ESTE ARCHIVO CONTIENE LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION

1. ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION.
La administración de los sistemas de información tiene como objetivo el desarrollo de los diferentes
sistemas, que ayudan a resolver problemas de la administración.
El proceso administrativo. En los sistemas actuales hay una interdependencia entre las estrategias
organizacionales del negocio, las reglas y procedimiento cada vez más requieren de cambios en el
Hardware y Software base de datos y telecomunicaciones. A menudo lo que la institución desearía
depende de lo que sus sistemas le permitan.
Cuando hablamos de Administración hablamos de cuatro fases :
Planeación:
Es el punto en el cual resolvemos cinco interrogantes que son: QUIEN-COMO-CUANDO-DONDE-QUE.
QUE: de que dispositivos sistemas y herramientas vamos a utilizar .
COMO: como vamos a desarrollar la información con los dispositivos herramientas o sistemas que
escojimos.
CUANDO: cuando desarrollaremos los sistemas que estaremos utilizando, el momento idóneo para su
práctica.
DONDE: el lugar donde se llevara a cabo lo expuesto en lo anterior.
QUIEN: la persona que realizara la planeación que podría ser el gerente o cualquier otra persona que
esté involucrada con la empresa de acuerdo al sistema.
ORGANIZACIÓN:
En la organización estará el interrogante de que es lo que necesito para lograrlo.
DIRECCION:
Son los responsables del programa a desarrollar en el trascurso del proceso.
CONTROL:
Es quien controla, evalúa o dictamina si está bien o mal elaborado todo el proceso.

2. HERRAMIENTAS OFIMATICAS
Es una recopilación de programas, los cuales son utilizados en oficinas y sirve para diferentes
funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y documentos. Son
ampliamente usados en varios lugares, ya que al ser eso (una recopilación), hace que sea
asequible adquirir toda la suite, que programa por programa, lo cual es más complejo, al tener que
conseguir programa por programa, y en caso del software pagado, más caro.
Generalmente las suites ofimáticas,(de oficina).De estas suites, al incluir los programas en estas,
no hay un estándar sobre los programas a incluir; pero la gran mayoría incluyen al menos un
procesador de textos y una hoja de cálculo. Adicionalmente, la suite puede contener un Programa
de presentación, un sistema de gestión de base de datos, herramientas menores de gráficos y
comunicaciones, un gestor de información personal (agenda y cliente de correo electrónico) y un
navegador web.
Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información
necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local
y/o a internet.
Cuáles son las herramientas ofimáticas.
WORD.
Es un procesador de textos si lo que usted desea es redactar un carta, un fax, un
curriculum, llevar acabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto,
un manual, una tesis, manografia o resumen, crear una agenda o un calendario, esta es
una aplicación soñada.
También puede, claro está utilizar toda su potencia, crear página web, realizar
gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional introducirle imágenes,
animaciones sonidos, etc.
EXCEL.
Su función principal es la de una hoja de cálculo o planilla electrónica, Puede crear
facturas hojas de balance, control de gastos llevar estados de cuenta, incluso puede
manejar toda la economía de su hogar y su empresa, incluyendo el manejo de sueldos
y el control de su tarjeta de crédito.
Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades... también
podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla
e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en
Word, sonidos, imágenes, etc… y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser
introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos,
filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.

3. Access.
Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del
usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la diferencia del
resultando de su creación. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el
inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son
innumerables.
Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee,
relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes
completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar
datos con simpleza.
POWER POINT.
Muy útil para realizar presentaciones. Una forma amena para presentar a los demás sus
proyectos, ideas, resultados de una empresa, cualidades de sus productos explicando de sus
clases.
Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien
enviar el archivo y dejar que se explique por sí mismo.
Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus
propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un
micrófono, hacer difunciones en directo a grupos pequeños, su presentación.
OUTLOOK.
Administra su correo electrónico. Pero va mucho más allá… si es una persona ocupada con
muchas actividades, o si se conecta con mucha gente dará las gracias a esta aplicación en más
de una ocasión.
Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envié.
También puede organizar los mensajes por carpetas, por colores o visitas, puede seleccionar
el correo no deseado y mucho más.
Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas
a realizar y le permite escribir notas que puede ordenar según diferentes colores si es que
necesita hacer un apunte.
Ha brindado la posibilidad de llevar una gestión positiva y de manera sumamente sencilla.
Tanto así que estas herramientas cruzaron el portal de la oficina para administrarse de igual
forma en el hogar, en los estudios y en el ocio ya sea una ama de casa, un empresario, un
escolar o universitario, una secretaria, un comerciante o se encuentre retirando; las múltiples
funciones de estas herramientas conseguirá atraparlo.

4. SISTEMAS DE INFORMACION.
La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información la
toma de decisiones lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un
elemento y de las expectativas de que se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la
información mejor será la decisión resultante.
El sistema de información de la empresa es el punto básico para la buena gestión
administrativa, ya que atreves de sus componentes toma los datos desde la actividad para
conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al proceso de decisiones.
Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una entidad. Es
necesario identificar los objetivos que este persigue.
OBJETIVOS DE LOS SISITEMAS DE INFORMACION.
Este trata fundamentalmente de:
 Suministrar a la dirección de la empresa y a todos los niveles el conocimiento de los
resultados de la actividad, así como el estado de los factores internos o externos que
afectan el curso de la misma.
 Proveer los canales a través de los las decisiones de la dirección, expresada en
ordenes e información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las
operaciones de la empresa.
 Coordinar entre todas las personas de la empresa afín de lograr el grafo de relación
precisa para conseguir los objetivos de aquella.
Deacuerdo a lo señalado anteriormenteel objetivo del sistemaquedaexpresado de los
siguientes puntos:
 Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir y trasmitir la
información, asi como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y
utilización posterior.
 Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos
para hacerla efectiva y trascendente.
 Establecer cauces para recoger la información interna y externa, lo cual es relevante
para la vida de la empresa trasmitiéndola a aquellos que deben incorporarla a través
de sus decisiones.
SISITEMAS DE INFORMACION DEDNTRO DE UNA EMPRESA.
En las empresas pueden existir innumerables sistemas de información, dependiendo del tipo
de empresa los mas comunes son:

5. EL SISTEMA CONTABLE.
Este sistema es el mas usado de todos ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un
sistema contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos
monetarios la información relativa al negocio.
SISTEMA DE COSTOS.
La contabilidad de costos es la técnica encargada registrar y presentar operaciones relativas a
la producción de mercancía y servicios. Por medio de los cuales esos registros se convierten
posteriormente en un método de medida y en un medio de control. Este tipo de contabilidad
implica el análisis y la sisntesis de las operaciones de tal forma que es posible determinar el
costo total de producción de una mercancía.
DISPOSITIVOS TECNOLOGICOS.
Son un conjunto de maquinas y dispositivos que se utilizan en las oficinas para realizar tareas
relacionadas con la elaboración, envió y archivo de documentos y papeles y para establecer
comunicaciones con proveedores, clientes , organizaciones y otras personas u empresas con
las que la oficina se relaciona.
Las mismas incluyen teléfonos, computadores, fotocopiadoras, fax, video proyector etc.
 FICHAS DE CLIENTE. El vendedor tiene que seguir unas rutas diariamente acompañado de este tipo de
documento; en él se recogen los siguientes datos:
o Datos del cliente y su clasificación.
o Frecuencia de la visita.
o Forma de pago y plazos.
o Fecha de la última visita realizada.

6. o Volumen de pedidos del año anterior.
o Volumen de pedidos previstos para este año.
o Cantidad servida en el último pedido.
o La gama de productos que trabaja.
o Cómo y en qué cantidad trabaja con la competencia.
o Observaciones.
o Esto nos permitirá evaluar:
o El tiempo transcurrido desde la última visita.
o La rotación del producto en ese tiempo.
o El comportamiento de nuestro producto en este periodo.
o Tendencias del mercado.
o Etcétera.
 INFORME DE GESTIÓN. Se entregará diariamente o se enviará semanalmente en caso de
desplazamiento. Tiene como finalidad conocer lo siguiente:
o La actividad diaria del vendedor.
o Resultado de la gestión de ventas.
o El grado de cobertura de los objetivos.
o Gestión de cobros realizados.
o Kilómetros recorridos.
o Clientes nuevos conseguidos.
o Productos vendidos.
o Observaciones.
Es frecuente que el vendedor sea reacio a este tipo de herramientas, pero hay que hacerle ver la
importancia de disponer de una base de datos actualizada para una gestión profesional y un mejor
conocimiento de las necesidades de los clientes. Del mismo modo, la dirección comercial ha de enfatizar
la necesidad de que se complete diariamente y de que se incluya toda la información que la empresa
desea conocer.