Validacion de datos

1. 1 Jesús Paucar Palomino
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VALIDACIÓN DE DATOS
Pasos,
1. Clic en la ficha Datos
2. Presionar en el botón Validación de datos
3. Se desprende la siguiente ventana
La validacón de datos permite limitar el
tipo de datos que pueden escribirse en
una celda
¿Cómo proceder a validar datos en Excel?

2. 2 Jesús Paucar Palomino
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En el recuadro Permitir, hacer clic y se nos muestra la
siguiente lista, que son los criterios de validación que nos
muestra Excel
Dependiendo del criterio de validación que selecciones en el desplegable estarás estableciendo
limitaciones al tipo de dato que se puede introducir en la celda. Cambiando este criterio observarás
como también se modifica el aspecto de este cuadro de diálogo para ofrecerte las diferentes
posibilidades de validación que tiene la opción seleccionada.
NÚMERO ENTERO DECIMAL
LISTA FECHA

3. 3 Jesús Paucar Palomino
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HORA LONGITUD DEL TEXTO
PERSONALIZADA CUALQUIER VALOR

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Para introducir la validación de datos en el caso de datos numéricos debes seleccionar el método de
validación a procesar en el desplegable etiquetado como Datos, tal y como puedes ver en la siguiente
imagen. Tanto para Número entero como para Decimal las opciones son iguales:
Validacion de datos numericos.
Para validar datos numéricos
tienes dos opciones: Números
enteros y decimales.
En todos los tipos de validaciones
de datos encontrarás junto a la
caja donde seleccionas el criterio
un check box con el título Omitir
blancos.
Cuando entras en modo edición
sobre una celda con validación
de datos, este check box marca
la diferencia entre permitir al
usuario dejar la celda en blanco
pulsando Enter (check
seleccionado) u obligarle a
introducir algún dato o salir del
modo edición pulsando Esc
(check no seleccionado).

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Sólo para las dos primeras opciones; entre y no está entre; obtendrás dos cajas donde introducir los valores
mínimo y máximo entre los que quieres acotar tu validación.
El resto de las opciones sólo dispondrán de una caja que mostrará una etiqueta como Valor, Máximo o
Mínimo en la que deberás introducir el valor que va a validar la celda.
Ejemplo: Si en un rango de celda (B2:B12) deseas introducir valores
mayor o igual a cero, realizamos los siguientes pasos:
1. Seleccionamos el rango de celdas de B2:B12
2. Presionamos en la ficha Datos,
3. Clic en el botón Validación de datos
4. En Permitir seleccionamos la opción Números enteros
En datos seleccionamos Mayor o igual
Y en Mínimo colocamos el valor de cero (0)
Clic en Aceptar

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Mientras en la celda introduzcas valores enteros positivos o cero las cosas irán bien. Si intentas
introducir texto, números negativos o números decimales (aunque sean positivos) obtendrás
un mensaje de error genérico como el que te muestro a continuación:
En este caso se introdujo el valor de A, y al presionar
la tecla Enter, se nos presenta el siguiente mensaje
Este mensaje de error lo puedes personalizar para ofrecer al usuario una información más precisa
sobre el error que está cometiendo y ayudarlo a introducir una dato correcto.
Pasos para modificar el mensaje de error.
1. Seleccionar el rango de celdas al cual se va colocar un mensaje de error, (en nuestro caso hemos
seleccionado las celdas de B2 a B12).
2.Clic en la ficha Datos
3. Presionar en el botón Validación de datos.
4. Presionar en la ficha Mensaje de error

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5. Se visualiza la siguiente ventana, con ciertos atributos.
Lo primero que te encuentras es una
ventana de texto, en el que te
permitirá decidir si deseas que se
muestre mensaje de error o no.
Si decides desmarcarlo, todas las
opciones a cambiar se estarían
bloqueando es esta ventana
Lo habitual es que quieras mostrar un mensaje que ayude al usuario que está trabajando con la hoja de
cálculo.
6. Por lo tanto, deberías configurar el mensaje de error para que ofrezca información que lleve al usuario a
no cometer más errores en la introducción de datos. Una opción, para el caso que te estoy mostrando
podría ser la siguiente:
“Sólo por hoy...”

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7. En Estilo puedes seleccionar la
forma de comunicar la información de
error. Puedes elegir entre una señal
de Detención, Advertencia o
Información.
Estilo detener mensaje error validación de datos
Detener: Para evitar que se introduzcan datos no válidos en la celda.
Estilo advertencia mensaje error validación de datos
Adverencia: Indica a los usuarios que han introducido un dato no válido. pero les permite
introducirlos.
Estilo información mensaje de error validación de dato
Información: Para informar a los usuarios que ha introducido datos no válidos, pero les
permite escribirlos.
En el apartado Título deberás introducir la información que deberá aparecer en la barra de título del
mensaje de error.
En Mensaje de error debes introducir la información que ayudará al usuario a solucionar el problema
que tiene a la hora de introducir los datos.
Una vez modificado las partes deseadas, presionar en el botón Aceptar
Si se ingresa un valor fuera de las límites dado; se visualizará la siguiente ventana;

9. Puedes prevenir y orientar al usuario de tus hojas de cálculo para que no cometa errores al
introducir datos en una celda con validación de datos.
Para ello puedes utilizar la opción Mensaje de entrada.
Para configurarlo debes acceder a la pestaña de igual nombre que te señalo en la siguiente imagen:
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Clic en Mensaje de entrada
Se visualiza la siguiente ventana
Ingresar por ejemplo en Título
Ingresar por ejemplo en Mensaje de
entrada
Presionar en Aceptar

10. Al escribir se
visualizará un
mensaje con la
prevención del dato a
ingresar
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VALIDANDO FECHAS Y HORAS
En el caso de querer validar fechas y horas, la mecánica es idéntica a la utilizada en datos
numéricos (enteros y decimales)
La diferencia estriba sólo en el tipo de dato que estás validando. Te asegurarás que el usuario
introduzca una fecha o una hora correcta tanto en el tipo de dato como en el valor del mismo si le
impones alguna validación específica.
Imagina que quieres obligar a un usuario a introducir una fecha entre el comienzo del año actual y la
fecha de hoy, de forma que el usuario no pueda introducir ninguna fecha anterior al 1 de enero, ni
posterior al día actual.
EJEMPLO
PASOS:
1. Seleccionar un rango de celdas donde colocar la validación
de datos. Ejemplo de A1 hasta C15.

11. .2. Presionar en la ficha Datos
3. Clic en el botón Validación de datos.
4. En Permitir seleccionar la opción Fecha.
5. Ingresar los siguientes datos
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En la imagen anterior puedes observar
como he configurado la validación de la
celda de A1:C15. En esta celda sólo se
podrá introducir una fecha válida entre
Fecha inicial y HOY().
HOY() es una función de Excel que devuelve la fecha actual del sistema. Si no tienes ningún problema
con la fecha del sistema debería ser la de hoy mismo. Así, si intentas introducir una fecha posterior a hoy
pues obtendrás el pertinente mensaje de error.
Al ingresar una fecha que no esta dentro del parámetro
seleccionado (hoy día estamos 11 de abril del 2020), al
colocar la fecha del 15/4/2020, se desprende la ventana
de error, ya que se ha superado la fecha del día de HOY.

12. 12 Jesús Paucar Palomino
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VALIDACIÓN DE LONGITUD DE TEXTO
En algunas ocasiones te puedes
ver en la necesidad de limitar la
cantidad de caracteres que un
usuario puede introducir en una
celda que va a contener texto.
Para solucionarlo tienes la opción
de validación de longitud de texto.
Por ejemplo se ha colocado la
longitud de texto entre 1 a 10
caracteres, mas de esos
caracteres, saldrá una ventana
indicando error.
Ejemplo:
1. Seleccionar el siguiente rango de celdas
de C1 a C10
2. Clic en Datos/Validación de datos
3. Ingresar los datos de la anterior ventana
(Mínimo = 1; Máximo 10)
4, Presionar Aceptar
En el rango seleccionado podemos digitar
hasta 10 caracteres como máximo.

13. 13 Jesús Paucar Palomino
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Podemos ver que cuando se inserta más de 10 caracteres y dar Enter, se desprende una
ventana de observación.
VALIDACIÓN DE LISTA
La validación de datos por medio de una lista permite un ahorro significativo de tiempo a la hora de
introducir los datos en las celdas validadas. Para ello, puedes programar la celda para que muestre
una lista desplegable que el usuario puede activar para seleccionar el valor adecuado.
Esto, además del evidente ahorro de tiempo que significa para el usuario que rellena la celda, a ti
como propietario de la hoja de cálculo te asegura que el dato escrito se haga de una forma concreta.
Esto es vital a la hora de realizar otras actividades con tu hoja de cálculo como puede ser las
búsquedas.
PASOS:
1.Clic en Datos/Validación de
datos
2. En Permitir seleccionar Listas

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El check box que indica celda con lista desplegable, te permitirá crear el desplegable en la celda
mostrándote los datos que introduzcas en el recuadro Origen.
Imagina que quieres ayudar a un usuario a introducir los nombres de los agentes
comerciales de su empresa, de forma que no tenga que introducirlos, sino
seleccionarlos de la lista desplegable. La configuración de la celda con la
validación tipo lista quedaría tal que así:
EJEMPLO
Como puedes observar he
introducido toda la lista en el
campo Origen y he separado
cada nombre del siguiente
con un punto y coma.
En la primera celda del rango seleccionado aparecerá un pequeño
rectángulo que indica que se ha creado una lista.
Como puedes ver en la imagen anterior, ayudas al usuario en la
introducción de datos pues tan solo tiene que seleccionar un
elemento de la lista. Además, te aseguras que ese nombre esté bien
escrito, tal y como ha sido introducido en el campo origen de la lista.
Puedes colocar los datos de tu lista en cualquier rango de celdas de tu libro de Excel y asignarle
un nombre. Para ver como definir nombres a rangos de celdas en Excel pulsa aquí.
En el siguiente ejemplo puedes observar una validación con lista desplegable a un rango definido con
el nombre Estado_civil y que contiene las opciones Casado/a, Separado/a, Soltero/a, Viudo/a,
Conviviente.

15. 15 Jesús Paucar Palomino
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Ejemplo.
En Ms Excel, vamos a elaborar la siguiente tabla
En cualquier celda (fuera de la tabla), digitamos los tipos de estado
civil.
Por ejemplo lo realizo en la celda K3
Selecciono el rango de celda (desde K3:K7)
En el recuadro Cuadro de nombres, (ubicado al inicio de la barra de
fórmula) hacer clic en ella y digitar el nombre deseado, en nuestro
caso pondremos el nombre Estado_civil, luego presionar la tecla
Enter, por lo tanto, el bloque seleccionado tendrá por nombre
Estado_civil. Veamos como nos queda:
Ahora vamos a crear la lista desplegable, en la hoja de
càlculo.
Pasos:
1. Clic en la celda donde deseamos que aparezca la lista en
nuestro caso será en E3.
2. Clic en Datos/ Validación de datos.
3. Presionar en Permitir seleccionar Lista

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4. Escribir en la ventana Lista lo
siguiente:
Es el nombre que se ha designado en el
Cuadro de nombre:
=Estado_civil
Luego presionar el botón Aceptar.
Tendremos lo siguiente en la celda de MS
Excel
Aplicar validación de datos a celdas con datos ya escritos
Te preguntarás que ocurre si estableces validación a
una celda que contiene un valor no permitido por la
propia validación.
Pues no pasará nada. El dato no válido
permanecerá en la celda y no se mostrará ningún
tipo de mensaje.
Para localizar todas las celdas en la que suceda
este hecho con el objetivo de cambiar esos datos
erróneos debes utilizar la opción Rodear con un
círculo datos no válidos del desplegable Validación
de datos del grupo de Herramientas de datos en la
solapa datos.

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Digitar los datos que se muestran en pantalla en MS Excel.
La pregunta es: ¿cómo rodear con un círculo los números negativos?
Pasos:
1. Seleccionar todos los datos de B2:B11
2. Clic en la ficha Datos / Validación de datos
3. En Permitir seleccionar la opción Número entero, y colocar los
siguientes parámetros:
Presionar en Aceptar
Luego, hacer clic en el pequeño triángulo del botón Validación de datos, se despliega una lista,
Seleccionar Rodear con un círculo datos no válidos
Como resultado tendremos lo siguiente: