Este documento describe el concepto de Business Process Outsourcing (BPO) o externalización de procesos de negocio. Explica que el BPO se basa en la especialización, economización y calidad. Algunos de sus beneficios son reducir costes administrativos, mejorar la organización interna y aumentar la competitividad de la empresa al concentrarse en su negocio principal. El documento también analiza cuáles son los procesos más adecuados para externalizar y cómo gestionar la relación con el proveedor externo.

1. BPO
Business Process
Outsourcing
www.ctug.cat info@ctug.cat @CTUGranollers
#CTUGlive

2. BPO

3. ¿QUÉ TIENEN EN COMÚN…
ADAM SMITH
MARGARET
THATCHER
UNIVERSIDAD DE HARVARD

4. ECONOMIAS EXTERNALIZACIÓN DE GRAN
DE ESCALA PARTE DEL S.PÚBLICO
ESPECIALIZACIÓN
VENTAJA COMPARATIVA
TODOS ELLOS HAN CONTRIBUIDO
DE FORMA SIGNIFICATIVA AL
DESARROLLO DEL BPO

5. El outsourcing se sustenta en tres pilares
fundamentales:
ECONOMIZACIÓN
CALIDAD
ESPECIALIZACIÓN

6. Ventaja competitiva
Subcontrate el resto
Herramienta de gestión

7. BPO

8. PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA DEL NEGOCIO
PONER EN
MANOS DE
EXPERTOS
REDUCIR COSTES REORIENTAR LOS
RECURSOS INTERNOS
AUMENTAR EL NIVEL DE COMPETITIVIDAD

9. BPO

10. EXTERNALIZACIÓN
COMPONENTE
TECNOLÓGICO
BPO
PROCESOS
BPO ADMINISTRATIVOS
CAPITAL
HUMANO

11. BPO

12. UN NUEVO CONCEPTO
Accesibilidad
Seguridad

14. BPO

15. BPO

16. Descontento generalizado
respecto a los procesos
internos de gestión.

17. DEFICIENTE EMPRESA
TAREAS DIARIAS ACUMULACIÓN GESTIÓN
FINANCIERA INEFICIENTE
CONTROL DE DE FACTURAS Y FALTA DE COSTES
EXPEDIENTES Y EXTRACTOS INFORMACIÓN
ARCHIVO BANCARIOS ECONÓMICA ELEVADOS
MALA
ATENCIÓN DEL DOCUMENTACIÓN PROBLEMAS DE
TELÉFONO SIN ARCHIVAR TESORERÍA IMAGEN
EXTERNA
DEFICIENTE
OPERACIONES SIN
NEGOCIACIÓN
CONTABILIZAR
BANCARIA
IMPAGOS POR
REMESAS SIN
FALTA DE
PRESENTAR
CONTROL

18. BPO

19. AGILIDAD/EFICACIA
PRODUCTIVIDAD
BENEFICIOS
COSTES (administrativos y accesorios)
MEJORA EN LA ORGANIZACIÓN

20. BPO

21. 1.- CONTACTO CON LA EMPRESA
2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO
3.- FIRMA DEL CONTRATO
4.- IMPLANTACIÓN
5.- ÁREAS DE INCIDENCIA

22. 1.- CONTACTO
• ¿Existe voluntad de externalizar?
– Positiva (total o parcial)
–Reticencia (SLA)
–Rentabilidad (Presupuesto)
–Reubicación

23. • Solicitud de datos para análisis:
– Método de trabajo.
– Factores claves/críticos
– Condiciones de cobro/pago
– Necesidades bancarias
• Identificar personas de contacto.
• Solicitud de documentación

24. ESTUDIO DEL ACTUAL MODELO
DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
EVALUACIÓN DE LA CONVENIENCIA DE
EXTERNALIZAR

25. 2.- PROPUESTA Y PRESUPUESTO
Se externaliza:
• TODA la gestión
• PARTE de la gestión
–Programa proveedor
–Su programa (“traductor”)

26. 3.- CONTRATO
Con la aceptación del presupuesto…
• SLA
• Cliente
• KPIs (“smart”)

27. 4.- IMPLANTACIÓN
Con la firma del contrato…
• Tareas previas:
– Fichas de clientes/proveedores.
– Envío de circulares (modelos)
• Traspaso de datos.

28. 5.- ÁREAS DE INCIDENCIA
• Circuito de VENTAS
• Circuito de compras y gastos
• Gestión bancaria

29. VENTAS COMPRAS OTROS
PEDIDO PEDIDO DIETAS
ALBARÁN ALBARÁN GASTOS VIAJES
EXPEDICIÓN RECEPCIÓN PAGO NÓMINAS
FACTURA FACTURA PAGO SEG. SOCIAL
CARTERA CARTERA PAGO TRIBUTOS
COBRO PAGO OTROS
ARCHIVO ARCHIVO
OTRAS GESTIONES
GESTIÓN BANCARIA COORDINACIÓN INFORMES

30. coordinación
• área laboral.
• área tributaria.
• otras áreas de práctica.
• otras empresas e instituciones.

31. informes
• mensuales:
• tesorería, cobros y pagos.
• desviaciones presupuestarias.
• contabilidad de costes.
• anuales:
• estados financieros.
• flujo de efectivo del ejercicio.
• presupuesto anual.

32. BPO

33. ¿QUÉ EXTERNALIZAR?
GESTIÓN
FINANCIERA
GESTIÓN CORE GESTIÓN CONTABLE
ADMINISTRATIVA
BUSINESS
GESTIÓN
DOCUMENTAL

34. DETERMINACIÓN DE LA RELACIÓN
• ¿EXTERNALIZACIÓN PARCIAL?
• ¿EXTERNALIZACIÓN TOTAL?

35. SLA SERVICE LEGAL AGREEMENTS
SEGUIMIENTO DE LA
CALIDAD DE LOS
PROCESOS
CORRECTA DEFINICIÓN DE
CLAROS Y DETALLADOS
PARÁMETROS

36. SEGUIMIENTO DE LA RELACIÓN
• Si no se puede medir, no se puede
controlar
• KPIS (SMART)

37. BPO

38. EXTERNALIZAR REPRESENTA
• PONER EN MANOS DE EXPERTOS AQUELLOS
PROCESOS NO LIGADOS A LA NATURALEZA
DEL NEGOCIO.
• CENTRARSE EN AQUELLO QUE APORTA VALOR
A LA EMPRESA.

39. IDEAS CLAVE
• TRABAJAR ON-LINE
• REDUCIR COSTES
• MEJORA LA ORGANIZACIÓN
• INCREMENTO DE LA COMPETITIVIDAD
• MEJORAR LA IMAGEN

40. BPO

41. CONCEPTOS
• Romper el paradigma de la Pyme
• Accesibilidad a la información
• Seguridad (copias por duplicado)
• Inversión inicial
• Sharepoint (soporte a ventas)
• Devolución de documentación

42. REDUCCIÓN DE COSTES
COMPRAS Bº
ADMINISTRACIÓN
CONTROL
Administrativo STOCKS Bº
Contable
Financiero
VENTAS Bº

43. REDUCCIÓN DE COSTES
BPO
ADMINISTRACIÓN
½ Administrativo
Bº
Financiero

44. REDUCCIÓN DE COSTES
• ESTRUCTURA INICIAL INEFICIENTE
– Sobredimensión Departamento Administración
– Falta de estructuración en Ventas
– Costes de eficiencia elevados
• ESTRUCTURA BPO
– Dimensión adecuada
– Organización Ventas
– Costes de eficiencia reducidos

45. COMPARATIVA COSTES
INICIAL BPO
• Administrativo: • ½ Administrativo:
» 15.600€ » 7.800€
• Contable: • Financiero:
» 31.200€
» 25.400€
• BPO:
• Financiero: » 18.000€
» 31.200€
• ½ Administrativo:
» 7.800€
• TOTAL : 57.000€
• TOTAL: 80.000€

46. AHORRO COSTES
• Ahorro directo: 23.000€
• Ahorro indirecto: 7.000€
– Bajas, vacaciones, formación,…
– Costes accesorios (software, instalaciones,…)
– La gran mayoría de costes ahora son variables
TOTAL AHORRO: 30.000€
AHORRO: (30.000/ 80.000) = 40%; 23/80=30%

47. www.ctug.cat info@ctug.cat @CTUGranollers
www.assistoffice.es