ACCES 2010

1. HENDERSON SENCIA LANDEO 1
“INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS”
Muchos de nosotros tenemos la necesidad de almacenar gran cantidad de información,
desde direcciones, correos electrónicos, directorio telefónico hasta en las grandes empresas,
instituciones, entidades de gobierno, donde se guardan muchos soportes y documentos
varios.
La informática ha tomado un papel muy importante en nuestro
tiempo, agilizando y optimizando procesos que permiten al hombre
automatizar (simplificar) tareas manuales y repetitivas. Es por eso
que, es fundamental manejar y aplicar programas de cómputo que
permitan hacer esas tareas más eficientes.
¿Qué es una base de datos? Es un almacén que nos permite
guardar información de forma organizada para que luego podamos
encontrar, utilizar, modificar, consultar fácilmente.
Principales características de una base de datos:
 Se pueden mencionar agilidad en la obtención de información.
 Selección de información no repetida.
 Acceso eficiente de los datos por parte de los usuarios tanto en modificación,
consulta y grabado de datos.
 Integridad, seguridad y respaldo o copia de la información.
¡Un poco de Historia ¡
La expresión base de datos (BD) se produjo a comienzos de los años
70’s, a diferencia de ese entonces, las bases de datos han dejado de
ser uso exclusivo de grandes empresas tecnológicas, tal es así que hoy
en día, con la popularización de las tecnologías de la información se
han extendido a pequeñas y medianas empresas, instituciones,
inclusive hasta el hogar.
Para nuestro curso usaremos el programa Gestor de Bases de Datos llamado Microsoft
Office Access 2010, que es el programa que nos va a permitir interactuar entre la información
y los resultados que queremos obtener.
Microsoft Office Access 2010 organiza la información en tablas.
TABLAS: Son filas y columnas similares a las de los libros contables o a las hojas de cálculo
de Microsoft Office Excel. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero
la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas.
Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información
sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.
Conceptos sobre Bases de Datos
EL ENTORNO DE MICROSOFT ACCESS 2010

2. HENDERSON SENCIA LANDEO 2
Cada fila recibe también el nombre de REGISTRO: Es una forma lógica y coherente de
combinar información sobre alguna cosa como por ejemplo Juan portilla, 001, 7234567, 28.
Cada columna se denomina también CAMPO: Es un elemento único de información: un tipo
de elemento que aparece en cada registro, por ejemplo cliente, identificación, edad, dirección.
En la tabla (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un
producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el
precio.
Ejemplo: Una base de datos llamada directorio telefónico o un catalogo de libros o música,
se considera como una base de datos manual, en su mayoría compuesta por datos impresos
en papel y organizados en orden alfabético para luego ser usado para su consulta.
Crea una base de datos llamada Estudiantes y construye una tabla con los siguientes
campos: Nombre, Dirección, Teléfono, guarda la tabla y realiza el ingreso de diez registros.
NOMBRE DIRECCIÓN TELÉFONO
Ortiz Juan Camilo Calle 10 No. 21 – 45 7205621
Londoño Ana Maria Cr1. 1E No. 34 -56 7235045
Martines Oscar Alberto Calle 17 No. 12-45 7305485
Escobar Luisa Fernanda Calle 16 No. 12 -56 7315258
Pérez Santiago Andrés Calle 12 No. 45- 12 7235849
En la actualidad, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un
amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos y que van desde usar un
programa de Oficina como Microsoft Access hasta Bases de datos complejas como MySQL,
PostgreSQL, Oracle.
TABLA
PRODUCTOS
TABLA
CLIENTES
TABLA
PEDIDOS
CAMPO
Identificación
del Producto
CAMPO
Cliente
CAMPO
Empleado
RegistrosRegistros

3. HENDERSON SENCIA LANDEO 3
En una base de datos, al ingresar campos se debe determinar el tipo de información que será
suministrada por el usuario y su respetiva estructura, es decir si tengo un campo llamado
NOMBRE DEL ESTUDIANTE debo saber qué tipo de información que será ingresada aquí,
en este caso pertenece al tipo TEXTO, variable que almacena solo letras y números.
Existen diferentes clases de campos, según la información que se desee almacenar en cada
uno de ellos.
TIPOS DE CAMPOS TAMAÑO
Texto Caracteres alfanuméricos, Se utiliza para texto y números
que no se emplean en cálculos, Ejemplo: nombres,
direcciones, números telefónicos.
tiene una tamaño de hasta
255 caracteres
Numérico Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).Se
utiliza para almacenar números utilizados en cálculos,
Ejemplo: sueldos, pensiones, cantidades de artículos etc.
1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
cuando se utiliza para Id. de
réplica
Fecha y Hora Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga
en cuenta que cada valor almacenado contiene un
componente de fecha y otro de hora.
8 bytes
Moneda Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).
Ejemplo: salarios
8 bytes
Lógico Sí/No Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden
contener uno de dos valores posibles: Sí/No o
Verdadera/Falso, por ejemplo. Ejemplo: estado civil, sexo
1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE Se utiliza para almacenar objetos de otras aplicaciones de
Microsoft Windows. Ejemplo: fotografía de estudiantes.
Hasta 1 gigabyte.
Auto
numérico
Valor numérico único que Office Access 2007 inserta
automáticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza
para generar valores exclusivos que se puedan emplear
como clave principal. Ejemplo: id producto, código
4 bytes o 16 bytes cuando se
utiliza para Id. de réplica.
Memo Se utiliza para texto que o que utiliza formato de texto
enriquecido. Ejemplo: Las notas, las descripciones largas.
Ejemplo: reporte disciplinario
contiene más de 255
caracteres
Datos
adjuntos
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar
imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario
ejemplo: Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos
de Office.
Para los datos adjuntos
comprimidos, 2 Gb. Para los
datos adjuntos 700 k,.
Hipervínculo Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar
acceso con un solo clic a páginas Web a través de una
dirección URL. Puede crear también vínculos a los objetos
de Access almacenados en una base de datos.
Hasta 1 gigabyte de
caracteres o 2 gigabytes de
almacenamiento.
CAMPOS EN UNA BASE DE DATOS