Resumen de los sistemas de información y de la utilidad de las mismas en las empresas

1. 1
SISTEMAS DE INFORMACIÓN, HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Y DISPOSITIVOS
ELECTRÓNICOS (RESUMEN)
LUCELY ESPERANZA GÓMEZ HERNÁNDEZ
CENTRO SUR COLOMBIANO DE LOGÍSTICA INTERNACIONAL (SENA)
ASESORÍA COMERCIAL Y OPERACIONES DE ENTIDADES FINANCIERAS
IPIALES
2017

2. 2
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 1
SISTEMAS DE INFORMACIÓN………………………………………………………….3-4-5
CAPITULO 2
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS…………………………………………………………..5-6
2.1. PAQUETE OFFICE……………………………………………………………………...6-7
2.2. NAVEGADORES WEB………………………………………………………………….7-8
2.3. PREZI………………………………………………………………………………………..9
2.4. SIIGO…………………………………………………………………………………..……9
CAPITULO 3
DISPOSITIVOS ELECTRÓNICOS USADOS EN UN S.I………………………………….10
3.1. CELULAR SMARTPHONE……………………………………………………………...10
3.2. TABLET……………………………………………………………………………………10
3.3. COMPUTADOR…………………………………………………………………………..11
NETGRAFIA

3. 3
CAPITULO 1
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Antes de iniciar con la definición de lo que es un sistema de información se definirá lo que es un
sistema en general, para poder tener una idea más amplia del tema a tratar.
“Un sistema son partes o elementos que además de estar organizados deben estar relacionados
para que interactúen y así poder lograr los objetivos para el cual fueron creados; es cuando existe
un conjunto de funciones bien sean reales o abstractas referenciadas entre sí para el desarrollo de
un proceso”. (www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html)
Es decir que un sistema es un conjunto de partes que tiene un propósito en común, los cuales
están estrechamente ligados para poder cumplir con su objetivo. Al decir que cada componente
del sistema está relacionado con el resto, se infiere que todos deben estar alineados o controlados
para que puedan cumplir con su propósito.
Una vez teniendo claro que es un sistema en general se profundizará en los sistemas de
información como tal.
“Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin
común; que permite que la información esté disponible para satisfacer las necesidades en una
organización, un sistema de información no siempre requiere contar con recuso computacional
aunque la disposición del mismo facilita el manejo e interpretación de la información por los
usuarios”.(http://www.incap.int/sisvan/index.php/es/acerca-de-san/conceptos/sistema-de-
vigilancia)

4. 4
Es decir, que un sistema de información es un conjunto de elementos relacionados entre sí que
permiten recolectar, procesar, almacenar y distribuir información determinada de alguna
institución, lo cual pude ser muy útil para el control y toma de decisiones de la misma.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información. A continuación una breve descripción de cada una:
 Proceso de entrada, está relacionado con la toma y recolección de datos necesarios para
llevar a cabo el proceso de información.
 Proceso de almacenamiento, se conserva o guarda la información, dicho
almacenamiento puede ser físico o mediante los diferentes dispositivos electrónicos
capaces de guardar y recopilar información.
 Procesamiento, hace referencia a la transformación de la información obtenida de la
fuente en información relevante para la toma de decisiones.
 Proceso de salida, la información procesada es transferida a quien la requiera.
Teniendo en cuenta la importación de los sistemas de información dentro de una empresa, se
podría decir que los sistemas de información sirven para:
 Tener acceso rápido a determinada información, lo cual ayuda a mejorar tanto el tiempo
como el resultado del servicio ofrecido.
 Generar indicadores, los cuales permiten analizar, comparar y estudiar para detectar
fallas y así mismo tener el control del sistema.
 Hacer más efectiva la comunicación entre procesos y por lo tanto entre grupos de trabajo.
 Organizar de forma ordenada las diferentes clases de datos.
 Minimizar los recursos necesarios en cualquier proceso.

5. 5
 Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que
esté disponible cuando se la necesite.
CAPITULO 2
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS
“La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan
en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas
relacionados”. (http://herramientasofimaticascontabilidad.blogspot.com.co/)
Es decir, que cuando hablamos de herramientas ofimáticas se hace referencia al conjunto de
programas, aplicaciones y tecnologías que facilitan todos los procesos que se llevan a cabo en las
empresas.
Las herramientas ofimáticas son muy útiles ya que permiten crear, editar, organizar, transmitir,
escanear, imprimir, entre otras actividades básicas de una oficina. Dichas herramientas son
bastante usadas debido a que los avances tecnológicos nos han llevado al uso constante de un sin
número de aplicaciones y herramientas, ya sea en nuestra rutina diaria o laboral. Es decir que en
la actualidad toda institución u oficina maneja y utiliza gran parte de este conjunto de
herramientas, no solo porque facilita cualquier proceso sino porque es inevitable su utilización.
Dentro de las herramientas ofimáticas generalmente se incluye un procesador de textos, una hoja
de cálculo, un programa de presentación, un gestor de base de datos, una herramienta de
gráficos, un administrador de información personal como una agenda y un correo electrónico,
además de un navegador web.

6. 6
Entre las herramientas ofimáticas más conocidas y globalizadas se encuentra el paquete de
Microsoft conocido como paquete Office, el cual en sus diferentes versiones cuenta con la
mayoría de las aplicaciones mencionadas anteriormente, además de otras que difieren según la
versión del software.
2.1. PAQUETE OFFICE
Dentro de dicho paquete las herramientas más importante y más usadas se encuentran los
programas: Word, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher y Access; aunque todo
depende de la versión del Office y la necesidad del usuario.
 Word: Este programa es un completo procesador de textos, el cual permite redactar un sin
número de archivos (cartas, currículos, informes, memorandos, folletos, manuales, tesis,
monografías, resúmenes, etc.), además de insertar deferentes tipos de archivos como
imágenes, figuras o formas, tablas, entre otros.
 Excel: Es la herramienta que permite realizar hojas de cálculo o planillas electrónicas,
esta aplicación facilita la creación de facturas, gráficas y análisis de operaciones
estadísticas, estados de cuenta, entre las más conocidas.
 OneNote: Es una aplicación que permite crear notas con características adicionales tales
como agregar imágenes, diagramas y otros elementos multimedia.
 Outlook: Es un software que facilita la administración del correo electrónico, este
programa permite sincronizar los contactos, agenda, además de organizar el correo en
carpetas de acuerdo a la necesidad del usuario.
 PowerPoint: Esta aplicación permite realizar diversas presentaciones de proyectos, ideas,
resultados, exposiciones, clases, entre otras actividades.

7. 7
 Publisher: Es un programa que sirve para la creación de calendarios, folletos, diplomas,
invitaciones, catálogos, volantes, almanaques, entre otros.
 Access: Es un programa enfocado al manejo de bases de datos, permite administrar
contactos, inventarios, control de pedidos y un registro de cualquier producto, personas,
datos o servicios.
2.2. NAVEGADORES WEB
Debido a todos los avances tecnológicos en cuanto a redes de conexión y telecomunicaciones en
la actualidad muchas de las actividades de oficina se realizan en torno a red, es decir muchas de
las labores cotidianas se realizan usando un navegador de internet.
Un navegador de internet es un programa que nos permite acceder a la información disponible en
la red, además de conectarnos, enviar y recibir documentos, realizar video llamadas, acceder a
nuestras cuentas bancarias, así como reservar lugares en hoteles, vuelos, restaurantes, etc.
“El navegador web es el vehículo y la principal herramienta de cualquiera que se adentre en el
mundo virtual de internet. Un navegador web es el software o programa que nos permite ver la
información que contiene una página web. Traduce el código HTML en el que está escrita la
página y lo muestra en la pantalla, permitiéndonos interactuar con su contenido y navegar hacia
otras páginas o sitios de la red, mediante enlaces o hipervínculos.
El seguimiento de los enlaces de una página a otra se llama navegación, que es de donde se
origina el nombre de navegador web.” (https://norfipc.com/internet/navegadores-web.html)
Entre los principales navegadores web tenemos: Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Safari, Edge y Opera.

8. 8
Uso de navegadores web ( A diciembre de 2016, según StatCounter)
NAVEGADOR %
Google Chrome 52,00%
Uc Browser 15,00%
Firefox 10,00%
Opera 7,00%
IE 5,00%
Android 4,00%
Edge 2,00%
Safari 1,00%
Fuente: Investigación estadística Analítica StatCounter
54%
16%
11%
7%
5%
4% 2% 1%
Uso de NavegadoresWeb a 2016
Google Chrome Uc Browser Firefox Opera IE Android Edge Safari

9. 9
2.3 PREZI
“Es una aplicación multimedia para la creación de presentaciones similar a Microsoft Office
PowerPoint pero de manera dinámica y original.
Prezi se utiliza como plataforma puente entre la información lineal y la no lineal, y como una
herramienta de presentación de intercambio de ideas, ya sea de manera libre o bien estructurada”.
(https://herramientasinformatics.wordpress.com/2014/05/09/que-es-prezzi/)
En pocas palabras, Prezi es una aplicación semejante a PowerPoint pero con algunas diferencias
en cuanto al entorno y a la reproducción de cada una de las pantallas dentro de la presentación.
2.4. SIIGO
“Siigo, es un software contable y administrativo para Mipymes, que le ha brindado a más de
104.000 empresarios en Colombia, la tranquilidad de que los datos que presentan al pagar
impuestos y los que utilizan día a día para tomar decisiones son EXACTOS, pues no permite
descuadres de información. Fuera de los módulos tradicionales que manejan todos los programas
administrativos, Siigo le facilita la vida a los contadores y empresarios en su proceso de análisis
de información, al generar reportes fáciles de interpretar”:
(http://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-informacion/gestion- financiera/software-
contable/1516-software-contable-y-administrativo-para-mipymes)

10. 10
CAPITULO 3
DISPOSITIVOS ELECTRÓNICOS USADOS EN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.
3.1. CELULAR SMARTPHONE
Son dispositivos móviles que además de permitir llamadas y mensajes de texto, en la actualidad
son capaces de realizar tareas similares a las de un computador. Dicha capacidad ha permitido
que se usen tanto para realizar documentos como para procesar diferentes tipos de datos, lo que
los convierte en una herramienta muy utilizada e indispensable para cualquier actividad de la
vida diaria o la vida laboral.
3.2. TABLET
Es un tipo de computadora portátil, de mayor tamaño que un smartphone o una PDA, integrado
en una pantalla táctil con la que se interactúa primariamente con los dedos, sin necesidad de
teclado físico o ratón.

11. 11
3.3. COMPUTADOR
Es un dispositivo electrónico en el cual se puede realizar muchas tareas de nuestra vida
cotidiana; permite hacer tareas tales como: crear, editar, imprimir documentos y muchas más de
las actividades que se realizan en una oficina.
Otros de los dispositivos electrónicos que nos facilitan y sirven de complementos para realizar
otras actividades en la administración de los sistemas de información utilizados por las
organizaciones están: Impresoras, Fotocopiadoras, scanner, cámaras web, lectores de huella,
entre otros.

12. 12
NETGRAFIA
 (www.gerencie.com/sistemas-de-informacion.html)
 (http://www.incap.int/sisvan/index.php/es/acerca-de-san/conceptos/sistema-de-vigilancia)
 (https://norfipc.com/internet/navegadores-web.html)
 (http://herramientasofimaticascontabilidad.blogspot.com.co/)
 (https://norfipc.com/internet/navegadores-web.html)
 (https://herramientasinformatics.wordpress.com/2014/05/09/que-es-prezzi/)
 (http://www.guiadesolucionestic.com/sistemas-de-informacion/gestion-
financiera/software-contable/1516-software-contable-y-administrativo-para-mipymes)