Cartilla Registro Público de Carrera Administrativa.pdf

I g u a l d a d , M é r i t o y O p o r t u n i d a d
Autor de la cartilla
REGISTRO PÚBLICO
DE CARRERA
ADMINISTRATIVA
Cartilla
C O M I S I Ó N N A C I O N A L D E L S E R V I C I O C I V I L

Bogotá, D.C., noviembre de 2020
Comisión Nacional
del Servicio Civil - CNSC
Fridole Ballén Duque
Presidente
Luz Amparo Cardoso Canizalez
Comisionada
Jorge Alirio Ortega Cerón
Comisionado
Producción
del contenido
Fridole Ballén Duque
Presidente
Wilson Monroy Mora
Director Dirección de Administración
de Carrera Administrativa
Diego Armando Solano Vanegas
Daniela Ortiz Ortiz
Liliana Camargo Molina
Luz Adriana Giraldo Quintero
Daniel Felipe Diaz Guevara
Robin David Rozo Avendaño
Colaboradores y autor(e)s en la Producción de Contenido
Diagramación,
Diseño e ilustración
Draco Servicios
No
se
permite
la
reproducción
total
o
parcial
de
este
contenido,
ni
su
incorporación
a
un
sistema
informático
o
adaptación
en
cualquier
forma
o
por
cualquier
medio,
sea
electrónico,
mecánico,
por
fotocopia,
por
grabación
u
otros
métodos,
sin
el
permiso
previo
y
por
escrito
del
editor.
La
infracción
de
los
derechos
mencionados
puede
ser
constitutica
de
delito
contra
la
propiedad
intelectual.
Comisión Nacional del Servicio Civil (2020)
Primera edición ISBN: 978-958-53074-1-4

Comisión Nacional del Servicio Civil
3
Contenido
REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA
1. INTRODUCCIÓN
2. LA COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL Y LA
CARRERA ADMINISTRATIVA
2.1 Sistemas de carrera administrativa
2.1.1 Sistema general de carrera administrativa
2.1.2 Sistemas específicos de carrera administrativa
2.1.3 Sistemas especiales de carrera administrativa
3. REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA
3.1 ¿Cómo está conformado?
3.2 Módulo RPCA de SIMO 4.0
3.3 ¿Cuándo solicitar una anotación en el RPCA?
3.3.1 ¿Cómo identificar la última anotación en el RPCA?
3.3.2 Inclusión de anotaciones faltantes en el RPCA
3.3.3 ¿Cómo organizar una solicitud de anotación en el
RPCA?
3.4 ¿Cómo solicitar una anotación en el RPCA?
3.4.1 ¿Cómo radicar trámites?
3.4.2 ¿Cómo realizar el seguimiento a un radicado?
4. INSCRIPCIÓN EN EL RPCA
4.1 De la inscripción extraordinaria
4.2 Anotación de inscripción
4.2.1 Por procesos de selección adelantados por la CNSC
12
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14
15
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17
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22
24
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27
29
30
34
34
38
41
43
45
46

4.2.2 Por procesos de selección realizado antes del
13/07/1999
4.2.3 Por sentencia judicial
4.3 Criterios y/o precedentes de sala
4.3.1 Sobre procesos realizados antes del 13 de julio de
1999
4.3.2 Sobre procesos adelantados por la CNSC
5. ACTUALIZACIÓN EN EL RPCA
5.1 Normas de equivalencias generales
5.2 Anotación de actualización
5.2.1 Por incorporación
5.2.2 Por ajuste de nomenclatura
5.2.3 Por ajuste de escala salarial
5.2.4 Por reincorporación
5.2.5 Por reubicación ordenada por la CNSC
5.2.6 Por sentencia judicial que ordena reintegro
5.2.7 Por ascenso derivado de un concurso de mérito
5.2.8 Por traslado
5.2.9 Por ascenso SSEMI del SENA
6. COMISIÓN PARA DESEMPEÑAR UN CARGO DE LIBRE
NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN O DE PERIODO
6.1 Anotación por comisión para desempeñar un empleo de
libre nombramiento y remoción o de periodo fijo
6.1.1 Anotación por inicio de la comisión
6.1.2 Anotación por prórroga de la comisión
4
47
47
48
48
49
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52
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66
66
68
68
69
73
71
71
76

6.1.3 Anotación por terminación de la comisión
6.2 Normativa
6.3.1 Acerca de la duración de comisión para desempeñar
empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo
7. CANCELACIÓN EN EL RPCA
7.1 Anotación de cancelación
7.1.1 Por retiro del servicio del servidor público de acuerdo
a las causales legales al momento de darse la
desvinculación
7.1.2 Por tomar posesión de un empleo de libre
nombramiento y remoción o de período fijo sin que
previamente se cuente con la comisión respectiva
7.1.3 Por tomar posesión en un cargo de carrera
administrativa sin mediar el respectivo encargo de
conformidad con la normativa aplicable al momento de
darse la situación
7.1.4 Sin soporte documental en casos de retiro del 31 de
diciembre del año 2015 hacia atrás
7.2 Normativa-Causales de retiro
7.3.1 Sobre las cancelaciones de oficio en atención de la
causal de retiro por muerte
7.3.2 Concepto sobre la movilidad en la carrera
administrativa como resultado de un concurso de méritos
8. SOLICITUDES DE CORRECCIÓN O COMPLEMENTACIÓN
DE ANOTACIONES EN EL RPCA
5
76
77
79
79
82
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84
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89
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94
95
96
97

9. PRINCIPALES PRONUNCIAMIENTOS EMITIDOS POR
ALTAS CORTES EN MATERIA DE REGISTRO PÚBLICO DE
CARRERA ADMINISTRATIVA
9.1 Actualización de registro de carrera – No realización
9.2 Anotación en el registro público es un acto declarativo
9.3 Aplicación precedente de la lista de elegibles
9.4 Carrera administrativa subsector salud
9.5 Decreto Ley 785 de 2005
9.6 Experiencia profesional
9.7 Incorporación en empleos no equivalentes
9.8 La improcedencia del acceso automático a la carrera
administrativa
9.9 Pérdida de derechos de carrera por tomar posesión de
un cargo de libre nombramiento y remoción sin previa
comisión
9.10 Protección interés general en la carrera administrativa
9.11 Vigencia de la solicitud de inscripción extraordinaria
10. NORMATIVA GENERAL RPCA
11. PREGUNTAS FRECUENTES
11.1 Generalidades
11.2 Procedimiento
11.3 Situaciones administrativas
12. GLOSARIO
13. REFERENCIAS
6
97
97
98
99
99
100
100
101
102
102
103
103
104
105
105
109
113
116
119

Índice de Tablas
Tabla 1. Campo de útima anotación en el RPCA
Tabla 2. Relación cronológica de la movilidad en la carrera
administrativa
Tabla 3. Funciones y requisitos de los empleos relacionados
Tabla 4. Normativa de equivalencia de empleos
Tabla 5. Documentación necesaria para adelantar ajustes de
nomenclatura
Tabla 6. Normativa de ajuste de nomenclatura y clasificación
de los empleos de las entidades nacionales
Tabla 7. Normativa de ajuste de nomenclatura y clasificación
de los empleos de las entidades del sector salud
Tabla 8. Normativa ascenso SSEMI del SENA
Tabla 9. Criterios y/o precedentes de sala
Tabla 10. Normas sobre comisión para desempeñar un
empleo de libre nombramiento y remoción o de periodo fijo
Tabla 11. Causales de retiro de la carrera administrativa
Tabla 12. Normas sobre el retiro en la carrera administrativa
7
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32
33
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62
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108

Índice de Imágenes
Imagen 1. Anotación aprobada por resolución
Imagen 2. Indicación de consulta por anotación
Imagen 3. Visualización de consulta por anotación
Imagen 4. Pantalla menú “Radicación”, Módulo RPCA SIMO 4.0
Imagen 5. Secciones anotaciones del funcionario y trámites del
servidor público en proceso
Imagen 6. Sección agregación de trámites
Imagen 7. Formulario actualizar trámite del servidor público
Imagen 8. Secciones observaciones del trámite y cargue de
evidencias
Imagen 9. Radicado
Imagen 10. Seguimiento radicados - Respuesta radicado
Imagen 11. Seguimiento radicados - Bandeja en requerimiento
8
26
28
28
34
35
36
36
37
38
39
40

Tabla de Anexos
Anexo 1 Criterio de marzo de 2011 concepto sobre renuncia a
nombramiento en periodo de prueba
Anexo 2 Criterio de diciembre de 2016 concepto sobre
nomenclatura de empleos
Anexo 3 Modificación criterio comisión para desempeño empleos
libre nombramiento y remoción mayo 2015
Anexo 4 Criterio 2017 sobre cancelación en un empleo en el cual
no se encuentra actualizado
Anexo 5 Modelo de la certificación bajo gravedad de juramento
Anexo 6 Concepto 2018 sobre la movilidad en la carrera
administrativa como resultado de un concurso de méritos
Anexo 7 Normativa de nomenclatura y clasificación de los
empleos
9
70
71
81
84
90
95
104

Índice de Abreviaturas y Acrónimos
CSSC: Comisión Seccional del Servicio Civil
DASC: Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital
EDL: Evaluación de Desempeño laboral.
OPEC: Oferta pública de los empleos de carrera administrativa
RPCA: REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA
SSEMI: Sistema Salarial de Evaluación por Méritos para
instructores del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA.
10

12
1. INTRODUCCIÓN
El presente módulo es una herramienta diseñada para la consulta permanente del
REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA-RPCA, por parte de los
jefes de las unidades de personal o quienes hagan sus veces en las entidades
que se rigen por la Ley 909 de 2004, así como, las entidades a las cuales la
Comisión Nacional del Servicio Civil administra los sistemas de carrera, su equipo
de trabajo y servidores públicos con derechos de carrera que prestan sus
servicios en estas entidades.
El objeto de este documento es precisar qué es el RPCA, cómo está conformado,
cómo se debe realizar correctamente las solicitudes de anotación, cuáles son las
anotaciones que se registran, la normatividad frente a cada una de ellas, los
diversos criterios y/o precedentes de la Sala Plena de la CNSC sobre las mismas,
así como, la especificación de cada uno de los sistemas de carrera administrativa
administrados y vigilados por la CNSC.
Con este material, se resalta la necesidad de mantener actualizado el RPCA de
los servidores públicos de carrera administrativa, por parte de los jefes de las
unidades de personal de las entidades vigiladas por la CNSC, con el propósito de
que este dé cuenta del estatus en tiempo real de los servidores públicos que
integran el sistema de carrera administrativa en Colombia, es decir, que se pueda
identificar el empleo en el que actualmente ostenta derechos de carrera, la
entidad en la cual labora, sí se encuentra en una comisión o si fue retirado del
servicio. Además, con este módulo se busca afianzar el RPCA como el sistema
único de información de las novedades sucedidas dentro del sistema de carrera
administrativa, siendo de utilidad esta información para la planificación y gestión
del recurso humano del sector público, tal como lo señala el parágrafo 2 del
artículo 34 de la Ley 909 de 2004, así como, para la planeación y el desarrollo de
los concursos de méritos.

13
2. LA COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO
CIVIL Y LA CARRERA ADMINISTRATIVA
Dentro del régimen constitucional colombiano, se encuentra un órgano
responsable de la administración y vigilancia de las carreras administrativas de
los servidores públicos denominado Comisión Nacional del Servicio Civil, esto
según voces del artículo 130 de la Constitución Política.
La Ley 909 de 2004 en su artículo 7 devela la naturaleza de la Comisión Nacional
del Servicio Civil como la:
Además, la CNSC por orden e interpretación constitucional² es el único órgano
facultado para administrar y vigilar las carreras que no tengan carácter especial
de origen constitucional, en esta potestad de administración y vigilancia se incluye
su propio régimen, que se precisa como general³.
Responsable de la administración y vigilancia de las
carreras, excepto de las carreras especiales, es un
órgano de garantía y protección del sistema de mérito en
el empleo público en los términos establecidos en la
presente ley, de carácter permanente de nivel nacional,
independiente de las ramas y órganos del poder público,
dotada de personería jurídica, autonomía administrativa
y patrimonio propio.
Con el fin de garantizar la plena vigencia del principio de
mérito en el empleo público de carrera administrativa, la
Comisión Nacional del Servicio Civil actuará de acuerdo
con los principios de objetividad, independencia e
imparcialidad¹.

14
/ 2.1 Sistemas de carrera administrativa
La Constitución Política de Colombia⁴ en su artículo 125 dicta que los
empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera,
exceptuándose los de elección popular, libre nombramiento y remoción,
trabajadores oficiales y los demás que determine la ley.
A partir de la regla general expuesta, el Constituyente estableció cuatro
derivaciones a saber:
Así pues, la carrera administrativa según lo definido en el artículo 27 de la Ley
909 de 2004, es un “sistema técnico de administración de personal que tiene por
objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer estabilidad e
igualdad de oportunidades para el acceso y ascenso al servicio público. Para
alcanzar este objetivo, el ingreso y la permanencia en los empleos de carrera
administrativa se hará exclusivamente con base en el mérito, mediante procesos de
selección que garanticen la transparencia y la objetividad, sin discriminación
alguna”⁵.
En efecto, la operatividad material de los sistemas de carrera administrativa
impide la reproducción de prácticas clientelistas y otras formas de
favorecimiento a través de la concesión irregular de empleos estatales,
comportamientos estos que alejan a la función pública de la satisfacción del
interés general y del cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
En Colombia coexisten tres regímenes de carrera: el General, aplicable a
todas las entidades públicas que se rigen por la Ley 909 de 2004; el
específico y el especial que puede ser de origen constitucional o legal.
El artículo 130 constitucional dispone la existencia de una Comisión Nacional
del Servicio Civil, responsable de la administración y vigilancia de las carreras
de los servidores públicos, con excepción de las que tengan carácter especial
de origen constitucional.
La necesidad de nombrar por concurso público a los funcionarios
cuyo sistema de nombramiento no haya sido determinado por la
Constitución o por la ley;
El ingreso a los cargos de carrera y el ascenso en los mismos se
hará con base en el cumplimiento de las condiciones y requisitos
previstos en la ley, requerimientos que en todo caso deberán
fundarse en los méritos y calidades de los aspirantes;
Las causales de retiro del servicio estarán fundadas en la
calificación no satisfactoria en el desempeño del empleo, la
violación del régimen disciplinario y las demás causales previstas
en la Constitución y la ley; y
En ningún caso la filiación política de los aspirantes podrá
determinar su nombramiento para un empleo de carrera, su
ascenso o su remoción.
1
2
3
4

15
/ 2.1.1 Sistema general de carrera
administrativa
Conforme a lo consagrado en las normas en cita, la aplicación general
del régimen de carrera administrativa permite el acceso meritocrático al
empleo público. Este direccionar parte de considerar que es el
mecanismo más adecuado para garantizar la eficiencia y la eficacia al
interior de la administración pública. Así, la carrera administrativa,
además de ser un principio constitucional, es un instrumento que
permite la selección objetiva de los servidores públicos.
Dicho lo anterior, es dable mencionar el personal de las entidades que
pertenecen al Régimen General de Carrera Administrativa, esto en
virtud a lo señalado en el artículo 3 de la Ley 909 de 2004, así:
A. A quienes desempeñan empleos pertenecientes a la carrera
administrativa en las entidades de la Rama Ejecutiva del nivel
Nacional y de sus entes descentralizados:
B. A quienes prestan sus servicios en empleos de carrera en
las siguientes entidades:
Al personal administrativo del Ministerio de Relaciones
Exteriores, salvo cuando en el servicio exterior los empleos
correspondientes sean ocupados por personas que no
tengan la nacionalidad colombiana.
Al personal administrativo de las instituciones de educación
superior que no estén organizadas como entes
universitarios autónomos.
Al personal administrativo de las instituciones de educación
formal de los niveles preescolar, básica y media.
A los comisarios de Familia, de conformidad con lo
establecido en el parágrafo del artículo 30 de la Ley 575 de
2000;
• En las corporaciones autónomas regionales.
• En las personerías.
• En la Comisión Nacional del Servicio Civil.
• En la Comisión Nacional de Televisión.
• En la Auditoría General de la República.
• En la Contaduría General de la Nación;

16
/ 2.1.2 Sistemas específicos de carrera
administrativa
Los sistemas específicos de carrera administrativa
se encuentran definidos en artículo 4 de la Ley 909
de 2004, como “aquellos que en razón a la
singularidad y especialidad de las funciones que
cumplen las entidades en las cuales se aplican,
contienen regulaciones específicas para el desarrollo y
aplicación de la carrera administrativa en materia de
ingreso, capacitación, permanencia, ascenso y retiro
del personal y se encuentran consagradas en leyes
diferentes a las que regulan la función pública”⁷.
Existen carreras específicas de origen legal que son administradas por la
CNSC, entre las que se encuentran la del personal que presta sus
servicios en:
C. A los empleados públicos de carrera de las entidades del
nivel territorial:
D. La presente ley será igualmente aplicable a los empleados
de:
Departamentos, Distrito Capital, distritos y municipios y sus
entes descentralizados;
Las Asambleas Departamentales, de los Concejos
Distritales y Municipales y de las Juntas Administradoras
Locales. Se exceptúan de esta aplicación quienes ejerzan
empleos en las unidades de apoyo normativo que requieran
los Diputados y Concejales⁶.
• El Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC)
• La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN).
• El que regula el personal científico y tecnológico de las entidades
públicas que conforman el Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnología, como el Departamento Administrativo de Ciencia,
Tecnología e Innovación -Colciencias.
• El que rige para el personal que presta sus servicios en las
Superintendencias.
• El que regula el personal que presta sus servicios en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.
• El que regula el personal que presta sus servicios en la Unidad
Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil.
• El que regula el personal que presta sus servicios a los cuerpos
oficiales de bomberos.
• El del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS)⁸.
• El de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y
Contribuciones Parafiscales de la Protección Social – UGPP.

17
/ 2.1.3 Sistemas especiales de carrera
administrativa
/ 2.1.3.1 Sistemas especiales de carrera
administrativa de origen constitucional
En cuanto a los régimenes especiales, se resalta que estos tienen origen
constitucional u origen legal en el sentido que existe un mandato expreso
para que ciertas entidades del Estado se organicen en un sistema de
carrera distinto al general, bajo ese entendido, debe existir una norma
que, de manera cierta y específica, establezca que una entidad goza de
un régimen especial para el ingreso y permanencia en el empleo público.
Son los sistemas que por “su naturaleza se encuentran sujetos a una
regulación diferente por parte del Legislador, siempre con observancia de
los principios constitucionales, entre los que se destacan los de igualdad,
mérito y estabilidad”⁹.
En virtud de lo preceptuado por la Constitución Política, el artículo 3
de la Ley 909 de 2004, resulta inaplicable en relación con quienes
prestan sus servicios a las entidades de origen constitucional, pues
sobre el particular se impone el respeto a la autonomía que garantiza
la Constitución y las leyes del “régimen especial”, esto según lo
señala el propio texto constitucional y la Ley 909 que exceptúa de la
administración y vigilancia de la CNCS a este tipo de carreras, del
personal que pertenece a las siguientes entidades estatales:
Los Entes Autónomos
Universitarios (Art. 69 CP).
La Fiscalía General de la
Nación (C.P. art. 253).
La Rama Judicial del poder
público (C.P. art. 256-1°).
La Registraduría Nacional del
Estado Civil (Ley 1350 de
2009).
La Procuraduría General de
la Nación (C.P. art. 279).
La Contraloría General de la
República.
El Personal regido por la
carrera diplomática y consular.
Las Fuerzas Militares y la
Policía Nacional (C.P. arts.
217 y 218).
Las contralorías territoriales10
.

18
/ 2.1.3.2 Sistemas especiales de carrera
administrativa de origen legal
En la Sentencia C-285 de 2015 se define a los sistemas especiales de
carrera de origen legal, como:
Los regímenes de carrera especiales tienen origen legal en la medida
que es el legislador, ordinario o extraordinario, quien toma la decisión
de crearlos a través de leyes o decretos con fuerza de ley.
En lo tocante a las carreras especiales ha dicho la Corte
Constitucional, que estas carreras son catalogadas de esta manera
en cuanto responden a la naturaleza de las entidades a las cuales se
aplica, contienen regulaciones específicas para el desarrollo de la
carrera y se encuentran en disposiciones diferentes a las que regulan
el régimen general.
También ha establecido la Honorable Corte Constitucional que estos
regímenes especiales deben responder a un criterio de razón
suficiente y que su constitucionalidad se encuentra condicionada a
que respeten los principios y valores que forman la carrera de la
función pública, cuyo centro normativo es el concepto de mérito.
Las carreras especiales de origen legal que son administradas por la
CNSC, son:
Aquellos que a pesar de no tener referente
normativo directo en la Carta Política, se
conciben como una manifestación de la
potestad del Legislador de someter el ejercicio
de ciertas funciones institucionales a un
régimen propio, cuando las particularidades
de una entidad justifican la adopción de un
estatuto singular, por supuesto dentro de los
mandatos generales que la Constitución traza
en el ámbito de la función pública11
”.
El personal Civil y no Uniformado del Ministerio de
Defensa.
El personal docente.
El que regula el personal de carrera del Congreso de la
República.

19
3. REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA
ADMINISTRATIVA
Desde la primera regulación de la carrera administrativa en el país en el año de
1938, ha sido constante la conformación de un órgano colegiado encargado de la
administración y vigilancia de este subsistema de administración de personal.
Primero fue el Consejo Nacional de Administración y Disciplina - Ley 165 de 1938;
luego la Comisión de Reclutamiento, Ascensos y Disciplina - Ley 19 de 1958,
Decretos No. 1679 y 1732 de 1960 y posteriormente el Consejo Superior del
Servicio Civil - Decreto No. 728 de 1968 - hasta su incorporación como Comisión
Nacional del Servicio Civil en el texto constitucional en 1991.
En la actualidad, según lo dispone el artículo 130 de la Carta Magna, la Comisión
Nacional del Servicio Civil es la responsable de la administración y vigilancia de
las carreras de los servidores públicos, lo cual incluye la administración del
REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA (RPCA), excepción
hecha de las que tienen carácter especial de origen constitucional.
Así pues, dentro de la administración del REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA
ADMINISTRATIVA – RPCA, la CNSC suministra información actualizada con la
movilidad en la carrera administrativa de los servidores públicos que ostentan
derechos; por ello, como lo indica la Ley 909 de 200412
, el objetivo principal del
Registro Público es proporcionar información para la planificación y toma de
decisiones en cuestiones relacionadas con el talento humano en las entidades
públicas.
Con el fin de conocer la figura estudiada, es indispensable comprender, de
manera general, la evolución de la carrera administrativa, debido a que por ser el
RPCA parte integral de esta, se ve directamente influenciado por su proceso y con
ello poder determinar la dinámica en la que se desarrolló en lo pertinente, Murcia
(2016) indica:
“Concordancia con lo anterior, la Ley 19 de 1958 creó el
Departamento Administrativo del Servicio Civil, como ente
rector de la administración de personal en el sector público el
cual se encargaría de la carrera administrativa, y la comisión
de reclutamiento, ascensos y disciplina, estas entidades
serían las que liderarían el proceso de la carrera y actuarían
de forma descentralizada, posteriormente el Decreto 1732 de
1960 mencionó:
La facultad que para proveer los empleos comprendidos en la
Carrera Administrativa, corresponde a los Gobernadores,
Alcaldes y, en general, a los funcionarios de los órdenes
departamental y municipal, no podrá ser ejercida sino con
sujeción a las normas establecidas en el presente Decreto,
una vez que en los Departamentos y en el Distrito Especial de
Bogotá se establezcan y actúen los organismos seccionales
del Servicio Civil, que cumplan dentro de su jurisdicción
respectiva y para los empleados departamentales y
municipales, las funciones que en el orden nacional están
atribuidas al Departamento Administrativo del Servicio Civil y a
la Comisión de Reclutamiento, Ascensos y Disciplina”. (Art 4).

20
Adicional a lo anterior, la normativa estableció la condición en la cual los
servidores públicos adquirían los derechos de carrera administrativa, esto era
cuando superaban de manera satisfactoria el período de prueba, por lo cual debía
disponerse su inscripción en el escalafón de carrera administrativa mediante acto
administrativo expedido por el Departamento Administrativo del Servicio Civil.
Después, el Decreto Nro. 1950 de 1973, precisó que las novedades de personal
serían reportadas por las entidades al Departamento Administrativo del Servicio
Civil, con este Decreto, se pretendió crear el sistema de REGISTRO PÚBLICO
DE CARRERA ADMINISTRATIVA, no obstante, el mismo solo fue un precario
control de novedades.
Posteriormente, con la Constitución Política de 1991, se creó para la
administración y vigilancia de la carrera administrativa, un ente autónomo
denominado Comisión Nacional del Servicio Civil, ello permitió que para el año de
1992 el Departamento Administrativo del Servicio Civil se transformara en el
Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, el cual tendría como
función la formulación de políticas públicas frente el empleo público, con ello se
aseguraría el cumplimiento del mandato constitucional.
En el mismo año de 1992, surgió una dinámica que influenció la carrera
administrativa, y fue la necesidad de su reglamentación, en virtud de ello, se
profirió la Ley 27 de 1992, en la cual se crearon las Comisiones Seccionales del
Servicio Civil que funcionarían en cada uno de los entes Departamentales, estas
cumplirían con funciones propias de la Comisión Nacional del Servicio Civil, es
decir las de administración y vigilancia, así:
Artículo 15. DE LAS COMISIONES
SECCIONALES DEL SERVICIO CIVIL.
“En cada uno de los departamentos habrá una
Comisión Seccional del Servicio Civil, que
cumplirá dentro de su circunscripción territorial,
en forma de delegación, las mismas funciones
que cumple la Comisión Nacional del Servicio
Civil (.)”
Dando continuidad a la línea histórica, en el año de 1998 se expidió la Ley 443 la
cual modificó la Ley 27 de 1992, en esta norma se establecieron parámetros que
gobiernan la carrera administrativa; No obstante, dicha regulación de manera
taxativa creó el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, el cual
se manejaría por las Comisiones Seccionales del Servicio Civil y luego, sería
consolidado en el Registro Nacional.13

21
Posteriormente, mediante Sentencia C- 372 del 12 de julio de 1999, la honorable
Corte Constitucional indicó que la Ley 443 de 1998, contrariaba la Carta Magna,
decidiendo declarar inexequible algunos apartes. Esta fue la principal razón por la
cual los asuntos tramitados hasta esa fecha por las extintas seccionales
quedaron rezagados, archivados y foliados en cada una de esas seccionales, (ya
extintas para entonces), hasta que el Congreso de la república, pasado cinco
años, expidió la Ley 909 de 2004, la cual regula (junto con sus Decretos
reglamentarios y modificatorios) todo lo relacionado con la carrera administrativa,
la gerencia pública y el empleo público, lo anterior conllevó a que la Comisión
Nacional del Servicio Civil creara dentro de su estructura orgánica el grupo de
REGISTRO PUBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, el cual se encargaría
del control, administración y organización del registro, tal como dispone la Ley14
.
Finalmente, asumiendo la tarea de compilar y racionalizar las normas de carácter
reglamentario, el gobierno nacional profirió el Decreto 1083 de 2015 donde se
dispuso un capítulo especial para el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA
ADMINISTRATIVA.”15
Para el efecto, el artículo 2.2.7.3 del Decreto anteriormente mencionado, dispone
que las solicitudes de inscripción y actualización “serán presentadas ante la
Comisión Nacional del Servicio Civil únicamente por el jefe de unidad de personal, o
quien haga sus veces en la entidad donde el servidor público presta sus servicios”17
,
quien deberá acompañar la correspondiente solicitud con todos los soportes
documentales necesarios que permitan establecer la viabilidad de la inscripción,
actualización o retiro según el caso.
Lo anterior, ya que de acuerdo con lo dispuesto en el literal g), artículo 11 de la
Ley 909 de 2004, la CNSC es la encargada de “administrar, organizar y actualizar el
registro público de empleados inscritos en carrera administrativa y expedir las
certificaciones correspondientes”18
.
Ahora bien, según lo dispuesto en el artículo
2.2.7.2 del Decreto 1083 de 2015 hacen parte del
REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA
ADMINISTRATIVA “las inscripciones vigentes, las
cuales serán actualizadas cuando haya lugar a ello, las
no vigentes por retiro de los servidores públicos de
carrera y adicionalmente, las anotaciones a que
hubiere lugar cuando un servidor público se encuentre
desempeñando un empleo de libre nombramiento y
remoción o de período fijo, para el cual haya sido
previamente comisionado, o cuando haya optado por
la reincorporación en caso de supresión del empleo”16
.

22
/ 3.1 ¿Cómo está conformado?
El REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA - RPCA,
actualmente es un sistema que da cuenta del estado de los servidores
públicos que integran el sistema de carrera administrativa en Colombia.
La Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC desde el año 2005 ha sido la
responsable del tratamiento de los datos contenidos en el RPCA, esto en
aplicación de la Ley 1581 de 201219
, así como, de la administración, la
organización, la actualización y el control del RPCA, según el Decreto No.
1227 de 2005 hoy compilado en el Decreto No. 1083 de 2015; función que
internamente se encuentra delegada en la Dirección de Administración de
Carrera Administrativa - DACA.
El Decreto No. 1083 de 2015 en el artículo 2.2.7.1, dispone que datos deben
incluirse como mínimo en el RPCA:
Nombres y apellidos del
empleado
Género
Identificación
Denominación del empleo,
código, grado
Jornada
Nombre de la entidad
Tipo de inscripción
Número de folio, de orden,
fecha de registro
La fecha en la cual se
presentó la novedad que se
registra
Cuadro funcional al que pertenece
según el caso
Género
Jornada
La fecha en la cual se presentó la
novedad que se registra
Cuadro funcional al que pertenece
según el caso20
Para cumplir con esta función, la CNSC ha expedido la Circular 0011 de 2020 en
donde se detalla los documentos necesarios para el trámite de cada una de las
anotaciones en el RPCA, indicando que el Jefe de Unidad de Personal o quien
haga sus veces, cuenta con un término de quince (15) días hábiles a partir de la
ocurrencia de la novedad para presentar la correspondiente solicitud, además, allí
se establecen las instrucciones para la correcta presentación de las solicitudes de
anotación en el RPCA.

23
Los registros al interior del RPCA se encuentran organizados por capítulos,
teniendo en cuenta el sistema de carrera administrativa -, tal como lo indica
el artículo 2.2.7.5. del Decreto No. 1083 de 2015. El RPCA contiene los
siguientes capítulos:
Asimismo, se debe acotar que el RPCA contiene la anotación formal,
histórica y consecutiva, de aquellos datos relacionados con el servidor
público que ha adquirido derechos de carrera en uno de los sistemas
administrados por la CNSC, donde hay que mencionar, que el artículo
2.2.7.2. del Decreto No. 1083 de 2015 precisa que de éste harán parte, las
siguientes anotaciones:
Sistema General
Superintendencias
UAE Aeronáutica Civil
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN
Personal Civil, Fuerzas Armadas y Entidades Adscritas
Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales- UGPP
DAS21
A.
B.
C.
D.
Inscripción
Anotación por comisión para
desempeñar un empleo de libre
nombramiento y remoción o de
periodo fijo
Cancelación
Actualización

24
/ 3.2 Módulo RPCA de SIMO 4.0
El REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA se encuentra
contenido en el Módulo RPCA de SIMO 4.0 de la CNSC, el cual está
conformado por cuatro (4) bases de datos, que contienen la información de
las anotaciones históricas realizadas en su momento por diferentes fuentes,
como:
Los archivos de los actos administrativos expedidos por dicho
Departamento relacionado con RPCA, se encuentran bajo custodia de
la Comisión Nacional del Servicio Civil.
El archivo de los actos administrativos emitidos por cada una de las
extintas seccionales, de conformidad con lo señalado por el artículo 48
del Decreto Ley No. 760 de 2005, que sobre el particular establece que
“los Gobernadores y el Director del Departamento Administrativo del
Servicio Civil del Distrito Capital, conservarán en los archivos de las
Comisiones Seccionales del Servicio, producidos en sus sedes hasta
1999, bajo los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000 y sus
normas reglamentarias”22
. Es decir, que en las gobernaciones y en el
Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, deberían
reposar los archivos de las extintas comisiones seccionales
dependiendo de su jurisdicción.
En el año 2014, la Comisión Nacional del Servicio Civil consolidó la
información que obraba en los archivos de estas entidades. Durante
este proceso doce (12) gobernaciones asignaron la custodia de los
archivos a esta Comisión Nacional, como lo son las siguientes
Seccionales:
1. Amazonas
2. Arauca
3. Boyacá
4. Caquetá
5. Cauca
6. Choco
7. Córdoba
8. Guaviare
9. Quindío
10. San Andrés
11. Vaupés
12. Vichada
A. Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP
B. Las extintas Comisiones Seccionales del Servicio Civil -
CSSC-DASC

25
Ahora bien, referente a las extintas comisiones seccionales que no
entregaron sus archivos a la CNSC, estos se encuentran en custodia
de la respectiva Gobernación, motivo por el cual, se debe solicitar a la
misma copia del acto administrativo o folio, en virtud a lo señalado en
el artículo 30 de la Ley 1755 de 2015. Las gobernaciones son las
siguientes:
1. Antioquia
2. Atlántico
3. Caldas
4. Cesar
5. Cundinamarca
6. Bogotá - DASC
7. Guainía
8. La Guajira
9. Huila
10. Magdalena
11. Meta
12. Nariño
13. Norte de Santander
14. Quindío
15. Putumayo
16. Risaralda
17. Santander
18. Sucre
19. Tolima
20. Valle del Cauca
Es importante señalar que, los actos administrativos expedidos por la
CNSC con ocasión de la autorización de una anotación en el RPCA,
desde el año 2005 hasta el año 2013 se resolvían de fondo, en un acta
que era firmada por la Sala Plena de la CNSC.
Es preciso mencionar, que desde el año 2014 los actos administrativos
que resuelven anotar la inscripción, actualización y comisión para
desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción o período
del REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA, son
suscritos por el funcionario de los niveles Asesor o Directivo, designado
para adelantar las actuaciones relacionados con el RPCA; salvo
aquellas referidas a la negación de inscripción y actualización del
RPCA, siempre que exista un precedente de decisión de Sala de
Comisionados, o por el contrario, siempre deben ir a Sala Plena.
La Sala de Comisionados es quien aprueba la cancelación de la
anotación de un servidor en el Registro.
C. CNSC (anotaciones desde el año 2005)

26
En atención a lo anterior, la mayoría de las anotaciones surtidas en el
RPCA a partir de febrero de 2014 hasta la fecha, se realizan bajo
resolución, independientemente de quien las apruebe.
Imagen 1. Anotación aprobada por resolución
Fuente: Aplicativo de REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA -
RPCA
Descripción: En el RPCA se observa contenido en los campos
“Número Resolución” y “Fecha Resolución”
/ 3.3 ¿Cuándo solicitar una anotación en el
RPCA?
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.7.3 del Decreto No. 1083
de 2015, una vez se originen las circunstancias que así lo determinen, las
solicitudes de inscripción, actualización, anotación de comisión o cancelación
en el RPCA únicamente deben ser presentadas ante la Comisión Nacional
del Servicio Civil por el jefe de unidad de personal o quien haga sus veces en
la entidad en donde el empleado presta sus servicios, esto en un término de
quince (15) días hábiles contados a partir de la ocurrencia de la novedad.
Para la solicitud de las diferentes anotaciones en el RPCA, el jefe de unidad
de personal o quien haga sus veces en la entidad, debe tener en cuenta:
1. Si el servidor ha superado el periodo de prueba de
manera satisfactoria, debe ser inscrito en el RPCA.
Ver: INSCRIPCIÓN EN EL RPCA.
2. Si el servidor lleva años vinculado a la entidad
ostentando derechos de carrera y al validar en el
RPCA, se encuentra que el empleo de la última
anotación no corresponde al empleo que
actualmente ejerce con derechos de carrera
administrativa dentro de la planta de cargos de la
entidad. En este caso, se debe presentar una
solicitud de anotación de actualización, en caso
contrario no se debe realizar acción alguna en el
RPCA. Ver: ACTUALIZACIÓN EN EL RPCA.

27
3. Si el servidor tiene derechos de carrera y se
encuentra en una comisión para desempeñar un
empleo de libre nombramiento y remoción o de
periodo fijo, se debe reportar tal novedad para
anotación en el RPCA. Ver: COMISIÓN PARA
DESEMPEÑAR UN CARGO DE LIBRE
NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN O DE PERIODO.
4. Sí el servidor se encuentra en un empleo bajo la
situación administrativa de encargo, esta no es
objeto de anotación en el RPCA, sin embargo, el
servidor debe aparecer en el mismo actualizado en
el empleo en el que ostenta derechos de carrera.
Ver: ACTUALIZACIÓN EN EL RPCA.
5. Si el servidor ha sido desvinculado de la entidad
por haberse presentado una de las causales de
retiro definitivo de la carrera administrativa
determinadas en la normatividad vigente para la
época del retiro, esta situación administrativa se
debe reportar. Ver: CANCELACIÓN EN EL RPCA
/ 3.3.1 ¿Cómo identificar la última
anotación en el RPCA?
La verificación se realiza a través del enlace “Descargue aquí su
certificado de Registro Público”
https://rpca.cnsc.gov.co/#/consultaRPCA, dispuesto en la página web de
esta Comisión Nacional, a través del cual se puede consultar y descargar
el respectivo certificado, con el propósito de validar si el servidor cuenta
con alguna anotación. Ver a continuación imagen No. 2.
Adicionalmente, para que la solicitud de anotación en el RPCA efectuada por
el jefe de unidad de personal se realice de forma correcta, es importante
tener en cuenta cual es la última anotación que figura en el Registro, sobre
el servidor, así como los trámites en proceso en el Módulo RPCA SIMO 4.0.

28
Fuente: Módulo RPCA- Portal SIMO 4.0
Posteriormente, al dar click en el botón Generar reporte, el sistema
descarga un archivo PDF, en donde se pueden visualizar las
anotaciones existentes que el servidor tiene en el RPCA.
Fuente: Módulo RPCA- Portal SIMO 4.0.
Al digitar el número de cédula del servidor, se debe dar click en el
Captcha, luego de click en el boton Buscar, el sistema desplegará la
siguiente pantalla.
Imagen 3. Visualización de consulta por anotación
Imagen 2. Indicación de consulta por anotación

29
/ 3.3.2 Inclusión de anotaciones faltantes
en el RPCA
Si, tras ingresar el número de cédula de un servidor en el enlace
"Descargue aquí su certificado de Registro Público"
https://rpca.cnsc.gov.co/#/consultaRPCA el sistema no arroja el archivo
en formato PDF; debe entenderse que este servidor no figura inscrito en
el RPCA.
En este caso, se recomienda verificar si el servidor público ostenta
derechos de carrera, debido a alguna de las siguientes circunstancias:
A.
Superación satisfactoria del periodo de prueba tras participar
en un proceso de selección adelantado por la entidad u otra
entidad antes del 13 de julio de 1999 o por esta Comisión
Nacional desde el año 2005, para ello debe elevar la
correspondiente solicitud a la CNSC, Por procesos de
selección realizado antes del 13/07/1999 o Por procesos de
Selección Adelantados por la CNSC.
Fue inscrito en el RPCA bajo la figura de inscripción
extraordinaria, o de forma ordinaria por el Departamento
Administrativo de la Función Pública- DAFP, una Comisión
Seccional del Servicio Civil o alguna Contraloría Territorial y
esta anotación no se evidencia en el RPCA, razón por la cual
se recomienda:
Verificar en la historia laboral del servidor, la presencia de una
certificación y/o copia del acto administrativo mediante el cual
se aprobó la respectiva inscripción en el RPCA, dado que, allí
pudiese reposar.
Si se encuentra documento que acredite la inscripción del
servidor, el jefe de unidad de personal o quien haga sus veces
en la entidad donde el servidor público presta sus servicios o el
servidor público bajo una solicitud y/o petición, debe anexar
certificación o copia del acto administrativo mediante el cual se
aprobó la inscripción ordinaria o extraordinaria en el RPCA; lo
anterior, con el fin de que sea incluida la anotación en el
REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA-
RPCA.
Es importante señalar que sí no figura anotación, ni documento
que dé cuenta de la inscripción en el RPCA y se evidencia que
el servidor adquirió derechos de carrera, se debe enviar a esta
Comisión Nacional la correspondiente solicitud de inscripción
en el RPCA.
Además, se precisa que en caso tal que el servidor público y/o
la entidad en la que labora este, encuentren que en el RPCA,
no se refleja alguna anotación que haya sido aprobada, es
necesario que se solicite a la CNSC la inclusión de la misma,
adjuntando copia de la documentación que soporta la
anotación.
B.
C.

/ 3.3.3 ¿Cómo organizar una solicitud de
anotación en el RPCA?
Para organizar una solicitud de anotación en el RPCA, se deben ejecutar
los siguientes pasos:
30
1. Identificar la última anotación en el RPCA.
2. Revisar la historia laboral del servidor
público con el fin de determinar la siguiente
movilidad en la carrera administrativa que
debe ser objeto de anotación, de acuerdo a la
descripción de ellas.
3. Alistar los documentos solicitados para
cada uno de los tipos de anotaciones, que se
radicarán de acuerdo a la solicitud de
anotación que se trate y las cuales se
describen a continuación:
Inscripción:
• Por procesos de Selección Adelantados por la CNSC
• Por procesos de selección realizado antes del 13/07/1999
• Por Sentencia judicial
Actualización:
• Por Incorporación
• Por Ajuste de
Nomenclatura
• Por Ajuste de Escala
Salarial
• Por Reincorporación
• Por Reubicación
• Por Sentencia Judicial
• Por Ascenso Derivado
de un Concurso de
Mérito
• Por Traslado
• Por Ascenso SSEMI

/ 3.3.3.1 Sobre algunos documentos
solicitados
31
Los documentos se cargan al Módulo RPCA- SIMO 4.0 de manera
individual y en archivo formato PDF.
Adjuntar los documentos que se solicitan por tipo de trámite. En caso
contrario, la CNSC procederá a efectuar el requerimiento a la entidad,
a través del Módulo RPCA- SIMO 4.0, esto con el propósito de
continuar el trámite de la solicitud. De conformidad con lo estipulado
en el Articulo 2.2.7.6 del Decreto No. 1083 de 2015, toda solicitud de
anotación en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA
ADMINISTRATIVA, que se presente de manera incompleta será
devuelta a la Entidad. Ver: ¿Cómo realizar el seguimiento a un
radicado?
A la hora de organizar las solicitudes de anotación en el
RPCA, se debe tener en cuenta lo siguiente:
NOTA:
Comisión para desempeñar un
empleo de libre nombramiento y
remoción o de periodo fijo:
• Anotación por Inicio de la Comisión
• Anotación por Prórroga de la Comisión
• Anotación por Terminación de la Comisión
Cancelación:
• Por Retiro del Servicio del Servidor Público de Acuerdo a las
Causales Legales al Momento de Darse la Desvinculación
• Por Tomar Posesión de un Empleo de Libre Nombramiento
y Remoción o de período fijo sin que previamente se cuente
con la comisión respectiva
• Por Tomar Posesión en un Cargo de Carrera Administrativa
sin Mediar el Respectivo Encargo de Conformidad con la
Normativa Aplicable al Momento de darse la Situación
• Sin soporte documental
Es posible que algunos de los documentos requeridos para las
diferentes anotaciones, no se encuentren en la hoja de vida del
servidor y en el archivo de la entidad, en estos casos el jefe de
unidad de personal o quien haga sus veces, deberá certificar y
motivar lo sucedido.

Con excepción de la causal de muerte del servidor de carrera, en
todas las solicitudes de anotación por cancelación del RPCA, se
exige la constancia de comunicación a terceros interesados, la
cual debe ser realizada por el jefe de unidad de personal, de
conformidad con lo establecido por el artículo 37 de la Ley 1437 de
201123
, en donde se le indique a los ex servidores acerca de la
solicitud de cancelación en el RPCA que se radicará ante la CNSC;
con el fin de que si estos lo consideran conveniente, se constituyan
como parte de la actuación administrativa y de ser el caso, hagan
valer sus derechos de acuerdo al procedimiento establecido.
• En las solicitudes de anotación de actualización por
incorporación, traslado, sentencia judicial que ordena el
reintegro, ajuste de nomenclatura y ajuste de escala salarial; se
requiere el certificado de movilidad en la carrera
administrativa, el cual deberá ser expedido por el Jefe de Unidad
de Personal de la entidad o quien haga sus veces en la entidad,
el modelo se encuentra disponible en el siguiente enlace:
https://www.cnsc.gov.co/index.php/carrera-administrativa/regist
ro-publico-de-carrera-administrativa-cd
A continuación, se describe el paso a paso de cómo se diligencia
este certificado:
Tabla 1. Campo de última anotación en el RPCA
Se debe validar la última anotación en el RPCA y diligenciar
este campo con los datos extraídos del certificado.
32
1.
Tabla 2. Relación cronológica de la movilidad en la carrera administrativa
Corroborada la última anotación en el RPCA se diligencia la
segunda parte de la certificación, con la movilidad en la
carrera administrativa del servidor público relacionando
cronológicamente los empleos, indicando la denominación,
código y grado de cada uno, el acto administrativo que ordenó
la novedad y la diferencia salarial presentada entre los
empleos, para lo cual se debe precisar el salario que
devengaba en el empleo que desempeñaba, y el salario del
empleo a donde se realizará la anotación .
2.

33
Tabla 3. Funciones y requisitos de los empleos relacionados
En la tercera parte de la certificación se relacionan las
funciones y requisitos de cada uno de los empleos en que se
dispuso el movimiento, incluyendo las del último empleo en
que figura con anotación en el Registro Público de Carrera,
indicando además, el acto administrativo del cual fueron
tomadas (manual de funciones). En caso de existir
equivalencias de estudio y experiencias para el desempeño
de los empleos, deberán ser señaladas en esta certificación.
Este proceso se debe realizar para cada uno de los empleos sobre
los cuales se solicitará anotación en el RPCA, los mismos que se
relacionaron en el segundo cuadro de la certificación anterior.
3.

/ 3.4.1 ¿Cómo radicar trámites?
Tras iniciar sesión en el Módulo RPCA SIMO 4.0, el jefe de Unidad de
Personal debe elegir el menú “Radicación”, el cual habilita un formulario
con diferentes campos.
Imagen 4. Pantalla menú “Radicación”, Módulo RPCA SIMO 4.0
34
/ 3.4 ¿Cómo solicitar una anotación en el
RPCA?
El proceso de solicitud de anotación en el REGISTRO PÚBLICO DE
CARRERA ADMINISTRATIVA se realiza a través del Módulo RPCA de la
aplicación web SIMO 4.0 de la CNSC, como un trámite 100% en línea, en
donde todo lo relacionado con la gestión y comun icación entre la CNSC y la
entidad, se efectúa a través de esta plataforma tecnológica.
En el Módulo RPCA SIMO 4.0, el jefe de Unidad de Personal cuenta con
usuario donde puede:
Radicar las solicitudes de anotación; ingresando unos datos del
servidor y otros datos relacionados con el trámite a solicitar,
validando la última anotación en el RPCA y los trámites en proceso
del servidor público, así como, adjuntar en formato PDF los
documentos para cada una de las anotaciones y conocer
inmediatamente el número del radicado de las mismas.
Realizar el seguimiento a los radicados: verificando el estado de
cada uno de los trámites, obteniendo inmediatamente los
correspondientes requerimientos y la respuesta a la solicitud: tras
la aprobación de las anotaciones, a través de resolución, y la
ejecución automática de la anotación.
Fuente: Módulo RPCA SIMO 4.0
Descripción: Se distinguen los campos en donde se debe ingresar
información del servidor público, tal como: Número de cédula, Fecha de
expedición, Correo electrónico, Dirección de correspondencia,
Departamento y Municipio.

El sistema valida con el software de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, el número de cédula y su fecha de expedición, de donde se traerá
la información del primer nombre, segundo nombre, primer apellido,
segundo apellido y el tipo de documento del servidor público.
Tras diligenciar cada uno de los campos obligatorios, se observa una
sección denominada “Anotaciones del funcionario”, en donde se
puede evidenciar la última anotación en el RPCA del servidor público, la
entidad, denominación, código, grado, anotación que tiene registrada,
tipo, fecha y número de acto; esta sección permite al jefe de unidad de
personal corroborar la última anotación en el RPCA.
También, se visualiza otra vista denominada “Trámites del servidor
público en proceso”, en donde el sistema presenta la información
detallada de los radicados que están en proceso asociados al servidor
público y no finalizados, tales como: No. Radicado, fecha de radicado,
trámite, tipo de trámite, denominación, código, grado, y estado; con el fin
de que el jefe de unidad de personal revise a partir del detalle, qué
procesos debe radicar conforme a los trámites que tiene en ejecución.
Imagen 5. Secciones anotaciones del funcionario y trámites del servidor público en
proceso
Descripción: En la anterior pantalla se ubica las secciones de
Anotaciones del funcionario y Trámites del servidor público en
proceso.
Seguidamente, se activa la sección “agregación de trámites”, en donde
debe seleccionar una de las siguientes opciones de trámite:
35
Inscripción
Actualización
Anotación por comisión para
desempeñar un empleo de
libre nombramiento y
remoción o de periodo fijo
Cancelación
Inclusión

36
Imagen 6. Sección agregación de trámites
Imagen 7. Formulario actualizar trámite del servidor público.
Descripción: Se identifica la sección de agregación de trámites, en la
lista desplegable.
Tras dar click en el botón “agregar”, el sistema le direcciona al
formulario “Actualizar Trámite del Servidor Público”, en donde se
visualiza la sección “información del empleado de carrera
administrativa”, allí se debe ingresar los datos generales del trámite y
del empleo en el cual se solicita la anotación, como:
Descripción: Se identifica las secciones de información del empleado
de carrera administrativa y Datos específicos del trámite.
Tipo de trámite (se habilitan
dependiendo del trámite
seleccionado previamente).
Nivel jerárquico
Denominación
Código
Grado
Jornada

37
Descripción: Se identifica las secciones de Observaciones del trámite
y Cargue de evidencias, en las figuras color rojo. Además, se ubica el
botón guardar trámite en el rectángulo color rojo.
Consecutivamente, se habilita la sección de “Cargue de evidencias”,
donde se adjuntan los documentos de manera individual en archivo
formato PDF, todos los documentos son obligatorios; se precisa que el
sistema:
Tras ello, se halla la sección de “Datos específicos del trámite”, que se
habilita sólo para las solicitudes de inscripción y de actualización por
ascenso; como se observa, en la imagen anterior.
Luego se visualiza una sección denominada “Observaciones del
trámite”, con el propósito de que el jefe de unidad de personal realice
una observación sobre el trámite si lo considera necesario; se permite
ingresar máximo 280 caracteres.
Imagen 8. Secciones observaciones del trámite y cargue de evidencias
Permite realizar el cargue de los documentos tantas veces
sea requerido y se puede remplazar el archivo.
No permite guardar el trámite si no se adjuntan los
documentos requeridos, en caso tal, de que no se cuente
con un documento, el jefe de unidad de personal deberá
realizar lo indicado en el apartado sobre algunos
documentos solicitados.
Una vez cargados los documentos requeridos por el tipo de trámite
seleccionado con antelación, el sistema permite guardar el trámite,
dando click en el botón que lleva esta etiqueta.

38
Descripción: Se observa como el sistema muestra al jefe de unidad de
personal, el número del radicado de los trámites que seleccionó y cargó
documentos.
Posteriormente, sí no desea ingresar más tipos de trámite, el jefe de
unidad de personal, tras aceptar los términos y condiciones del Módulo
RPCA SIMO 4.0, procede a dar click en el botón “Radicar”, y el sistema
arroja un número de radicado bajo el cual se solicita los diferentes tipos
de trámite.
Antes de radicar, el jefe de unidad de personal puede:
• Guardar el número de tipo de trámites que requiera.
• Modificar los datos o documentos de los tipos de trámite
guardados previamente, ingresando mediante el botón
“Editar”.
• Eliminar un tipo de trámite, dando click en el botón “Eliminar”.
Imagen 9. Radicado
/ 3.4.2 ¿Cómo realizar el seguimiento a un
radicado?
En el Módulo RPCA SIMO 4.0, el jefe de unidad de personal cuenta con
dos sitios para efectuar el seguimiento a los radicados de solicitud de
anotación en el RPCA de los servidores públicos con derechos de carrera
de la entidad; para ello, debe seleccionar el menú “Seguimiento
radicados”, el cual se compone de las siguientes opciones:

39
El Buscador, por defecto filtra los radicados del último mes a partir de la
fecha de consulta, cuenta con los filtros de: Fecha de radicado (desde),
Fecha de radicado (hasta), No. de radicado, Documento del servidor,
Nombre del servidor.
En la Tabla de registros se observa de manera detallada la siguiente
información:
1. Respuesta radicado
El jefe de unidad de personal puede consultar el estado de los
radicados por tipo de trámite, a través de diferentes filtros; para
ello cuenta con un buscador y una tabla de registros.
Radicado
Fecha Radicado
Trámite
Tipo de trámite
Servidor público
Documento de identificación
Denominación
Código
Grado
Estado (corresponde a alguno
de los siguientes: En reparto,
en análisis, en requerimiento,
devuelto revisión par, proyectar
resolución, finalizado)
Concepto
Número de Resolución
(Este campo se observa
diligenciado cuando se
efectúa la anotación en el
RPCA)
Fecha resolución
Resolución (Permite
descargar y visualizar el
documento de resolución
correspondiente al trámite
consultado.)
Imagen 10. Seguimiento radicados - Respuesta radicado
Descripción: Vista general de la pantalla Respuesta radicado que se
detalló previamente.

40
Descripción: Vista general de la pantalla Bandeja en requerimiento
que se describió anteriormente.
El estado “en requerimiento”, quiere decir que tras la revisión de cada
uno de los documentos de las solicitudes que componen el radicado por
parte de la Dirección de Carrera Administrativa de la CNSC, se encontró
alguna inconsistencia (se adjuntó el documento equivocado, el
documento no es legible, se requiere una aclaración o un documento
adicional, entre otras razones), y procede a rechazar los documentos;
motivo por el cual, el sistema remite el radicado a esta bandeja con el
propósito de que el jefe de unidad de personal de la entidad, adjunte los
documentos señalados.
La bandeja se encuentra divida en tres (3) secciones: Estadísticas,
buscador y tabla de registros; es en esta última, en donde el jefe de
unidad de personal selecciona un radicado y tras pulsar el botón
“Modificar”, accede al requerimiento y puede visualizar las observaciones
y los documentos que fueron rechazados y que se deben cargar
nuevamente en formato PDF.
Imagen 11. Seguimiento radicados - Bandeja en requerimiento
2. Bandeja en requerimiento
Es aquella donde se encuentran los radicados “en
requerimiento”. El jefe de unidad de personal cuenta con un
plazo de quince (15) días calendario, a partir de la fecha del
requerimiento para dar respuesta; sí no se obtiene respuesta, el
trámite se finaliza automáticamente, adquiriendo el radicado el
estado “devuelto”.

41
4. INSCRIPCIÓN EN
EL RPCA
La Constitución Política en su artículo 125 establece que los empleos en las
entidades del Estado son de carrera y que el ingreso, se hará previo cumplimiento
de los requisitos y condiciones que fije la ley para determinar el mérito y las
calidades de los aspirantes, enfatizando que los servidores públicos, cuyo tipo de
nombramiento no haya sido determinado por la Constitución o la ley, serán
nombrados por concurso público.
La Ley 909 de 2004 en su artículo 23 expresa:
“Los nombramientos serán ordinarios, en período de prueba
o en ascenso, sin perjuicio de lo que dispongan las normas
sobre las carreras especiales. //Los empleos de libre
nombramiento y remoción serán provistos por
nombramiento ordinario, previo el cumplimiento de los
requisitos exigidos para el desempeño del empleo y el
procedimiento establecido en esta ley. //Los empleos de
carrera administrativa se proveerán en período de prueba o
en ascenso con las personas que hayan sido seleccionadas
mediante el sistema de mérito, según lo establecido en el
Título V de esta ley”24
. Subrayado fuera del texto.
Los procesos de selección o concursos de mérito abiertos y de ascenso de
acuerdo a la facultad otorgada por el artículo 29 de la Ley 909 de 200425
, son
adelantados por la Comisión Nacional del Servicio Civil o por la entidad en la que
esta delegue o desconcentre la función.
Los concursos de ascenso según el artículo 29 de la Ley 909 de 2004 “tiene como
finalidad permitir la movilidad a un cargo superior dentro de la planta de personal
de la misma entidad, del mismo sector administrativo o dentro del cuadro
funcional de empleos”26
.
En cambio, para los concursos abiertos para ingresar a la carrera, el artículo
citado, determina que “podrán participar las personas que acrediten los requisitos
y condiciones requeridos para el desempeño de los empleos”27
.
Estos procesos de selección cuentan con seis (6) etapas que se encuentran
detalladas en el artículo 31 de la Ley 909 de 2004:
1. Convocatoria: Suscrita por la CNSC o por el jefe de la entidad u
organismo según la Sentencia C-183 de 2019 como manifestación del
principio de colaboración armónica, siempre y cuando la Comisión Nacional
de Servicio Civil verifique previamente que se hayan cumplido en la entidad
destinataria los presupuestos de planeación y presupuestales previstos en la
ley.

42
5. Elegibilidad: Con los resultados de las pruebas, la CNSC elabora en
estricto orden de mérito la lista de elegibles, la cual tiene una vigencia de dos
(2) años, con el propósito de cubrir las vacantes para las cuales se efectuó el
concurso y las vacantes definitivas de cargos equivalentes no convocados,
que surjan con posterioridad a la convocatoria del concurso en la misma
Entidad.
6. Periodo de prueba: El aspirante que resulte elegible en la respectiva lista,
debe ser nombrado por la entidad en periodo de prueba en el empleo que
concursó, por el término de seis (6) meses, al final de los cuales le será
evaluado el desempeño, de acuerdo a lo determinado en la Ley 909 de 2004.
Superado con evaluación satisfactoria, el periodo de prueba por parte de
quien concursó en el respectivo proceso de selección, se adquieren los
derechos de carrera administrativa, los cuales posteriormente son
declarados mediante la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE
CARRERA ADMINISTRATIVA.
Pruebas escritas
“de competencias tanto
básicas como
funcionales, las cuales
son obligatorias y
eliminatorias; las
pruebas
comportamentales son
obligatorias y pueden
ser clasificatorias o
eliminatorias”29
.
Valoración de
Antecedentes, que
tiene por objeto, la
valoración de la
formación y de la
experiencia acreditada
por el aspirante,
adicional a los
requisitos mínimos
exigidos para el
empleo a proveer”30
.
Otras pruebas
opcionales como la
entrevista, pruebas
de ejecución,
exámenes o curso.
2. Reclutamiento: El objetivo de esta etapa es atraer a través de la
divulgación del concurso e inscribir al mayor número de aspirantes que
reúnan los requisitos para el desempeño de los empleos objeto del concurso.
3. Verificación de los requisitos mínimos de acuerdo a la ”exigencia de la
OPEC a la cual se inscribió el aspirante, quien debe acreditar y cumplir con
los mínimos para continuar en el proceso de selección”28
.
4. Pruebas: Esta etapa tiene como fin apreciar la capacidad, idoneidad y
adecuación de los aspirantes a los diferentes empleos que se convoquen, a
través de la aplicación de las diferentes pruebas e instrumentos como:

/ 4.1 De la inscripción extraordinaria
43
Por su parte, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 909 de
2004: “el empleado inscrito en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA
ADMINISTRATIVA que supere un concurso, será nombrado en período de
prueba, al final del cual, se le actualizará su inscripción en el Registro
Público, siempre que obtenga calificación satisfactoria en la evaluación del
desempeño laboral. En caso contrario, regresará al empleo que venía
desempeñando antes del concurso y conservará su inscripción en la carrera
administrativa”.
Mientras se produce la calificación del período de prueba, el cargo del cual es
titular el servidor, podrá ser provisto mediante encargo o excepcionalmente a
través de nombramiento provisional.
Las extintas Comisiones Seccionales del Servicio Civil y el Departamento
Administrativo de la Función Pública, hasta el 13 de febrero de
199731
,realizaron inscripciones de orden extraordinario a servidores públicos
que se encontraban amparados por alguna disposición normativa, tales
como:
• Decreto No. 583 de 1984 “Por el cual se
reglamenta el inciso primero del artículo 42 del
Decreto extraordinario 2400 de 1968”.
• Ley 61 de 1987 “por la cual se expiden normas
sobre la carrera administrativa y se dictan otras
disposiciones”.
• Decreto No. 573 de 1988 “Por el cual se
reglamentan los artículos 5 y 6 de la Ley 61 de
1987”.
• Decreto No. 2461 de 1988, "Por el cual se
ordena aplicar el decreto reglamentario 573
de 1988 a los funcionarios del sistema nacional
de salud".
• Decreto No. 2461 de 1988, "Por el cual se
ordena aplicar el decreto reglamentario 573 de
1988 a los funcionarios del sistema nacional de
salud".
• Decreto No.1334 de 1990, “Por el cual se
reglamenta el inciso tercero del artículo 27 de
la Ley 10 de 1990, sobre la inscripción
extraordinaria en la Carrera Administrativa de
los empleados públicos del subsector oficial de
Salud, al servicio de las entidades territoriales
y de sus entes descentralizados”.
• Decreto No. 1224 de 1993, “Por el cual se
reglamentan los artículos 20 y 22 de la Ley 27
de 1992 y se dictan otras disposiciones”.

44
Si bien es cierto que dichas normas permitían el ingreso extraordinario a la
carrera administrativa, también lo es que por tratarse de un procedimiento
irregular y contrario a la Constitución Política fue objeto de estudio por la H.
Corte Constitucional, quien mediante Sentencia C-030 de 1997 señaló:
Sentencia C-030
DE 1997
En igual sentido, el Consejo de Estado, en Sentencia del 6 de junio de 2012
Radicación número: 05001-23-31-000-2001-03652-01(0159-10), trae a
colación los argumentos expuestos por la H. Corte Constitucional, de la
siguiente manera:
“Se desprende entonces, según los lineamientos del fallo de la Corte
Constitucional, y los efectos que allí señaló, que las inscripciones
extraordinarias en la carrera administrativa, que se realizaron durante la
vigencia de los preceptos legales que la consagraban, constituyen
situaciones jurídicas consolidadas, a favor de aquéllos servidores públicos
cobijados por los supuestos de hecho de tales normas y por tanto, los actos
administrativos en tal sentido proferidos, gozan de presunción de legalidad.
Pero, igualmente se infiere que a partir de la notificación de citado fallo de
inexequibilidad, esto es, a partir del 14 de febrero de 1997, los servidores
públicos que continúen laborando en las diferentes Entidades, no podrán por
manera alguna solicitar su inscripción automática en la carrera
administrativa, pues para logar tal objetivo tendrán que someterse a un
proceso de selección. De tal suerte, resulta que el artículo 1º del citado
Decreto Reglamentario 2611 de 1993, que establecía un fuero de estabilidad,
para aquellos empleados públicos que habían solicitado su inscripción
extraordinaria en la carrera, quedó sin sustento jurídico ante la declaratoria
de inexequibilidad de las normas que contemplaban tal posibilidad”33
.
“Para el caso en estudio, a los empleados que
accedieron a la carrera administrativa con
fundamento en las normas que serán declaradas
inexequibles, no pueden desconocérseles los
derechos que en virtud de ellas adquirieron. Es
decir, quienes en desarrollo de los artículos 5o. y
6o. de la ley 61 de 1987 y 22 de la ley 27 de 1992,
lograron obtener su inscripción en carrera
administrativa, mantendrán esa situación, a pesar
de esta declaración de inexequibilidad. Si bien no se
agotó un proceso de selección adecuado, estos empleados,
que al entrar en vigencia las normas acusadas, una vez cumplidos los requisitos
allí señalados, fueron inscritos en carrera, adquirieron unos derechos que no
pueden ser desconocidos por este fallo. Derechos como el de permanecer en la
carrera, a pesar de que su ingreso a ella no cumplió todos los requisitos para el
efecto.
Pero aquellos funcionarios que aún continúan vinculados a la administración
ocupando un cargo de carrera, sin hallarse inscritos como tales, no podrán
solicitar su inscripción, pues para ello deberán someterse al correspondiente
proceso de selección que cada entidad a nivel nacional o territorial adopte, a
efecto de proveer cargos de esta naturaleza. En conclusión, a partir de la
notificación de este fallo, se negará cualquier inscripción en carrera, que tenga
como fundamento las normas que por medio de esta sentencia serán
declaradas inexequibles”32
.

45
/ 4.2 Anotaciones de inscripción
La inscripción es una anotación formal de todo servidor público que cumplió
con alguna de las siguientes condiciones:
Superó un concurso de méritos y aprobó satisfactoriamente el período de
prueba, obteniendo a partir de ese momento los derechos de carrera, por
concursos realizados por la CNSC a partir del año 2005 o por un proceso
de selección adelantado por las entidades públicas hasta el 12 de julio de
199934
.
Una autoridad judicial profirió sentencia ordenando:
En conclusión y de conformidad con el recuento legal antes señalado, se
concluye que a partir del 14 de febrero de 1997, no cabe la posibilidad que
los servidores públicos hayan accedido de manera extraordinaria o
automática a la carrera administrativa, toda vez que por vía de control
Constitucional, las normas que así lo permitían fueron declaradas
inexequibles.
Fue inscrito extraordinariamente en su momento, en concordancia con lo
señalado en los artículos 2 y 3 del Decreto No. 583 de 1984, los artículos
5 y 6 de la Ley 61 de 1987 y el artículo 22 de la Ley 27 de 199235
disposiciones que fueron declaradas inexequibles por la Sentencia C-030
de 1997. Ver: De la inscripción extraordinaria.
En procura de lo anterior, la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante la
Circular 0011 de 2020, relaciona los documentos necesarios para surtir el
trámite de inscripción. A continuación, se identificará los tipos de solicitud y
anotación de inscripción en el RPCA, así como, la documentación requerida
para cada trámite según corresponda.
A la entidad, reintegrar a un
servidor público cuyo
nombramiento en periodo de
prueba fue declarado
insubsistente.
Inscribir a un servidor
público en el Registro
Público de Carrera.

46
/ 4.2.1 Por procesos de selección
adelantados por CNSC
Como su nombre lo indica se trata de los servidores que adquirieron los
derechos de carrera administrativa, tras la superación de cada una de las
etapas de los concursos de mérito realizados por la Comisión Nacional
desde el año 2005 hasta la fecha. Los documentos son los siguientes:
• Acto administrativo de nombramiento en período de prueba.
• Acta de posesión en período de prueba.
En caso de que se solicite por parte del elegible, prórroga
para tomar posesión del empleo en período de prueba,
se debe adjuntar con el acta de posesión, el oficio o acto
administrativo por medio del cual se concedió la
prórroga.
• Evaluación del desempeño laboral completa realizada al servidor
público durante el período de prueba y su calificación. En caso de
haberse presentado evaluaciones parciales las mismas se deben
anexar.
• Ficha del empleo -Manual de Funciones y Competencias Laborales
correspondiente al empleo en el que fue superado el período de
prueba (Nomenclatura del empleo, funciones, requisitos de
estudio, experiencia y equivalencias si las contempla).
NOTA:

47
/ 4.2.2 Por procesos de selección realizado
antes del 13/07/199936
Se refiere a los servidores públicos que lograron superar la etapa del
periodo de prueba de los concursos de mérito realizados por las
entidades públicas del orden nacional y territorial hasta el 12 de julio de
1999, fecha en la cual la Corte Constitucional en Sentencia C-372 de
199837
declaró inexequible el artículo 14 de la Ley 443 de 1998, dejando
sin competencia a las entidades públicas para adelantar concursos de
mérito.
Así como, los servidores que resultaron elegibles y cuya expedición de la
correspondiente lista de elegibles o en su defecto del consolidado de
pruebas del concurso, quedó en firme antes del 13 de julio de 1999. Los
documentos requeridos son:
Lista de elegibles, acta de concurso o
consolidado de pruebas.
Acto administrativo de nombramiento
en período de prueba.
Acta de posesión en período de
prueba.
Evaluación del desempeño laboral
completa realizada al servidor público
durante el período de prueba.
Ficha del empleo -Manual de
funciones del empleo en el que fue
superado el período de prueba
/ 4.2.3 Por sentencia judicial
Cuando en cumplimiento de una orden judicial, una entidad procede a
nombrar y a evaluar en periodo de prueba a un servidor público, que se
presentó a un concurso de mérito38
. Los documentos son los siguientes:

/ 4.3 Criterios y/o precedentes de sala
/ 4.3.1 Sobre procesos realizados antes
del 13 de julio de 199939
48
1- “Procederá la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE
CARRERA ADMINISTRATIVA a pesar de que en el expediente
administrativo no se encuentre copia de la lista de elegibles
del Concurso, siempre que exista prueba sumaria de su
expedición y que al interior de la misma se encontraba el servidor
público que habiendo cumplido con el resto de requisitos, superó
satisfactoriamente su periodo de prueba en desarrollo de un
proceso de selección adelantado con anterioridad al 13 de julio
de 1999”
Verificada la documentación requerida, la CNSC a través de DACA –
RPCA, inicia el estudio del expediente teniendo en cuenta para ello, la
normativa y lineamientos proferidos al respecto, estudiando cada caso,
de acuerdo con sus propias características.
Sentencia judicial debidamente
ejecutoriada, a través de la cual se
ordena inscribir al servidor público en el
Registro Público de Carrera.
Acto administrativo de nombramiento
en período de prueba.
Acta de posesión en período de prueba.
Evaluación del desempeño laboral
completa realizada al servidor público
durante el período de prueba y su
calificación.
Ficha del empleo -Manual de Funciones
y Competencias Laborales
correspondiente al empleo en el cual se
ordenó su inscripción (Nomenclatura
del empleo, funciones, requisitos de
estudio, experiencia y equivalencias si
las contempla).
Criterio aprobado en Sesión del 07 de
marzo de 2017 Acta Número 03 de 2017.

49
2- “Procede la inscripción en el REGISTRO
PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA
de los servidores públicos en el empleo en
el cual fueron elegibles, a pesar de haber
superado sus respectivos períodos de
prueba con calificación satisfactoria, en un
empleo diferente, por haber variado los
requisitos reportados en la OPEC, con
ocasión a modificaciones realizadas por la
entidad, sin variar la naturaleza o perfil del
empleo”.
1 -“Procede la inscripción en el REGISTRO
de los servidores públicos que superen sus
respectivos períodos de prueba40
con
calificación satisfactoria, en empleos
diferentes a aquellos en que resultaron
elegibles, por variación consistente en el
grado, a consecuencia de una modificación
general de la planta de cargos de la entidad,
debidamente motivada41
, siempre que el
empleo no haya sufrido una variación en su
perfil42
, en los requisitos reportados en la
OPEC y no se hayan desmejorado las
condiciones del servidor” .
2- “Procede la inscripción en el REGISTRO PÚBLICO DE
CARRERA ADMINISTRATIVA de los servidores públicos que
fueron elegibles en concursos realizados antes del 13 de julio
de 1999, y para quienes en ausencia de la evaluación del
desempeño en período de prueba, se compruebe su
continuidad en la prestación del servicio con la entidad,
frente a lo cual se entenderá que superaron de manera
satisfactoria el período de prueba”
Octubre de 2016. Acta Número 15
/ 4.3.2 Sobre procesos adelantados por la
CNSC
Convocatoria 001 de 2005.
Criterio aprobado en
Sesión del 12 de
Septiembre de 2013.
Acta Número 20.
Sesión del 11 de
febrero de 2014.
Acta Número 4.
Sesión del 12 de
Septiembre de 2013.
Acta Número 20
Sesión del 24 de
Octubre de 2013.
Acta Número 22.
Sesión del 11 de
febrero de 2014. Acta
Número 4.

50
3- “Procede la inscripción en el REGISTRO
respectivos períodos de prueba con
elegibles, por variación en el empleo,
posterior a la expedición de la lista de
elegibles, consistente en clasificación en
grados superiores, a consecuencia de una
modificación general de la planta de cargos
de la entidad, debidamente motivada ,
siempre que el empleo no haya sufrido una
variación en su perfil y en los requisitos
reportados en la OPEC.”
Criterio aprobado
en Sesión del 24 de
Octubre de 2013.
Acta Número 22.
4-“Procede la inscripción en el REGISTRO
calificación satisfactoria, en un empleo con
grado diferente a aquellos en que resultaron
elegibles, por tratarse de un error de
transcripción en el grado reportado por la
entidad a la OPEC, siendo por lo tanto el
empleo en el cual superaron el período de
prueba respecto al que fueron elegibles, el
mismo en cuanto denominación, código,
funciones, requisitos y salario.”
Criterio aprobado
Septiembre de
2013. Acta Número
20.
de los servidores públicos que superen todas
las etapas del proceso de selección43
con
evaluación satisfactoria de su periodo de
prueba, y posterior cancelación de su
anotación en virtud a que se configuró la
causal establecida en el numeral 1ro. del
artículo 42 de la Ley 909 de 2004”.
Criterio aprobado
febrero de 2014.
Acta Número 4.
del Servidor Público previa superación de un
concurso de mérito y período de prueba, a
pesar de la entidad no haber dado
cumplimiento a lo estipulado en el Acuerdo
018 de 2008, referente el Sistema Tipo de
Evaluación del Desempeño Laboral en
Período de Prueba”
Criterio aprobado
Octubre de 2013.
Acta Número 22.

51
1 -“Inscribir a la servidora pública en el Capítulo Especial del
Registro Público – Sistema Específico de Carrera Administrativa
de las Superintendencias de la Administración Pública Nacional,
en aplicación supletoria de las normas generales que regulan el
empleo público y la carrera administrativa, cuando en virtud a la
supresión del empleo desempeñado por la misma en
período de prueba no fuera posible proceder en los términos
del parágrafo del artículo 31 del Decreto 775 de 2005”.
Marzo de 2017. Acta Número 20.
elegibles, por variación consistente en
clasificación en grados superiores, a
consecuencia de la aplicación de las normas
del sistema general de participaciones,
siempre que el empleo no haya sufrido una
variación en su perfil44
y en los requisitos
reportados en la OPEC.”
8-“Procede la inscripción y actualización por
ascenso en el REGISTRO PÚBLICO DE
CARRERA ADMINISTRATIVA de los
servidores públicos que superen sus
elegibles, por variación consistente en
clasificación en grados superiores, a
consecuencia de modificación general de la
planta de cargos de la entidad, debidamente
motivada45
, siempre que el empleo no haya
sufrido una variación en su perfil46
y en los
requisitos reportados en la OPEC.”
Criterio aprobado
en Sesión del 5 de
Septiembre de
2013. Acta Número
19.
Criterio aprobado
Septiembre de 2013.
Acta Número 20.
Otras convocatorias
9-“Procederá la inscripción en el RPCA en
un empleo equivalente al ofertado en la
Convocatoria 001 de 2005 derivado de la
transformación de la Agencia Presidencial
para la Acción Social y la Cooperación
Internacional - Acción Social en el
Departamento Administrativo para la
Prosperidad Social”
Criterio aprobado
Febrero de 2017.

52
La actualización, es una anotación que se realiza cuando hay variación del
registro inicial, efectuado a un servidor de carrera administrativa, ya sea como:
Resultado de un concurso de mérito que le
permitió al servidor ascender.
Por traslados o incorporaciones con ocasión
de modificaciones de plantas de personal.
Por ajustes legales o institucionales.
Por un reintegro ordenado por una autoridad
judicial.
Por una orden de reubicación o
reincorporación proferida por la CNSC.
D
E
C
B
A
5. ACTUALIZACIÓN
EN EL RPCA
/ 5.1 Normas de equivalencias generales
El concepto de empleo equivalente ha sido un tema tratado por las
disposiciones legales en materia de administración de personal. Sus
características están directamente relacionadas con la similitud en requisitos,
funciones, salario y competencias.
La equivalencia de los cargos debe examinarse respecto de los deberes,
atribuciones y responsabilidades que la Constitución, la Ley o el reglamento
hayan señalado, según la clase de empleo, su nivel jerárquico, sus requisitos
y su grado salarial.

53
Sobre la equivalencia de los empleos se indica que la incorporación o
reincorporación por fuera de estos parámetros se torna improcedente.
Para establecer si efectivamente los empleos son equivalentes, es preciso
verificar la similitud de sus funciones y de sus requisitos, teniendo en cuenta
lo dispuesto en el Manual Específico de Funciones y Competencias
Laborales de la entidad; para ello, es necesario exponer la aplicación del
concepto de empleo equivalente que se define como la confrontación que se
hace desde el empleo que figura con ultima anotación en el Registro Público
y aquel en el cual fue incorporado el servidor, contrastando entre uno y otro
la equivalencia entre niveles, las funciones, requisitos de experiencia,
requisitos de estudio y salario.
El concepto de empleo equivalente ha sido definido históricamente por los
siguientes Decretos:
Decreto No. 2400 del
18 de octubre de 1968,
artículo.47
29 de diciembre de
1995, artículo 56.48
15 de agosto de 1998,
artículo 158.49
29 de junio de 1999,
artículo 1.50
21 de abril de 2005,
artículo 89.51
01 de junio de 2006,
artículo 1.52
26 de mayo 2015,
articulo 2.2.11.2.3
Entonces, la noción de empleo equivalente dependiendo de la época de la
incorporación, contempla como elementos a tener en cuenta a la hora de
establecer la equivalencia, el nivel al que pertenecen los empleos, funciones,
requisitos de experiencia y estudio iguales o similares, y la misma o superior
asignación salarial dependiendo de la normativa aplicable.
Es la anotación que se efectúa en el RPCA, cuando surge un movimiento o
cambio de empleo por parte de un servidor de carrera tales como:
/ 5.2 Anotación de actualización

54
Es un derecho preferencial que ostentan los servidores públicos inscritos
en la carrera administrativa y se presenta como resultado de la
modificación o modernización de la planta de personal de una entidad,
basándose en el estudio técnico previo que se debe efectuar para tal
cambio. Las causas más comunes para la modificación de la planta de
personal, según el artículo 2.2.12.2 del Decreto No. 1083 de 2015 son las
siguientes:
/ 5.2.1 Por incorporación
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Fusión, supresión o escisión de entidades
Cambios en la misión, objeto social o funciones de
la entidad
Traslado de funciones o competencias de una
entidad a otra
Supresión, fusión o creación de dependencias
Mejoramiento o introducción de procesos,
producción de bienes o prestación de servicios.
Redistribución de funciones y cargas de trabajo
Introducción de cargos tecnológicos
Racionalización del gasto público
Mejoramiento de los niveles de eficiencia, eficacia,
economía y celeridad de las entidades públicas.
La incorporación exige determinar la equivalencia entre el empleo en el
cual se ha inscrito en el REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA
ADMINISTRATIVA un servidor público y aquel en que será incorporado,
lo que hace indispensable efectuar un análisis de las funciones,
requisitos específicos y asignación básica de los empleos suprimidos,
frente a los empleos creados en la nueva planta de personal, estudio que
es adelantado por la CNSC y donde la Entidad debe garantizar que las
incorporaciones se realicen bajo estrictos procesos técnico-legales
ajustados al concepto de equivalencias entre empleos, en el actual se
encuentra definido en el artículo 2.2.11.2.3 del Decreto No. 1083 de
2015.

55
Los documentos requeridos para adelantar este tipo de anotación, son
los siguientes:
Ficha de todos el empleo - Manual de Funciones y Competencias
Laborales correspondiente al empleo en el cual es incorporado el
servidor público. (Nomenclatura del empleo, funciones, requisitos
de estudio, experiencia y equivalencias de requisitos si las prevé).
• Relación cronológica de las
incorporaciones realizadas
al servidor público a partir de
su última anotación en el
Registro público de Carrera,
indicando la denominación,
código, grado de cada uno
de los empleos y, el acto
administrativo que ordenó la
incorporación.
• Funciones y requisitos de
cada uno de los empleos en
que se dispuso la
incorporación, incluyendo
las del último empleo en que
figura con anotación en el
Registro público de Carrera,
debiendo indicar el acto
administrativo del cual
fueron tomadas. En caso de
existir equivalencias para el
desempeño de los empleos,
deberán ser señaladas.
• Indicar la diferencia salarial
presentada entre los
empleos, en virtud de cada
incorporación, para lo cual
se debe precisar el salario
que devengaba en el empleo
que se suprimió y el salario
del empleo donde se realizó
cada incorporación.
Acto administrativo de modificación de planta.
Acto administrativo de cada incorporación realizada al servidor
público.
Acta de posesión o constancia de no haberse efectuado la
misma.
Certificado de movilidad en la carrera administrativa expedido por
el Jefe de Unidad de Personal de la entidad o quien haga sus
veces que contenga:
En el siguiente recuadro, se evidencia la normatividad de empleo
equivalente necesaria para adelantar los análisis de actualización por
incorporación; para ello, se debe contar con todos los elementos de
estudios, tales como manuales específicos de funciones de los empleos
objeto de estudio, los cuales muestren los siguientes cuatro (4) ítems: I.
funciones, II. Requisitos de estudio III. Requisitos de experiencia y
adicionalmente el salario devengado en el desempeño del empleo, para
un total de cuatro (4) ítems.

56
Tabla 4.
Normativa de equivalencia de empleos
Artículo
-Norma
Fecha de
entrada en
vigencia
Vigencia del
articulo
Descripción de empleo
equivalente
Articulo 48
del Decreto
No. 2400
del
18/10/1968
Del
18/09/1968
al
11/06/1998
Articulo
derogado
por la Ley
443 de 1998,
articulo 87.
“Cuando por motivo de
reorganización de una
dependencia o de traslado de
funciones de una entidad a otra, o
por cualquier otra causa se
supriman cargos de carrera
desempeñados por empleados
inscritos en el escalafón, éstos
tendrán derecho preferencial a
ser nombrados en puestos
equivalentes de la nueva planta de
personal, o en los existentes o que
se creen en la entidad a la cual se
trasladen las funciones”. Negrilla y
subrayado fuera de texto.
18/10/1968
Artículo 85
del Decreto
No. 1042 de
1978 del
07/06/1978
Vigencia
temporal
“la modificación de plantas de que
trata el artículo anterior en decreto
especial se establecerán las
equivalencias de empleos con
relación al sistema de
nomenclatura y remuneración del
Decreto 540 de 1977 y demás
normas actuales sobre la materia”.
15/06/1978
Artículo 8
de la Ley 27
del
23/12/1992,
Reglamenta
do por el
Decreto No.
1223 de
1993
Del
29/12/1992
al
11/06/1998
“Indemnización por supresión del
empleo. Los empleados inscritos
en el escalafón de la carrera
administrativa, incluidos los del
Distrito Capital de Santafé de
Bogotá, cuyos empleos sean
suprimidos, podrán acogerse a:
1. El reconocimiento y pago de
una indemnización, en los
términos y condiciones que
establezca el Gobierno Nacional.
2. La obtención de un tratamiento
preferencial, en los términos
establecidos en el decreto LEY
2400 DE 1968, ARTÍCULO 48 y
decretos reglamentarios. En todo
caso, si transcurridos seis (6)
meses no fuere posible re vincular
al funcionario en otra dependencia
de la entidad donde hubiere un
cargo vacante similar o
equivalente, éste tendrá derecho a
la indemnización establecida en el
numeral lo. Del presente artículo.”
Negrilla y subrayado fuera de
texto.
29/12/1992

57
Artículo 56
del Decreto
No. 2329
del
29/12/1995
Del
29/12/1995
al
09/08/1998
“Se entiende por empleos
equivalentes aquellos que tienen
funciones y responsabilidades
similares y para cuyo desempeño
se exijan requisitos académicos
iguales”. Negrilla y subrayado
fuera de texto.
29/12/1995
Artículo 1 del
Decreto
No.1173 del
29/06/1999
Del
29/06/1999 al
24/04/2005
“Modificar el artículo 158 del
Decreto 1572 de 1998, el cual
quedará así: Artículo 158. Se
entiende que un empleo es
equivalente a otro cuando tienen
funciones iguales o similares,
para su ejercicio se exijan
requisitos de estudio y de
experiencia iguales o similares y
cuando la asignación básica de
aquél no sea inferior a la de éste.”
texto.
29/06/1999
Artículo 158
del Decreto
No. 1572 del
05/08/1998
Del
10/08/1998 al
28/06/1999
Modificado
por el
Decreto
No.1173 del
29/06/1999
“Se entiende por empleos
equivalentes aquellos que
pertenezcan al mismo nivel
jerárquico, tengan igual
asignación salarial y funciones
iguales o similares y para su
desempeño se exijan los mismos
o similares requisitos de
experiencia y de estudios”.
texto.
10/08/1998
Artículo
-Norma
Fecha de
entrada en
vigencia
equivalente
Artículo 89
del Decreto
No. 1227 del
21/04/2005
Del
25/04/2005 al
31/05/2006
Modificado
por el
Decreto No.
1746 de 2006
“Se entenderá por empleos
equivalentes aquellos que sean
similares en cuanto a funciones,
requisitos de experiencia,
estudios, competencias
laborales y tengan una
asignación salarial igual.”
texto.
25/04/2005
Artículo 1 del
Decreto No.
1746 del
01/06/2006
Vigente y
compilado en
el Decreto No.
1083 de 2015
“Se entiende que un cargo es
equivalente a otro cuando tienen
asignadas funciones iguales o
similares, para su desempeño se
exijan requisitos de estudio,
experiencia y competencias
laborales iguales o similares y
tengan una asignación básica
mensual igual o superior, sin que
en ningún caso la diferencia
salarial supere los dos grados
siguientes de la respectiva
escalara cuando se trata de
empleos que se rijan por la
01/06/2006
Vigencia del
articulo

58
Decreto No.
1083
del
26/05/2015
Vigente Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario
del Sector de Función Pública.
• CAPITULO 5 -
EQUIVALENCIAS ENTRE
ESTUDIOS Y EXPERIENCIA
ARTÍCULO 2.2.2.5.1
Equivalencias
• CAPITULO 7
DISPOSICIONES ESPECIALES
ARTÍCULO 2.2.2.7.2
Equivalencias para los empleos
pertenecientes al personal civil
del Ministerio de Defensa
Nacional, de las Fuerzas Militares
y la Policía Nacional.
• CAPITULO 9 - FUNCIONES Y
REQUISITOS GENERALES
PARA LOS DIFERENTES
EMPLEOS PÚBLICOS DE LAS
AGENCIAS ESTATALES DE
NATURALEZA ESPECIAL Y DE
LAS AGENCIAS NACIONALES
DE DEFENSA JURÍDICA DEL
ESTADO Y DE CONTRATACIÓN
PÚBLICA – COLOMBIA
COMPRA EFICIENTE –,
ORGANISMOS DEL SECTOR
DESCENTRALIZADO DE LA
RAMA EJECUTIVA DEL ORDEN
NACIONAL Y SE DICTAN
OTRAS DISPOSICIONES
ARTÍCULO 2.2.2.9.7
Equivalencias. Los requisitos de
que trata el presente Capítulo no
podrán ser disminuidos ni
aumentados. Sin embargo, de
acuerdo con la jerarquía, las
funciones, las competencias y las
responsabilidades de cada
empleo, las autoridades
competentes al fijar los requisitos
específicos de estudio y de
experiencia para su ejercicio,
podrán prever la aplicación
excepcional, de las
equivalencias establecidas en
el Capítulo 5 del Título 2 y
demás normas que lo modifiquen,
sustituyan o adicionen.
misma nomenclatura, o el 10% de
la asignación básica cuando a los
empleos se les aplique
nomenclatura diferente.” Negrilla
y subrayado fuera de texto.
26/05/2015
Artículo
-Norma
Fecha de
entrada en
vigencia
equivalente
Fuente: Elaboración propia.
Vigencia del
articulo

59
Corresponde a la verificación de la adopción por parte de las entidades
de las normas expedidas por el Gobierno Nacional, referente al sistema
de nomenclatura y clasificación de los empleos, tanto para las entidades
del orden nacional como para las entidades del orden territorial.
A continuación, se reseñan la normativa sobre el sistema de
nomenclatura y clasificación de empleos de las entidades del orden
nacional y territorial:
Tabla 5.
Documentación necesaria para adelantar ajustes de nomenclatura
/ 5.2.2 Por ajuste de nomenclatura
05/08/1994 Del
05/08/1994
al
09/08/1998
ARTÍCULO 6. De la asimilación
de las plantas de cargos.
Corresponde a los organismos y
entidades realizar la asimilación
de los cargos contenidos en su
planta de personal, de acuerdo
con las equivalencias
establecidas a continuación, a
partir de la vigencia fiscal de
1995.
Decreto
No. 1921
del
05/08/1994
19/03/2005 Vigente Artículo 30. Requisitos
acreditados. Los empleados que
al momento del ajuste de las
plantas de personal se
encuentren prestando sus
servicios en cualquiera de las
entidades a las cuales se refiere
el presente decreto deberán ser
incorporados
Decreto
No. 785
del
17/03/2005
Orden Norma
Fecha de
entrada
en
vigencia
Vigencia Descripción
10/08/1998 Del
10/08/1998
al
18/03/2005
Derogado
por el
Decreto No.
785 de 2005,
articulo 34
ARTÍCULO 35. De los actuales
empleados. Los empleados que
al momento del ajuste de las
plantas de personal se
encuentran prestando sus
servicios en cualquiera de las
entidades a las que se refiere el
presente decreto, deberán ser
incorporados a los cargos de las
plantas de personal que las
entidades fijen de conformidad
con el sistema de nomenclatura y
clasificación de empleos
establecido en este decreto, no
se les exigirán requisitos distintos
a los ya acreditados y solo
requerirán de la firma del acta
correspondiente. Quienes
ingresen con posterioridad o
cambien de empleo deberán
cumplir los requisitos señalados
en los respectivos manuales
específicos de funciones y de
requisitos.
Decreto
No. 1569
del
05/08/1998
Territorial

60
a los cargos de las plantas de
personal que las entidades fijen
de conformidad con el sistema de
nomenclatura y clasificación de
empleos establecido en este
decreto, no se les exigirán
requisitos distintos a los ya
acreditados y solo requerirán de
la firma del acta correspondiente.
Orden Norma
Fecha de
entrada
en
vigencia
Vigencia Descripción
15/06/1978 Del
15/06/1978
al
02/03/1997
ARTICULO 91. DE LOS
REQUISITOS YA
ACREDITADOS. No se exigirá
acreditar nuevas calidades para
la incorporación de que trata el
artículo 90 de este Decreto, a las
personas que a la fecha de
expedición del Decreto 710 de
1978 se encontraban vinculadas
al servicio oficial.
Decreto
No. 1042
del
07/06/1978
10/12/1998 Del
11/12/1998
al
24/07/2006
Artículo 5°. De las
denominaciones de empleos o
grados salariales suprimidos. Las
denominaciones de empleos o
grados salariales que hayan sido
suprimidos en virtud del presente
decreto continuarán vigentes en
las plantas de personal de las
entidades hasta tanto se
modifiquen dichas plantas.
Decreto
No. 2502
de
10/12/1998
03/03/1997 Del
03/03/1997
al
10/12/1998
Artículo 4º. De la aplicación de
las equivalencias. Los
organismos públicos a quienes se
aplica el presente decreto
procederán a efectuar los
cambios en la primera nómina de
pago siguiente a su vigencia, con
estricta sujeción a las
equivalencias establecidas en el
artículo 3º de este decreto.
Artículo 5º. Disposiciones
transitorias. Los empleados
públicos que se encuentren
desempeñando empleos a los
cuales se les haya suprimido la
denominación o el grado salarial
en virtud de lo ordenado en el
presente Decreto, continuarán
con dicha clasificación y grado de
remuneración hasta tanto la
respectiva entidad modifique su
planta de personal o el empleado
cambie de empleo.
Decreto
No. 457 del
25/02/1997
Nacional

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