Gestion de proyectos

Universidad de Antioquia - Facultad Nacional de Salud Pública
Curso de Gestión de Proyectos de Salud Pública y Seguridad Social
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GESTION DE PROYECTOS

LA OPERACIONALIZACIÓN
DEL PROYECTO

Capitulo Ocho – La Operacionalización del Proyecto 107

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8.1 CAPITULO 8. DEFINICION DE LOS ASPECTOS OPERATIVOS
DEL PROYECTO.

¡HOLA!

Bienvenido al módulo FORMULACION DE ASPECTOS
OPERATIVOS, donde precisaremos en detalle los
recursos requeridos para generar las soluciones, y
algunos conceptos y técnicas básicas diseñadas para
facilitar la caracterización y previsión de los recursos
que demanda la realización del proyecto. Al igual que
en módulos anteriores, la literatura sobre el tema es
amplia y los autores suelen utilizar algunos términos
con un significado diferente, lo que en ocasiones
confunde al lector. El documento ha tratado de precisar
los términos y conceptos con un criterio práctico,
insistiendo en aquellas diferenciaciones que tengan
alguna repercusión sobre el método.

8.2 INTRODUCCIÓN. Denominamos “definición de
aspectos operativos” al conjunto,
jerárquica y secuencialmente
ordenado, de análisis y decisiones
Una brillante idea puede asumidos por el analista para
terminar en un fracaso rotundo, identificar, seleccionar, valorar,
si el proyectista no garantiza los articular y prever los recursos
requerimientos de tipo práctico físicos, lógicos, y humanos
necesarios para que la requeridos para adelantar con
intencionalidad pueda éxito su proyecto. Algunos
desarrollarse de acuerdo con lo autores se refieren a este proceso
previsto. como “programación” o
“planeación” del proyecto y,

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aunque se han propuesto • Físicos
diferentes enfoques y técnicas • Lógicos
para llevarlo a cabo, en esencia • Humanos
conllevan a conclusiones muy • Financieros
similares.

En esta fase de la formulación
del proyecto, el analista se Las siguientes recomendaciones
responde las siguientes generales pretenden facilitar
preguntas: estos análisis:

 ¿Qué actividades y cuantas a) La dimensión (el “tamaño”) y
hay que desarrollar para ámbito de influencia de un
alcanzar el resultado proyecto dependen de tres
previsto? factores:
 ¿Quién debe realizar estas
actividades?  La complejidad del
 ¿Qué recursos se requieren problema
para alcanzar los productos?  El tamaño de la población
 ¿Cuánto costará alcanzar los directamente afectada
productos?  La distribución geográfica
 ¿Cuándo se podrán alcanzar de la intervención
los productos?
b) La dimensión del proyecto
depende de las pretensiones
La definición de los aspectos operativos de un proyecto podrá
del proyectista, quien no incluye, como
siguientes procedimientos: definir los aspectos operativos
mientras no haya precisado
previamente, de manera
1. Definir el alcance y el ámbito de influencia dely detallada, los
específica proyecto.
resultados esperados de su
2. Definir los productos a realizar o contratar como producto terminado.
proyecto (productos finales e
intermedios).

c) A pesar de su naturaleza
3. Definir las tareas a realizar para lograr los diversa,
esencialmente resultados previsto
los
procedimientos, actividades y acciones).
recursos requeridos por el
proyecto deben preverse de
4. Definir los tiempos previstos para cada logro.
manera armónica en cantidad
y calidad. La interacción entre
5. Definir los diferentes recursos requeridos para tan estrecha, que
ellos se hace alcanzar cada logro:
el exceso o defecto de alguno

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de ellos puede llevarlo al a) En la fase de formulación
fracaso, aún cuando los del proyecto. Un proyectista
demás recursos se hayan precisa su propuesta no
dispuesto de manera solamente para hacerse
adecuada. Para garantizar la comprender de otras personas,
integralidad de esta relación, sino también para mejorar su
tendrás que corregir con propio grado de comprensión del
frecuencia decisiones problema y la racionalidad de sus
anteriores a la luz de nuevas planteamientos. La definición de
consideraciones que van los aspectos operativos te
surgiendo en el análisis. permitirá prever oportunamente
los recursos requeridos para
d) El proyectista debe estar lograr con éxito tus propósitos.
preparado para hacer ajustes Mientras no hayas aclarado estos
y reconsiderar decisiones aspectos no tendrás control sobre
previas, pues estos cambios tu gestión.
no solamente son inevitables,
sino que podrán agregar b) En la fase de evaluación ex
valor al proyecto. – ante. La definición de los
aspectos operativos permite al
e) Ante la complejidad de evaluador conceptuar sobre la
muchas de las tareas, la factibilidad y la viabilidad de la
especificidad de la mayoría propuesta.
de los recursos requeridos y
la limitada capacidad logística c) En la fase de ejecución del
de algunas de las agencias proyecto. La definición de los
involucradas en el proyecto, aspectos operativos constituye
los proyectistas deben una herramienta invaluable de
considerar la posibilidad de guía y orientación para quienes
contratar la elaboración total tienen a su cargo la ejecución de
o parcial de muchos de los las actividades.
productos finales o
intermedios, bajo la d) En la fase de monitoreo del
modalidad de producto proyecto. Esta información
terminado. permite al sistema de evaluación
y control, valorar la ejecución y
La definición de los aspectos fijar los correctivos del caso.
operativos tiene aplicaciones
muy importantes: e) En la fase de evaluación ex
- post. La información sobre los
aspectos operativos es utilizada
por los evaluadores como criterio

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de referencia para valorar el finales e intermedios requeridos o
proyecto. los contratará con terceros.

La capacidad del proyecto para
La definición de los aspectos lograr los resultados previstos
operativos suele facilitarse si los puede valorarse desde tres
diferentes productos del puntos de vista:
proyecto se organizan de
manera secuencial en el tiempo • Capacidad necesaria:
y se van resolviendo Corresponde al máximo nivel
ordenadamente. de producción o de prestación
del servicio que se requerirá
A continuación estudiaremos, un para resolver el problema. Es
poco más de cerca, cómo decir, qué tanto producto o
resolver los aspectos servicio necesitamos entregar
operativos: al terminar el proyecto.

• Capacidad instalada:
Corresponde a la capacidad
8.3 DEFINIR EL ALCANCE máxima disponible de manera
DEL PROYECTO permanente, propia o de
terceros. En otras palabras,
qué tanto de los resultados
El alcance del proyecto es una requeridos estamos en
de las decisiones más condiciones de entregar con
trascendentales de los nuestros recursos actuales.
proyectistas, pues determina la
calidad y cantidad de los • Capacidad utilizable: En
recursos requeridos, los tiempos ocasiones no toda la capacidad
de operación y el costo del instalada puede destinarse el
proyecto. Al precisar el tamaño proyecto. La capacidad
que darán a su propuesta los utilizable es la fracción de la
proyectistas estarán asumiendo capacidad instalada que
que son realmente capaces de realmente se puede aplicar en
producir una cierta cantidad de el proyecto.
bienes o servicios durante la
vigencia del proyecto y que se Para definir el alcance de su
van a comprometer a hacerlo. propuesta, los proyectistas
Con base e este análisis el requieren dos bloques de
proyectista decidirá si producirá información:
por sí mismo los productos


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• Una buena estimación de la mencionó, superan con frecuencia
cantidad de productos finales los recursos disponibles y la
e intermedios requeridos posibilidad de solucionarlos puede
para solucionar el problema, aumentar si las enfrentamos por
calculados por unidad de etapas.
tiempo. Si se trata, por
ejemplo, de un servicio de
salud, el número de 8.3.1 Factores condicionantes
consultas, o de camas del tamaño del proyecto.
disponibles por día, el
número de personas a
atender por mes, el Siempre que se trate de
porcentaje de la población a establecer el tamaño más
cubrir, el número de dosis de adecuado de un proyecto, se
vacunas a aplicar por año, deberá apelar a la información
entre otras. disponible en torno a ciertos
factores que lo determinan:
• Una buena estimación de los
recursos requeridos para 1. La demanda potencial por
generar estos resultados; parte de la población
definida también por directamente afectada
unidades de tiempo. 2. La capacidad de producción del
proyecto
Estimar el tamaño del proyecto 3. La localización del proyecto
puede ser más fácil si 4. La disponibilidad de recursos
calculamos la producción 5. Otros factores considerados
requerida por unidades de relevantes dependiendo del
tiempo: Por fases, por etapas, tipo de proyecto.
por ciclos, por periodos
presupuestales, etc., teniendo La magnitud de la demanda
en cuenta que los proyectos, potencial de bienes o servicios por
como instrumentos para facilitar parte de la población objeto
la gestión, suelen ser útiles por (target), es uno de los aspectos
periodos máximos de 5 años y que más incluyen sobre el tamaño
funcionan mejor cuando del proyecto. No es lo mismo
coinciden con periodos construir el acueducto de una
administrativos, presupuestales gran ciudad que un acueducto
o de gobierno. rural. El número de situaciones a
atender también puede influír en
Esta clarificación es bien el tamaño del proyecto, aunque
relevante puesto que los una sola necesidad puede
problemas, como ya se

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revestir, en ocasiones una gran preciso analizar a la luz de los
complejidad. factores técnicos, financieros y a
la disponibilidad de tiempo.
Si se ha definido bien el
problema, y la necesidad de la Resumiendo, inicialmente los
población objeto es proyectistas se verán enfrentados
relativamente uniforme, el a una gama amplia de
proyecto puede centrar sus alternativas frente al alcance
esfuerzos en un solo tipo de posible de su proyecto, que
productos o servicios. Si, por el parten de consideraciones en
contrario se ha decidido torno a la población directamente
responder a múltiples afectada y que se reducen
necesidades al mismo tiempo, el progresivamentea medida que se
proyecto será cada vez más examinan aspectos relativos a los
complejo. procesos técnicos, a las
inversiones necesarias, a la
La ubicación geográfica de la capacidad instalada y utilizable, a
población afectada, así como los la localización y también con
potenciales espacios definidos respecto a la capacidad de
para la prestación de los gestión de la entidad ejecutora.
servicios, hacen que los
aspectos de distancia – tiempo – Los costos de un proyecto están
costos de transporte, influyan estrechamente ligados a la
de manera significativa en la definición de su tamaño. En el
determinación del tamaño y la sector de los servicios de salud, la
ubicación final del proyecto. El capacidad de producir bienes o
proyectista no puede cubrir un servicios está directamente
área geográfica que exceda su relacionada con la disponibilidad
capacidad de oferta. de ciertos requerimientos
técnicos, que afectan de manera
Las características de la importante los costos de un
población directamente afectada proyecto, como sucede con la
brindan una primera prestación de los servicios
orientación con respecto al especializados o de algunos
tamaño que tendrá el proyecto. procedimientos diagnósticos muy
Una población pequeña puede complejos.
demandar un proyecto de
menor complejidad. Por el De todos modos, el tamaño
contrario, si la población definitivo del proyecto suele ser el
afectada es muy grande resultado de un proceso de
surgirán diversas alternativas de aproximaciones sucesivas, donde
complejidad mayor que será el proyectista ajusta decisiones

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previas con base en información  Debe expresar una situación
nueva. tangible (observable) que será
utilizada como materia prima
por el proceso siguiente
 Debe formularse en una
8.4 ESTIMACIÓN DE LOS oración corta con un sujeto y
PRODUCTOS un predicado que exprese sus
REQUERIDOS atributos o características
principales.
 Debe ser claramente
En capítulos anteriores comprensible.
aprendimos que los resultados  Debe contribuir de manera
finales se obtienen del árbol de importante a la consecución
soluciones. del producto final.
 Debe ser esencial en el
Sin embargo, en ocasiones, proceso (Si tú crees que
estos resultados finales solo puedes quitarlo sin perjuicio
pueden lograrse en etapas, del producto final, no lo dude:
donde un producto inicial se va ¡Suprímelo!)
transformando sucesivamente  Debe estar expresado en
en otros. términos operativos.

El la fase de operacionalización Al terminar su análisis el
del proyecto debemos precisar proyectista debe asegurarse de
este proceso y garantizar que se que:
desarrolle de la forma esperada.
• Los resultados se hayan
Los resultados o productos definido de manera
intermedios son objetos concreta y verificable.
materiales generados a lo largo • Estén incluidos todos los
del proceso, diferenciables de resultados intermedios
otros, y considerados como esenciales necesarios para
incompletos frente al producto o lograr el resultado final.
servicio final, del cual forman • Cada resultado parcial
parte en calidad de estado pueda considerarse como
previo. un medio necesario para
lograr el resultado final.
Cada producto intermedio debe • Todos los resultados finales
cumplir con las siguientes sean factibles dentro de los
características: recursos disponibles.


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8.5 ANÁLISIS DE Estas unidades se denominan
ACTIVIDADES Y TAREAS. tareas.

Una tarea es un conjunto de
Durante esta fase de la acciones dirigidas a generar un
formulación del proyecto, el resultado intermedio,
analista define el “cómo actuar” diferenciable como unidad de
de su intencionalidad, es decir, análisis al interior de un esquema
el conjunto de actividades y más general de decisiones. Por
tareas requeridas para obtener definición, las tareas son
los resultados previstos. Los unidades simples de acción al
siguientes conceptos pueden interior de un proyecto. En última
facilitarnos el análisis. instancia, todos los esquemas de
decisión (planes, programas y
proyectos) deben terminar en la
8.5.1 Las actividades y las definición de tareas concretas.
tareas son la clave
para el cálculo de Los criterios utilizados para
recursos. diferenciar los resultados
intermedios alrededor de los
Los autores difieren en el cuales se definirán las tareas, son
significado que dan a los también convencionales. Tareas
términos actividades y tareas. muy generales pueden confundir
a los operarios y los recursos
En este curso denominaremos requeridos para su cumplimiento
actividad al conjunto de suelen ser difíciles de valorar.
acciones realizadas para generar Tareas muy cortas o específicas
un producto final. Para el pueden exigir esfuerzos
proyectista identificar las innecesarios en detalles triviales.
actividades reviste especial Las tareas deben relacionarse
importancia porque alrededor de entre sí de manera jerárquica (de
ellas se pueden estimar los lo general a lo particular) y de
recursos requeridos para manera lógica en el tiempo. Para
alcanzar el producto. En algunos facilitar su gestión, el analista
casos, los proyectistas podrán debe precisar, de manera
administrar los recursos adecuada, los siguientes
agrupándolos por actividades. elementos de toda tarea:
Otras veces el mismo proyecto
les exigirá descomponer las
actividades en unidades más 8.5.2 El nombre de la
simples y fáciles de manejar. tarea.


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Cada tarea debe tener un marcar los hitos, el analista va
nombre, el cual suele diferenciando fases al interior del
expresarse como una acción proyecto. Los hitos son puntos de
verbal en infinitivo, seguida de referencia que permiten agrupar
su complemento directo. Ej: actividades en secuencias lógicas
Diseñar el formato, Difundir y valorar la duración del proyecto.
información, Elaborar el
informe, Coordinar la discusión,
Suministrar la información, 8.5.4 La duración de la tarea.
Realizar el procedimiento
quirúrgico, Realizar la visita de Es el período que transcurre
inspección... desde el comienzo de la tarea
hasta que se obtiene su
resultado. Puede definirse en
8.5.3 El producto de la tarea. minutos, horas, días o semanas.
Para facilitar los análisis, el
Toda tarea persigue un producto proyectista debe definir
intermedio específico que debe previamente un solo tipo de
precisarse adecuadamente en unidad de medición del tiempo
algún momento del análisis. Los para todas las tareas involucradas
productos deben ser concretos y en el proyecto (por ejemplo,
observables. medir todos los tiempos en “días”
o fracciones de días. Estas
Algunos sistemas de decisiones son fundamentales
programación dan a ciertos para su diseño, pues de ellas
momentos claves del proyecto dependerán las cargas de trabajo
el nombre de eventos finales o de los operarios, la duración
hitos, acontecimientos general del proyecto y los costos
significativos que marcan el del mismo. Mientras ello sea
progreso del proyecto, no posible, se recomienda trabajar la
consumen recursos y cuya duración en días o fracción de
consecución marca la días.
finalización de una fase o etapa
(son marcas, más que productos Para estimar la duración de una
reales). tarea el analista puede apoyarse
en los registros de su
No todos los productos se organización, en su propia
consideran hitos. Marcar los experiencia, en el criterio de
hitos implica marcar puntos de expertos o en pequeños estudios
terminación de fases piloto realizados a escala
conformadas por tareas (estudios de tiempo y
emparentadas entre sí. Al movimientos).

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de tiempo. La secuencia
Dado que los hitos son temporal, es el criterio que define
realmente marcas, que se las fases.
introducen en la secuencia de
tareas, más que trabajo real, su Una de las decisiones más
duración será cero (0) unidades importantes al respecto, se
de tiempo. refiere al orden secuencial de las
tareas a lo largo del tiempo. Se
denomina precedencia a la
8.5.5 La relación lógica con relación que una tarea “A”,
otras tareas. llamada “tarea predecesora”
establece con una tarea “B”
El analista debe articular las subsiguiente, denominada “tarea
tareas de manera lógica. sucesora”.
Algunos paquetes de
programación incluyen el La precedencia puede ser de
concepto de tarea resumen cuatro tipos:
para representar, de manera
práctica y sucinta, un conjunto a) Precedencia FC de fin a
de tareas que luego desagregan comienzo. Se necesita que
de manera sistemática. termine “A” para comenzar B. “B”
Podríamos decir que una tarea no puede comenzar hasta que “A”
resumen es un paquete donde termine. Ej: En el marco de un
agrupamos varias tareas, concurso público no se puede
definidas con más detalle, y abrir la licitación (B) mientras no
emparentadas entre sí. En la se disponga de disponibilidad
práctica, el análisis suele presupuestal certificada (A). Es
facilitarse cuando se parte de lo una relación muy utilizada en
general a lo particular, es decir, programación, sin embargo suele
cuando tareas resumen se van aumentar la duración del
desagregando en sus proyecto.
componentes.
b) Precedencia CC Comienzo a
Las tareas que convergen al Comienzo: La tarea “B” no
mismo producto o que se deban puede comenzar hasta que
complementar en un mismo comience “A”. No se puede
período de tiempo pueden comenzar el control de calidad
agruparse para conformar fases. del producto (B) mientras no
El analista puede conformar haya comenzado la
fases alrededor de diferentes producción (A).
productos finales o intermedios,
agrupados en un cierto período

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c) Precedencia FF Fin a Fin: puede retrasar la finalización
La tarea “B” no puede terminar del proyecto e incrementar los
hasta que no haya terminado la costos.
tarea “A”. No se puede terminar
el informe de liquidación (B)  Adelantar el inicio de una
hasta que no se haya entregado tarea para ganar eficiencia.
el producto (A). Este ajuste solo puede hacerse
cuando no exista condición de
d) Precedencia CF Comienzo precedencia que lo impida. El
a Fin: La tarea “B” no puede tiempo de adelanto puede
finalizar hasta que no comience utilizarse para superponer dos
la tarea “A”. El Departamento tareas, de manera que una
no puede suspender sus tarea sucesora comience
acciones de control sanitario (B) antes de que termine su
mientras no las hayan asumido predecesora. En principio,
los municipios (A). Esta relación puede ser muy conveniente
suele tenerse en cuenta con adelantar todas las tareas que
menos frecuencia. sea posible; de hecho, esta
táctica es una de las más
recurridas por los ejecutores
Las tareas que deben comenzar de proyectos para reducir sus
o finalizar antes que otras, se costos; sin embargo, se
denominan “tareas requiere una coordinación muy
predecesoras” y las que precisa con las demás acciones
dependan de éstas se del proyecto, con el fin de que
denominan “tareas sucesoras”. los diferentes productos
Una misma tarea puede ser encajen de manera exacta.
sucesora de otra previa y al
mismo tiempo predecesora de la La relación que el analista
siguiente. En principio, las establezca entre las tareas incide
tareas deben comenzar lo antes en la duración y en el costo del
posible, sin embargo, el tiempo proyecto. No se deben vincular
de iniciación puede variarse a tareas que no dependan de otras,
conveniencia del proyecto, así: y se tratará de iniciar cada una de
ellas lo más pronto posible.
 Posponer el comienzo de una Cuando se requiera vincular
tarea para permitir la tareas, es conveniente reducir el
ejecución de otras con número de relaciones FC y
anterioridad; esta decisión sustituírlas por relaciones CC o
confiere holgura al FF.
programador, y aveces es
una situación inevitable, pero

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Aunque diferentes, los dos correspondiente dirigida a su
enfoques que hemos revisado, obtención. Un producto
pueden ser complementarios. intermedio debe corresponder
como mínimo a una tarea.
La convergencia progresiva de Incluya solo las tareas que
unidades simples de análisis a sean relevantes para la
unidades más complejas, consecución de los productos.
permite comprender y controlar • Desagregar las tareas que,
el valor que se agrega a la puedan analizarse con mayor
gestión. Se denomina CADENA facilidad por separado. Se
DE VALOR AGREGADO al valor debe evitar caer en detalles
de uso (utilidad) que se adiciona irrelevantes que no aporten
sucesivamente a la gestión valor a la gestión.
como resultado de las acciones
adelantadas al interior de la • Verificar que el nombre de
organización. El valor agregado cada tarea cumpla con los
depende de la manera como se siguientes requisitos:
articulan entre sí los
componentes funcionales de la • Su núcleo es una acción,
gestión, pues una acción expresada como un verbo
subsiguiente puede aumentar o en infinitivo (ar, er, ir)
disminuír valor al resultado • Incluye, sin lugar a
final. Con base en estos confusiones, el producto
conceptos, la gerencia puede que se espera de la acción.
orientarse a reordenar los • El verbo utilizado expresa
componentes de la gestión con claramente la acción que se
el fin de incrementar su requiere para lograr el
rentabilidad social y financiera. producto.
• La acción es observable
8.5.6 Definición de las tareas directamente, o a través de
del proyecto. un indicador indirecto.
• El planteamiento es
La definición de tareas implica, suficientemente claro para
en términos generales los un operario que asuma la
siguientes procedimientos: realización de la tarea.

• Partir de la definición de los • Delimitar y especificar fases,
productos finales e agrupando secuencialmente las
intermedios. tareas.

• Definir para cada producto • Marcar los hitos que se
intermedio la tarea consideren convenientes.

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su concepción y su manejo.
• Marcar las tareas que sean Inicialmente concebida como
repetitivas. “recurso humano”, luego como
“talento humano” y hoy, por
• Descubrir tareas faltantes o algunas organizaciones, como
inconsistencias en la “miembros de la empresa con
secuencia, y establecer los potencialidades y carencias”, la
correctivos del caso. administración ha propuesto
siempre considerar la actividad de
las personas como un factor
crítico de éxito en cualquier
8.6 ANÁLISIS DEL TALENTO empresa.
HUMANO
Durante la fase de
No hay tarea sin responsable ni operacionalización, los
responsabilidad sin tarea. proyectistas deben definir el
responsable de cada uno de los
productos intermedios que han
incluído en su proyecto. Cuando
se trate de un grupo, se precisará
el nombre del coordinador
responsable de que dicho
Precisar responsabilidades puntuales es un factor crítico de éxito pa
componente sea exitoso. En un
análisis serio, lo mínimo que se
espera es que los “dolientes”
estén enterados de su
A pesar del desarrollo responsabilidad y hayan sido
tecnológico y de la tomados en cuenta en esta
industrialización del trabajo, un decisión.
proyecto no se realiza por sí
mismo, sin la participación
activa del ser humano. La acción No tomes estas decisiones a la ligera,
transformadora del hombre es el éxito o frac
la mayor generadora de valor y
el factor crítico de éxito para Tú no ganarás nada con una excelen
cualquier proyecto. La recaen en las pe
importancia de este aspecto ha
sido siempre objeto de interés
de las disciplinas Al definir los responsables de un
administrativas, en cuyo seno producto, se deben considerar no
se han desarrollado profundas solo los aspectos técnicos sino
controversias relacionadas con también las condiciones humanas

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de los participantes. La nunca habrá éxito. No se
incorporación al proyecto de engañe; no comience un
personas cuya historia personal proyecto mientras no confíe
las ha llevado a asumir plenamente en la motivación
posiciones negativas, de los involucrados. Garantice
disociadoras o generadoras de la gobernabilidad de este
conflicto, puede constituir un factor y no lo deje como
factor de fracaso más que de supuesto.
éxito; en estos casos, el
responsable del proyecto deberá  Las responsabilidades que
sopesar la importancia de asumirán en el mismo. Cada
recurrir a mecanismos de tarea debe tener un
control apropiados responsable identificable. Un
(confrontación personal buen diseño no se conforma
amistosa, convenio de con identificar al responsable
desempeño, terapia individual o de la actividad, pues prevé su
colectiva o, cuando no exista participación activa, consciente
otra solución, terminación de la y comprometida con el éxito
vinculación al proyecto). del proyecto.
Algunos podrían pensar hasta
en los exorcismos, sin embargo  La idoneidad de las personas
no hay evidencia de que este para realizar las tareas de su
tipo de acciones neutralice el responsabilidad. La motivación
riesgo de fracaso. Por esta y la responsabilidad no bastan,
razón piensa bien antes de si las personas no están
conformar tu grupo o definir los capacitadas para realizar la
responsables. tarea que les ha sido asignada.
Controlar este factor implica
definir con cuidadosa atención
perfiles ocupacionales y
8.6.1 Características a personales acordes con las
considerar en el condiciones de las tareas a
análisis. desarrollar. Los proyectistas
deben evitar los siguientes
En relación con las personas, la errores:
gestión por proyectos hace
énfasis en los siguientes  Limitarse a requisitos de tipo
aspectos: técnico, sin considerar que,
con mucha frecuencia, el éxito
 La motivación de las de la tarea pudiera depender
personas vinculadas al más de condiciones personales
proyecto. Sin motivación como creatividad, actitud

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positiva, tolerancia a la que introduce nuevos riesgos
frustración y al estrés, al proyecto, neutralizando la
espíritu innovador y efectividad de los mejores
experiencias previas en otras recursos. De lo anterior se
áreas. infiere que el analista debe
prever, con sumo cuidado, las
 Exigir de los participantes cargas de trabajo (horas
condiciones ideales que riñen laborables) asignadas a los
con las condiciones de la diferentes actores
región. responsables del proyecto.

 Diseñar perfiles que Al nivel operativo, este análisis
responden más a prejuicios o deberá precisar las siguientes
a intereses personales que a características: el nombre del
las responsabilidades recurso, sus responsabilidades, su
exigidas por el proyecto. carga de trabajo y el costo de su
participación.
• La disponibilidad de los
responsables en tiempo para
el proyecto (carga de 8.6.2 Denominación del
trabajo). Un excelente recurso humano
profesional puede fracasar en requerido para cada
el cumplimiento de una tarea tarea.
que le ha sido asignada, si no
se ha previsto que, aún las En ocasiones el nombre asignado
actividades más sencillas a la persona o personas
consumen su tiempo, y que responsables de una tarea, puede
este recurso no es elástico. corresponder a un cargo, a una
En ocasiones, y con la sana profesión o a un oficio. Ej. :
intención de no poner en analista financiero, digitador,
peligro el éxito del proyecto, psicólogo... Sin embargo,
asignando responsabilidades muchos proyectos se ven
a quienes han mostrado su obligados a recurrir a otras
incompetencia anteriormente, denominaciones, que cobijan
el analista puede cometer el condiciones personales y perfiles
error aún más grave de complejos. Ej. :
sobrecargar de trabajo a los
más capaces; esta solución, • Profesional 1 = Profesional de
no solamente no corrige el la salud con experiencia en
peligro de fracaso generado análisis de proyectos.
por la vinculación de las • Profesional 2 = Profesional de
personas equivocadas, sino la salud con experiencia en

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ejecución de programas de epidemiólogo y un salubrista, sin
educación para adultos. embargo puede exigir que todos
• Profesional 3 = profesional los participantes estén en
en educación. condiciones de recolectar
información secundaria y digitar
Al definir los perfiles, el analista sus informes, en vez de contratar
debe considerar un documentalista y una
cuidadosamente la conveniencia secretaria...
de combinar atributos
profesionales y personales
(idoneidad, motivación, 8.6.3 Definición de las
responsabilidad, experiencia, responsabilidades del
actitudes, aptitudes...), y cuál recurso humano en el
de las condiciones exigidas es proyecto.
realmente la característica
esencial para que la tarea se Las tareas asignadas a cada
realice con éxito. Una vez persona pueden corresponder a
asignado el nombre a cada actividades continuas a lo largo
recurso humano, deberá del proyecto, a momentos
conservarlo en los mismos puntuales que se repiten (tareas
términos a lo largo de las repetidas) o, por el contrario, a
diferentes fases donde este intervenciones diferentes a lo
recurso participe. largo del proyecto (tareas
diferentes para un mismo
Cuando una tarea exige la recurso). Cuando dos o más
participación de dos o más recursos humanos diferentes
“especialistas” en diferentes participen en una sola actividad,
aspectos de su ejecución, puede deberán precisarse sus
resultar menos costoso y más correspondientes
eficiente conformar equipos responsabilidades. Igual debe
interdisciplinarios, que exigir a hacerse cuando una misma
una sola persona la solvencia en persona va a asumir dos o más
todos los aspectos técnicos responsabilidades diferentes en
involucrados en la tarea. Esta un mismo proyecto.
regla no aplica cuando los
diferentes participantes deben Aún en los casos más simples, los
manejar con idoneidad aspectos proyectos suelen ser por
generales y básicos de la naturaleza experiencias complejas
actividad. Ej.: Para elaborar un que involucran a muchas
diagnóstico de salud el analista personas con diferentes intereses
puede proponer la contratación y habilidades; por esta razón, y
de un estadístico, un cualquiera que sea la modalidad

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de asignación de responsables, servicio terminado por
el analista deberá garantizar la subcontratación (outsourcing), el
integralidad y armonía del transporte de equipos, la
proyecto; ello puede lograrse organización de un evento de
estableciendo mecanismos capacitación, la revisión de un
ágiles y eficientes de documento por un experto o la
coordinación entre los diferentes conferencia de un especialista.
participantes en el proyecto: Contratar por producto terminado
reuniones de programación, y no por tiempo de trabajo es
reuniones de seguimiento, muy común en modelos
boletines periódicos de económicos de mercado pues
novedades y/o avances, aumentan la eficiencia no solo del
entrevistas frecuentes con los proceso de trabajo sino también
coordinadores. de la explotación del trabajador
por el empleador.

8.6.4 Las cargas de
trabajo. 8.6.5 El costo de la
participación del recurso
Este concepto se refiere a la humano.
intensidad de trabajo realizado
por cada persona y suele Si el analista ha logrado estimar
expresarse en tiempo. Para la participación del recurso
cada persona que se vincule al humano en función del tiempo,
proyecto deberán precisarse las podrá valorar este recurso con
cargas de trabajo en relación relativa facilidad, partiendo del
con cada uno de los productos costo promedio de la “hora” o de
esperados. Mientras no exista la unidad de tiempo utilizada.
una condición particular que Prevea la necesidad de viáticos
exija lo contrario, la carga de para personas que necesiten
todos los participantes debe desplazarse de su sede.
expresarse en “horas”. Esta
decisión permite convertir Cuando el analista ha previsto la
fácilmente las horas en días, realización de tareas por
meses o años, cuando ello sea subcontratación, podrá asignar al
necesario. Algunas excepciones contratista un costo fijo Por
podrían corresponder a tareas Producto Entregado (PPE). Se ha
puntuales que no puedan observado que esta modalidad de
valorarse en función del tiempo, contratación y ejecución podrían
sino de las condiciones propias mejorar la eficiencia y la calidad
del ejecutor; por ejemplo, la del proyecto.
obtención de un producto o

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Cuando la participación del espacios físicos, instrumentos,
recurso humano se establezca equipos y maquinarias)
con base en otros criterios,
podrá ser más difícil estimar los • Componente lógico (modus
costos. operandi) constituído por los
conocimientos, métodos y
La gestión de proyectos no técnicas que requiere el
permite al analista incluír en su operario para producir los
formulación, un recurso cuyo bienes o servicios. Este
valor no se haya estimado por lo componente no se limita al
menos de manera aproximada. conocimiento de la manera
como se usan las máquinas, e
incluye la definición de
sistemas conceptuales y
8.7 ANÁLISIS DEL RECURSO metodológicos para enfrentar la
TECNOLÓGICO tarea, prever el producto
apropiado y la manera óptima
de alcanzarlo. El componente
En su afán de resolver lógico se refiere entonces a la
problemas y responder a las forma como los operarios están
necesidades de las personas, preparados para enfrentar la
muchos proyectos terminan en tarea, e incluye los siguientes
la producción de bienes componentes:
materiales o servicios, y por
esta razón suelen demandar el • Los conocimientos que tiene el
uso de tecnologías apropiadas. operario sobre la tarea y la
forma de realizarla
La Tecnología se define como la (componente cognitivo). Este
aplicación del conocimiento a la componente puede modificarse
producción de bienes o con el acceso a información.
servicios.
• Las emociones agradables o
Toda tecnología incluye dos desagradables que suscita la
componentes: tarea (componente emocional).
Este componente suele
• Un componente físico responder en menor grado a la
constituído por los recursos información.
materiales requeridas para la
producción del bien o el • Las aptitudes, habilidades o
servicio (suministros destrezas (componente motor).
consumibles, insumos Puede responder a programas
energéticos y dotación de

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de entrenamiento y ejercicio Se refiere a los recursos locativos
repetido de la tarea. requeridos para la ejecución de
las tareas: Oficinas, Salas de
• Las actitudes reunión, Consultorios... De
(predisposiciones a actuar de acuerdo con el monto, la duración
determinada manera ante un u otras condiciones particulares
hecho). del proyecto, el analista puede
optar por la construcción, la
compra o arrendamiento de la
En el campo de la gestión por infraestructura física, en cuyo
proyectos, el análisis del caso sopesará el valor de cada
componente lógico suele estar una de estas opciones para el
íntimamente involucrado con el período. Para comparar los costos
análisis del talento humano que de cada una de las opciones, el
se vinculará al proyecto. proyectista puede requerir
información suministrada por
En cambio, suele dedicarse un proveedores de estos bienes y
análisis particular a los demás servicios mediante cotizaciones.
requerimientos de tipo físico.

8.8.2 Mantenimiento de la
planta física.
8.8 GESTIÓN DEL RECURSO
FÍSICO. El analista debe prever la
necesidad de garantizar el
funcionamiento de la
El recurso físico puede infraestructura física durante el
analizarse de manera similar a tiempo de ejecución del proyecto
como se hizo con el talento y considerar estos factores como
humano, utilizando como eje la elementos del costo. En
tarea. En su análisis, el consecuencia, deberá realizar un
proyectista debe asignar a cada examen cuidadoso de las
una de las tareas los condiciones de operación de la
suministros y demás recursos planta física y asesorarse de los
físicos requeridos para su expertos del caso. Se
ejecución, debidamente recomienda, en todos los casos,
identificados en cantidad y prever una partida mensual para
calidad. mantenimiento y aseo de la
planta física. Este servicio puede
asignarse a personal del proyecto,
8.8.1 Infraestructura física. o subcontratarse.


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teléfono, fax, correo ordinario,
8.8.3 Servicios de mensajería, fletes y gestión
vigilancia. técnica de archivos. Prevea
también los sobrecostos de las
Pueden ser provistos por la comunicaciones internacionales.
empresa o contratarse con La conexión de los operarios a
firmas especializadas. En través de una red interna
cualquier caso, se deberá (computadoras en red) y la
estimar y prever su costo para apertura de una cuenta en la red
el período del proyecto. Internet, a nombre del proyecto,
pueden ahorrarle una buena
proporción de gastos en
8.8.4 Servicios comunicaciones.
públicos.
Para grandes proyectos, puede
El análisis estimará los ser necesario manejar este
requerimientos promedios de conjunto de recursos como un
servicios de agua, energía sistema (sistema de
eléctrica y gas para el período comunicaciones) formulándolo
de ejecución del proyecto. Para como un suproyecto o
estimar su costo puede componente de la propuesta y
apoyarse en estudios históricos valorando el costo de cada uno de
de consumos realizados en sus elementos.
condiciones similares a las que
se darán durante el proyecto. En Otros proyectistas pueden optar
algunos casos deberá prever la por estimar de manera
disposición de desechos sólidos aproximada el volumen de
y líquidos. Con frecuencia este información a transmitir y asignar
recurso se expresa como a su gestión una partida mensual
“consumo mensual promedio” y fija.
se valora en términos
financieros. 8.8.6 Transporte.

Prevea la necesidad de desplazar
8.8.5 Comunicaciones. recursos y, de acuerdo con este
análisis, la conveniencia de
Son un factor crítico de éxito en adelantar directamente estas
la mayoría de los proyectos y su actividades o subcontratarlas. Las
provisión debe considerarse una compañías aéreas suelen ofrecer
inversión esencial para el diferentes descuentos y tarifas
proyecto. Definir este recurso especiales que Usted puede
implica estimar el consumo de aprovechar.

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mercado. Busque y contrate
asesorías, si es del caso.
8.8.7 Equipos.
En sus análisis tenga en cuenta
Para cada una de las tareas, el las siguientes recomendaciones:
proyectista debe prever los
equipos requeridos: transporte, • Asegúrese de que los equipos
computadoras, maquinas que va a adquirir sean
especializadas... La gestión de aprobados por los técnicos que
los equipos, especialmente de van a operarlos. Consulte su
aquellos que constituyen concepto y apóyese en él. Si
tecnología de punta, es uno de Usted no los ha tenido en
los retos más arduos y cuenta puede llevarse la
complejos que enfrenta un amarga sorpresa de que una
administrador, quien debe vez recibidos los descalificarán
sopesar su costo con el y se resistirán, a en ocasiones
beneficio que pudieran generar con razones de peso, a su
durante el período. Los utilización.
principios de gestión de la • No se base solo en la
tecnología trascienden el comparación de los costos de
propósito de estas notas de adquisición del equipo; tenga
clase, sin embargo, le en cuenta los gastos
sugerimos considerar los mensuales de operación, pues
siguientes comentarios: puede ser que el consumo de
tinta sea más costoso que la
El recurso tecnológico suele misma impresora.
imponerse muy fuertemente al • Estudie bien el proveedor; no
proyecto, como una caparazón adquiera equipos mientras no
que reduce su flexibilidad. Al esté seguro de contar con el
comprometerse con una respaldo técnico y el
determinada tecnología, las mantenimiento oportunos.
empresas se imponen a sí Esta recomendación es tanto
mismas limitaciones que les más importante cuanto más
impiden acceder a otras especializado sea el equipo.
opciones. Antes de • Mientras le sea posible, acceda
comprometerse con una a equipos abiertos (funcionan
tecnología que puede con diferentes tipos de
“atraparlo” en una ruta sin suministros). Los equipos
salida, infórmese cerrados pueden exigirle un
adecuadamente sobre sus matrimonio forzado con el
tendencias y las diferentes proveedor.
opciones existentes en el

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• Relacione el costo del recurso 8.8.8 Suministros.
con el tiempo en que el
proyecto requerirá de él.
Para períodos cortos, es Este concepto cobija los
posible que el alquiler o elementos de consumo: papelería
leassing le resulten menos y material de oficina,
costosos; en la mayoría de combustible, reactivos químicos,
estos contratos, el proveedor material docente, alimentos,
le ofrecerá un mantenimiento material de aseo. Cuando ello sea
permanente y el reemplazo posible, apóyese en estudios de
transitorio o reposición en consumo histórico y realice las
caso de daño. proyecciones y ajustes del caso.
• Abra una carpeta (historial) a Garantice que su análisis ha
cada equipo que se incorpore cubierto los requerimientos de
al proyecto. Manténgala todas las tareas.
actualizada. La carpeta debe
incluír una programación de
mantenimiento rutinario. 8.8.9 Seguros.
• Garantice que los operarios
están en condiciones de Las inversiones exigidas por los
utilizar adecuadamente los proyectos conllevan, en mayor o
equipos. Ello puede implicar menor grado, riesgos que el
la realización de programas analista debe prever: daños
de capacitación que el personales, daños a terceros,
proyecto deberá cubrir si no daño y pérdida de equipos, lucro
existe otra fuente de cesante, incumplimiento de
financiación. contratos... Un buen analista
• Con frecuencia, la gestión de prevé los riesgos de la inversión y
tecnologías exige la adquiere, con cargo al proyecto,
participación de equipos las correspondientes pólizas de
interdisciplinarios. Si éste es aseguramiento.
el caso, prevea la
conformación de los
respectivos comités. 8.8.10Impuestos.
• Garantice la gobernabilidad
de los aspectos anteriores. Algunos recursos pueden
No los analice como incorporar gravámenes e
supuestos. impuestos que varían de una
región a otra. Consulte a los
expertos en esta área y prevea
los sobre costos
correspondientes.

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tarea se le asigna un tiempo de
duración definido; ducho enfoque
8.9 GESTIÓN DEL TIEMPO trae como consecuencia que la
distribución de las tareas
El tiempo es oro, dice un refrán determina la duración final del
que resalta la influencia crítica proyecto.
que este recurso ejerce sobre el
costo y la rentabilidad. La Para facilitar su análisis, el
gestión por proyectos brinda proyectista dispone de tres
una especial atención al tiempo instrumentos que hacen especial
como recurso y como factor énfasis en el factor “tiempo”:
crítico de éxito.
8.9.1 El Diagrama de Gantt o
Para cada producto intermedio Diagrama de Barras
será necesario definir la fecha
límite en que se supone, Gráfico que permite visualizar la
razonablemente, debe estar distribución de las tareas en el
terminado. Al respecto pueden tiempo. Es una herramienta muy
ocurrir dos situaciones: utilizada en todo el mundo por su
simplicidad y su flexibilidad. En
 Si el analista propone esencia propone una tabla
tiempos demasiado cortos. compuesta por filas y columnas.
que a la luz de sus análisis En las filas se representan las
no se podrán cumplir, el actividades y en las columnas se
mismo se engaña y se verá disponen los diferentes períodos
obligado a pagar el precio de de tiempo; utilizando este
este error. diagrama, el analista marca para
 Si propone tiempos cada actividad las celdas
demasiado laxos, puede ser correspondientes al momento en
que esté perdiendo no solo que se realizarán. En cada fila se
tiempo sino también dinero, visualiza entonces una barra que
recursos y oportunidades que facilita la localización de las
más adelante no se diferentes tareas en el tiempo.
repetirán. Una de las limitaciones del
Diagrama de Gantt es que no
Una vez que el analista ha permite visualizar las relaciones
decidido en qué unidades va a de precedencia entre las tareas.
medir el tiempo (minutos,
horas, días, meses, años...),
analiza y distribuye los tiempos
utilizando como criterio de
referencia las tareas. A cada

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