) Primera edición ISBN: 978-958-53074-1-4
  3. 3. Comisión Nacional del Servicio Civil 3 Contenido REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA 1. INTRODUCCIÓN 2. LA COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Y LA CARRERA ADMINISTRATIVA 2.1 Sistemas de carrera administrativa 2.1.1 Sistema general de carrera administrativa 2.1.2 Sistemas específicos de carrera administrativa 2.1.3 Sistemas especiales de carrera administrativa 3. REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA 3.1 ¿Cómo está conformado? 3.2 Módulo RPCA de SIMO 4.0 3.3 ¿Cuándo solicitar una anotación en el RPCA? 3.3.1 ¿Cómo identificar la última anotación en el RPCA? 3.3.2 Inclusión de anotaciones faltantes en el RPCA 3.3.3 ¿Cómo organizar una solicitud de anotación en el RPCA? 3.4 ¿Cómo solicitar una anotación en el RPCA? 3.4.1 ¿Cómo radicar trámites? 3.4.2 ¿Cómo realizar el seguimiento a un radicado? 4. INSCRIPCIÓN EN EL RPCA 4.1 De la inscripción extraordinaria 4.2 Anotación de inscripción 4.2.1 Por procesos de selección adelantados por la CNSC 12 13 14 15 16 17 19 22 24 26 27 29 30 34 34 38 41 43 45 46
  4. 4. 4.2.2 Por procesos de selección realizado antes del 13/07/1999 4.2.3 Por sentencia judicial 4.3 Criterios y/o precedentes de sala 4.3.1 Sobre procesos realizados antes del 13 de julio de 1999 4.3.2 Sobre procesos adelantados por la CNSC 5. ACTUALIZACIÓN EN EL RPCA 5.1 Normas de equivalencias generales 5.2 Anotación de actualización 5.2.1 Por incorporación 5.2.2 Por ajuste de nomenclatura 5.2.3 Por ajuste de escala salarial 5.2.4 Por reincorporación 5.2.5 Por reubicación ordenada por la CNSC 5.2.6 Por sentencia judicial que ordena reintegro 5.2.7 Por ascenso derivado de un concurso de mérito 5.2.8 Por traslado 5.2.9 Por ascenso SSEMI del SENA 5.3 Criterios y/o precedentes de sala 6. COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR UN CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN O DE PERIODO 6.1 Anotación por comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo 6.1.1 Anotación por inicio de la comisión 6.1.2 Anotación por prórroga de la comisión Comisión Nacional del Servicio Civil 4 47 47 48 48 49 52 52 53 54 59 63 64 65 66 66 68 68 69 73 71 71 76
  5. 5. 6.1.3 Anotación por terminación de la comisión 6.2 Normativa 6.3 Criterios y/o precedentes de sala 6.3.1 Acerca de la duración de comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo 7. CANCELACIÓN EN EL RPCA 7.1 Anotación de cancelación 7.1.1 Por retiro del servicio del servidor público de acuerdo a las causales legales al momento de darse la desvinculación 7.1.2 Por tomar posesión de un empleo de libre nombramiento y remoción o de período fijo sin que previamente se cuente con la comisión respectiva 7.1.3 Por tomar posesión en un cargo de carrera administrativa sin mediar el respectivo encargo de conformidad con la normativa aplicable al momento de darse la situación 7.1.4 Sin soporte documental en casos de retiro del 31 de diciembre del año 2015 hacia atrás 7.2 Normativa-Causales de retiro 7.3 Criterios y/o precedentes de sala 7.3.1 Sobre las cancelaciones de oficio en atención de la causal de retiro por muerte 7.3.2 Concepto sobre la movilidad en la carrera administrativa como resultado de un concurso de méritos 8. SOLICITUDES DE CORRECCIÓN O COMPLEMENTACIÓN DE ANOTACIONES EN EL RPCA 8.1 Criterios y/o precedentes de sala Comisión Nacional del Servicio Civil 5 76 77 79 79 82 83 84 88 89 89 90 94 94 95 96 97
  6. 6. 9. PRINCIPALES PRONUNCIAMIENTOS EMITIDOS POR ALTAS CORTES EN MATERIA DE REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA 9.1 Actualización de registro de carrera – No realización 9.2 Anotación en el registro público es un acto declarativo 9.3 Aplicación precedente de la lista de elegibles 9.4 Carrera administrativa subsector salud 9.5 Decreto Ley 785 de 2005 9.6 Experiencia profesional 9.7 Incorporación en empleos no equivalentes 9.8 La improcedencia del acceso automático a la carrera administrativa 9.9 Pérdida de derechos de carrera por tomar posesión de un cargo de libre nombramiento y remoción sin previa comisión 9.10 Protección interés general en la carrera administrativa 9.11 Vigencia de la solicitud de inscripción extraordinaria 10. NORMATIVA GENERAL RPCA 11. PREGUNTAS FRECUENTES 11.1 Generalidades 11.2 Procedimiento 11.3 Situaciones administrativas 12. GLOSARIO 13. REFERENCIAS Comisión Nacional del Servicio Civil 6 97 97 98 99 99 100 100 101 102 102 103 103 104 105 105 109 113 116 119
  7. 7. Índice de Tablas Tabla 1. Campo de útima anotación en el RPCA Tabla 2. Relación cronológica de la movilidad en la carrera administrativa Tabla 3. Funciones y requisitos de los empleos relacionados Tabla 4. Normativa de equivalencia de empleos Tabla 5. Documentación necesaria para adelantar ajustes de nomenclatura Tabla 6. Normativa de ajuste de nomenclatura y clasificación de los empleos de las entidades nacionales Tabla 7. Normativa de ajuste de nomenclatura y clasificación de los empleos de las entidades del sector salud Tabla 8. Normativa ascenso SSEMI del SENA Tabla 9. Criterios y/o precedentes de sala Tabla 10. Normas sobre comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo Tabla 11. Causales de retiro de la carrera administrativa Tabla 12. Normas sobre el retiro en la carrera administrativa Comisión Nacional del Servicio Civil 7 32 32 33 56 59 62 62 69 70 77 90 108
  8. 8. Índice de Imágenes Imagen 1. Anotación aprobada por resolución Imagen 2. Indicación de consulta por anotación Imagen 3. Visualización de consulta por anotación Imagen 4. Pantalla menú “Radicación”, Módulo RPCA SIMO 4.0 Imagen 5. Secciones anotaciones del funcionario y trámites del servidor público en proceso Imagen 6. Sección agregación de trámites Imagen 7. Formulario actualizar trámite del servidor público Imagen 8. Secciones observaciones del trámite y cargue de evidencias Imagen 9. Radicado Imagen 10. Seguimiento radicados - Respuesta radicado Imagen 11. Seguimiento radicados - Bandeja en requerimiento Comisión Nacional del Servicio Civil 8 26 28 28 34 35 36 36 37 38 39 40
  9. 9. Tabla de Anexos Anexo 1 Criterio de marzo de 2011 concepto sobre renuncia a nombramiento en periodo de prueba Anexo 2 Criterio de diciembre de 2016 concepto sobre nomenclatura de empleos Anexo 3 Modificación criterio comisión para desempeño empleos libre nombramiento y remoción mayo 2015 Anexo 4 Criterio 2017 sobre cancelación en un empleo en el cual no se encuentra actualizado Anexo 5 Modelo de la certificación bajo gravedad de juramento Anexo 6 Concepto 2018 sobre la movilidad en la carrera administrativa como resultado de un concurso de méritos Anexo 7 Normativa de nomenclatura y clasificación de los empleos Comisión Nacional del Servicio Civil 9 70 71 81 84 90 95 104
  10. 10. Índice de Abreviaturas y Acrónimos CSSC: Comisión Seccional del Servicio Civil DASC: Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital EDL: Evaluación de Desempeño laboral. OPEC: Oferta pública de los empleos de carrera administrativa RPCA: REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA SSEMI: Sistema Salarial de Evaluación por Méritos para instructores del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA. Comisión Nacional del Servicio Civil 10
  11. 11. Comisión Nacional del Servicio Civil 12 1. INTRODUCCIÓN El presente módulo es una herramienta diseñada para la consulta permanente del REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA-RPCA, por parte de los jefes de las unidades de personal o quienes hagan sus veces en las entidades que se rigen por la Ley 909 de 2004, así como, las entidades a las cuales la Comisión Nacional del Servicio Civil administra los sistemas de carrera, su equipo de trabajo y servidores públicos con derechos de carrera que prestan sus servicios en estas entidades. El objeto de este documento es precisar qué es el RPCA, cómo está conformado, cómo se debe realizar correctamente las solicitudes de anotación, cuáles son las anotaciones que se registran, la normatividad frente a cada una de ellas, los diversos criterios y/o precedentes de la Sala Plena de la CNSC sobre las mismas, así como, la especificación de cada uno de los sistemas de carrera administrativa administrados y vigilados por la CNSC. Con este material, se resalta la necesidad de mantener actualizado el RPCA de los servidores públicos de carrera administrativa, por parte de los jefes de las unidades de personal de las entidades vigiladas por la CNSC, con el propósito de que este dé cuenta del estatus en tiempo real de los servidores públicos que integran el sistema de carrera administrativa en Colombia, es decir, que se pueda identificar el empleo en el que actualmente ostenta derechos de carrera, la entidad en la cual labora, sí se encuentra en una comisión o si fue retirado del servicio. Además, con este módulo se busca afianzar el RPCA como el sistema único de información de las novedades sucedidas dentro del sistema de carrera administrativa, siendo de utilidad esta información para la planificación y gestión del recurso humano del sector público, tal como lo señala el parágrafo 2 del artículo 34 de la Ley 909 de 2004, así como, para la planeación y el desarrollo de los concursos de méritos.
  12. 12. Comisión Nacional del Servicio Civil 13 2. LA COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Y LA CARRERA ADMINISTRATIVA Dentro del régimen constitucional colombiano, se encuentra un órgano responsable de la administración y vigilancia de las carreras administrativas de los servidores públicos denominado Comisión Nacional del Servicio Civil, esto según voces del artículo 130 de la Constitución Política. La Ley 909 de 2004 en su artículo 7 devela la naturaleza de la Comisión Nacional del Servicio Civil como la: Además, la CNSC por orden e interpretación constitucional² es el único órgano facultado para administrar y vigilar las carreras que no tengan carácter especial de origen constitucional, en esta potestad de administración y vigilancia se incluye su propio régimen, que se precisa como general³. Responsable de la administración y vigilancia de las carreras, excepto de las carreras especiales, es un órgano de garantía y protección del sistema de mérito en el empleo público en los términos establecidos en la presente ley, de carácter permanente de nivel nacional, independiente de las ramas y órganos del poder público, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. Con el fin de garantizar la plena vigencia del principio de mérito en el empleo público de carrera administrativa, la Comisión Nacional del Servicio Civil actuará de acuerdo con los principios de objetividad, independencia e imparcialidad¹.
  13. 13. Comisión Nacional del Servicio Civil 14 / 2.1 Sistemas de carrera administrativa La Constitución Política de Colombia⁴ en su artículo 125 dicta que los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera, exceptuándose los de elección popular, libre nombramiento y remoción, trabajadores oficiales y los demás que determine la ley. A partir de la regla general expuesta, el Constituyente estableció cuatro derivaciones a saber: Así pues, la carrera administrativa según lo definido en el artículo 27 de la Ley 909 de 2004, es un “sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer estabilidad e igualdad de oportunidades para el acceso y ascenso al servicio público. Para alcanzar este objetivo, el ingreso y la permanencia en los empleos de carrera administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de selección que garanticen la transparencia y la objetividad, sin discriminación alguna”⁵. En efecto, la operatividad material de los sistemas de carrera administrativa impide la reproducción de prácticas clientelistas y otras formas de favorecimiento a través de la concesión irregular de empleos estatales, comportamientos estos que alejan a la función pública de la satisfacción del interés general y del cumplimiento de los fines esenciales del Estado. En Colombia coexisten tres regímenes de carrera: el General, aplicable a todas las entidades públicas que se rigen por la Ley 909 de 2004; el específico y el especial que puede ser de origen constitucional o legal. El artículo 130 constitucional dispone la existencia de una Comisión Nacional del Servicio Civil, responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos, con excepción de las que tengan carácter especial de origen constitucional. La necesidad de nombrar por concurso público a los funcionarios cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o por la ley; El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos se hará con base en el cumplimiento de las condiciones y requisitos previstos en la ley, requerimientos que en todo caso deberán fundarse en los méritos y calidades de los aspirantes; Las causales de retiro del servicio estarán fundadas en la calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo, la violación del régimen disciplinario y las demás causales previstas en la Constitución y la ley; y En ningún caso la filiación política de los aspirantes podrá determinar su nombramiento para un empleo de carrera, su ascenso o su remoción. 1 2 3 4
  14. 14. Comisión Nacional del Servicio Civil 15 / 2.1.1 Sistema general de carrera administrativa Conforme a lo consagrado en las normas en cita, la aplicación general del régimen de carrera administrativa permite el acceso meritocrático al empleo público. Este direccionar parte de considerar que es el mecanismo más adecuado para garantizar la eficiencia y la eficacia al interior de la administración pública. Así, la carrera administrativa, además de ser un principio constitucional, es un instrumento que permite la selección objetiva de los servidores públicos. Dicho lo anterior, es dable mencionar el personal de las entidades que pertenecen al Régimen General de Carrera Administrativa, esto en virtud a lo señalado en el artículo 3 de la Ley 909 de 2004, así: A. A quienes desempeñan empleos pertenecientes a la carrera administrativa en las entidades de la Rama Ejecutiva del nivel Nacional y de sus entes descentralizados: B. A quienes prestan sus servicios en empleos de carrera en las siguientes entidades: Al personal administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores, salvo cuando en el servicio exterior los empleos correspondientes sean ocupados por personas que no tengan la nacionalidad colombiana. Al personal administrativo de las instituciones de educación superior que no estén organizadas como entes universitarios autónomos. Al personal administrativo de las instituciones de educación formal de los niveles preescolar, básica y media. A los comisarios de Familia, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 30 de la Ley 575 de 2000; • En las corporaciones autónomas regionales. • En las personerías. • En la Comisión Nacional del Servicio Civil. • En la Comisión Nacional de Televisión. • En la Auditoría General de la República. • En la Contaduría General de la Nación;
  15. 15. Comisión Nacional del Servicio Civil 16 / 2.1.2 Sistemas específicos de carrera administrativa Los sistemas específicos de carrera administrativa se encuentran definidos en artículo 4 de la Ley 909 de 2004, como “aquellos que en razón a la singularidad y especialidad de las funciones que cumplen las entidades en las cuales se aplican, contienen regulaciones específicas para el desarrollo y aplicación de la carrera administrativa en materia de ingreso, capacitación, permanencia, ascenso y retiro del personal y se encuentran consagradas en leyes diferentes a las que regulan la función pública”⁷. Existen carreras específicas de origen legal que son administradas por la CNSC, entre las que se encuentran la del personal que presta sus servicios en: C. A los empleados públicos de carrera de las entidades del nivel territorial: D. La presente ley será igualmente aplicable a los empleados de: Departamentos, Distrito Capital, distritos y municipios y sus entes descentralizados; Las Asambleas Departamentales, de los Concejos Distritales y Municipales y de las Juntas Administradoras Locales. Se exceptúan de esta aplicación quienes ejerzan empleos en las unidades de apoyo normativo que requieran los Diputados y Concejales⁶. • El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC) • La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). • El que regula el personal científico y tecnológico de las entidades públicas que conforman el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología, como el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -Colciencias. • El que rige para el personal que presta sus servicios en las Superintendencias. • El que regula el personal que presta sus servicios en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. • El que regula el personal que presta sus servicios en la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil. • El que regula el personal que presta sus servicios a los cuerpos oficiales de bomberos. • El del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)⁸. • El de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP.
  16. 16. Comisión Nacional del Servicio Civil 17 / 2.1.3 Sistemas especiales de carrera administrativa / 2.1.3.1 Sistemas especiales de carrera administrativa de origen constitucional En cuanto a los régimenes especiales, se resalta que estos tienen origen constitucional u origen legal en el sentido que existe un mandato expreso para que ciertas entidades del Estado se organicen en un sistema de carrera distinto al general, bajo ese entendido, debe existir una norma que, de manera cierta y específica, establezca que una entidad goza de un régimen especial para el ingreso y permanencia en el empleo público. Son los sistemas que por “su naturaleza se encuentran sujetos a una regulación diferente por parte del Legislador, siempre con observancia de los principios constitucionales, entre los que se destacan los de igualdad, mérito y estabilidad”⁹. En virtud de lo preceptuado por la Constitución Política, el artículo 3 de la Ley 909 de 2004, resulta inaplicable en relación con quienes prestan sus servicios a las entidades de origen constitucional, pues sobre el particular se impone el respeto a la autonomía que garantiza la Constitución y las leyes del “régimen especial”, esto según lo señala el propio texto constitucional y la Ley 909 que exceptúa de la administración y vigilancia de la CNCS a este tipo de carreras, del personal que pertenece a las siguientes entidades estatales: Los Entes Autónomos Universitarios (Art. 69 CP). La Fiscalía General de la Nación (C.P. art. 253). La Rama Judicial del poder público (C.P. art. 256-1°). La Registraduría Nacional del Estado Civil (Ley 1350 de 2009). La Procuraduría General de la Nación (C.P. art. 279). La Contraloría General de la República. El Personal regido por la carrera diplomática y consular. Las Fuerzas Militares y la Policía Nacional (C.P. arts. 217 y 218). Las contralorías territoriales10 .
  17. 17. Comisión Nacional del Servicio Civil 18 / 2.1.3.2 Sistemas especiales de carrera administrativa de origen legal En la Sentencia C-285 de 2015 se define a los sistemas especiales de carrera de origen legal, como: Los regímenes de carrera especiales tienen origen legal en la medida que es el legislador, ordinario o extraordinario, quien toma la decisión de crearlos a través de leyes o decretos con fuerza de ley. En lo tocante a las carreras especiales ha dicho la Corte Constitucional, que estas carreras son catalogadas de esta manera en cuanto responden a la naturaleza de las entidades a las cuales se aplica, contienen regulaciones específicas para el desarrollo de la carrera y se encuentran en disposiciones diferentes a las que regulan el régimen general. También ha establecido la Honorable Corte Constitucional que estos regímenes especiales deben responder a un criterio de razón suficiente y que su constitucionalidad se encuentra condicionada a que respeten los principios y valores que forman la carrera de la función pública, cuyo centro normativo es el concepto de mérito. Las carreras especiales de origen legal que son administradas por la CNSC, son: Aquellos que a pesar de no tener referente normativo directo en la Carta Política, se conciben como una manifestación de la potestad del Legislador de someter el ejercicio de ciertas funciones institucionales a un régimen propio, cuando las particularidades de una entidad justifican la adopción de un estatuto singular, por supuesto dentro de los mandatos generales que la Constitución traza en el ámbito de la función pública11 ”. El personal Civil y no Uniformado del Ministerio de Defensa. El personal docente. El que regula el personal de carrera del Congreso de la República.
  18. 18. Comisión Nacional del Servicio Civil 19 3. REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA Desde la primera regulación de la carrera administrativa en el país en el año de 1938, ha sido constante la conformación de un órgano colegiado encargado de la administración y vigilancia de este subsistema de administración de personal. Primero fue el Consejo Nacional de Administración y Disciplina - Ley 165 de 1938; luego la Comisión de Reclutamiento, Ascensos y Disciplina - Ley 19 de 1958, Decretos No. 1679 y 1732 de 1960 y posteriormente el Consejo Superior del Servicio Civil - Decreto No. 728 de 1968 - hasta su incorporación como Comisión Nacional del Servicio Civil en el texto constitucional en 1991. En la actualidad, según lo dispone el artículo 130 de la Carta Magna, la Comisión Nacional del Servicio Civil es la responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos, lo cual incluye la administración del REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA (RPCA), excepción hecha de las que tienen carácter especial de origen constitucional. Así pues, dentro de la administración del REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA – RPCA, la CNSC suministra información actualizada con la movilidad en la carrera administrativa de los servidores públicos que ostentan derechos; por ello, como lo indica la Ley 909 de 200412 , el objetivo principal del Registro Público es proporcionar información para la planificación y toma de decisiones en cuestiones relacionadas con el talento humano en las entidades públicas. Con el fin de conocer la figura estudiada, es indispensable comprender, de manera general, la evolución de la carrera administrativa, debido a que por ser el RPCA parte integral de esta, se ve directamente influenciado por su proceso y con ello poder determinar la dinámica en la que se desarrolló en lo pertinente, Murcia (2016) indica: “Concordancia con lo anterior, la Ley 19 de 1958 creó el Departamento Administrativo del Servicio Civil, como ente rector de la administración de personal en el sector público el cual se encargaría de la carrera administrativa, y la comisión de reclutamiento, ascensos y disciplina, estas entidades serían las que liderarían el proceso de la carrera y actuarían de forma descentralizada, posteriormente el Decreto 1732 de 1960 mencionó: La facultad que para proveer los empleos comprendidos en la Carrera Administrativa, corresponde a los Gobernadores, Alcaldes y, en general, a los funcionarios de los órdenes departamental y municipal, no podrá ser ejercida sino con sujeción a las normas establecidas en el presente Decreto, una vez que en los Departamentos y en el Distrito Especial de Bogotá se establezcan y actúen los organismos seccionales del Servicio Civil, que cumplan dentro de su jurisdicción respectiva y para los empleados departamentales y municipales, las funciones que en el orden nacional están atribuidas al Departamento Administrativo del Servicio Civil y a la Comisión de Reclutamiento, Ascensos y Disciplina”. (Art 4).
  19. 19. Comisión Nacional del Servicio Civil 20 Adicional a lo anterior, la normativa estableció la condición en la cual los servidores públicos adquirían los derechos de carrera administrativa, esto era cuando superaban de manera satisfactoria el período de prueba, por lo cual debía disponerse su inscripción en el escalafón de carrera administrativa mediante acto administrativo expedido por el Departamento Administrativo del Servicio Civil. Después, el Decreto Nro. 1950 de 1973, precisó que las novedades de personal serían reportadas por las entidades al Departamento Administrativo del Servicio Civil, con este Decreto, se pretendió crear el sistema de REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, no obstante, el mismo solo fue un precario control de novedades. Posteriormente, con la Constitución Política de 1991, se creó para la administración y vigilancia de la carrera administrativa, un ente autónomo denominado Comisión Nacional del Servicio Civil, ello permitió que para el año de 1992 el Departamento Administrativo del Servicio Civil se transformara en el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, el cual tendría como función la formulación de políticas públicas frente el empleo público, con ello se aseguraría el cumplimiento del mandato constitucional. En el mismo año de 1992, surgió una dinámica que influenció la carrera administrativa, y fue la necesidad de su reglamentación, en virtud de ello, se profirió la Ley 27 de 1992, en la cual se crearon las Comisiones Seccionales del Servicio Civil que funcionarían en cada uno de los entes Departamentales, estas cumplirían con funciones propias de la Comisión Nacional del Servicio Civil, es decir las de administración y vigilancia, así: Artículo 15. DE LAS COMISIONES SECCIONALES DEL SERVICIO CIVIL. “En cada uno de los departamentos habrá una Comisión Seccional del Servicio Civil, que cumplirá dentro de su circunscripción territorial, en forma de delegación, las mismas funciones que cumple la Comisión Nacional del Servicio Civil (.)” Dando continuidad a la línea histórica, en el año de 1998 se expidió la Ley 443 la cual modificó la Ley 27 de 1992, en esta norma se establecieron parámetros que gobiernan la carrera administrativa; No obstante, dicha regulación de manera taxativa creó el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, el cual se manejaría por las Comisiones Seccionales del Servicio Civil y luego, sería consolidado en el Registro Nacional.13
  20. 20. Comisión Nacional del Servicio Civil 21 Posteriormente, mediante Sentencia C- 372 del 12 de julio de 1999, la honorable Corte Constitucional indicó que la Ley 443 de 1998, contrariaba la Carta Magna, decidiendo declarar inexequible algunos apartes. Esta fue la principal razón por la cual los asuntos tramitados hasta esa fecha por las extintas seccionales quedaron rezagados, archivados y foliados en cada una de esas seccionales, (ya extintas para entonces), hasta que el Congreso de la república, pasado cinco años, expidió la Ley 909 de 2004, la cual regula (junto con sus Decretos reglamentarios y modificatorios) todo lo relacionado con la carrera administrativa, la gerencia pública y el empleo público, lo anterior conllevó a que la Comisión Nacional del Servicio Civil creara dentro de su estructura orgánica el grupo de REGISTRO PUBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, el cual se encargaría del control, administración y organización del registro, tal como dispone la Ley14 . Finalmente, asumiendo la tarea de compilar y racionalizar las normas de carácter reglamentario, el gobierno nacional profirió el Decreto 1083 de 2015 donde se dispuso un capítulo especial para el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA.”15 Para el efecto, el artículo 2.2.7.3 del Decreto anteriormente mencionado, dispone que las solicitudes de inscripción y actualización “serán presentadas ante la Comisión Nacional del Servicio Civil únicamente por el jefe de unidad de personal, o quien haga sus veces en la entidad donde el servidor público presta sus servicios”17 , quien deberá acompañar la correspondiente solicitud con todos los soportes documentales necesarios que permitan establecer la viabilidad de la inscripción, actualización o retiro según el caso. Lo anterior, ya que de acuerdo con lo dispuesto en el literal g), artículo 11 de la Ley 909 de 2004, la CNSC es la encargada de “administrar, organizar y actualizar el registro público de empleados inscritos en carrera administrativa y expedir las certificaciones correspondientes”18 . Ahora bien, según lo dispuesto en el artículo 2.2.7.2 del Decreto 1083 de 2015 hacen parte del REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA “las inscripciones vigentes, las cuales serán actualizadas cuando haya lugar a ello, las no vigentes por retiro de los servidores públicos de carrera y adicionalmente, las anotaciones a que hubiere lugar cuando un servidor público se encuentre desempeñando un empleo de libre nombramiento y remoción o de período fijo, para el cual haya sido previamente comisionado, o cuando haya optado por la reincorporación en caso de supresión del empleo”16 .
  21. 21. Comisión Nacional del Servicio Civil 22 / 3.1 ¿Cómo está conformado? El REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA - RPCA, actualmente es un sistema que da cuenta del estado de los servidores públicos que integran el sistema de carrera administrativa en Colombia. La Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC desde el año 2005 ha sido la responsable del tratamiento de los datos contenidos en el RPCA, esto en aplicación de la Ley 1581 de 201219 , así como, de la administración, la organización, la actualización y el control del RPCA, según el Decreto No. 1227 de 2005 hoy compilado en el Decreto No. 1083 de 2015; función que internamente se encuentra delegada en la Dirección de Administración de Carrera Administrativa - DACA. El Decreto No. 1083 de 2015 en el artículo 2.2.7.1, dispone que datos deben incluirse como mínimo en el RPCA: Nombres y apellidos del empleado Género Identificación Denominación del empleo, código, grado Jornada Nombre de la entidad Tipo de inscripción Número de folio, de orden, fecha de registro La fecha en la cual se presentó la novedad que se registra Cuadro funcional al que pertenece según el caso Género Jornada La fecha en la cual se presentó la novedad que se registra Cuadro funcional al que pertenece según el caso20 Para cumplir con esta función, la CNSC ha expedido la Circular 0011 de 2020 en donde se detalla los documentos necesarios para el trámite de cada una de las anotaciones en el RPCA, indicando que el Jefe de Unidad de Personal o quien haga sus veces, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la ocurrencia de la novedad para presentar la correspondiente solicitud, además, allí se establecen las instrucciones para la correcta presentación de las solicitudes de anotación en el RPCA.
  22. 22. Comisión Nacional del Servicio Civil 23 Los registros al interior del RPCA se encuentran organizados por capítulos, teniendo en cuenta el sistema de carrera administrativa -, tal como lo indica el artículo 2.2.7.5. del Decreto No. 1083 de 2015. El RPCA contiene los siguientes capítulos: Asimismo, se debe acotar que el RPCA contiene la anotación formal, histórica y consecutiva, de aquellos datos relacionados con el servidor público que ha adquirido derechos de carrera en uno de los sistemas administrados por la CNSC, donde hay que mencionar, que el artículo 2.2.7.2. del Decreto No. 1083 de 2015 precisa que de éste harán parte, las siguientes anotaciones: Sistema General Superintendencias UAE Aeronáutica Civil Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Personal Civil, Fuerzas Armadas y Entidades Adscritas Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales- UGPP DAS21 A. B. C. D. Inscripción Anotación por comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo Cancelación Actualización
  23. 23. Comisión Nacional del Servicio Civil 24 / 3.2 Módulo RPCA de SIMO 4.0 El REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA se encuentra contenido en el Módulo RPCA de SIMO 4.0 de la CNSC, el cual está conformado por cuatro (4) bases de datos, que contienen la información de las anotaciones históricas realizadas en su momento por diferentes fuentes, como: Los archivos de los actos administrativos expedidos por dicho Departamento relacionado con RPCA, se encuentran bajo custodia de la Comisión Nacional del Servicio Civil. El archivo de los actos administrativos emitidos por cada una de las extintas seccionales, de conformidad con lo señalado por el artículo 48 del Decreto Ley No. 760 de 2005, que sobre el particular establece que “los Gobernadores y el Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil del Distrito Capital, conservarán en los archivos de las Comisiones Seccionales del Servicio, producidos en sus sedes hasta 1999, bajo los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias”22 . Es decir, que en las gobernaciones y en el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, deberían reposar los archivos de las extintas comisiones seccionales dependiendo de su jurisdicción. En el año 2014, la Comisión Nacional del Servicio Civil consolidó la información que obraba en los archivos de estas entidades. Durante este proceso doce (12) gobernaciones asignaron la custodia de los archivos a esta Comisión Nacional, como lo son las siguientes Seccionales: 1. Amazonas 2. Arauca 3. Boyacá 4. Caquetá 5. Cauca 6. Choco 7. Córdoba 8. Guaviare 9. Quindío 10. San Andrés 11. Vaupés 12. Vichada A. Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP B. Las extintas Comisiones Seccionales del Servicio Civil - CSSC-DASC
  24. 24. Comisión Nacional del Servicio Civil 25 Ahora bien, referente a las extintas comisiones seccionales que no entregaron sus archivos a la CNSC, estos se encuentran en custodia de la respectiva Gobernación, motivo por el cual, se debe solicitar a la misma copia del acto administrativo o folio, en virtud a lo señalado en el artículo 30 de la Ley 1755 de 2015. Las gobernaciones son las siguientes: 1. Antioquia 2. Atlántico 3. Caldas 4. Cesar 5. Cundinamarca 6. Bogotá - DASC 7. Guainía 8. La Guajira 9. Huila 10. Magdalena 11. Meta 12. Nariño 13. Norte de Santander 14. Quindío 15. Putumayo 16. Risaralda 17. Santander 18. Sucre 19. Tolima 20. Valle del Cauca Es importante señalar que, los actos administrativos expedidos por la CNSC con ocasión de la autorización de una anotación en el RPCA, desde el año 2005 hasta el año 2013 se resolvían de fondo, en un acta que era firmada por la Sala Plena de la CNSC. Es preciso mencionar, que desde el año 2014 los actos administrativos que resuelven anotar la inscripción, actualización y comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o período del REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, son suscritos por el funcionario de los niveles Asesor o Directivo, designado para adelantar las actuaciones relacionados con el RPCA; salvo aquellas referidas a la negación de inscripción y actualización del RPCA, siempre que exista un precedente de decisión de Sala de Comisionados, o por el contrario, siempre deben ir a Sala Plena. La Sala de Comisionados es quien aprueba la cancelación de la anotación de un servidor en el Registro. C. CNSC (anotaciones desde el año 2005)
  25. 25. Comisión Nacional del Servicio Civil 26 En atención a lo anterior, la mayoría de las anotaciones surtidas en el RPCA a partir de febrero de 2014 hasta la fecha, se realizan bajo resolución, independientemente de quien las apruebe. Imagen 1. Anotación aprobada por resolución Fuente: Aplicativo de REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA - RPCA Descripción: En el RPCA se observa contenido en los campos “Número Resolución” y “Fecha Resolución” / 3.3 ¿Cuándo solicitar una anotación en el RPCA? De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.7.3 del Decreto No. 1083 de 2015, una vez se originen las circunstancias que así lo determinen, las solicitudes de inscripción, actualización, anotación de comisión o cancelación en el RPCA únicamente deben ser presentadas ante la Comisión Nacional del Servicio Civil por el jefe de unidad de personal o quien haga sus veces en la entidad en donde el empleado presta sus servicios, esto en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la ocurrencia de la novedad. Para la solicitud de las diferentes anotaciones en el RPCA, el jefe de unidad de personal o quien haga sus veces en la entidad, debe tener en cuenta: 1. Si el servidor ha superado el periodo de prueba de manera satisfactoria, debe ser inscrito en el RPCA. Ver: INSCRIPCIÓN EN EL RPCA. 2. Si el servidor lleva años vinculado a la entidad ostentando derechos de carrera y al validar en el RPCA, se encuentra que el empleo de la última anotación no corresponde al empleo que actualmente ejerce con derechos de carrera administrativa dentro de la planta de cargos de la entidad. En este caso, se debe presentar una solicitud de anotación de actualización, en caso contrario no se debe realizar acción alguna en el RPCA. Ver: ACTUALIZACIÓN EN EL RPCA.
  26. 26. Comisión Nacional del Servicio Civil 27 3. Si el servidor tiene derechos de carrera y se encuentra en una comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo, se debe reportar tal novedad para anotación en el RPCA. Ver: COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR UN CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN O DE PERIODO. 4. Sí el servidor se encuentra en un empleo bajo la situación administrativa de encargo, esta no es objeto de anotación en el RPCA, sin embargo, el servidor debe aparecer en el mismo actualizado en el empleo en el que ostenta derechos de carrera. Ver: ACTUALIZACIÓN EN EL RPCA. 5. Si el servidor ha sido desvinculado de la entidad por haberse presentado una de las causales de retiro definitivo de la carrera administrativa determinadas en la normatividad vigente para la época del retiro, esta situación administrativa se debe reportar. Ver: CANCELACIÓN EN EL RPCA / 3.3.1 ¿Cómo identificar la última anotación en el RPCA? La verificación se realiza a través del enlace “Descargue aquí su certificado de Registro Público” https://rpca.cnsc.gov.co/#/consultaRPCA, dispuesto en la página web de esta Comisión Nacional, a través del cual se puede consultar y descargar el respectivo certificado, con el propósito de validar si el servidor cuenta con alguna anotación. Ver a continuación imagen No. 2. Adicionalmente, para que la solicitud de anotación en el RPCA efectuada por el jefe de unidad de personal se realice de forma correcta, es importante tener en cuenta cual es la última anotación que figura en el Registro, sobre el servidor, así como los trámites en proceso en el Módulo RPCA SIMO 4.0.
  27. 27. Comisión Nacional del Servicio Civil 28 Fuente: Módulo RPCA- Portal SIMO 4.0 Posteriormente, al dar click en el botón Generar reporte, el sistema descarga un archivo PDF, en donde se pueden visualizar las anotaciones existentes que el servidor tiene en el RPCA. Fuente: Módulo RPCA- Portal SIMO 4.0. Al digitar el número de cédula del servidor, se debe dar click en el Captcha, luego de click en el boton Buscar, el sistema desplegará la siguiente pantalla. Imagen 3. Visualización de consulta por anotación Imagen 2. Indicación de consulta por anotación
  28. 28. Comisión Nacional del Servicio Civil 29 / 3.3.2 Inclusión de anotaciones faltantes en el RPCA Si, tras ingresar el número de cédula de un servidor en el enlace "Descargue aquí su certificado de Registro Público" https://rpca.cnsc.gov.co/#/consultaRPCA el sistema no arroja el archivo en formato PDF; debe entenderse que este servidor no figura inscrito en el RPCA. En este caso, se recomienda verificar si el servidor público ostenta derechos de carrera, debido a alguna de las siguientes circunstancias: A. Superación satisfactoria del periodo de prueba tras participar en un proceso de selección adelantado por la entidad u otra entidad antes del 13 de julio de 1999 o por esta Comisión Nacional desde el año 2005, para ello debe elevar la correspondiente solicitud a la CNSC, Por procesos de selección realizado antes del 13/07/1999 o Por procesos de Selección Adelantados por la CNSC. Fue inscrito en el RPCA bajo la figura de inscripción extraordinaria, o de forma ordinaria por el Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP, una Comisión Seccional del Servicio Civil o alguna Contraloría Territorial y esta anotación no se evidencia en el RPCA, razón por la cual se recomienda: Verificar en la historia laboral del servidor, la presencia de una certificación y/o copia del acto administrativo mediante el cual se aprobó la respectiva inscripción en el RPCA, dado que, allí pudiese reposar. Si se encuentra documento que acredite la inscripción del servidor, el jefe de unidad de personal o quien haga sus veces en la entidad donde el servidor público presta sus servicios o el servidor público bajo una solicitud y/o petición, debe anexar certificación o copia del acto administrativo mediante el cual se aprobó la inscripción ordinaria o extraordinaria en el RPCA; lo anterior, con el fin de que sea incluida la anotación en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA- RPCA. Es importante señalar que sí no figura anotación, ni documento que dé cuenta de la inscripción en el RPCA y se evidencia que el servidor adquirió derechos de carrera, se debe enviar a esta Comisión Nacional la correspondiente solicitud de inscripción en el RPCA. Además, se precisa que en caso tal que el servidor público y/o la entidad en la que labora este, encuentren que en el RPCA, no se refleja alguna anotación que haya sido aprobada, es necesario que se solicite a la CNSC la inclusión de la misma, adjuntando copia de la documentación que soporta la anotación. B. C.
  29. 29. / 3.3.3 ¿Cómo organizar una solicitud de anotación en el RPCA? Para organizar una solicitud de anotación en el RPCA, se deben ejecutar los siguientes pasos: Comisión Nacional del Servicio Civil 30 1. Identificar la última anotación en el RPCA. 2. Revisar la historia laboral del servidor público con el fin de determinar la siguiente movilidad en la carrera administrativa que debe ser objeto de anotación, de acuerdo a la descripción de ellas. 3. Alistar los documentos solicitados para cada uno de los tipos de anotaciones, que se radicarán de acuerdo a la solicitud de anotación que se trate y las cuales se describen a continuación: Inscripción: • Por procesos de Selección Adelantados por la CNSC • Por procesos de selección realizado antes del 13/07/1999 • Por Sentencia judicial Actualización: • Por Incorporación • Por Ajuste de Nomenclatura • Por Ajuste de Escala Salarial • Por Reincorporación • Por Reubicación • Por Sentencia Judicial • Por Ascenso Derivado de un Concurso de Mérito • Por Traslado • Por Ascenso SSEMI
  30. 30. / 3.3.3.1 Sobre algunos documentos solicitados Comisión Nacional del Servicio Civil 31 Los documentos se cargan al Módulo RPCA- SIMO 4.0 de manera individual y en archivo formato PDF. Adjuntar los documentos que se solicitan por tipo de trámite. En caso contrario, la CNSC procederá a efectuar el requerimiento a la entidad, a través del Módulo RPCA- SIMO 4.0, esto con el propósito de continuar el trámite de la solicitud. De conformidad con lo estipulado en el Articulo 2.2.7.6 del Decreto No. 1083 de 2015, toda solicitud de anotación en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, que se presente de manera incompleta será devuelta a la Entidad. Ver: ¿Cómo realizar el seguimiento a un radicado? A la hora de organizar las solicitudes de anotación en el RPCA, se debe tener en cuenta lo siguiente: NOTA: Comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo: • Anotación por Inicio de la Comisión • Anotación por Prórroga de la Comisión • Anotación por Terminación de la Comisión Cancelación: • Por Retiro del Servicio del Servidor Público de Acuerdo a las Causales Legales al Momento de Darse la Desvinculación • Por Tomar Posesión de un Empleo de Libre Nombramiento y Remoción o de período fijo sin que previamente se cuente con la comisión respectiva • Por Tomar Posesión en un Cargo de Carrera Administrativa sin Mediar el Respectivo Encargo de Conformidad con la Normativa Aplicable al Momento de darse la Situación • Sin soporte documental Es posible que algunos de los documentos requeridos para las diferentes anotaciones, no se encuentren en la hoja de vida del servidor y en el archivo de la entidad, en estos casos el jefe de unidad de personal o quien haga sus veces, deberá certificar y motivar lo sucedido.
  31. 31. Con excepción de la causal de muerte del servidor de carrera, en todas las solicitudes de anotación por cancelación del RPCA, se exige la constancia de comunicación a terceros interesados, la cual debe ser realizada por el jefe de unidad de personal, de conformidad con lo establecido por el artículo 37 de la Ley 1437 de 201123 , en donde se le indique a los ex servidores acerca de la solicitud de cancelación en el RPCA que se radicará ante la CNSC; con el fin de que si estos lo consideran conveniente, se constituyan como parte de la actuación administrativa y de ser el caso, hagan valer sus derechos de acuerdo al procedimiento establecido. • En las solicitudes de anotación de actualización por incorporación, traslado, sentencia judicial que ordena el reintegro, ajuste de nomenclatura y ajuste de escala salarial; se requiere el certificado de movilidad en la carrera administrativa, el cual deberá ser expedido por el Jefe de Unidad de Personal de la entidad o quien haga sus veces en la entidad, el modelo se encuentra disponible en el siguiente enlace: https://www.cnsc.gov.co/index.php/carrera-administrativa/regist ro-publico-de-carrera-administrativa-cd A continuación, se describe el paso a paso de cómo se diligencia este certificado: Tabla 1. Campo de última anotación en el RPCA Se debe validar la última anotación en el RPCA y diligenciar este campo con los datos extraídos del certificado. Comisión Nacional del Servicio Civil 32 1. Tabla 2. Relación cronológica de la movilidad en la carrera administrativa Corroborada la última anotación en el RPCA se diligencia la segunda parte de la certificación, con la movilidad en la carrera administrativa del servidor público relacionando cronológicamente los empleos, indicando la denominación, código y grado de cada uno, el acto administrativo que ordenó la novedad y la diferencia salarial presentada entre los empleos, para lo cual se debe precisar el salario que devengaba en el empleo que desempeñaba, y el salario del empleo a donde se realizará la anotación . 2.
  32. 32. Comisión Nacional del Servicio Civil 33 Tabla 3. Funciones y requisitos de los empleos relacionados En la tercera parte de la certificación se relacionan las funciones y requisitos de cada uno de los empleos en que se dispuso el movimiento, incluyendo las del último empleo en que figura con anotación en el Registro Público de Carrera, indicando además, el acto administrativo del cual fueron tomadas (manual de funciones). En caso de existir equivalencias de estudio y experiencias para el desempeño de los empleos, deberán ser señaladas en esta certificación. Este proceso se debe realizar para cada uno de los empleos sobre los cuales se solicitará anotación en el RPCA, los mismos que se relacionaron en el segundo cuadro de la certificación anterior. 3.
  33. 33. / 3.4.1 ¿Cómo radicar trámites? Tras iniciar sesión en el Módulo RPCA SIMO 4.0, el jefe de Unidad de Personal debe elegir el menú “Radicación”, el cual habilita un formulario con diferentes campos. Imagen 4. Pantalla menú “Radicación”, Módulo RPCA SIMO 4.0 Comisión Nacional del Servicio Civil 34 / 3.4 ¿Cómo solicitar una anotación en el RPCA? El proceso de solicitud de anotación en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA se realiza a través del Módulo RPCA de la aplicación web SIMO 4.0 de la CNSC, como un trámite 100% en línea, en donde todo lo relacionado con la gestión y comun icación entre la CNSC y la entidad, se efectúa a través de esta plataforma tecnológica. En el Módulo RPCA SIMO 4.0, el jefe de Unidad de Personal cuenta con usuario donde puede: Radicar las solicitudes de anotación; ingresando unos datos del servidor y otros datos relacionados con el trámite a solicitar, validando la última anotación en el RPCA y los trámites en proceso del servidor público, así como, adjuntar en formato PDF los documentos para cada una de las anotaciones y conocer inmediatamente el número del radicado de las mismas. Realizar el seguimiento a los radicados: verificando el estado de cada uno de los trámites, obteniendo inmediatamente los correspondientes requerimientos y la respuesta a la solicitud: tras la aprobación de las anotaciones, a través de resolución, y la ejecución automática de la anotación. Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: Se distinguen los campos en donde se debe ingresar información del servidor público, tal como: Número de cédula, Fecha de expedición, Correo electrónico, Dirección de correspondencia, Departamento y Municipio.
  34. 34. El sistema valida con el software de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el número de cédula y su fecha de expedición, de donde se traerá la información del primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido y el tipo de documento del servidor público. Tras diligenciar cada uno de los campos obligatorios, se observa una sección denominada “Anotaciones del funcionario”, en donde se puede evidenciar la última anotación en el RPCA del servidor público, la entidad, denominación, código, grado, anotación que tiene registrada, tipo, fecha y número de acto; esta sección permite al jefe de unidad de personal corroborar la última anotación en el RPCA. También, se visualiza otra vista denominada “Trámites del servidor público en proceso”, en donde el sistema presenta la información detallada de los radicados que están en proceso asociados al servidor público y no finalizados, tales como: No. Radicado, fecha de radicado, trámite, tipo de trámite, denominación, código, grado, y estado; con el fin de que el jefe de unidad de personal revise a partir del detalle, qué procesos debe radicar conforme a los trámites que tiene en ejecución. Imagen 5. Secciones anotaciones del funcionario y trámites del servidor público en proceso Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: En la anterior pantalla se ubica las secciones de Anotaciones del funcionario y Trámites del servidor público en proceso. Seguidamente, se activa la sección “agregación de trámites”, en donde debe seleccionar una de las siguientes opciones de trámite: Comisión Nacional del Servicio Civil 35 Inscripción Actualización Anotación por comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo Cancelación Inclusión
  35. 35. Comisión Nacional del Servicio Civil 36 Imagen 6. Sección agregación de trámites Imagen 7. Formulario actualizar trámite del servidor público. Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: Se identifica la sección de agregación de trámites, en la lista desplegable. Tras dar click en el botón “agregar”, el sistema le direcciona al formulario “Actualizar Trámite del Servidor Público”, en donde se visualiza la sección “información del empleado de carrera administrativa”, allí se debe ingresar los datos generales del trámite y del empleo en el cual se solicita la anotación, como: Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: Se identifica las secciones de información del empleado de carrera administrativa y Datos específicos del trámite. Tipo de trámite (se habilitan dependiendo del trámite seleccionado previamente). Nivel jerárquico Denominación Código Grado Jornada
  36. 36. Comisión Nacional del Servicio Civil 37 Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: Se identifica las secciones de Observaciones del trámite y Cargue de evidencias, en las figuras color rojo. Además, se ubica el botón guardar trámite en el rectángulo color rojo. Consecutivamente, se habilita la sección de “Cargue de evidencias”, donde se adjuntan los documentos de manera individual en archivo formato PDF, todos los documentos son obligatorios; se precisa que el sistema: Tras ello, se halla la sección de “Datos específicos del trámite”, que se habilita sólo para las solicitudes de inscripción y de actualización por ascenso; como se observa, en la imagen anterior. Luego se visualiza una sección denominada “Observaciones del trámite”, con el propósito de que el jefe de unidad de personal realice una observación sobre el trámite si lo considera necesario; se permite ingresar máximo 280 caracteres. Imagen 8. Secciones observaciones del trámite y cargue de evidencias Permite realizar el cargue de los documentos tantas veces sea requerido y se puede remplazar el archivo. No permite guardar el trámite si no se adjuntan los documentos requeridos, en caso tal, de que no se cuente con un documento, el jefe de unidad de personal deberá realizar lo indicado en el apartado sobre algunos documentos solicitados. Una vez cargados los documentos requeridos por el tipo de trámite seleccionado con antelación, el sistema permite guardar el trámite, dando click en el botón que lleva esta etiqueta.
  37. 37. Comisión Nacional del Servicio Civil 38 Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: Se observa como el sistema muestra al jefe de unidad de personal, el número del radicado de los trámites que seleccionó y cargó documentos. Posteriormente, sí no desea ingresar más tipos de trámite, el jefe de unidad de personal, tras aceptar los términos y condiciones del Módulo RPCA SIMO 4.0, procede a dar click en el botón “Radicar”, y el sistema arroja un número de radicado bajo el cual se solicita los diferentes tipos de trámite. Antes de radicar, el jefe de unidad de personal puede: • Guardar el número de tipo de trámites que requiera. • Modificar los datos o documentos de los tipos de trámite guardados previamente, ingresando mediante el botón “Editar”. • Eliminar un tipo de trámite, dando click en el botón “Eliminar”. Imagen 9. Radicado / 3.4.2 ¿Cómo realizar el seguimiento a un radicado? En el Módulo RPCA SIMO 4.0, el jefe de unidad de personal cuenta con dos sitios para efectuar el seguimiento a los radicados de solicitud de anotación en el RPCA de los servidores públicos con derechos de carrera de la entidad; para ello, debe seleccionar el menú “Seguimiento radicados”, el cual se compone de las siguientes opciones:
  38. 38. Comisión Nacional del Servicio Civil 39 El Buscador, por defecto filtra los radicados del último mes a partir de la fecha de consulta, cuenta con los filtros de: Fecha de radicado (desde), Fecha de radicado (hasta), No. de radicado, Documento del servidor, Nombre del servidor. En la Tabla de registros se observa de manera detallada la siguiente información: 1. Respuesta radicado El jefe de unidad de personal puede consultar el estado de los radicados por tipo de trámite, a través de diferentes filtros; para ello cuenta con un buscador y una tabla de registros. Radicado Fecha Radicado Trámite Tipo de trámite Servidor público Documento de identificación Denominación Código Grado Estado (corresponde a alguno de los siguientes: En reparto, en análisis, en requerimiento, devuelto revisión par, proyectar resolución, finalizado) Concepto Número de Resolución (Este campo se observa diligenciado cuando se efectúa la anotación en el RPCA) Fecha resolución Resolución (Permite descargar y visualizar el documento de resolución correspondiente al trámite consultado.) Imagen 10. Seguimiento radicados - Respuesta radicado Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: Vista general de la pantalla Respuesta radicado que se detalló previamente.
  39. 39. Comisión Nacional del Servicio Civil 40 Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0 Descripción: Vista general de la pantalla Bandeja en requerimiento que se describió anteriormente. El estado “en requerimiento”, quiere decir que tras la revisión de cada uno de los documentos de las solicitudes que componen el radicado por parte de la Dirección de Carrera Administrativa de la CNSC, se encontró alguna inconsistencia (se adjuntó el documento equivocado, el documento no es legible, se requiere una aclaración o un documento adicional, entre otras razones), y procede a rechazar los documentos; motivo por el cual, el sistema remite el radicado a esta bandeja con el propósito de que el jefe de unidad de personal de la entidad, adjunte los documentos señalados. La bandeja se encuentra divida en tres (3) secciones: Estadísticas, buscador y tabla de registros; es en esta última, en donde el jefe de unidad de personal selecciona un radicado y tras pulsar el botón “Modificar”, accede al requerimiento y puede visualizar las observaciones y los documentos que fueron rechazados y que se deben cargar nuevamente en formato PDF. Imagen 11. Seguimiento radicados - Bandeja en requerimiento 2. Bandeja en requerimiento Es aquella donde se encuentran los radicados “en requerimiento”. El jefe de unidad de personal cuenta con un plazo de quince (15) días calendario, a partir de la fecha del requerimiento para dar respuesta; sí no se obtiene respuesta, el trámite se finaliza automáticamente, adquiriendo el radicado el estado “devuelto”.
  40. 40. Comisión Nacional del Servicio Civil 41 4. INSCRIPCIÓN EN EL RPCA La Constitución Política en su artículo 125 establece que los empleos en las entidades del Estado son de carrera y que el ingreso, se hará previo cumplimiento de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar el mérito y las calidades de los aspirantes, enfatizando que los servidores públicos, cuyo tipo de nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley, serán nombrados por concurso público. La Ley 909 de 2004 en su artículo 23 expresa: “Los nombramientos serán ordinarios, en período de prueba o en ascenso, sin perjuicio de lo que dispongan las normas sobre las carreras especiales. //Los empleos de libre nombramiento y remoción serán provistos por nombramiento ordinario, previo el cumplimiento de los requisitos exigidos para el desempeño del empleo y el procedimiento establecido en esta ley. //Los empleos de carrera administrativa se proveerán en período de prueba o en ascenso con las personas que hayan sido seleccionadas mediante el sistema de mérito, según lo establecido en el Título V de esta ley”24 . Subrayado fuera del texto. Los procesos de selección o concursos de mérito abiertos y de ascenso de acuerdo a la facultad otorgada por el artículo 29 de la Ley 909 de 200425 , son adelantados por la Comisión Nacional del Servicio Civil o por la entidad en la que esta delegue o desconcentre la función. Los concursos de ascenso según el artículo 29 de la Ley 909 de 2004 “tiene como finalidad permitir la movilidad a un cargo superior dentro de la planta de personal de la misma entidad, del mismo sector administrativo o dentro del cuadro funcional de empleos”26 . En cambio, para los concursos abiertos para ingresar a la carrera, el artículo citado, determina que “podrán participar las personas que acrediten los requisitos y condiciones requeridos para el desempeño de los empleos”27 . Estos procesos de selección cuentan con seis (6) etapas que se encuentran detalladas en el artículo 31 de la Ley 909 de 2004: 1. Convocatoria: Suscrita por la CNSC o por el jefe de la entidad u organismo según la Sentencia C-183 de 2019 como manifestación del principio de colaboración armónica, siempre y cuando la Comisión Nacional de Servicio Civil verifique previamente que se hayan cumplido en la entidad destinataria los presupuestos de planeación y presupuestales previstos en la ley.
  41. 41. Comisión Nacional del Servicio Civil 42 5. Elegibilidad: Con los resultados de las pruebas, la CNSC elabora en estricto orden de mérito la lista de elegibles, la cual tiene una vigencia de dos (2) años, con el propósito de cubrir las vacantes para las cuales se efectuó el concurso y las vacantes definitivas de cargos equivalentes no convocados, que surjan con posterioridad a la convocatoria del concurso en la misma Entidad. 6. Periodo de prueba: El aspirante que resulte elegible en la respectiva lista, debe ser nombrado por la entidad en periodo de prueba en el empleo que concursó, por el término de seis (6) meses, al final de los cuales le será evaluado el desempeño, de acuerdo a lo determinado en la Ley 909 de 2004. Superado con evaluación satisfactoria, el periodo de prueba por parte de quien concursó en el respectivo proceso de selección, se adquieren los derechos de carrera administrativa, los cuales posteriormente son declarados mediante la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA. Pruebas escritas “de competencias tanto básicas como funcionales, las cuales son obligatorias y eliminatorias; las pruebas comportamentales son obligatorias y pueden ser clasificatorias o eliminatorias”29 . Valoración de Antecedentes, que tiene por objeto, la valoración de la formación y de la experiencia acreditada por el aspirante, adicional a los requisitos mínimos exigidos para el empleo a proveer”30 . Otras pruebas opcionales como la entrevista, pruebas de ejecución, exámenes o curso. 2. Reclutamiento: El objetivo de esta etapa es atraer a través de la divulgación del concurso e inscribir al mayor número de aspirantes que reúnan los requisitos para el desempeño de los empleos objeto del concurso. 3. Verificación de los requisitos mínimos de acuerdo a la ”exigencia de la OPEC a la cual se inscribió el aspirante, quien debe acreditar y cumplir con los mínimos para continuar en el proceso de selección”28 . 4. Pruebas: Esta etapa tiene como fin apreciar la capacidad, idoneidad y adecuación de los aspirantes a los diferentes empleos que se convoquen, a través de la aplicación de las diferentes pruebas e instrumentos como:
  42. 42. / 4.1 De la inscripción extraordinaria Comisión Nacional del Servicio Civil 43 Por su parte, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 909 de 2004: “el empleado inscrito en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA que supere un concurso, será nombrado en período de prueba, al final del cual, se le actualizará su inscripción en el Registro Público, siempre que obtenga calificación satisfactoria en la evaluación del desempeño laboral. En caso contrario, regresará al empleo que venía desempeñando antes del concurso y conservará su inscripción en la carrera administrativa”. Mientras se produce la calificación del período de prueba, el cargo del cual es titular el servidor, podrá ser provisto mediante encargo o excepcionalmente a través de nombramiento provisional. Las extintas Comisiones Seccionales del Servicio Civil y el Departamento Administrativo de la Función Pública, hasta el 13 de febrero de 199731 ,realizaron inscripciones de orden extraordinario a servidores públicos que se encontraban amparados por alguna disposición normativa, tales como: • Decreto No. 583 de 1984 “Por el cual se reglamenta el inciso primero del artículo 42 del Decreto extraordinario 2400 de 1968”. • Ley 61 de 1987 “por la cual se expiden normas sobre la carrera administrativa y se dictan otras disposiciones”. • Decreto No. 573 de 1988 “Por el cual se reglamentan los artículos 5 y 6 de la Ley 61 de 1987”. • Decreto No. 2461 de 1988, "Por el cual se ordena aplicar el decreto reglamentario 573 de 1988 a los funcionarios del sistema nacional de salud". • Decreto No. 2461 de 1988, "Por el cual se ordena aplicar el decreto reglamentario 573 de 1988 a los funcionarios del sistema nacional de salud". • Decreto No.1334 de 1990, “Por el cual se reglamenta el inciso tercero del artículo 27 de la Ley 10 de 1990, sobre la inscripción extraordinaria en la Carrera Administrativa de los empleados públicos del subsector oficial de Salud, al servicio de las entidades territoriales y de sus entes descentralizados”. • Decreto No. 1224 de 1993, “Por el cual se reglamentan los artículos 20 y 22 de la Ley 27 de 1992 y se dictan otras disposiciones”.
  43. 43. Comisión Nacional del Servicio Civil 44 Si bien es cierto que dichas normas permitían el ingreso extraordinario a la carrera administrativa, también lo es que por tratarse de un procedimiento irregular y contrario a la Constitución Política fue objeto de estudio por la H. Corte Constitucional, quien mediante Sentencia C-030 de 1997 señaló: Sentencia C-030 DE 1997 En igual sentido, el Consejo de Estado, en Sentencia del 6 de junio de 2012 Radicación número: 05001-23-31-000-2001-03652-01(0159-10), trae a colación los argumentos expuestos por la H. Corte Constitucional, de la siguiente manera: “Se desprende entonces, según los lineamientos del fallo de la Corte Constitucional, y los efectos que allí señaló, que las inscripciones extraordinarias en la carrera administrativa, que se realizaron durante la vigencia de los preceptos legales que la consagraban, constituyen situaciones jurídicas consolidadas, a favor de aquéllos servidores públicos cobijados por los supuestos de hecho de tales normas y por tanto, los actos administrativos en tal sentido proferidos, gozan de presunción de legalidad. Pero, igualmente se infiere que a partir de la notificación de citado fallo de inexequibilidad, esto es, a partir del 14 de febrero de 1997, los servidores públicos que continúen laborando en las diferentes Entidades, no podrán por manera alguna solicitar su inscripción automática en la carrera administrativa, pues para logar tal objetivo tendrán que someterse a un proceso de selección. De tal suerte, resulta que el artículo 1º del citado Decreto Reglamentario 2611 de 1993, que establecía un fuero de estabilidad, para aquellos empleados públicos que habían solicitado su inscripción extraordinaria en la carrera, quedó sin sustento jurídico ante la declaratoria de inexequibilidad de las normas que contemplaban tal posibilidad”33 . “Para el caso en estudio, a los empleados que accedieron a la carrera administrativa con fundamento en las normas que serán declaradas inexequibles, no pueden desconocérseles los derechos que en virtud de ellas adquirieron. Es decir, quienes en desarrollo de los artículos 5o. y 6o. de la ley 61 de 1987 y 22 de la ley 27 de 1992, lograron obtener su inscripción en carrera administrativa, mantendrán esa situación, a pesar de esta declaración de inexequibilidad. Si bien no se agotó un proceso de selección adecuado, estos empleados, que al entrar en vigencia las normas acusadas, una vez cumplidos los requisitos allí señalados, fueron inscritos en carrera, adquirieron unos derechos que no pueden ser desconocidos por este fallo. Derechos como el de permanecer en la carrera, a pesar de que su ingreso a ella no cumplió todos los requisitos para el efecto. Pero aquellos funcionarios que aún continúan vinculados a la administración ocupando un cargo de carrera, sin hallarse inscritos como tales, no podrán solicitar su inscripción, pues para ello deberán someterse al correspondiente proceso de selección que cada entidad a nivel nacional o territorial adopte, a efecto de proveer cargos de esta naturaleza. En conclusión, a partir de la notificación de este fallo, se negará cualquier inscripción en carrera, que tenga como fundamento las normas que por medio de esta sentencia serán declaradas inexequibles”32 .
  44. 44. Comisión Nacional del Servicio Civil 45 / 4.2 Anotaciones de inscripción La inscripción es una anotación formal de todo servidor público que cumplió con alguna de las siguientes condiciones: Superó un concurso de méritos y aprobó satisfactoriamente el período de prueba, obteniendo a partir de ese momento los derechos de carrera, por concursos realizados por la CNSC a partir del año 2005 o por un proceso de selección adelantado por las entidades públicas hasta el 12 de julio de 199934 . Una autoridad judicial profirió sentencia ordenando: En conclusión y de conformidad con el recuento legal antes señalado, se concluye que a partir del 14 de febrero de 1997, no cabe la posibilidad que los servidores públicos hayan accedido de manera extraordinaria o automática a la carrera administrativa, toda vez que por vía de control Constitucional, las normas que así lo permitían fueron declaradas inexequibles. Fue inscrito extraordinariamente en su momento, en concordancia con lo señalado en los artículos 2 y 3 del Decreto No. 583 de 1984, los artículos 5 y 6 de la Ley 61 de 1987 y el artículo 22 de la Ley 27 de 199235 disposiciones que fueron declaradas inexequibles por la Sentencia C-030 de 1997. Ver: De la inscripción extraordinaria. En procura de lo anterior, la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante la Circular 0011 de 2020, relaciona los documentos necesarios para surtir el trámite de inscripción. A continuación, se identificará los tipos de solicitud y anotación de inscripción en el RPCA, así como, la documentación requerida para cada trámite según corresponda. A la entidad, reintegrar a un servidor público cuyo nombramiento en periodo de prueba fue declarado insubsistente. Inscribir a un servidor público en el Registro Público de Carrera.
  45. 45. Comisión Nacional del Servicio Civil 46 / 4.2.1 Por procesos de selección adelantados por CNSC Como su nombre lo indica se trata de los servidores que adquirieron los derechos de carrera administrativa, tras la superación de cada una de las etapas de los concursos de mérito realizados por la Comisión Nacional desde el año 2005 hasta la fecha. Los documentos son los siguientes: • Acto administrativo de nombramiento en período de prueba. • Acta de posesión en período de prueba. En caso de que se solicite por parte del elegible, prórroga para tomar posesión del empleo en período de prueba, se debe adjuntar con el acta de posesión, el oficio o acto administrativo por medio del cual se concedió la prórroga. • Evaluación del desempeño laboral completa realizada al servidor público durante el período de prueba y su calificación. En caso de haberse presentado evaluaciones parciales las mismas se deben anexar. • Ficha del empleo -Manual de Funciones y Competencias Laborales correspondiente al empleo en el que fue superado el período de prueba (Nomenclatura del empleo, funciones, requisitos de estudio, experiencia y equivalencias si las contempla). NOTA:
  46. 46. Comisión Nacional del Servicio Civil 47 / 4.2.2 Por procesos de selección realizado antes del 13/07/199936 Se refiere a los servidores públicos que lograron superar la etapa del periodo de prueba de los concursos de mérito realizados por las entidades públicas del orden nacional y territorial hasta el 12 de julio de 1999, fecha en la cual la Corte Constitucional en Sentencia C-372 de 199837 declaró inexequible el artículo 14 de la Ley 443 de 1998, dejando sin competencia a las entidades públicas para adelantar concursos de mérito. Así como, los servidores que resultaron elegibles y cuya expedición de la correspondiente lista de elegibles o en su defecto del consolidado de pruebas del concurso, quedó en firme antes del 13 de julio de 1999. Los documentos requeridos son: Lista de elegibles, acta de concurso o consolidado de pruebas. Acto administrativo de nombramiento en período de prueba. Acta de posesión en período de prueba. Evaluación del desempeño laboral completa realizada al servidor público durante el período de prueba. Ficha del empleo -Manual de funciones del empleo en el que fue superado el período de prueba / 4.2.3 Por sentencia judicial Cuando en cumplimiento de una orden judicial, una entidad procede a nombrar y a evaluar en periodo de prueba a un servidor público, que se presentó a un concurso de mérito38 . Los documentos son los siguientes:
  47. 47. / 4.3 Criterios y/o precedentes de sala / 4.3.1 Sobre procesos realizados antes del 13 de julio de 199939 Comisión Nacional del Servicio Civil 48 1- “Procederá la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA a pesar de que en el expediente administrativo no se encuentre copia de la lista de elegibles del Concurso, siempre que exista prueba sumaria de su expedición y que al interior de la misma se encontraba el servidor público que habiendo cumplido con el resto de requisitos, superó satisfactoriamente su periodo de prueba en desarrollo de un proceso de selección adelantado con anterioridad al 13 de julio de 1999” Verificada la documentación requerida, la CNSC a través de DACA – RPCA, inicia el estudio del expediente teniendo en cuenta para ello, la normativa y lineamientos proferidos al respecto, estudiando cada caso, de acuerdo con sus propias características. Sentencia judicial debidamente ejecutoriada, a través de la cual se ordena inscribir al servidor público en el Registro Público de Carrera. Acto administrativo de nombramiento en período de prueba. Acta de posesión en período de prueba. Evaluación del desempeño laboral completa realizada al servidor público durante el período de prueba y su calificación. Ficha del empleo -Manual de Funciones y Competencias Laborales correspondiente al empleo en el cual se ordenó su inscripción (Nomenclatura del empleo, funciones, requisitos de estudio, experiencia y equivalencias si las contempla). Criterio aprobado en Sesión del 07 de marzo de 2017 Acta Número 03 de 2017.
  48. 48. Comisión Nacional del Servicio Civil 49 2- “Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos en el empleo en el cual fueron elegibles, a pesar de haber superado sus respectivos períodos de prueba con calificación satisfactoria, en un empleo diferente, por haber variado los requisitos reportados en la OPEC, con ocasión a modificaciones realizadas por la entidad, sin variar la naturaleza o perfil del empleo”. 1 -“Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que superen sus respectivos períodos de prueba40 con calificación satisfactoria, en empleos diferentes a aquellos en que resultaron elegibles, por variación consistente en el grado, a consecuencia de una modificación general de la planta de cargos de la entidad, debidamente motivada41 , siempre que el empleo no haya sufrido una variación en su perfil42 , en los requisitos reportados en la OPEC y no se hayan desmejorado las condiciones del servidor” . 2- “Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que fueron elegibles en concursos realizados antes del 13 de julio de 1999, y para quienes en ausencia de la evaluación del desempeño en período de prueba, se compruebe su continuidad en la prestación del servicio con la entidad, frente a lo cual se entenderá que superaron de manera satisfactoria el período de prueba” Criterio aprobado en Sesión del 27 de Octubre de 2016. Acta Número 15 / 4.3.2 Sobre procesos adelantados por la CNSC Convocatoria 001 de 2005. Criterio aprobado en Sesión del 12 de Septiembre de 2013. Acta Número 20. Criterio aprobado en Sesión del 11 de febrero de 2014. Acta Número 4. Criterio aprobado en Sesión del 12 de Septiembre de 2013. Acta Número 20 Criterio aprobado en Sesión del 24 de Octubre de 2013. Acta Número 22. Criterio aprobado en Sesión del 11 de febrero de 2014. Acta Número 4.
  49. 49. Comisión Nacional del Servicio Civil 50 3- “Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que superen sus respectivos períodos de prueba con calificación satisfactoria, en empleos diferentes a aquellos en que resultaron elegibles, por variación en el empleo, posterior a la expedición de la lista de elegibles, consistente en clasificación en grados superiores, a consecuencia de una modificación general de la planta de cargos de la entidad, debidamente motivada , siempre que el empleo no haya sufrido una variación en su perfil y en los requisitos reportados en la OPEC.” Criterio aprobado en Sesión del 24 de Octubre de 2013. Acta Número 22. 4-“Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que superen sus respectivos períodos de prueba con calificación satisfactoria, en un empleo con grado diferente a aquellos en que resultaron elegibles, por tratarse de un error de transcripción en el grado reportado por la entidad a la OPEC, siendo por lo tanto el empleo en el cual superaron el período de prueba respecto al que fueron elegibles, el mismo en cuanto denominación, código, funciones, requisitos y salario.” Criterio aprobado en Sesión del 12 de Septiembre de 2013. Acta Número 20. 5-“Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que superen todas las etapas del proceso de selección43 con evaluación satisfactoria de su periodo de prueba, y posterior cancelación de su anotación en virtud a que se configuró la causal establecida en el numeral 1ro. del artículo 42 de la Ley 909 de 2004”. Criterio aprobado en Sesión del 11 de febrero de 2014. Acta Número 4. 6-“Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA del Servidor Público previa superación de un concurso de mérito y período de prueba, a pesar de la entidad no haber dado cumplimiento a lo estipulado en el Acuerdo 018 de 2008, referente el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral en Período de Prueba” Criterio aprobado en Sesión del 24 de Octubre de 2013. Acta Número 22.
  50. 50. Comisión Nacional del Servicio Civil 51 1 -“Inscribir a la servidora pública en el Capítulo Especial del Registro Público – Sistema Específico de Carrera Administrativa de las Superintendencias de la Administración Pública Nacional, en aplicación supletoria de las normas generales que regulan el empleo público y la carrera administrativa, cuando en virtud a la supresión del empleo desempeñado por la misma en período de prueba no fuera posible proceder en los términos del parágrafo del artículo 31 del Decreto 775 de 2005”. Criterio aprobado en Sesión del 23 de Marzo de 2017. Acta Número 20. 7-“Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que superen sus respectivos períodos de prueba con calificación satisfactoria, en empleos diferentes a aquellos en que resultaron elegibles, por variación consistente en clasificación en grados superiores, a consecuencia de la aplicación de las normas del sistema general de participaciones, siempre que el empleo no haya sufrido una variación en su perfil44 y en los requisitos reportados en la OPEC.” 8-“Procede la inscripción y actualización por ascenso en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que superen sus respectivos períodos de prueba con calificación satisfactoria, en empleos diferentes a aquellos en que resultaron elegibles, por variación consistente en clasificación en grados superiores, a consecuencia de modificación general de la planta de cargos de la entidad, debidamente motivada45 , siempre que el empleo no haya sufrido una variación en su perfil46 y en los requisitos reportados en la OPEC.” Criterio aprobado en Sesión del 5 de Septiembre de 2013. Acta Número 19. Criterio aprobado en Sesión del 12 de Septiembre de 2013. Acta Número 20. Otras convocatorias 9-“Procederá la inscripción en el RPCA en un empleo equivalente al ofertado en la Convocatoria 001 de 2005 derivado de la transformación de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional - Acción Social en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social” Criterio aprobado en Sesión del 22 de Febrero de 2017.
  51. 51. Comisión Nacional del Servicio Civil 52 La actualización, es una anotación que se realiza cuando hay variación del registro inicial, efectuado a un servidor de carrera administrativa, ya sea como: Resultado de un concurso de mérito que le permitió al servidor ascender. Por traslados o incorporaciones con ocasión de modificaciones de plantas de personal. Por ajustes legales o institucionales. Por un reintegro ordenado por una autoridad judicial. Por una orden de reubicación o reincorporación proferida por la CNSC. D E C B A 5. ACTUALIZACIÓN EN EL RPCA / 5.1 Normas de equivalencias generales El concepto de empleo equivalente ha sido un tema tratado por las disposiciones legales en materia de administración de personal. Sus características están directamente relacionadas con la similitud en requisitos, funciones, salario y competencias. La equivalencia de los cargos debe examinarse respecto de los deberes, atribuciones y responsabilidades que la Constitución, la Ley o el reglamento hayan señalado, según la clase de empleo, su nivel jerárquico, sus requisitos y su grado salarial.
  52. 52. Comisión Nacional del Servicio Civil 53 Sobre la equivalencia de los empleos se indica que la incorporación o reincorporación por fuera de estos parámetros se torna improcedente. Para establecer si efectivamente los empleos son equivalentes, es preciso verificar la similitud de sus funciones y de sus requisitos, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la entidad; para ello, es necesario exponer la aplicación del concepto de empleo equivalente que se define como la confrontación que se hace desde el empleo que figura con ultima anotación en el Registro Público y aquel en el cual fue incorporado el servidor, contrastando entre uno y otro la equivalencia entre niveles, las funciones, requisitos de experiencia, requisitos de estudio y salario. El concepto de empleo equivalente ha sido definido históricamente por los siguientes Decretos: Decreto No. 2400 del 18 de octubre de 1968, artículo.47 Decreto No. 2329 del 29 de diciembre de 1995, artículo 56.48 Decreto No. 1572 del 15 de agosto de 1998, artículo 158.49 Decreto No. 1173 del 29 de junio de 1999, artículo 1.50 Decreto No. 1227 del 21 de abril de 2005, artículo 89.51 Decreto No. 1746 del 01 de junio de 2006, artículo 1.52 Decreto No. 1083 del 26 de mayo 2015, articulo 2.2.11.2.3 Entonces, la noción de empleo equivalente dependiendo de la época de la incorporación, contempla como elementos a tener en cuenta a la hora de establecer la equivalencia, el nivel al que pertenecen los empleos, funciones, requisitos de experiencia y estudio iguales o similares, y la misma o superior asignación salarial dependiendo de la normativa aplicable. Es la anotación que se efectúa en el RPCA, cuando surge un movimiento o cambio de empleo por parte de un servidor de carrera tales como: / 5.2 Anotación de actualización
  53. 53. Comisión Nacional del Servicio Civil 54 Es un derecho preferencial que ostentan los servidores públicos inscritos en la carrera administrativa y se presenta como resultado de la modificación o modernización de la planta de personal de una entidad, basándose en el estudio técnico previo que se debe efectuar para tal cambio. Las causas más comunes para la modificación de la planta de personal, según el artículo 2.2.12.2 del Decreto No. 1083 de 2015 son las siguientes: / 5.2.1 Por incorporación A B C D E F G H I Fusión, supresión o escisión de entidades Cambios en la misión, objeto social o funciones de la entidad Traslado de funciones o competencias de una entidad a otra Supresión, fusión o creación de dependencias Mejoramiento o introducción de procesos, producción de bienes o prestación de servicios. Redistribución de funciones y cargas de trabajo Introducción de cargos tecnológicos Racionalización del gasto público Mejoramiento de los niveles de eficiencia, eficacia, economía y celeridad de las entidades públicas. La incorporación exige determinar la equivalencia entre el empleo en el cual se ha inscrito en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA un servidor público y aquel en que será incorporado, lo que hace indispensable efectuar un análisis de las funciones, requisitos específicos y asignación básica de los empleos suprimidos, frente a los empleos creados en la nueva planta de personal, estudio que es adelantado por la CNSC y donde la Entidad debe garantizar que las incorporaciones se realicen bajo estrictos procesos técnico-legales ajustados al concepto de equivalencias entre empleos, en el actual se encuentra definido en el artículo 2.2.11.2.3 del Decreto No. 1083 de 2015.
  54. 54. Comisión Nacional del Servicio Civil 55 Los documentos requeridos para adelantar este tipo de anotación, son los siguientes: Ficha de todos el empleo - Manual de Funciones y Competencias Laborales correspondiente al empleo en el cual es incorporado el servidor público. (Nomenclatura del empleo, funciones, requisitos de estudio, experiencia y equivalencias de requisitos si las prevé). • Relación cronológica de las incorporaciones realizadas al servidor público a partir de su última anotación en el Registro público de Carrera, indicando la denominación, código, grado de cada uno de los empleos y, el acto administrativo que ordenó la incorporación. • Funciones y requisitos de cada uno de los empleos en que se dispuso la incorporación, incluyendo las del último empleo en que figura con anotación en el Registro público de Carrera, debiendo indicar el acto administrativo del cual fueron tomadas. En caso de existir equivalencias para el desempeño de los empleos, deberán ser señaladas. • Indicar la diferencia salarial presentada entre los empleos, en virtud de cada incorporación, para lo cual se debe precisar el salario que devengaba en el empleo que se suprimió y el salario del empleo donde se realizó cada incorporación. Acto administrativo de modificación de planta. Acto administrativo de cada incorporación realizada al servidor público. Acta de posesión o constancia de no haberse efectuado la misma. Certificado de movilidad en la carrera administrativa expedido por el Jefe de Unidad de Personal de la entidad o quien haga sus veces que contenga: En el siguiente recuadro, se evidencia la normatividad de empleo equivalente necesaria para adelantar los análisis de actualización por incorporación; para ello, se debe contar con todos los elementos de estudios, tales como manuales específicos de funciones de los empleos objeto de estudio, los cuales muestren los siguientes cuatro (4) ítems: I. funciones, II. Requisitos de estudio III. Requisitos de experiencia y adicionalmente el salario devengado en el desempeño del empleo, para un total de cuatro (4) ítems.
  55. 55. Comisión Nacional del Servicio Civil 56 Tabla 4. Normativa de equivalencia de empleos Artículo -Norma Fecha de entrada en vigencia Vigencia del articulo Descripción de empleo equivalente Articulo 48 del Decreto No. 2400 del 18/10/1968 Del 18/09/1968 al 11/06/1998 Articulo derogado por la Ley 443 de 1998, articulo 87. “Cuando por motivo de reorganización de una dependencia o de traslado de funciones de una entidad a otra, o por cualquier otra causa se supriman cargos de carrera desempeñados por empleados inscritos en el escalafón, éstos tendrán derecho preferencial a ser nombrados en puestos equivalentes de la nueva planta de personal, o en los existentes o que se creen en la entidad a la cual se trasladen las funciones”. Negrilla y subrayado fuera de texto. 18/10/1968 Artículo 85 del Decreto No. 1042 de 1978 del 07/06/1978 Vigencia temporal “la modificación de plantas de que trata el artículo anterior en decreto especial se establecerán las equivalencias de empleos con relación al sistema de nomenclatura y remuneración del Decreto 540 de 1977 y demás normas actuales sobre la materia”. 15/06/1978 Artículo 8 de la Ley 27 del 23/12/1992, Reglamenta do por el Decreto No. 1223 de 1993 Del 29/12/1992 al 11/06/1998 “Indemnización por supresión del empleo. Los empleados inscritos en el escalafón de la carrera administrativa, incluidos los del Distrito Capital de Santafé de Bogotá, cuyos empleos sean suprimidos, podrán acogerse a: 1. El reconocimiento y pago de una indemnización, en los términos y condiciones que establezca el Gobierno Nacional. 2. La obtención de un tratamiento preferencial, en los términos establecidos en el decreto LEY 2400 DE 1968, ARTÍCULO 48 y decretos reglamentarios. En todo caso, si transcurridos seis (6) meses no fuere posible re vincular al funcionario en otra dependencia de la entidad donde hubiere un cargo vacante similar o equivalente, éste tendrá derecho a la indemnización establecida en el numeral lo. Del presente artículo.” Negrilla y subrayado fuera de texto. 29/12/1992
  56. 56. Comisión Nacional del Servicio Civil 57 Artículo 56 del Decreto No. 2329 del 29/12/1995 Del 29/12/1995 al 09/08/1998 “Se entiende por empleos equivalentes aquellos que tienen funciones y responsabilidades similares y para cuyo desempeño se exijan requisitos académicos iguales”. Negrilla y subrayado fuera de texto. 29/12/1995 Artículo 1 del Decreto No.1173 del 29/06/1999 Del 29/06/1999 al 24/04/2005 “Modificar el artículo 158 del Decreto 1572 de 1998, el cual quedará así: Artículo 158. Se entiende que un empleo es equivalente a otro cuando tienen funciones iguales o similares, para su ejercicio se exijan requisitos de estudio y de experiencia iguales o similares y cuando la asignación básica de aquél no sea inferior a la de éste.” Negrilla y subrayado fuera de texto. 29/06/1999 Artículo 158 del Decreto No. 1572 del 05/08/1998 Del 10/08/1998 al 28/06/1999 Modificado por el Decreto No.1173 del 29/06/1999 “Se entiende por empleos equivalentes aquellos que pertenezcan al mismo nivel jerárquico, tengan igual asignación salarial y funciones iguales o similares y para su desempeño se exijan los mismos o similares requisitos de experiencia y de estudios”. Negrilla y subrayado fuera de texto. 10/08/1998 Artículo -Norma Fecha de entrada en vigencia Descripción de empleo equivalente Artículo 89 del Decreto No. 1227 del 21/04/2005 Del 25/04/2005 al 31/05/2006 Modificado por el Decreto No. 1746 de 2006 “Se entenderá por empleos equivalentes aquellos que sean similares en cuanto a funciones, requisitos de experiencia, estudios, competencias laborales y tengan una asignación salarial igual.” Negrilla y subrayado fuera de texto. 25/04/2005 Artículo 1 del Decreto No. 1746 del 01/06/2006 Vigente y compilado en el Decreto No. 1083 de 2015 “Se entiende que un cargo es equivalente a otro cuando tienen asignadas funciones iguales o similares, para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias laborales iguales o similares y tengan una asignación básica mensual igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escalara cuando se trata de empleos que se rijan por la 01/06/2006 Vigencia del articulo
  57. 57. Comisión Nacional del Servicio Civil 58 Decreto No. 1083 del 26/05/2015 Vigente Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. • CAPITULO 5 - EQUIVALENCIAS ENTRE ESTUDIOS Y EXPERIENCIA ARTÍCULO 2.2.2.5.1 Equivalencias • CAPITULO 7 DISPOSICIONES ESPECIALES ARTÍCULO 2.2.2.7.2 Equivalencias para los empleos pertenecientes al personal civil del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional. • CAPITULO 9 - FUNCIONES Y REQUISITOS GENERALES PARA LOS DIFERENTES EMPLEOS PÚBLICOS DE LAS AGENCIAS ESTATALES DE NATURALEZA ESPECIAL Y DE LAS AGENCIAS NACIONALES DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO Y DE CONTRATACIÓN PÚBLICA – COLOMBIA COMPRA EFICIENTE –, ORGANISMOS DEL SECTOR DESCENTRALIZADO DE LA RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN NACIONAL Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES ARTÍCULO 2.2.2.9.7 Equivalencias. Los requisitos de que trata el presente Capítulo no podrán ser disminuidos ni aumentados. Sin embargo, de acuerdo con la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, las autoridades competentes al fijar los requisitos específicos de estudio y de experiencia para su ejercicio, podrán prever la aplicación excepcional, de las equivalencias establecidas en el Capítulo 5 del Título 2 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. misma nomenclatura, o el 10% de la asignación básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura diferente.” Negrilla y subrayado fuera de texto. 26/05/2015 Artículo -Norma Fecha de entrada en vigencia Descripción de empleo equivalente Fuente: Elaboración propia. Vigencia del articulo
  58. 58. Comisión Nacional del Servicio Civil 59 Corresponde a la verificación de la adopción por parte de las entidades de las normas expedidas por el Gobierno Nacional, referente al sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos, tanto para las entidades del orden nacional como para las entidades del orden territorial. A continuación, se reseñan la normativa sobre el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de las entidades del orden nacional y territorial: Tabla 5. Documentación necesaria para adelantar ajustes de nomenclatura / 5.2.2 Por ajuste de nomenclatura 05/08/1994 Del 05/08/1994 al 09/08/1998 ARTÍCULO 6. De la asimilación de las plantas de cargos. Corresponde a los organismos y entidades realizar la asimilación de los cargos contenidos en su planta de personal, de acuerdo con las equivalencias establecidas a continuación, a partir de la vigencia fiscal de 1995. Decreto No. 1921 del 05/08/1994 19/03/2005 Vigente Artículo 30. Requisitos acreditados. Los empleados que al momento del ajuste de las plantas de personal se encuentren prestando sus servicios en cualquiera de las entidades a las cuales se refiere el presente decreto deberán ser incorporados Decreto No. 785 del 17/03/2005 Orden Norma Fecha de entrada en vigencia Vigencia Descripción 10/08/1998 Del 10/08/1998 al 18/03/2005 Derogado por el Decreto No. 785 de 2005, articulo 34 ARTÍCULO 35. De los actuales empleados. Los empleados que al momento del ajuste de las plantas de personal se encuentran prestando sus servicios en cualquiera de las entidades a las que se refiere el presente decreto, deberán ser incorporados a los cargos de las plantas de personal que las entidades fijen de conformidad con el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos establecido en este decreto, no se les exigirán requisitos distintos a los ya acreditados y solo requerirán de la firma del acta correspondiente. Quienes ingresen con posterioridad o cambien de empleo deberán cumplir los requisitos señalados en los respectivos manuales específicos de funciones y de requisitos. Decreto No. 1569 del 05/08/1998 Territorial
  59. 59. Comisión Nacional del Servicio Civil 60 a los cargos de las plantas de personal que las entidades fijen de conformidad con el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos establecido en este decreto, no se les exigirán requisitos distintos a los ya acreditados y solo requerirán de la firma del acta correspondiente. Orden Norma Fecha de entrada en vigencia Vigencia Descripción 15/06/1978 Del 15/06/1978 al 02/03/1997 ARTICULO 91. DE LOS REQUISITOS YA ACREDITADOS. No se exigirá acreditar nuevas calidades para la incorporación de que trata el artículo 90 de este Decreto, a las personas que a la fecha de expedición del Decreto 710 de 1978 se encontraban vinculadas al servicio oficial. Decreto No. 1042 del 07/06/1978 10/12/1998 Del 11/12/1998 al 24/07/2006 Artículo 5°. De las denominaciones de empleos o grados salariales suprimidos. Las denominaciones de empleos o grados salariales que hayan sido suprimidos en virtud del presente decreto continuarán vigentes en las plantas de personal de las entidades hasta tanto se modifiquen dichas plantas. Decreto No. 2502 de 10/12/1998 03/03/1997 Del 03/03/1997 al 10/12/1998 Artículo 4º. De la aplicación de las equivalencias. Los organismos públicos a quienes se aplica el presente decreto procederán a efectuar los cambios en la primera nómina de pago siguiente a su vigencia, con estricta sujeción a las equivalencias establecidas en el artículo 3º de este decreto. Artículo 5º. Disposiciones transitorias. Los empleados públicos que se encuentren desempeñando empleos a los cuales se les haya suprimido la denominación o el grado salarial en virtud de lo ordenado en el presente Decreto, continuarán con dicha clasificación y grado de remuneración hasta tanto la respectiva entidad modifique su planta de personal o el empleado cambie de empleo. Decreto No. 457 del 25/02/1997 Nacional

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