Información acerca del tema "VALIDACIÓN DE DATOS"

1. COLEGIO “SIMÓN BOLÍVAR”
COMPUTACIÓN
TRABAJO GRUPAL
TEMA: VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
INTEGRANTES:
 ESTEFANY CABEZAS
 ERIKA RIVERA
 MELISSA SILVA
SEGUNDO AÑO DE BACHILLERATO “H” CIENCIAS
Lic: XIMENA NARVÁEZ
QUITO – ECUADOR
2015 - 2016

2. ¿Qué es la validación de datos en Excel?
Es una herramienta que nos ayuda a evitar la introducción de datos incorrectos en una hoja de cálculo,
de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

3. IMPORTANCIA DE LA VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
• En seguridad informática, la validación de datos es una de las áreas más importantes a tener en
cuenta, especialmente en el desarrollo de sistemas conectados a redes como internet.
• Validar datos hace referencia a verificar, controlar o filtrar cada una de las entradas de datos que
provienen desde el exterior del sistema.
• Es el proceso de comprobar la precisión de los datos mediante un conjunto de reglas que se pueden
aplicar a un control para especificar el tipo y el intervalo de datos que los usuarios pueden
especificar.

4. • Validar datos hace referencia a verificar, controlar o
filtrar cada una de las entradas de datos que provienen
desde el exterior del sistema.
• Se puede configurar la validación de datos para evitar
que los usuarios introduzcan datos no válidos o
permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el
usuario.
• También se pueden proporcionar mensajes que
definan la entrada que se espera en la celda así como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir
errores.

5. Aplicar la validación de datos a celdas
La validación de datos se usa para controlar el tipo de
datos o los valores que los usuarios pueden escribir en
una celda.
Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de
datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las
opciones con una lista o asegurarse de que solo se
escriben números enteros positivos.
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y
desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

6. TIPOS DE DATOS QUE SE PUEDEN VALIDAR
Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:
• NÚMEROS: Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede
establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado.
• FECHAS Y HORAS: Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas.

7. • LONGITUD: Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo
de caracteres.
• LISTA DE VALORES: Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño,
mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable
cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la selección de una opción de la lista.

8. MENSAJES DE VALIDACIÓN DE DATOS.
• Lo que los usuarios verán al escribir en una celda depende de cómo se haya configurado la validación
de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo
de mensaje aparecerá cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede Mantenerse y encontrarse
visible hasta que el usuario pase a otra celda, Por lo general, los mensajes de entrada se usan para
orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.

9. TAMBIÉN PUEDE ELEGIR MOSTRAR UN MENSAJE DE ERROR QUE SÓLO
APARECERÁ EN LAS OCASIONES QUE EL USUARIO ESCRIBA DATOS NO VÁLIDOS.

10. PUEDE ELEGIR ENTRE TRES TIPOS DE MENSAJES DE ERROR:
DETENER
Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos
opciones: Reintentar o Cancelar.
ADVERTENCIA
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando
aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no
válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
INFORMACION
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de
mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden
hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

11. MANEJAR UNA ALERTA DE VALIDACIÓN DE DATOS
• Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo, se muestra un mensaje de
error, este mensaje de error significa que el usuario responsable aplicó la validación de datos a la celda
para impedir que los usuarios escriban datos no válidos e implementó el mensaje de error para
indicarle que los datos que escribió no son válidos.
• Sólo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada. Si desconoce
la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el usuaria responsable.

12. PERSONALIZAR EL MENSAJE DE ERROR
• Es posible personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un intento fallido por
ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje debemos ir a la pestaña mensaje de error que se
encuentra dentro del mismo cuadro de dialogo validación de datos

13. • Para la opción Estilo tenemos tres opción: Detener, Advertencia e Información. Cada una de estas opciones
tendrán dos afectos sobre la ventana de error. La opción Determinar mostrara las botones Reintentar, Cancelar y
Ayuda. La opción Advertencia mostrara los botones Si, No , Cancelar y Ayuda. La opción información mostrara los
botones Aceptar, Cancelar y Ayuda

14. • Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de error

15. PASOS PARA LA VALIDACIÓN DE DATOS
• Validar un dato permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda o rango de celdas
• Ejemplos: Se quiere validar la columna categoría para valorar entre 1 y 3

16. • Paso 1 : Buscar la opción de validación de datos

17. PASO 2: CONFIGURACIÓN

18. PASO 3: MENSAJE DE ENTRADA

19. PASO 4: MENSAJE DE ERROR

20. PASO 5: DIGITE VALOR EN EL RANGO QUE VALIDO