Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.

1. Taller sobre Access
Nicolás Moreno Miranda
Grado 8-6
Guillermo Mondragón
Lic. en Tecnología e Informática
Institución Educativa Liceo Departamental
Tecnología e Informática
Valle del Cauca
Cali
2019

2. Taller sobre Access
¿Qué es Access?
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de
datos. Es decir, Access es un programa utilizado en los sistemas operativos
Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos en entorno personal o en
pequeñas organizaciones. Este programa permite manipular los datos en forma de
tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas,
formularios para introducir datos e informes para presentar la información. Este
programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y
columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir
datos e informes para presentar la información.
¿Qué son tablas?
Son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se
conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa
puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores,
las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Ya que otros objetos
de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre debe iniciar el diseño
de una base de datos creando todas sus tablas y luego crear cualquier otro objeto.
¿Qué son campos?
Pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos
relacionados se agrupan juntos para formar un registro. Un campo, por ejemplo,
sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de
contratación o el número de seguridad social. Un campo es un segmento de la
información que cuando se agrupa con otros segmentos relacionados, proporciona
un registro detallado de un objeto específico.
Tipos de campo
• Texto: Se usa para incluir textos no muy extensos, como los nombres,
apellidos, direcciones, etcétera.
• Numérico: Se usa para cantidades numéricas, que no sean monedas, y que
se usen para realizar operaciones.
• Fecha/Hora: Se usa para las fechas y horas.
• Moneda: Se emplea para las cantidades de moneda.
• Memo: Se usa para guardar textos de los que no se conozca la longitud.
• Auto numérico: Se usa para los campos clave, principalmente.

3. • Sí/No: Se usa para los campos que puedan tener dos posibles valores (Sí/No,
lo más normal).
• Objetos OLE: Se usa para incluir imágenes y objetos de otras aplicaciones.
• Hipervínculo: Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de una red.
• Datos adjuntos: Se usa para incluir cualquier tipo de archivo admitido.
• Multivalor: Almacena más de un valor en un campo.
Claves principales
Una clave principal consta de uno o más campos cuyo valor o valores identifican de
manera única a cada registro de una tabla. Las claves principales se utilizan cuando
se necesita hacer referencia a registros específicos de una tabla de Base de Datos
desde otra tabla.
Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan
para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm. de
Empleado, es la clave principal de esta tabla.
El uso de clave principal en una tabla trae las siguientes ventajas:
▪ Access crea automática mente un índice para el campo clave principal, esto
permite acelerar las búsquedas sobre la tabla.
▪ Cuando se observen los datos ya sea a través de la Hoja de datos o de un
formulario, los registros se mostrarán ordenados según la clave principal.
▪ Cuando se adicionen registros, Access no permitirá introducir valores
repetidos ni nulos en el campo clave principal, asegurando de esta forma que
cada registro sea identificado en forma única.
Índices
El índice de una base de datos es una estructura de datos que mejora la velocidad
de las operaciones, por medio de identificador único de cada fila de una tabla,
permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla en una base de datos.
Sirven para identificar los campos por los que habitualmente buscas en las tablas.