cuestionario de una auditoria administrativa

1. P R E S E N T A
M I C H E H E R N A N D E Z F E L I P E D E J E S U S
CUESTIONARIO RECAUDACION
DE DATOS EN UNA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA.

2. CUESTIONARIO PARA EL ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTO:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:----------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE LO GENERA:----------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
DIRECCION DE:----------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
FINALIDAD:----------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
PERSONAS QUE INTERVIENEN:
NOMBRE PUESTO
ES CLARO Y COMPRENSIBLEEL RPOCEDIMIENTO QUE SE ESTA UTILIZANDO
ACTUALMENTE:---------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ALGUNA OBSERVACION, OPINION Y/O SUGERENCIA QUE PUEDA APORTAR
PARA EL MEJORAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO:---------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
N°. DE
OPERADOR
DEPTO. Y/O PUESTO
INVOLUCRADO
DESCRIPCION ESPECIFICA
NOMBRE Y FIRMA
AUDITADO POR: ------------------------------- ---------------------------------------------

4. DESCRIPCION DE LABORES DEL PERSONAL
NOMBRE DE LA EMPRESA: __________________________________________
DEPARTAMENTO: __________________________________________________
SECCION: ____________________________FECHA_______________________
TAREA N° DESCRIPCION DE LABORES HORAS A LA
SEMANA
TRABAJO PENDIENTE DE SER TERMINADO A LA FECHA
N° CLASE DE TRABAJO CANTIDAD UNIDAD MOTIVOS
1. su nombre_________________ fecha de ingreso_________________
2. su departamento_________________ sección___________________
3. título de su puesto________________ sueldo mensual$____________
4. describa las labores que tenga encomendadas, como usted tiene
entendido que son y cómo las viene desarrollando, asignando números
progresivos a cada tarea e indique estimada mente las horas semanales
que dedica a cada una de ellas. indique al final de cada una de ellas si el
trabajo es diario o periódico. mencione también las horas extraordinarias.

5. IDEAS DE MEJORA
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
En esta forma se anotan los trabajos que desarrolla cada persona. Con el fin de
conocer su volumen, importancia y finalidad, y los comentarios personales de quien
los realiza, respecto a la manera de mejorarlos.

6. Ref. __________________
Nombre de la empresa _______________________________________________
Departamento ___________________________ sección____________________
Tramite ________________________________ fecha ______________________
FORMULACION Y UTILIDAD DE LOS INFORMES
Nombre ___________________________________________________________
Objeto ____________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Bases de su preparación______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Periodo que abarca __________________________________________________
__________________________________________________________________
Quien lo formula ____________________________________________________
__________________________________________________________________
Quien(es) lo firma(n) _________________________________________________
__________________________________________________________________
Número de copias y su distribución:
Original _________________________ 3ª. Copia __________________________
1ª. Copia ________________________ 4ª. Copia __________________________
2ª. Copia ________________________ 5ª. Copia __________________________

7. Utilización de los datos consignados en el informe:
a) ____________________________________________________________
b) ____________________________________________________________
c) ____________________________________________________________
d) ____________________________________________________________
e) ____________________________________________________________
¿Es necesaria
su
formulación?
¿Hay
duplicidad
con algún
otro
informe?
¿Su
utilización
cumple
con la
finalidad
para la
cual fue
creada?
¿El número
de copias es
adecuado?
¿Su contenido
proporciona los
datos
indispensables?
¿Es
adecuado
su diseño?
Esta forma tiene por objeto recabar información acerca de la formulación, periodicidad
y utilidad de los informes y consignar los resultados de la evaluación sobre su eficiencia.

8. Ref. __________________
Nombre de la empresa _______________________________________________
Departamento ___________________________ sección____________________
Tramite ________________________________ fecha ______________________
FORMULACION Y UTILIDAD DE LAS FORMAS DE PAPELERIA
Nombre(s) _________________________________________________________
Objeto(s) __________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Volumen ____________________________ periodo _______________________
Quien(es) la formula(n) _______________________________________________
__________________________________________________________________
Base de su formulación _______________________________________________
__________________________________________________________________
Número de copias y su distribución:
Original _________________________ 3ª. Copia __________________________
1ª. Copia ________________________ 4ª. Copia __________________________
2ª. Copia ________________________ 5ª. Copia __________________________
Tramite(s) en que interviene(n) _________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Registro que originan ________________________________________________
__________________________________________________________________

9. EVALUACION
¿Es
necesaria
su
utilización?
¿Se duplica
su
elaboración
para un
mismo fin?
¿Su uso
cumple los
objetivos
para los que
fue
implantado?
¿Su diseño
es
adecuado?
¿Es
correcto el
número de
ejemplares
que se
formulen?
¿Su
contenido
proporciona
los datos
necesarios
que se
requieren?
Esta forma es utilizada para recabar la información referente a la manera de formular
y utilizar cada una de las formas de papelería empleadas y apreciar su volumen de
operación.

10. CUESTIONARIO GENERAL DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Nombre ________________________________________________________
Puesto_________________________________________________________
Tiempo en el Puesto: ______________________________________________
Nombre de su jefe inmediato: _______________________________________
¿Le gustaría desempeñar algún otro puesto? Sí ___ No ___
¿Cuál? _________________________________________________________
¿Por qué? ______________________________________________________
¿Cuál es su grado máximo de estudio? __________________ Edad: ________
El principal objetivo de su trabajo es: __________________________________
¿Cuáles son las responsabilidades más importantes de su trabajo?
_______________________________________________________________
Maneja documentos confidenciales y/o valiosos dentro de su puesto?
Sí ___ No ___ ¿Cuáles?___________________________________________
_______________________________________________________________
¿Podría decirme su ha desempeñado otros puestos? Sí ___ No ___
¿Cuales? _______________________________________________________
Planeación
Menciona cuales son los objetivos generales de su departamento u oficina
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________
¿Estos Objetivos se alcanzan de manera eficiente? Sí___ No___
¿Porque? _______________________________________________________
Indique en qué medida se han alcanzado los objetivos hasta este momento: __
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
¿Existe algún medio de control para el alcance de estos objetivos? Sí ___ No__
¿Cual? _________________________________________________________

11. ¿Porque? _______________________________________________________
¿Cuáles son las principales limitaciones para cumplir satisfactoriamente con su
objetivo? _______________________________________________________
_______________________________________________________________
¿Se encuentra claramente definidas, por escrito, las políticas del departamento?
Sí __ No__ ¿Por qué? _____________________________________________
_______________________________________________________________
¿Me podría mencionar cuales son las políticas del departamento y específicamente
de su oficina? ______________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
¿Quién las elabora? ______________________________________________
¿Considera usted que las políticas señaladas son adecuadas? Sí ___ No___
¿Por qué? ______________________________________________________
¿Se sigue realmente los lineamientos de estas políticas? Sí ___ No ___
¿Por qué? ______________________________________________________
¿Existen planes y programas generales y particulares para el desarrollo de las
actividades encomendadas a este departamento u oficina?
Si___ No___ (en caso de negativo) ¿Porque? _________________________
_______________________________________________________________
¿Quién los elabora y que periodo comprende? __________________________
¿Quién los autoriza? ______________________________________________
¿Quién los evalúa? _______________________________________________
¿Cómo se evalúa? ________________________________________________
¿Considera de utilidad los planes y programas fijados para el logro de sus
actividades? Si___ No ___ ¿Por qué? ________________________________
Mencione Cuales son las leyes, reglamentos, instructivos, circulares, etc, en que
se basa para desarrollar sus actividades (recabar un ejemplar)

12. __________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________
¿Considera que son adecuados? Sí ___ No ___ ¿Por qué? _______________
_______________________________________________________________
¿Están actualizados? Sí ___ No ___ ¿Por qué? ________________________
_______________________________________________________________
ORGANIZACIÓN
¿Existen funciones para cada puesto dentro de la empresa?
Si ___ No___ (En caso negativo) ¿Por qué? ___________________________
_______________________________________________________________
¿Se considera que las funciones están correctamente establecidas? Sí ___ No
___
¿Porque? _______________________________________________________
¿Se adapta a las necesidades de funcionamiento? Sí ___ No ___ ¿Por qué? __
_______________________________________________________________
¿Las funciones de cada puesto son conocidas por todo el personal? Si ___ No
___ (en caso negativo) ¿Por qué?
_______________________________________________________________
¿Las funciones de los puestos definen claramente la jerarquía, responsabilidad,
relaciones y deberes específicos de cada puesto? Si__ No__ (en caso negativo)
¿Porque? _______________________________________________
¿Considera que existen funciones que originen una duplicidad de labores en la
oficina o departamento a la que pertenece? Si ___ No ___ (en caso positivo)
Indique su causa: _________________________________________________
¿Cree usted que sobran o faltan puestos para cubrir sus necesidades? Sí __ No
___ ¿Por qué? ________________________________________________
Indique cuales son los puestos que sobran o faltan en su oficina o departamento
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

13. ¿Considera usted que el personal con el que cuenta es el requerido para su carga
y volúmenes de trabajo? Sí __ No __ ¿Por qué? _____________________
_______________________________________________________________
PERSONAL
¿Existen planes de incentivos para el personal? Sí __ No __ ¿Por qué? ______
_______________________________________________________________
¿Cuenta con planes de promoción? Sí __ No__ ¿Por qué? _________________
_______________________________________________________________
¿El personal de la oficina o departamento es de base? Sí __ No __ ¿Por qué?
_______________________________________________________________
¿Evalúan la forma de compensar el esfuerzo de la persona? Sí __ No __ ¿Por qué?
___________________________________________________________
RECURSOS MATERIALES
¿Las actividades de suministro se encuentran programas? Sí _ No __
¿Por qué? _______________________________________________________
¿Considera que las condiciones de trabajo son adecuadas? Sí __ No __
¿Por qué? __________________________________________________
__________________________________________________________
Indique cuáles son las limitaciones más importantes para el desarrollo eficaz de su
trabajo: _______________________________________________________
_______________________________________________________________
¿Considera usted que su oficina o departamento tenga todo el material, equipo y de
más medios requeridos para su trabajo? Sí __ No__ ¿Por qué? ________
_______________________________________________________________
RECURSOS FINANCIEROS
¿Su oficina o departamento cuenta con presupuesto? Sí __ No __ ¿Por qué?
_______________________________________________________________
¿Considera usted que los recursos económicos que dispone son adecuados?
Sí __ No __ ¿Por qué? _____________________________________________

14. Dirección
¿Considera usted que los niveles de autoridad y responsabilidad estén definidos
adecuadamente? Sí __ No ___ ¿Por qué? _____________________________
_______________________________________________________________
¿Cuenta usted con autoridad debidamente delegada para el desarrollo de sus
actividades? Sí __ No __ ¿Por qué? _________________________________
_______________________________________________________________
¿Considera usted que existe una adecuada supervisión de las principales
actividades u operaciones del departamento y oficina que a integran?
Sí __ No __ ¿Por qué? _____________________________________________
¿En qué oficina del departamento considera que haya abuso de autoridad?
_______________________________________________________________
Indique sus causas: _______________________________________________
_______________________________________________________________
¿Considera adecuada la información, tanto interna como externa, que se recibe en
su departamento u oficina? Sí __ No __ ¿Por qué? ____________________
_______________________________________________________________
¿La comunicación que tiene usted con sus superiores y compañero es adecuada?
Si __ no __ ¿Por qué? ____________________________________
¿Qué medios de comunicación utiliza para hacer llegar órdenes e instrucciones a
su personal? ___________________________________________________
¿Considera estos medios de comunicación como los más apropiados?
Sí __ No __ ¿Por qué? _____________________________________________
¿Utiliza medios de comunicación (reporte e informes) que usted haga llegar a sus
superiores? Sí __ No __ ¿Por qué? ________________________________
¿Considera usted a estos medios de comunicación adecuados? Sí __ No __
¿Por qué? _______________________________________________________
¿Existe malestar, falta de armonía, fricciones, problemas, etc., entre el personal?
Sí __ No __ ¿Por qué? ____________________________________________
Indique su causa: ________________________________________________
_______________________________________________________________

15. Control
¿Existen registros de control de asistencia en su departamento u oficina?
Sí __ No __ ¿Por qué? _____________________________________________
De las siguientes cuentas que le voy a mencionar, indique con cual o cuales de ellas
cuentan su oficina o departamento, para resolver gastos imprevistos:
Fondo revolvente ___ 2. Caja Chica ___3. Fondo de Caja ___ 4. Bancos ___
5. No tiene ___ ¿Porque? __________________________________________
¿Considera usted que los sistemas y procedimientos que se utilizan o ayuden al
logro de sus planes y objetivos? Sí __ No__ ¿Por qué? ____________________
_______________________________________________________________
¿Consideraría usted útil la creación de un sistema de comunicación que permitiera
recibir y emanar toda clase de información de importancia?
Sí __ No__ ¿Por qué? ______________________________________________
¿Quisiera usted agregar una opinión, comentario o sugerencia adicional a este
cuestionario? Sí __ No __ ¿Por qué? __________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Muchas gracias por su colaboración.
Firma del entrevistado Nombre y firma del auditor.

16. Describa todas sus actividades, deberes, responsabilidad, obligaciones que realizan
diariamente para cumplir con su trabajo, especificando el tiempo aproximado que dedica a
cada actividad y la frecuencia.
Frecuencia Que hace Como Para qué Tiempo
Lo hace lo hace aproximado

17. A continuación, describa las actividades u observaciones que realice eventualmente con
exclusividad.
Frecuencia Que hace Como Para qué Tiempo
Lo hace lo hace aproximado

18. Ahora describa en esta parte todas sus actividades u obligaciones que realice
periódicamente cada tercer día, semanalmente, quincenalmente, etcétera. Por ejemplo,
informes, presupuesto, etcétera.
Frecuencia Que hace Como Para qué Tiempo
Lo hace lo hace aproximado

19. CUESTIONARIO PARA EL ANÁLISIS DE FORMAS
1. NOMBRE DE LA FORMA Y No. DE REGISTRO:
2. DOCUMENTOS QUE LE DAN ORIGEN:
3. FUENTES DE LA INFORMACIÓN (DATOS QUE LE DAN ORIGEN):
4. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
5. QUIEN LA GENERA:
DEPARTAMENTO
PUESTO
6. No. DE TANTOS Y SU DISTRIBUCIÓN:
EJEMPLARES COLOR DISTRIBUCIÓN USO
7. FRECUENCIA CON QUE SE UTILIZA:
8. ¿CONSIDERA USTED QUE LE HACE FALTA O LE SOBRA ALGUN
ESPACIO ADICIONAL A LA FECHA?
9. ¿ACTUALMENTE UTILIZA TODOS LOS ESPACIOS DE LA FORMA?
SI NO ¿POR QUÉ?
10.¿CUENTA CON INSTRUCTIVOS PARA SU LLENADO: SI NO
11.¿CONSIDERA QUE SU DISTRIBUCIÓN ES ADECUADA O
INADECUADA? ¿POR QUÉ?
12.¿QUÉ OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS PODRÍA APORTAR PARA
SU MEJORAMIENTO?
13.PARA USTED, ¿CUÁL SERIA LA CANTIDAD IDEAL DE ORIGINAL Y
NÚMERP DE TANTOS?
AUDITADO POR:
NOMBRE Y FIRMA

20. CONDICIONES DE TRABAJO
A) MEDIO
ÁREA FÍSICA ILUMINACIÓN EVALUACIÓN
( ) LIMPIA ( ) NATURAL ( ) MALA ILUMINACIÓN
( ) SUCIA ( ) ARTIFICIAL ( ) REGULAR
( ) ORDENADA ( ) OTRO ( ) BUENA
( ) RUIDOSA
( ) HÚMEDA VENTILACIÓN EVALUACIÓN
( ) ATROPELLADA ( ) CORRIENTE DE AIRE ( ) MAL VENTILADA
( ) OTRO ( ) MALOS OLORES ( ) REGULAR
ESPECIFIQUE: ( ) TEMPERATURA ELEVADA ( ) BUENA
( ) RESEQUIDAD
MOBIIARIO Y EQUIPO DE OFICINA TIPO
( ) BUEN ESTADO ( ) PRIVADO
( ) ESTADO REGULAR ( ) ESCRITORIO
( ) MAL ESTADO ( ) RESTIRADOR
( ) OTRO ( ) BANCO
ESPECIFIQUE: ( ) MOSTRADOR
OTRO:

21. B) RIESGOS DE TRABAJO:
ACCIDENTES Y ENFERMEDADES DE LAS INSTALACIONES
( ) VIAS RESPIRATORIAS ( ) INCENDIOS
( ) VISTA ( ) CONTAGIOS ( ) TEMBLORES
( ) OIDO ( ) NEUROSIS ( ) ELEVADORES
( ) COTADURAS ( ) AMPUTACIONES ( ) ESCALERAS
( ) QUEMADURAS ( ) OTROS ( ) OTROS
( ) MACHUCONES

22. ANÁLISIS DE PUESTO
I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
PUESTO: DEPARTAMENTO:
TITULAR: OFICINA:
PUESTO AL QUE REPORTA: FECHA:
No. DE PERSONAL EN EL PUESTO: JORNADA DE TRABAJO:
PUESTOS QUE LE REPOSTAN DIRECTAMENTE:
II. CONTENIDO DEL PUESTO
DESCRIPCIÓN GENÉRICA (PROPÓSITO DEL PUESTO):
DESCRIPCIÓN DETALLADA:
III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
1) CAPACIDAD
CONOCIMIENTOS:

23. EXPERIENCIA:
EXTERNA:
INTERNA:
2) ESFUERZO
MENTAL:
FÍSICO:
3) RESPONSABILIDAD
DIMENSIONES:
NÚMERO DE PERSOANL SUPERVISADO:
PARTIDA PRESUPUESTAL ASIGNADA:
POR EL BUEN USO DEL MATERIAL Y EQUIPO DE OFICINA:
EN DISCRECIÓN:
4) CONDICIONES DE TRABAJO
MEDIO AMBIENTE:
RIESGOS:

24. CUESTIONARIO FUNCIONAL
1. IDENTIFICACIÓN DELPUESTO
PUESTO: __________________________ DEPARTAMENTO:_________________________
_________________________________ OFICINA:_________________________________
PUESTO AL QUE
REPORTA:_________________________ SECCIÓN O CIUDAD:_______________________
No.DE PERSONAL FECHA: __________________________________
EN EL PUESTO: _____________________ JORNADA:_______________________________
PUESTOS QUE LE REPORTAN DIRECTAMENTE:
________________________________________________________________________________
INDIQUE QUE OFICINAS,SECCIONESOUNIDADESINTEGRAN SU DEPARTAMENTO:
________________________________________________________________________________
2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
EXPLIQUE LAS FUNCIONESDEL DEPARTAMENTO,OFICINA,SECCION OCIUDAD:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
DESCRIPCIÓN GENERICA DEL PUESTO (EXPLICACIÓN BREVEDE LA FUNCION QUE CARACTERICEAL
PUESTO COMO UN TODO): _________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________

25. APRECIACIONES GENERALES DE LA EMPRESA
Nombre de laEmpresa:
Objeto:
Tiempoque tiene trabajando: ¿Está actualizado?Sí
_________ No __________
¿Hay organigrama?Si ______ No _____ A qué fecha:
Referencia
Funciones o
Departamentos
¿Existe
organigrama?
¿Hay
políticas
definidas?
¿Hay
manuales
de
operación?
Volumen
Número
de
personas
¿Hay informes? Recabó
Si
Son
oportunos
Org. Inst. Ints.

26. Referencia
INFORMES
Actuales Necesarios
¿Recibe estadoscomparativos?
¿Gráficas?
¿Le sonútiles?
Referencia
Apreciación del
problema principal
Nombre de los
funcionarios
Fecha entrevista
Esta forma tiene porobjetorecopilarlosdatosreferentesala empresa,talescomocaracterísticas,
estructura,nombre del personal ejecutivo,clase de informaciónyprincipalesproblemasafinde
que el consultorpueda hacerapreciacionesgeneralesyenfocarsustrabajos.

27. EVALUACIÓN DE TRÁMITES
Nombre de la empresa:
Departamento:
Sección:
Fecha:
APRECIACIONES SOBRE EL PERSONAL Y SU DESENVOLVIMIENTO
Tramites
que
desarrolla
Cantidad de
personasque
intervienen
Volumen de
operaciones
Periodo ¿Es
necesario?
¿Se
duplican
trabajos
para un
mismo
fin?
¿Es
funcional?
¿Es correcta
la distribución
de funciones?
¿Es
necesario
para la
ejecución
de otros
trabajos?
¿Se realiza
dentro de los
plazos
establecidos?
¿Debe ser
realizado por el
departamento?

28. Nombre de laEmpresa:
Departamento:
Sección:
Fecha:
Personal
que utiliza
el
departame
nto
Tiempo
que
tiene en
la
empresa
Cargos
que
desem
peña
Condicio
nes del
equipo
de oficina
que
utiliza
Calific
ación
EN LA ORGANIZACIÓN DE SU PERSONALIDAD
¿Es
neces
ario?
¿Está
bien
defini
da su
funció
n?
¿Está
mal
entre
nado?
¿Depe
nde
de un
solo
jefe?
¿Tien
e
exces
o de
trabaj
o?
¿Está
ubica
do de
forma
funcio
nal?
¿Es su
prese
ntació
n
adecu
ada?
¿Es su
trato
amabl
e?
¿Tien
e
iniciat
iva?
¿Es
cumpl
ido?
¿Es
dinám
ico?
¿Es
intelig
ente?
¿Coop
era
con el
jefe?
¿Está
resent
ido?