Reduccion consumo papel

Telecomunicaciones y desarrollo sostenible

La reducción del consumo de papel en la
Sociedad de la Información
Julio de 2005

Resumen
Parece difícil imaginar nuestra vida sin papel, ¿verdad?. El papel está presente en nuestra vida en
la mayor parte de las actividades que desarrollamos, relacionadas con el trabajo, la comunicación,
la educación, etc.

Sin embargo, la sociedad es consciente de la necesidad de alcanzar un desarrollo económico ade-
cuado, pero sin dejar de conservar los recursos naturales para ello. Los impactos ambientales aso-
ciados a la fabricación y reciclado del papel, así como las numerosas ventajas en cuanto al ahorro
de costes y aumento de productividad que supone tener menos papeles en la mano han fomenta-
do que a distintos niveles (administraciones públicas, empresas, organizaciones ecologistas, etc.) se
implanten iniciativas para reducir el consumo del papel.

En este artículo se presenta un nuevo paradigma en la sociedad de la información, en el que la
innovación con las nuevas comunicaciones ofrecen nuevas oportunidades de movilidad y colabo-
ración, como consecuencia de la desmaterialización que ofrecen los nuevos servicios de telecomu-
nicaciones, lo que supone una oportunidad para alcanzar una “sociedad con menos papel”.

Además, se exponen los motivos que justifican la implantación de medidas de reducción de con-
sumo de papel, tanto desde el punto de vista ambiental como socio-económico. Además, se mues-
tra cómo las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) favorecen el desarrollo económi-
co y social, reduciendo el uso del papel en diversos ámbitos de actividad. Por último, se analizan las
principales dificultades o retos que la sociedad debe afrontar para conseguir armonizar la expan-
sión de la Sociedad de la Información utilizando menos papel.

1


1 ¿Por qué es importante
• Consumo energético: Obtener una hoja de papel a partir de
100% de madera precisa 17 Wh y a partir de papel reciclado,
12 Wh. (19)
reducir el consumo de
• Consumo de agua (para obtener 1 Tn de papel se precisan 2
papel? Tn de agua si se trata de papel reciclado o bien 15 Tn si se
trata de papel de pasta química).
El consumo de papel está habitualmente asociado con el desa-
• Vertidos, que contienen elevada carga contaminante (sóli-
rrollo económico y social. En el mundo se consumen cerca de
dos en suspensión, compuestos orgánicos halogenados,
320 Tn de papel y cartón según la Federación de Industrias
etc. ) y que han de ser depurados
Forestales Finlandesas, de las que un 90% se concentra en
Norte América, Oeste de Europa y Asia. (45) • Residuos, aunque en su mayoría son no peligrosos

Afortunadamente, la industria papelera ha ido progresando en
Por lo que respecta a España, el consumo de papel en 2004 fue de la mejora ambiental de sus actividades productivas y ha ido
7.194.300 Tn. Por habitante se consumieron 167 kg, lejos de lo que integrando paulatinamente procesos menos perjudiciales para
consume un ciudadano belga (346 kg), luxemburgués (315 kg) o el entorno.
estadounidense (301 kg). (17)
Además, hay que considerar los efectos ambientales del entor-
En los últimos años, hemos sido testigos de un aumento pro- no tecnológico que hace posible la impresión y los residuos que
gresivo del consumo de papel al mismo tiempo que las generan: tóner, embalajes, impresoras, faxes, etc.
Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) se
han incorporado con gran ímpetu en todos los ámbitos socia-
les. Esta situación no deja de ser paradójica por el hecho de que
la digitalización de la sociedad parecía que iba a eliminar el uso 2 Oportunidades para
del papel.
reducir el consumo de
El consumo de papel para impresión y escritura creció por encima del 10%
entre los años 1980 y 2000 (36). Asimismo, el 30% del papel que
papel gracias a las TIC
consumimos actualmente corresponde a funcionalidades que hace 10
años no existían. (20) Hoy en día las nuevas tecnologías nos facilitan la vida.
Ahorramos tiempo en gestiones burocráticas sin esperar colas,
El uso irresponsable del papel trae como consecuencia enor- hacemos transferencias sin desplazarnos de casa, .... Las venta-
mes desventajas: restricciones a la movilidad y el teletrabajo, jas que ofrecen son múltiples, pero entre ellas podemos desta-
ineficiencia en la organización, barreras al conocimiento, la car una: el ahorro de papel. Empresas, ciudadanos y organismos
obligación de disponer de un espacio de almacenamiento para públicos se ven beneficiados a este respecto gracias a los nue-
archivo documental, los costes económicos y de ineficacia de vos servicios que ofrece la Sociedad de la Información. Vamos a
los procesos, etc. Estos inconvenientes son especialmente rele- hacer un repaso de las posibilidades que ofrecen las TIC para
vantes para una empresa, en la que su consumo procede de reducir el consumo de papel.
varios orígenes: el uso del empleado en su puesto de trabajo,
los procesos de gestión interna y los procesos de relación con
sus clientes. Por ello, cada vez es más frecuente encontrar ini- - Eficiencia en el entorno de
ciativas de reducción del consumo de este material.
trabajo
Pero existe también una circunstancia que no debe olvidarse,
El entorno laboral se ha visto inmerso en los últimos años en
los impactos ambientales de su fabricación (tala de árboles,
un enorme proceso de informatización, consiguiendo una
tratamiento de la madera, reciclado de papel recuperado, etc),
mejora en la rapidez y eficacia de la gestión empresarial pero
en la que se generan impactos de diversa índole (18):

2


sin reducir visiblemente los niveles de consumo de papel, a a doble cara reduce a la mitad el consumo de hojas asociado a
pesar de que las nuevas tecnologías parecen evitar su uso. un documento. Incluso existen controladores software para
impresoras, que permiten imprimir cualquier documento en
menos espacio, gracias a la posibilidad de imprimir en “forma-
Un oficinista utiliza de media 10.000 hojas de papel cada año. (5) Un
to de libro” 4 páginas en una sola hoja de papel.
empleado de Telefónica consume hoy 3.000 hojas al año.
Por ello, muchas empresas han comenzado a afrontar el desa-
Las tecnologías de la información, a las que en ocasiones se las fío de la oficina sin papel o con menos papel, implantando ini-
culpa del aumento progresivo del consumo de papel, pueden ciativas de reducción del consumo de papel, motivadas en gran
contribuir a utilizar de modo más eficiente el papel en la ofici- parte por sus políticas ambientales, necesidad de ahorro de
na, obteniendo de modo paralelo un incremento de la produc- costes, etc.
tividad.

Este es el caso de la intranet corporativa. Cada vez es más fre- Telefónica ha puesto en marcha la iniciativa "Eficiencia en el Uso del
cuente que las empresas dispongan de intranet para compartir Papel", con la que se pretenden impulsar distintas acciones encaminadas
información interna. Además de facilitar el acceso a documen- a la reducción del uso y consumo del papel.
tos internos para su consulta, un diseño adecuado de la intra- Las principales áreas de actuación que se desarrollarán son:
net permite a la empresa realizar sus gestiones internas de
Consolidación de la impresión y fotocopia con equipos multifunción
forma más fácil y más eficiente, sin necesidad de formularios
(instalación de estos equipos en outsourcing, fomento de la impresión
en papel, como tradicionalmente ocurría en procesos de com-
a doble cara, reducción de impresoras personales, etc.)
pras, trámites relacionados con gestión de recursos humanos,
etc. Compra de papel reciclado

El uso de herramientas colaborativas y de compartición del Campañas de comunicación a los usuarios para fomentar un consumo
conocimiento son especialmente beneficiosas para las empre- responsable del papel
sas que tengan empleados dispersados geográficamente o que Implantación de herramientas de productividad personal
necesitan acceso de un gran número de trabajadores a los (compartiendo electrónicamente la información, facilitando la
recursos propios de la empresa, evitándose de este modo el uso movilidad de las personas)
del correo postal o de fax, que requieren consumir papel. Es evi-
dente que el papel, como anclaje físico, dificulta la movilidad en Gestión del consumo de papel (seguimiento de las compras y del
el trabajo. consumo, etc.)

Eliminación de procesos basados en papel, etc. (3)
La mayoría de la información que se maneja internamente en
una empresa no necesita ser almacenada en papel, por lo que Las empresas del Grupo que participan en la iniciativa de la Oficina sin
la Intranet y otras herramientas pueden ser también un medio Papeles representan alrededor de un 70% del consumo de papel que se
adecuado para que los empleados accedan a ese tipo de infor- realiza en el Grupo Telefónica en España. Entre ellas están: Telefónica de
España, Telefónica Móviles España, Telefónica Empresas, t-Gestiona, y
mación, teniéndola siempre disponible. Además, con menos
Telefónica I+D.
papeles en nuestras oficinas, perderemos menos tiempo en
localizar la información necesaria para desarrollar nuestro tra- Esta iniciativa se inscribe dentro de la nueva cultura de trabajo que va a
bajo. impulsar la compañía, en línea con los objetivos planteados en la Cumbre
de Directivos celebrada en 2004. En concreto, la Eficiencia en el Uso del
Papel forma parte de los proyectos que desarrollan el eje "Excelencia
Se estima que los empleados gastan entre el 25 y el 35% de su tiempo Operativa” y que vienen a alinearse con el compromiso adquirido por las
buscando la información que necesitan para realizar su trabajo. (4) empresas del Grupo de respetar el medio ambiente.

Una adecuada configuración del equipamiento ofimático en
una oficina puede ser también clave para alcanzar el éxito en
una campaña de reducción de papel. La posibilidad de imprimir

3


• almacenaje (la reducción de necesidades de espacio se tra-
Desde 2004, Caja Madrid tiene en marcha una iniciativa orientada a duce a valor monetario en base a los precios de mercado del
reducir el consumo de papel, denominada Proyecto Cero Papel, m2 de oficina en las zonas donde se ubican las empresas)
concretada en 13 iniciativas que transformarán sus procesos de trabajo,
incorporando masivamente las nuevas tecnologías que permitan la Las estimaciones varían de una empresa a otra, pero puede
creación, distribución y almacenamiento de la documentación en decirse que el coste de comprar una hoja supone sólo entre el
formato electrónico. 3% y el 7% de todos los costes generados por el uso posterior de
Las iniciativas que desarrollará esta entidad bancaria a lo largo de este esa hoja. (7)
proyecto de reducción de consumo de papel se distribuyen en dos grupos:
Telefónica I+D ha estimado un valor económico de 11,5€ por cada 100
Iniciativas de transformación de procesos y sistemas de trabajo,
impresiones, teniendo en cuenta los costes de adquisición,
mediante la creación de expedientes electrónicos, implantación de la
mantenimiento y reparación de la impresora, el tóner y los gastos de
firma electrónica, eliminación de listados en papel y eliminación de recursos humanos (operadores).
comunicaciones internas

Iniciativas de cambio cultural y educacional, mediante el envío de Otros beneficios menos directos pero también relevantes, que
correspondencia por Internet a clientes, redefinición del puesto de se consiguen con una política empresarial orientada a la “ofici-
trabajo (uso de pantallas planas TFT y Tablet PC), reuniones sin papel, na sin papel”, pueden ser la mejora de la reputación de la
comunicación y formación interna, etc. empresa, así como el aumento de eficiencia en sus procesos
obteniendo mayores niveles de productividad. El tiempo tam-
Caja Madrid persigue ahorrar 630 toneladas de papel en los tres años que
bién es dinero.
durará esta iniciativa. (1)
En la medida en la que el negocio de una empresa se base en el
uso de documentación, los efectos económicos derivados de la
La implantación de medidas de eficiencia en el uso del papel optimización del uso del papel y del uso de información en for-
implican ahorros económicos nada despreciables para una mato electrónico serán más evidentes.
empresa, aunque en ocasiones tales medidas requieran la
inversión en equipamiento que haga posible alcanzar esa efi- Las compañías aseguradoras son una muestra de empresas que manejan
ciencia (equipos multifunción, escáner, etc.). Las mejores prác- un gran volumen de información y que necesitan hacerlo de modo
ticas en la gestión de la impresión y fotocopiado recomiendan eficiente. Por ello, cada vez es más frecuente que este tipo de entidades
ir a un modelo de outsourcing de la impresión pagando por digitalicen su documentación y la almacenen en archivos electrónicos,
página impresa al proveedor, con lo que se evita la inversión en permitiendo el acceso rápido y fácil a cualquier empleado de la empresa.
nuevos equipos, se ofrece un servicio con calidad y disponibili- Una empresa de seguros norteamericana estima un ahorro de 40.000
dad, mientras se controla el consumo. dólares cada año en costes laborales gracias a su centro de
documentación digital. (6)

Se estima que una empresa con 5.000 empleados que imprimiera sólo el

-
10% a doble cara ahorraría 260.000 dólares. (5)
Movilidad y colaboración
De modo inmediato, se reduce el coste asociado a la adquisi- Acceder a la información donde sea y cuando sea. Esa es la
ción del papel, aunque hay que tener en cuenta otros ahorros necesidad que muchas empresas tienen hoy en día para adap-
directos añadidos, como son los derivados de reducir, entre tarse a las exigencias de sus clientes y para seguir mantenien-
otras, las necesidades de: do posiciones competitivas en el mercado. Por ello, la incorpo-
• impresión y fotocopiado (costes de mantenimiento y repa- ración paulatina de soluciones de movilidad ofrecen nuevas
ración de equipos, outsorcing, compra de cartuchos de posibilidades para que sus empleados puedan trabajar sin
tóner y tinta, etc.) cables y sin papeles, permitiendo el acceso seguro y en tiempo
real a toda su información.
• distribución (costes de envío postal, por ejemplo)

4


Este tipo de servicios de telecomunicaciones posibilita el traba-
Telefónica Móviles dispone de un servicio, Oficina Movistar, que permite el
jo en equipo de manera eficaz, eliminando obstáculos geográ-
acceso en tiempo real a través de cualquier dispositivo portátil (teléfono
ficos y organizativos. Este hecho favorece particularmente la
móvil, PDA, etc) a funciones de Intranet, Internet y correo electrónico,
expansión del teletrabajo, con las importantes consecuencias
ofreciendo a empresas y particulares, una mejora en la movilidad de sus
sociales y ambientales que conlleva su práctica. gestiones operativas.

Telefónica Publicidad e Información (TPI) es un claro ejemplo de cómo una
empresa puede aprovechar las ventajas que ofrecen los servicios de
movilidad. En particular, esta empresa ha “virtualizado” su red comercial
- Trámites administrativos sin
de oficinas en España, que ha implicado la dotación de movilidad a 700 papeles
comerciales mediante el uso de portátiles, conexión ADSL y móvil.
Hoy en día, las administraciones públicas impulsan la puesta
La gestión comercial de ofertas y facturas se realiza por medios
en marcha de proyectos destinados a potenciar sus servicios
electrónicos, posibilitando la eliminación del centro de impresión. El 50%
hacia los ciudadanos, las empresas u otras administraciones, a
de la plantilla teletrabaja, lo que ha supuesto la digitalización de toda la
través de las nuevas tecnologías. El desarrollo de la e-adminis-
información comercial de esta empresa.
tración o administración electrónica ofrece una serie de venta-
El desarrollo de los servicios de movilidad es posible gracias a la jas socio-económicas indudables, derivadas de la rapidez y fle-
utilización de PCs portátiles y de otros equipos de nueva tecno- xibilidad con la que se realizan los trámites administrativos, la
logía, como pueden ser los PDAs (Personal Digital Assistant), simplificación de la burocracia, el aumento de la eficiencia, etc.
etc. Estos dispositivos, “ordenadores de mano”, fueron original- (8) También la administración electrónica conlleva una clara
mente diseñados como agendas electrónicas, pero hoy en día ventaja ambiental, fundamentalmente en lo que supone de
disponen de las mismas funcionalidades que un ordenador reducción del uso de documentos en papel.
convencional. A este tipo de dispositivos se les puede conectar
Muchas gestiones administrativas realizadas por los ciudada-
un teclado, que permite escribir “electrónicamente” en cual-
nos o empresas en organismos públicos han requerido hasta
quier sitio, sustituyendo al bloc de notas tradicional y permi-
hace poco la tramitación de documentación en papel (habi-
tiendo un puesto de trabajo más itinerante todavía que con el
tualmente, un impreso y alguna información complementaria).
portátil.
Si leemos la definición de “papeleo” en el diccionario, podemos
También es preciso destacar, como elemento impulsor de la uti- comprobar que este término se asigna al exceso de trámites en
lización de servicios de movilidad y su aplicación en el teletra- la resolución de un asunto. Es decir, el papel ha estado tradicio-
bajo, la existencia de tecnologías wi-fi (wireless fidelity), que nalmente ligado a la realización de trámites, pero afortunada-
hacen posible que los usuarios accedan a Internet y a las redes mente algo está cambiando al respecto.
locales de su empresa a través de banda ancha y de forma ina-
Las ventajas que ofrece la e-administración a este respecto
lámbrica, tanto desde su propio lugar de trabajo como desde
radican no solo en la posibilidad de acceder a los formularios en
entornos públicos o privados de uso público.
formato electrónico, sino a la tramitación telemática de éstos,
Cabe resaltar, en este breve repaso sobre las posibilidades que eliminando prácticamente la necesidad de papel.
ofrecen las nuevas tecnologías para promover la oficina móvil y
sin papeles, la tecnología inalámbrica de conectividad El Gobierno español ha puesto en marcha el Plan Conecta para el
Blackberry, que proporciona acceso a diversas aplicaciones de desarrollo de la Administración electrónica en España 2004-2007. Entre
dispositivos inalámbricos en todo el mundo. Entre las posibili- los proyectos que se desarrollarán está el proyecto CERTIFICA, para el
dades que ofrece esta tecnología, destacan las posibilidades de desarrollo de sistemas de interacción de datos entre las administraciones
acceder al correo electrónico en cualquier lugar y de integrar públicas y el ciudadano. A este respecto se pretende eliminar el 80% de los
las funcionalidades de teléfono, SMS, navegador y organizador certificados en papel que actualmente la Administración española exige
en un solo dispositivo. al ciudadano, que serán reemplazados por certificados por Internet, con
validez jurídica. De este modo, desaparecerá la necesidad de aportar
Por otra parte, el desarrollo de los sistemas UMTS y 3G también documentos de forma reiterada a diferentes organismos de la
influirán en la expansión de los servicios de movilidad, a medi- administración. (10)
da que exista una mayor disponibilidad de terminales.
5


Entre las ventajas que ofrece la factura digital frente a la tradi-
Recientemente, la Comunidad de Madrid ha presentado el plan “Papel 0”
cional, podemos destacar el importante ahorro de papel que
o plan de simplificación administrativa, que permitirá a los ciudadanos
supone a las empresas no tener que generar la factura impre-
realizar una amplia gama de trámites desde casa y sin necesidad de
sa, además de otros beneficios como la reducción del espacio
desplazarse a ningún organismo oficial. (11)
físico dedicado al almacenamiento de documentación, reduc-
ción de errores, agilidad del proceso, etc.

Los procesos internos entre las distintas Administraciones tam- A pesar de la reticencia de algunos empresarios a utilizarla, la
bién se ven beneficiados por la incorporación progresiva de factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obli-
actuaciones encaminadas a una “Administración sin papeles”. gaciones que la factura en papel, gracias a la existencia de
legislación al respecto, lo que asegura su validez legal.
Actualmente, muchas empresas proveedoras de productos de
La Administración vasca es un claro ejemplo de implantación de
iniciativas encaminadas a la reducción del papeleo burocrático. Desde
gran consumo ya utilizan la factura electrónica. En España, más
hace unos años, los presupuestos vascos se presentan únicamente en CD- de 3.000 empresas son usuarias.
ROM, con el consiguiente ahorro de papel. Además, desde 2004 toda la
documentación entre el Gobierno y Parlamento vasco se transmite
encriptada a través de la Internet, junto con la firma digital que asegura Telefónica de España puso en marcha en junio de 2002, la e-factura, que
la validez legal necesaria. (9) elimina la edición de la factura en papel.

En diciembre de 2004, 120.000 clientes estaban suscritos al servicio e-
factura, lo que supuso en ese año la edición de 1.252.827 facturas
electrónicas.
Al igual que sucede con las transacciones comerciales, la segu-
ridad es tenida en cuenta, por lo que este tipo de aplicaciones El servicio e-factura, junto con la impresión de facturas en papel a doble
utilizan la firma electrónica. cara y el ensobrado conjunto para clientes con varias líneas ha supuesto
una reducción en el consumo de papel en facturación del 1,89% en el año
2004. (46)

- Transacciones comerciales a
través de la Red
La banca es un ejemplo de aplicación de las nuevas tecnologías
El comercio electrónico es un buen ejemplo del uso de las nue- en transacciones comerciales. Cada vez son más los bancos que
vas tecnologías en la implementación de la Nueva Economía. ofrecen servicios alternativos por Internet y aquellos que sólo
Fue definido en 1997 por la Comisión de Comunidades operan en la red van captando mayor número de clientes.
Europeas como “cualquier actividad en la que las empresas y
Los bancos que ofrecen servicios por Internet se pueden clasifi-
consumidores interactúan y hacen negocios entre sí o con las
car en tres tipos:
administraciones por medios electrónicos”. (37)
• Los que tienen actividades de apoyo a la actividad normal
Cada vez son más las empresas que realizan sus operaciones
desde Internet como Caja Madrid y La Caixa
comerciales utilizando las nuevas tecnologías. Los procesos de
compras están cada día más informatizados y ya no exigen el • Los que realizan todas sus operaciones por Internet
uso masivo de papel, como ocurría antes. De hecho, un aspecto (e-banks), como uno-e
fundamental en las transacciones comerciales como es la fac-
turación, tradicionalmente ligada al consumo de papel, se ha • Aquellos que promocionan el uso de Internet entre sus
visto beneficiado de los avances tecnológicos al desarrollarse la clientes, incluyendo productos financieros atractivos sólo
factura electrónica. accesibles en Internet, como ebankinter

Sin entrar en detalles técnicos, podemos definir la factura elec- La gestión online de las operaciones bancarias reduce el consu-
trónica como un documento electrónico que contiene los datos mo de recursos como el papel, debido a la eliminación de
de una factura tradicional y que ha sido firmada digitalmente. impresos. Además, la necesidad del cliente de conocer el estado

6


de sus cuentas puede quedar resuelta al estar disponible en papel y no en la pantalla, o de archivar información en soporte
Internet la información más actualizada sobre sus movimien- físico.
tos bancarios, dejando la decisión de imprimirlos o no al clien-
Respecto a la capacidad de sustituir a otros medios de transmi-
te. Esta circunstancia puede favorecer que las entidades reduz-
sión de información que emplean papel, es evidente que las
can los envíos de correspondencia por correo postal, que pue-
nuevas TIC y muy especialmente el correo electrónico inciden
dan ser más espaciados en el tiempo o incluso, ser suprimidos
de forma acusada en el uso de otros medios tradicionales,
como puedan ser el correo postal o el fax.
Entre las iniciativas que integran su Proyecto Cero Papel para reducir el
consumo de papel, Caja Madrid incentivará la correspondencia No obstante, se puede afirmar que hoy por hoy no existen indi-
electrónica a través de Internet. cios claros de que el correo electrónico sustituya por completo
al correo tradicional, sino que más bien actúa como comple-
Desde marzo de 2004, a través de un proyecto piloto, unas 10.000
mento de ellos. En cambio, sí que existe una clara tendencia a
personas utilizan este nuevo sistema. Se espera que en 2007, unos
200.000 clientes se beneficien de este sistema, con el que además se reducirse el uso del fax.
espera reducir unas 115 toneladas de papel en tres años, salvando unos
1.700 árboles. (1)
En 2004, la Cámara de Comercio de Madrid y Secretariaplus.com
realizaron un estudio sobre el uso de Internet y el correo electrónico en las
empresas, mediante una encuesta dirigida a secretarias de compañías
“Extracto ecológico” es una iniciativa de Caixa Terrassa orientada a lograr españolas.
la conservación de los recursos naturales, mediante la reducción del Según las participantes en este estudio, el correo postal se sigue utilizando
consumo de papel y la aportación de fondos para proyectos de fundamentalmente para envíos importantes o para publicidad, aunque
reforestación y conservación de ecosistemas y de la biodiversidad. su uso se ha reducido ligeramente en estos años.
A través de esta iniciativa, iniciada en mayo de 2004, los clientes dados de Lo que sí parece evidente es que el correo electrónico afecta más
alta en este servicio pueden consultar extractos y documentos a través de intensamente al uso del fax, con el consiguiente efecto sobre el consumo
la red. Se estima que en el periodo comprendido entre mayo de 2004 y del papel, puesto que el 55% afirmaron que en su empresa el uso del fax
mayo de 2005 se han dejado de generar en formato papel, más de se ha visto reducido a un 50% ya que utilizan preferentemente el correo
3.000.000 de documentos. electrónico. (14)
Además del ahorro considerable de papel, por cada cliente que se dé de
alta en este servicio, se dona un euro a DEPANA (Defensa del Patrimonio
Natural). (27) Hasta hace poco, el Instituto Nacional de Estadística enviaba
mensualmente unas 15 notas de prensa a los medios de comunicación de
toda España utilizando el fax, con el consiguiente consumo de papel en
todas las redacciones. A partir de marzo de 2005, este organismo ha
comenzado a enviar sus notas informativas por correo electrónico. (12)

- El correo electrónico, otra Cabe destacar también la aplicación del correo electrónico para
forma de comunicación el envío y recepción de faxes, en lo que se denomina “fax en
Gracias a las nuevas tecnologías, existe un modelo de comuni- red”, sin utilizar papel.
cación interpersonal totalmente integrado en nuestra socie-
Por otra parte, el correo electrónico, además de utilizarse para la
dad, como es el correo electrónico.
transferencia de información, está actualmente empleándose
Aunque hay estimaciones que hablan de que una empresa en una actividad también muy ligada al uso del papel, como es
puede incrementar el consumo de papel en un 40% como con- la publicidad. El marketing por correo electrónico o el e-marke-
secuencia del uso de correo electrónico (2), puede decirse que ting está considerado como un arma de ventas muy efectiva y
realmente la transmisión de un mensaje de correo electrónico a menor coste que las opciones tradicionales en prensa o buzo-
no exige el uso de papel y que su envío a la impresora está más neo, ofreciendo como principal ventaja ambiental, la ausencia
bien motivado por el hábito del receptor del mensaje de leer en de papel.

7


- La educación on line - Publicaciones digitales
La teleeducación es un concepto empleado desde hace años La adopción del nuevo estilo de vida que impone la Nueva
que se ha visto reforzado gracias al uso de Internet, contribu- Economía incrementa las necesidades de información y de vías
yendo a la mejora de la calidad y difusión de la educación. (47) destinadas a su consumo. Las nuevas tecnologías se integran
dentro de este nuevo concepto de información.
Muchos son los que han de recurrir a la formación online o en
CD-ROM para tener acceso a la misma (zonas rurales, proble-
mas de movilidad, etc.), en la que los libros y apuntes son susti- El primer periódico en soporte electrónico
tuidos por ebooks, páginas web y documentos electrónicos. Apareció en 1979 en Birmingham, llamado Viewtel 202. Se consideraba
Aunque el empleo de las tecnologías reduce las necesidades de como un servicio complementario del diario Birmingham Post and Mail y
papel, pueden existir efectos rebote (hábito de imprimir los se recibía mediante Teletexto.(23)
documentos electrónicos, por ejemplo) que impidan la desapa-
rición total del papel asociado a dicha actividad.
Cada día se lanzan nuevas formas de publicación: más flexibles,
económicas, cómodas y de rápida actualización. La tendencia
La Open University realizó un estudio en el que comparaba el impacto
actual de las publicaciones es la sustitución progresiva del for-
ambiental de cursos presenciales (campus), on line y por correspondencia,
mato impreso por el electrónico, o al menos, la creación de edi-
en el cual se analizaba el consumo de papel estimado en cada tipo de
ciones digitales como complemento a las ediciones impresas.
formación.
Periódicos, revistas, ... se apuntan a este concepto, pues existe
Para el estudio se solicitó a los alumnos que estimaran la cantidad de demanda en este sentido.
papel que consumían en sus cursos, en el que se contabilizaban
fotocopias, impresión de e-mails y del material de Internet, así como los
libros propios que usaban. La mayor parte de encuestas de opinión concluyen que el principal uso de
Internet es para obtener información. Las visitas a periódicos y revistas
Entre otras conclusiones, se dedujo que el consumo de papel en los cursos
online se encuentran entre los usos más frecuentes. (31) y (32)
presenciales (en campus) y por correspondencia era similar. En lo que
respecta al curso on-line, se comprobó que el consumo de papel asociado
a esta modalidad de formación suponía la mitad del consumo de papel Dentro de las ventajas que las publicaciones online ofrecen es
empleado en las otras dos modalidades (presencial y por destacable la eliminación de ciertos costes (asociados a impre-
correspondencia) sumado. sión y distribución en papel), mayor flexibilidad (la información
Las razones que justificarían el consumo de papel en el curso on-line sería puede consultarse en cualquier sitio con acceso a Internet) y
la impresión de la documentación por razones de portabilidad, la una mejora del acceso a la información (más actualizada).
facilidad de lectura en papel, la facilidad de encontrar el material, tomar Asimismo, se eliminan los excedentes de publicaciones impre-
notas y tener una copia de la documentación. (40) sas en papel pero no vendidas, con el consiguiente ahorro de
papel y de reciclado de las ediciones obsoletas.

La adopción de la publicación electrónica ha tenido diferente
Además de la formación online, existen ya algunas experien- acogida según el tipo de información que proporciona. Los
cias piloto en escuelas que han sustituido los papeles por el casos con mayor éxito han sido:
empleo de PDAs y teléfonos móviles, con los que además de
tomar apuntes, se conectan a Internet para consultar los tema- • Enciclopedias multimedia (Encarta o la enciclopedia
rios y organizar las tareas. Británica), las cuales son más económicas que las tradicio-
nales y ocupan menos espacio (26)
La eliminación total del papel asociado a la educación es aún
intangible, sin embargo, la implantación de las nuevas tecnolo- • Manuales técnicos
gías en el ámbito educativo contribuirá a la reducción paulati- • Periódicos electrónicos (que tienen gran atractivo por la
na de las necesidades de papel. rapidez con la que son actualizados).

8


3 Dificultades para
En definitiva, los recursos de consulta son los más demanda-
dos, lo que confirma la desventaja de estas publicaciones en
papel, que fácilmente se vuelven obsoletas.
alcanzar una sociedad “sin
Por otra parte, la presentación de los artículos y contenidos en
los periódicos o revistas digitales (mediante el uso de enlaces papeles”
de hipertexto) favorece una “impresión bajo demanda respon-
sable”, de tal modo que sólo se imprime lo realmente necesario. El uso de las nuevas tecnologías para impulsar la reducción del
consumo de papel no siempre resulta fácil, sino que requiere
vencer algunas barreras que pueden surgir en su desarrollo.
Un análisis de ciclo de vida comparó los efectos ambientales (no solo el
consumo de papel) de un periódico impreso, un periódico on-line y un
programa de TV. Entre otras conclusiones, se dedujo que 10 minutos de
lectura de noticias en un periódico on-line suponía menor impacto / Malos hábitos de imprimir
ambiental que ver 25 minutos de un programa de noticias de TV o leer el
43% de un periódico tradicional (30). La tecnología ha puesto a nuestra disposición numerosas
herramientas que pueden ayudar a las empresas para la reduc-
ción del consumo de papel, pero no siempre se logran los obje-
Los libros online han tenido peor acogida, y a pesar de que ya se
tivos deseados. Si los implicados no se conciencian y no cam-
están ofreciendo bastantes títulos tanto clásicos como nuevos,
bian sus hábitos, el consumo de papel puede llegar incluso a
aún el público prefiere los libros en papel. Sin embargo, se espe-
incrementarse.
ra que con el lanzamiento de equipos orientados a la lectura en
formato electrónico (papel electrónico), esta tendencia cambie. Aunque se disponga de acceso a contenidos en formato digital,
Entre sus ventajas más destacables se encuentra la posibilidad es evidente que los documentos electrónicos se siguen impri-
de incluir varios libros, con los beneficios correspondientes que miendo debido a diferentes causas:
eso conlleva en cuanto al ahorro de papel.
• Incomodidad de lectura en pantallas, cuyas causas se des-
Por otra parte, otras empresas tienen su “tienda” en la red y criben en un apartado posterior
ofrecen sus productos en catálogos y en propaganda virtual,
ahorrando así los costes de impresión y distribución de los • Comodidad para trabajar (se pueden hacer anotaciones en
documentos y aumentando sus canales de venta. él) y para transportarlo (puede llevarse a cualquier lugar)

• Sensación psicológica de que es más serio un documento
BMG Music Service es una compañía que vende música por Internet. impreso que uno en formato electrónico

Envía periódicamente catálogos con información de productos a través • Implantación escasa de la firma electrónica, etc
del correo electrónico, con el consiguiente ahorro de papel asociado a la
impresión. (38) La facilidad de imprimir documentos electrónicos ha aumenta-
do con la disponibilidad de impresoras. En la mayor parte de los
casos, conlleva un consumo de papel excesivo, ya que se estima
que de cada 10 hojas que imprimimos sólo leemos una. (42)

Por ello, es importante tomar conciencia de que se debe alcan-
zar un consumo de papel responsable. En caso de oficinas y
empresas, han de realizarse modificaciones sustanciales a nivel
operativo, a fin de que se facilite el trabajo en el PC y online,
mediante la creación de herramientas electrónicas y procedi-
mientos que faciliten el trabajo electrónico y promuevan el
ahorro de papel.

9


Por tanto, parece evidente que los servicios que se ofrezcan a la
En Bruselas se ha puesto en marcha un proyecto piloto en empresas
sociedad deben ser lo suficientemente atractivos y útiles para
públicas y privadas, con el fin de analizar el potencial de ahorro de papel
que el usuario final asuma el riesgo de seguridad que percibe o
y energía gracias a un uso adecuado de las TIC.
las pequeñas incomodidades de solicitar su certificado digital,
La conclusión principal es que es posible una reducción del consumo de frente a los beneficios que obtenga.
papel entre el 10 y el 30% sólo haciendo buen uso de las tecnologías
disponibles. En la región de Bruselas supondría un ahorro de entre 1.900 y
5.700 toneladas de papel por año. (34) ¿Qué hace Telefónica a este respecto?

Promoción de la e-factura entre sus clientes.

¿Qué hace Telefónica a este respecto?

Desarrollo de una campaña de sensibilización a los empleados del / Dificultad de lectura en los
Grupo para reducir el consumo de papel monitores
Eliminación de dispositivos de impresión personales Existe una circunstancia que parece irrefutable a la hora de
Eliminación de faxes y reemplazo por un servicio de fax virtual “convivir” con los documentos electrónicos: no los leemos igual
en pantalla que en papel, por lo que tendemos a imprimirlos
para su lectura.

/ Dificultad en implantar la firma
La aparición de fatiga visual es una de las consecuencias fre-
cuentemente ligadas a la lectura de textos electrónicos, aun-
electrónica que también pueden influir las circunstancias del puesto de
trabajo (mala iluminación, contrastes inadecuados, etc.)
Como hemos visto, el uso de Internet y de las nuevas tecnolo-
gías agiliza y permite la gestión eficiente de operaciones tales Asimismo, existe una serie de circunstancias que justifican las
como la tramitación de expedientes administrativos, la realiza- diferencias en cuanto a comprensión y comodidad de lectura,
ción de transferencias bancarias, etc., reduciendo notablemen- entre las que pueden destacarse las siguientes:
te el papel empleado tradicionalmente en ello. Para garantizar
la seguridad de las comunicaciones electrónicas en la actividad • Las directrices ergonómicas son distintas. La correcta lectu-
de las empresas, ciudadanos y Administraciones públicas, exis- ra de un texto escrito requiere una inclinación y distancia al
ten mecanismos como la firma electrónica. texto, distintas que para leer en pantalla, lo que no solemos
tener en cuenta.
Se trata de un instrumento capaz de permitir una comproba-
ción de la procedencia y de la integridad de los mensajes inter- • La orientación de las páginas en muchos textos de Internet
cambiados a través de las redes de telecomunicaciones. A efec- es horizontal en vez de vertical, lo que predispone a unos
tos de validez legal, la firma electrónica reconocida, respecto a renglones largos, que resultan más cansados de leer.
los documentos electrónicos, tiene el mismo valor que la firma También la resolución es menor en textos electrónicos.
manuscrita respecto a los documentos en papel.
• Genaralmente no se tiene una visión de conjunto en el
No obstante, desarrollar los pasos necesarios antes de realizar texto en formato electrónico
operaciones vía Internet, como la solicitud del certificado elec-
Por todo ello, la velocidad de lectura es aproximadamente un
trónico, puede ser un obstáculo para las personas no familiari-
30% menor y los lectores tienden a reducir el número de pala-
zadas con la informática, lo que traerá como consecuencia que
bras que leen, por lo que la comprensión y retención se reduce
sigan realizando sus gestiones en papel como siempre.
un 50%. (50)
De hecho, este recelo constituye un freno para el desarrollo de
¿Qué hace Telefónica a este respecto?
la Sociedad de la Información, en especial, de la e-
Administración y el comercio electrónico. Instalación de pantallas TFT en los puestos de trabajo del Distrito-C,
ubicación futura del Grupo Telefónica en Madrid.

10


/ Necesidad de nuevos 4 Conclusiones
equipamientos y tecnologías
Hace una década, se predecía el fin del consumo de papel. Las
Además del cambio de hábitos del que se ha hablado, puede
previsiones sobre una “oficina sin papel” aparecían con más
ser necesario realizar una inversión en equipamiento a fin de
fuerza a medida que la sociedad se digitalizaba.
alcanzar niveles de consumo reducidos, sin perder la operativi-
dad. Los equipos más recomendados para trabajar sin papel Hoy en día podemos afirmar que no parece previsible la elimi-
serían: nación absoluta del uso de papel en nuestra sociedad, mientras
no se consigan soluciones tecnológicas que suplan las circuns-
• Pantallas planas TFT:
tancias que mantienen vivo el consumo de papel. La facilidad
Permiten la lectura más cómoda en la pantalla de impresión de la documentación, la desconfianza hacia la
firma electrónica, la facilidad de transporte y manejo del papel,
• Tablet PC: entre otras causas, le hacen prevalecer.

Permite hacer anotaciones manuales en un documento La colaboración de las administraciones públicas parece
electrónico y se puede transportar fácilmente imprescindible para fomentar la sociedad de la información
con menos papel. Un paso definitivo sería un apagón analógi-
• Herramientas de compartición del conocimiento y gestión
co en telecomunicaciones, de tal modo que fuera imprescindi-
documental:
ble la comunicación electrónica con la administración.
• Papel electrónico:
En cualquier caso, es fundamental que la sociedad continúe
Aún en desarrollo, es similar al papel tradicional. En él adoptando medidas para alcanzar un consumo responsable de
podremos llevar varios libros, incluso leer el periódico con papel, para así obtener ahorros económicos apreciables, incre-
tan sólo un dispositivo del tamaño de una hoja y el grosor mentar los niveles de productividad y conseguir beneficios
de una cartulina. Posiblemente será el equipo que en el ambientales como valor añadido. Como hemos visto, las teleco-
futuro consiga gran aceptación y permita una reducción municaciones pueden contribuir a vencer este desafío.
más elevada del consumo de papel.

Asimismo, gran parte de las iniciativas desarrolladas por
empresas para conseguir eliminar el papel en sus procesos
internos, incluyen la incorporación de equipos anteriormente
mencionados, así como equipos multifunción, que permiten
integrar las funciones de impresión, escaneado, copiadora y fax,
consiguiendo ahorros económicos y de espacio, sin olvidar la
versatilidad que estos equipos ofrecen.

Qué hace Telefónica a este respecto?

Consolidación de la impresión en equipos multifunción

Introducción de herramientas de movilidad, colaboración y
compartición del conocimiento.

Elaborado por: División de Gestión Medioambiental
(TELEFÓNICA I+D)

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