Exposición Eje Tematico No. 2 Analisisi y Diseños de Sistemas II

1. Reinaldo Andrés González
Diego Alberto Castro
Andrea Paola Beltrán
Jairo Javier SuÁrez
DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA 1

2. INTRODUCCIÓN
El desarrollo de los sistemas de información permite que
los usuarios tengan facilidad para acceder a los diferentes
tipos de sistemas existentes en la actualidad por eso es
necesario conocer sus diferentes etapas.
Dentro de la salida de sistemas tenemos diferentes
procedimientos que pueden ser utilizados por el usuario
con esta presentación pretendemos mostrar una idea del
producto final que nos puede arrojar un sistema por eso es
importante que el estudiante de Ciencias de la
Información, Documentación, Bibliotecología y Archivística
pueda estar a la capacidad del manejo de los diferentes
tipos de sistemas presentados en esta era de las
tecnologías de la información y la comunicación.
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3. OBJETIVOS
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4. DISEÑO DE LAS SALIDAS:
(DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMES Y PRODUCCIÓN
DE DOCUMENTOS)
El término salida, como es probable que el lector lo
conozca, se refiere a los resultados e información
generados por el sistema. Para muchos usuarios finales, la
salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la
base sobre la que ellos evaluarán la utilidad de la
aplicación. En la realidad, muchos usuarios no operan el
sistema de información y tampoco ingresas datos en él,
pero utilizan la salida generada por el sistema. Cuando
diseñan la salida, los analistas deben de realizar lo
siguiente:
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5. Determinar qué información presentar.
Decidir si la información será presentada en forma visual,
verbal o impresa y seleccionar el medio de salida.
Disponer la presentación de la información en un formato
aceptable.
Decidir cómo distribuir la salida entre los posibles
destinatarios.
Para llevar a cabo las actividades antes mencionadas, se
requieren decisiones específicas tales como el empleo de
formatos ya impresos cuando se preparan reportes,
cuántas líneas planear sobre una página impresa o si se
debe emplear gráficas y colores.
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6. La salida es la única razón para el desarrollo del sistema y la base sobre la
que ellos evaluarán la utilidad de la aplicación. En la realidad, muchos
usuarios no operan el sistema de información y tampoco ingresan datos en
él, pero utilizan la salida generada por el sistema.
El diseño de la salida de la computadora debe avanzar en una forma
organizada y bien pensada: tiene que desarrollarse correctamente mientras
que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la salida está
diseñado para que las personas encuentren que el sistema es fácil de
emplear.
El termino salida se utiliza para denotar cualquier información, ya sea
impresa o en una pantalla. Cuando los analistas diseñan la salida:
 Identifican la salida específica que es necesaria para satisfacer los
requerimientos de la información.
 Seleccionan los métodos para presentar la información.
 Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la
información producida por el sistema.
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7. UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DEBE
ALCANZAR UNO O MÁS DE LOS SIGUIENTES
OBJETIVOS:
1. Expresar información relacionada con actividades pasadas, estado actual o
protecciones para el futuro.
2. Señalar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias.
3. Iniciar una acción.
4. Confirmar una acción.
El buen diseño de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma
independiente del uso que se dará a la salida. En otras palabras, no se puede
clasificar como buena una salida estéticamente atractiva o que haga uso de una
nueva tecnología, a menos que satisfaga las necesidades de la organización y de
sus usuarios. El propio proceso de diseño comienza cuando el analista de sistemas
identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia durante la
determinación de requerimientos).
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8. ASPECTOS IMPORTANTES DE LAS SALIDAS.
Cuatro preguntas, a las que
debe darse respuestas en
forma completa y
apropiada, ayudan a los
expertos de diseño de
sistemas a comprender
mejor lo que debe ser la
salida de un nuevo sistema:
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9. ¿QUIÉNES RECIBIRÁN LA SALIDA?
El usuario, ¿forma o no parte de la
organización?, Quizá los usuarios
externos tengan requerimientos
específicos que no se pueden
cambiar y que dictan los
requerimientos de contenido,
formato y medio de
presentación. Tal vez las
organizaciones decidan presentar
la misma información en forma
diferente cuando ésta es enviada a
los usuarios tanto externos como
internos.
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10. ¿CUÁNTOS DETALLES SON
NECESARIOS?
Pocos detalles son necesarios para
indicarle a alguien que renové una
licencia de manejo (nombre, dirección,
fecha de renovación, cuota y una
identificación de la salida como aviso
de renovación). Sin embargo, un
informe trimestral de ventas contiene
muchos detalles con formatos
diferentes que son de ayuda para
trasmitir un mensaje (qué sucedió,
cómo ocurrió y cuál fue el resultado) a
todos los usuarios. Asimismo, la
cantidad de datos también sugiere si
deben emplear métodos de impresión
o de presentación en una pantalla.
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11. ¿CUÁNTOS Y QUE TAN FRECUENTE ES LA
SALIDA?
El calendario junto con la oportunidad de la
salida, son guías específicas del diseño.
Algunas salidas se producen con poca
frecuencia y sólo cuando aparecen ciertas
condiciones: la emisión del aviso de
renovación de licencia puede ocurrir cada 4
años, la emisión de una notificación de
pago sucede cuando el saldo de la cuenta
está vencido. sin embargo, la organización
puede requerir cada mes una salida que
indique todas las licencias que deben
renovarse el próximo mes, o una salida
cada semana que señale todas aquellas
cuentas cuyo saldo se venció durante la
semana.
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12. ¿QUÉ MÉTODO UTILIZAR?
¿Debe ser impresa o
presentada en pantalla? La
salida impresa se emplea con
bastante frecuencia. Sin
embargo, si un sistema da
respuestas del tipo sí o no a las
consultas, a menudo es
apropiado presentar la
respuesta en una pantalla,
algunos sistemas emplean una
salida de audio para informarles
sobre un nuevo número
telefónico o el cambio de éste.
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13. DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA 13

14. PRESENTACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
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15. FORMATO TABULAR
En general, los usuarios finales están
acostumbrados a recibir la información en
formas de tablas.
El formato tabular debe utilizarse bajo las
siguientes condiciones:
Cuando los detalles dominan y son necesarios
pocos comentarios.
Cuando los detalles son presentados en
categorías discretas.
Cuando cada categoría debe tener una
etiqueta.
Cuando se deben obtener totales o realizar
comparaciones entre diversos componentes.
Se desea presentar la información en
un formato que presente los detalles en un
orden significativo (quizás de mayor a menor,
por código o alfabéticamente), aquel donde
estos sean más sencillos de localizar.
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16. FORMATO GRÁFICO
Existen en el mercado un sinnúmero de
herramientas gráficas para diseñar de
mejor manera la salida.
El uso de gráficos ayudarán a mejorar la
comprensión sobre ciertos temas,
sobretodo estadísticos.
Los tipos de gráficos comúnmente usadas:
* Gráfica de sectores
Gráfica de curvas
* Gráfica de escalones o superficie
* Gráfica de barras y columnas
* Mapas
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17. USO DE ICONOS
Los íconos son la representación gráfica de las
entidades descritas por los datos.
Los íconos comunican información en forma
inmediata cuando son seleccionados en forma
apropiada.
Los siguientes lineamientos sugieren cuando y
como utilizar los íconos en el diseño de sistemas:
* Seleccionar los íconos que serán reconocidos y
comprendidos en forma inmediata por los
usuarios.
* Utilice etiqueta solo si no son iconos
universalmente reconocidos.
* Utilice el mismo icono para representar la misma
información a través de toda la salida.
* Evite el empleo de etiquetas.
* Distribúyalos de manera que evite la
aglomeración de íconos.
* Mantenga la escala en el tamaño de los objetos
representados.
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18. PRESENTACIONES EN COLOR
Actualmente hay muchas facilidades
para la presentación de la información
utilizando colores.
En general se recomienda el uso de
cuatro o menos colores.
El analista debe buscar el empleo de
solo aquellas salidas impresas que
son absolutamente necesarias. Hasta
donde sea posible, el desarrollo de un
sistema de información basado en
computadora debe reducir, no
aumentar, el número de reportes
impresos
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19. DISEÑO DE SALIDA
IMPRESA
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20. SALIDAS IMPRESAS
Los analistas especifican la salida impresa cuando tienen
que enviar un documento por correo ya sea para un cliente
o un proveedor, imprimir un registro de datos o notificar
cierta información a varias personas. La salida impresa
puede ser en:
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21. REPORTES IMPRESOS
Los reportes impresos varían
en tamaño, aunque los
analistas a menudo emplean
los siguientes tamaños
estándares: A4 (210 x
297mm), carta (216 x
279mm), entre las más
utilizadas
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22. FORMAS ESPECIALES
Podemos mencionar las formas preimpresas que
son aquellas que están identificadas con los
datos de la organización y utiliza varios colores
(facturas, cheques, etc.)
Entre las situaciones más representativas donde
debe considerarse el uso de formas preimpresas,
se encuentran las siguientes:
* Reglamentos o requerimientos legales que
obligan al uso de formas preimpresas.
* Destinatarios que esperan un formato estándar
* La inclusión del logotipo de la organización,
una marca registrada o símbolo que debe estar
incluido en la forma.
* Trabajo artístico o gráficas.
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23. COPIAS MULTIPLES DE LAS
SALIDAS
Se debe tener en cuenta cuando
la información impresa se debe
sacar copia o imprimir utilizando
papel carbón:
• Copias sin papel carbón
• Copias con papel carbón
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24. PLANTILLA PARA SALIDA
IMPRESA
La plantilla de la salida es la distribución de objetos en el medio de salida. Al construir esta plantilla
estamos construyendo un modelo del reporte o documento tal como aparecerá luego que el sistema
entre en operación. La plantilla debe mostrar lo siguiente:
1. Todo la información variable:
* Detalles
* Resúmenes y totales
* Marcas de control
* Separadores (por ejemplo; símbolos como el subrayado y el guión)
2. Todos los detalles pre impresos:
* Encabezados
* Títulos y nombres del documento
* Nombre de la Compañía y dirección
* Instrucciones
* Notas y comentarios
Las plantillas de reportes se pueden hacer con una herramienta CASE para su diseño o en plantillas
de pantallas hechas en papel.
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25. DISEÑO DE SALIDA
DE PANTALLA
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26. SALIDAS DE PANTALLA
Son otra alternativa que existe para presentar una salida
dentro del sistema puede darse en cualquier momento y su
disponibilidad es inmediata, estas clase de salidas son de
gran ventaja ya que nos permite racionalizar el uso de
varios productos entre ellos el papel.
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27. Las salidas de pantalla son muy populares hoy
en día con el avance diario de las nuevas
tecnologías de la información y la comunicación
entre ellas encontramos las populares Tablets,
las cuales crecen en marca y diseño cada día
en el mercado.
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28. CONCLUSIONES
1. En la salida de un sistema vamos a encontrar el resultado de un proceso
dentro del mismo teniendo diferentes características que permiten su
interpretación.
2. Para contribuir al ahorro de insumos y al impacto ambiental es necesario
conocer que tipo de salida necesariamente debemos utilizar ya sea de
manera impresa o digital.
3. Diferentes organizaciones ajustan sus sistemas para tener las salidas
adecuadas en busca del cumplimiento de las metas trazadas
anteriormente.
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29. BIBLIOGRAFÍA
1. Mundo Informático
http://mundoinformatico321.blogspot.com/2013/01/diseno-de-entradas-procesos-
y-salidas.html [Web en línea]. . [Consulta: 11 / 10 / 2014]
2. Facilitando
http://yolimarlares.blogspot.com/2013/06/diseno-de-salidas.html
[Web en línea]. . [Consulta: 11 / 10 / 2014]
3. Diseños de las salidas efectivas
http://www.galeon.com/rcruz0423/docs/clase7p2.pdf
[PDF].. [Consulta: 12/10/2014]
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