La validación de datos en Excel ayuda a evitar la introducción de datos incorrectos al permitir restringir el tipo de datos que los usuarios pueden ingresar en una celda. Esto mantiene la integridad de la información y es útil cuando se comparten hojas de cálculo con otros. La validación de datos puede usarse para limitar datos a listas predefinidas, rangos numéricos, fechas válidas u otros criterios, y mostrar mensajes personalizados cuando los datos no son válidos.

1. Informática
AUTORA: JULISSA RODRIGUEZ
PROFESORA: KARINA GARCIA
Validación de datos en Excel
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por
los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en
la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en
nuestra base de datos.
Ejemplo:
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error
en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.
Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al
indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de
datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje de
advertencia como el siguiente:
Más adelante veremos que es factible personalizar los mensajes enviados al usuario de
manera que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo nos

2. muestra la importancia de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el
ingreso de datos de parte del usuario.
¿Cuándo es útil la validación de datos?
La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y
coherentes.
Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
 Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar
los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo, y TI. De forma
similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran
en otra parte de la hoja de cálculo. Para más información, consulte Crear una lista
desplegable a partir de un rango de celdas.
 Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por
ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de
hijos en una celda específica.
 Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días
siguientes.
 Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en
que abre el restaurante y cinco horas después.
 Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido
en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud
específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de
nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
 Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la
validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de
3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un
valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

3. Mensajes de validación de datos
Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se
haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de
entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la
celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase
a otra celda o presione ESC.
Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo
de datos que deben escribirse en una determinada celda.
También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario
escriba datos no válidos
Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no
hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben
directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
Icono Tipo Se usa para
Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de
alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les
impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios
pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o
en Cancelar para quitarla.
Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les
impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece
un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para
aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

4.  El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
 Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
 Una macro especifica datos no válidos en la celda.
Manejar una alerta de validación de datos
Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo, se muestra un
mensaje de error de validación de datos. Este mensaje de error significa que el propietario
del libro aplicó la validación de datos a la celda para impedir que los usuarios escriban
datos no válidos e implementó el mensaje de error para indicarle que los datos que
escribió no son válidos.
Sólo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada.
Si desconoce la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con
el propietario del libro.
Si heredó el libro, puede modificar o quitar la validación de datos a menos que la hoja de
cálculo esté protegida con una contraseña que no conoce. Si es posible, puede ponerse en
contacto con el propietario anterior para que le ayude a desproteger la hoja de cálculo.
También puede copiar los datos en otra hoja de cálculo y, a continuación, quitar la
validación de datos. Para obtener más información sobre cómo cambiar o quitar la
validación de datos, vea Cambiar la configuración de validación de datos o Quitar la
validación de datos.
Sugerencias para trabajar con la validación de datos
En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en
Excel.
 Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado
de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de
proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
 Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la
validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la
configuración de validación a menos que deje de compartirlo pero Excel continuará
validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.
 Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante,
Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos.
En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque
con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos,
puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo
desaparecerá automáticamente.

5.  Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a
continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos,
grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.
 Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la
ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación
en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de
datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
 Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas,
grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista.
Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que
contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.
Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:
Los usuarios no estáncopiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos
está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios
escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas,
no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas
mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y
colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogoOpciones de Excel,
opciones Avanzadas) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.
La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada,
las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para
desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic
en Opciones para el cálculo y a continuación haga clic en Automático.
Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas
validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación
de datos hasta que se corrija el error.
Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda
a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada
calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.