La informática y la organización

1. ADMON. DE LOS RECURSOS DE
LA FUNCIÓN INFORMÁTICA
UNIDAD 1
LA INFORMÁTICA EN LA ORGANIZACIÓN
Mtra. IrmaTinoco Alcázar Pág. 1
UNIDAD 1 LA INFORMÁTICA Y LA ORGANIZACIÓN
Competencias específicas a desarrollar en la unidad
Identifica la importancia de la función informática y las TI actuales como ventaja competitiva en las
organizaciones
INTRODUCCIÓN
Cuando se habla de la función informática se definen temas como son nuevas aplicaciones tecnológicas,
nuevos dispositivos y nueva forma de elaborar información consistente y la base que lo hace posible es
la información.
Puntos que se deben considerar en el significado que tiene la información dentro de la función
informática
1. La información debe ser almacenada y procesada por computadora
2. Debe ser confidencial para algunas personas
3. Puede ser mal utilizada o divulgada
4. Puede ser saboteada o verse afectada por fraude
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir, controlar, el uso de los recursos y las
actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera
eficiente y eficaz.
Funciones de la administración:
Planear. Consiste básicamente en elegir, fijar las misiones y los objetivos de la organización.
Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos,
presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de
decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es
decidir con anticipación lo que se quiere lograr en el futuro y como se va a lograr.
Organizar. Consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan,
quien rinde cuantas a quien y donde se toman las decisiones.
Dirigir. Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de
las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el
aspecto interpersonal de la administración.

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Controlar. Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar
que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas
y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección
de estas.
1.1 Importancia de la Función Informática
Actualmente en todas las empresas ya sea, micro, mediana, grande o transnacional, incluyen el uso de
tecnologías de información en sus procesos de administración, producción, manejo de recursos
humanos, capacitación, desarrollo de sistemas, etc.
A tal grado que si se suspende la función informática se paralizan automáticamente las demás funciones
de la empresa, e incluso puede afectar a otras empresas asociadas a esta.
Poco a poco se ha escapado de las manos el control del área de informática implicando un gran
problema al que debemos enfrentarnos a diario, ya que se está perdiendo la capacidad técnica y las
consecuencias toman niveles de deterioro informático peligroso, espectacularmente costoso para las
empresas, pudiendo concluir que el área de informática no está administrada ni lo ha estado jamás por
los gerentes, directivos o responsables de tal área.
Importancia de la administración de la función Informática
Es muy importante conocer la labor administrativa y aplicarla en el área de informática de cualquier
organización, en administración existe el concepto de la delegación de responsabilidades, es decir el
administrador no puede, ni debe hacer todo por sí mismo, el debe designar a cada persona cual es su
función y ayudarla a que esta la realice de la mejor manera.
En el área de informática también se aplica este concepto ya que es importante que el Lic. en informática
que generalmente funge como administrador de la función informática de las organizaciones aprenda a
delegar el uso de la tecnología, y entender que no se debe delegar la propia tecnología (es decir, no se
puede dejar que cada quien tenga los programas, sistemas o lenguajes que quiera en sus PC) sino que
se debe delegar es su uso de esos sistemas, programas o paquetes, no siendo responsabilidad del
administrador De la función informática el uso de la tecnología pero si el desempeño y funcionalidad de
la misma.
Por lo que la nueva teoría sobre la Administración de la Función Informática (El factor AFI), tiene como
requisito indispensable la descentralización del área de Informática, aun en contra de muchas personas
dentro de la empresa que estarán reacios a aceptar su validez y su puesta en marcha.
1.2 La Función Informática como ventaja competitiva de las organizaciones.
Cualquier empresa, en algún momento, se encuentra inmersa en cierta fase de lo que se ha llamado
ciclo de crecimiento competitivo, dentro del cual la informática juega un papel protagónico y definitivo.

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Dependiendo de la fase por la cual la empresa este pasando, la informática se puede aprovechar de
manera preponderante, siempre y cuando se esté preparado para hacerlo.
En este punto radica una gran deficiencia del área de informática, pues al encontrarse aislada y ajena a
los objetivos de negocio de la empresa, generalmente no puede actuar de manera oportuna ni efectiva, y
aunque apoya, en esencia esto no es solo lo que se quiere de ella.
El área de informática debe estar activa durante todo ese ciclo, no solo cuando su apoyo sea urgente
para resolver algún problema. Mientras la estructura organizacional interna del área de informática se
encuentre centralizada, vista como un simple apoyo (aunque ahora se acepte como un apoyo
fundamental) y no diseminada en toda la organización de manera descentralizada, contempla como una
función vital, esta deficiencia permanecerá irremediablemente de manera indefinida.
De pronto surge el TLC y se aprueba, con esto se inicia la apertura comercial y las empresas del país
forman alianzas para competir y se preparan los planes de modernización, se anuncia la automatización
la cual será indispensable, viéndose a la informática como una estrategia de competencia, se invierten
fabulosas cantidades de dinero en redes y campañas de publicidad.
1.4. Tendencias de las tecnologías de la Información
En una organización, un sistema de información está formado por los datos, hardware, software,
telecomunicaciones, personas y procedimientos.
Los sistema de información se han vuelto sinónimo de Sistema de información basados en
computadoras.
Varias tendencias han vuelto muy importante la utilización de sistemas de información (SI) en los
negocios:
 La potencia de las computadoras han aumentado enormemente al mismo tiempo que sus precios
han disminuido.
 Ha aumentado la diversidad y sencillez de los programas para computadoras.
 La rapidez y confiabilidad de las líneas de comunicación y el acceso a internet y la web se han
facilitado y difundido.
 El rápido crecimiento de internet ha abierto oportunidades y estimulado la competencia en los
mercados globales.
 Una proporción cada vez mayor de la fuerza de trabajo mundial sabe usar la computadora
Es importante comprender los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la
empresa, que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren
sus objetivos.
Muchas veces las organizaciones han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin
saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de
competir.

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Tendencias de Hardware, Software, Datos y comunicaciones.
Debido a que el avance tecnológico del hardware, del software y de las comunicaciones sigue siendo
vertiginoso, resulta que cuando apenas nos encontramos asimilando una etapa, esta se vuelve obsoleta
y por eso no terminamos de empezar a utilizar una cosa cuando ya tenemos que iniciar el aprendizaje y
el intento de utilizar una nueva.
Lo mas costoso de nuestro atraso académico y cultural sobre esta tecnología se da en este tremendo
despilfarro computacional en el que nos hemos hundido y del cual no queremos salir.
La calidad total en la administración de tecnologías de la información
Si bien diseñar movimientos estratégicos es principalmente responsabilidad de los administradores, no
olvidemos las palabras de Napoleon: “cada soldado lleva una casaca de mariscal en la alforja”, o mejor
dicho, cada empleado puede convertirse en director. En consecuencia es responsabilidad de cada
profesional pensar estratégicamente para su organización, de hecho los empleados de niveles bajos han
propuesto algunas de las ideas estratégicas más brillantes. En el mercado actual muy competitivo, una
estrategia puede determinar el ascenso o la caída de una organización.
Cada vez más movimientos estratégicos son posibles solo con la ayuda de los SI o tienen un sistema de
información en el centro de su estrategia; es decir la tecnología proporciona el producto, el servicio o el
método que consigue la ventaja estratégica de la organización. El potencial de nuevos modelos
empresariales en la web todavía es grande, por lo tanto, los profesionales deben comprender como
utilizar la tecnología en los movimientos estratégicos. La comprensión de cómo se consiguen y se
implementan los sistemas de información estratégica puede ayudarle a sugerir buenas ideas para tales
sistemas en su organización y facilitar su promoción en la escalera organizacional.
Reingeniería de la administración de tecnologías de la información
En ocasiones para implementar un sistema de información y obtener una ventaja competitiva, las
organizaciones deben plantear todo su modo de operar. Durante una lluvia de ideas para la planeación
estratégica, la administración debe preguntar: “si estableciéramos esta unidad de negocios otra vez,
desde cero, cuales procesos implementaríamos y como?”. La respuesta suele conducir a la decisión de
eliminar un conjunto de operaciones y desarrollar otras desde lo básico. Estos cambios se denominan
Reingeniería. La reingeniería implica adoptar nueva maquinaria y eliminar niveles de administración. A
menudo, la tecnología de la información desempeña una función importante en este proceso.
La meta de la reingeniería no es obtener pequeños ahorros en los costos, sino realizar grandes avances
en la eficiencia: de 100% e incluso de 1000%. Con ese grado de mejoramiento, una empresa suele tener
una ventaja competitiva. Es curiosos que una compañía que efectúa una reingeniería e implementa un
nuevo SI no siempre sabe si el SI tuvo éxito. El proceso de reingeniería hace imposible determinar
cuánto contribuyo cada cambio a la mejor posición de la organización.
La implementación de un SI requiere que una empresa reorganice los procesos (se someta a un cambio
organizacional) para obtener una ventaja.

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Nuevas responsabilidades del directivo informático
El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera
clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son
necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Su importancia es tal, que debería considerarse como un
método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo se considera como un
procedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas.
Las empresas están preocupadas por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción,
retribución, etc. y, sin embargo olvidan o dejan en un segundo plano la base de todos estos procesos: El
Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP)
Por lo anterior es necesario definir las responsabilidades, para el directivo de la organización:
1. Administrar y supervisar la planta técnica y administrativa asignada.
2. Organizar las funciones, responsabilidades y actividades de la planta técnica y administrativa
asignada, manteniendo actualizada y debidamente documentada tal organización, y en especial
las funciones, responsabilidades y actividades de los Secretarios Técnicos que lo asistan.
3. Realizar toda incorporación y/o desarrollo de nuevas tecnologías, ya sea que se adquieran a
terceros y/o se desarrollen en la organización, en forma coordinada con los futuros usuarios y
receptores de las mismas y con los responsables de las distintas áreas a las que estos
pertenezcan, involucrando a estos últimos en forma previa a cualquier incorporación y/o
desarrollo, para asegurar una correcta y completa evaluación de los objetivos que se persiguen,
de las necesidades a las que se atenderán y del impacto que tendrá la incorporación de la nueva
tecnología y/o desarrollo.
4. Resguardar y aumentar el capital estructural que la organización adquiera a través del desarrollo
de las actividades del Departamento, manteniendo a tal fin debida documentación referida a las
tecnologías y recursos existentes y a las que se incorporen ya sea adquirida a terceros o por
desarrollos propios.
5. Administrar, guardar y preservar las herramientas, hardware y software instalados en las
dependencias en las que funcione el Departamento y espacios físicos para alojar equipamiento
informático y de comunicaciones que se ponga a disposición para uso de los usuarios.
6. Realizar una memoria informativa anual de las actividades del Departamento, además de los
informes periódicos que se considere necesario formular o que le sean solicitados.
7. Convocar periódicamente las reuniones del Departamento y documentar lo tratado en las
mismas
Ubicación de las diferentes estructuras organizacionales

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Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos comunes, en forma racional y
consciente, que a su vez están sujetas a una serie de restricciones y determinados recursos.
La determinación de objetivos permite a la organización contar con una guía en su accionar. Toda
organización durante su existencia realiza un proceso cíclico (por períodos) de formulación de objetivos.
Previo a esto, en el nivel superior se define la misión de la organización, cuyo concepto posee mayor
relevancia y en el tiempo mayor duración que el de objetivos.
La misión de una organización consiste en la expresión de su razón de existir. Posee características que
superan el espacio temporal y espacial de la organización, con lo cual, queremos decir que se ubica
delante de cualquier objetivo particular. En definitiva, la misión es la definición precisa de la actividad
central de la organización y guía el destino de la misma.
Organización Emprendedores
Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un medio ambiente de
cambio rápido dominada por un inversionista y administrada por un solo director general. Los sistemas
de información están pobremente planeados.
La idea predominante es la dirección. Las actividades giran en torno del director general, quien ejerce el
control personalmente, por ello la coordinación la lleva a la cumbre estratégica mediante supervisión
directa, mínimo de personal, mínima línea media y escaso staff de apoyo.
Organización Máquina burocrática
Existen en nuestra sociedad, unas estructuras que se comportan como “máquinas afinadas”, preparadas
para repetir procesos específicos. Son las llamadas burocracias mecánicas o “máquinas burocráticas”.
Entre otras, podemos mencionar:
Fábricas de productos de consumo masivo; Organizaciones de la administración pública; Organizaciones
de recaudación de ingresos públicos; Organismos de control; Organismos de seguridad; Compañías
aéreas; y Bancos.
La máquina burocrática es una organización cuyo comportamiento es predeterminado o predecible, es
decir, estandarizado; en particular, estandariza los procesos de trabajo.
Los trabajos son rutinarios y repetitivos. Se enfatiza la división del trabajo, o especialización tanto
horizontal (cantidad de tareas) como vertical (si el control está en manos de quien realiza la tarea
operativa). Requiere que los empleados tengan comportamientos altamente formalizados, con trabajos
muy estandarizados. Sin libertad para elegir qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo.
La máquina burocrática funciona de acuerdo a los principios clásicos de gestión:
Autoridad formal. La autoridad circula en sentido descendente y existe el respeto al principio de unidad
de mando.

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Clara distinción entre línea y staff.
Obsesión por el control. La administración se preocupa por el cumplimiento de reglas y procedimientos
que deben seguir los empleados, quienes tienen escasa autonomía en la ejecución de sus tareas.
Organización burocracia Divisionalizada
La idea central es la concentración. La coordinación se lleva a cabo mediante la estandarización de
productos de distintas unidades de producción. La línea media de cada una de estas unidades o
divisiones tiene gran autonomía. Las divisiones dirigen en forma autónoma los negocios. Es la forma
típica que adoptan las organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones.
Aunque en forma creciente, en esferas públicas y universidades.
Organización burocracia profesional
La idea central es la capacitación. Las actividades giran en torno de un conjunto de unidades
“semiautónomas” dentro de las cuales los profesionales individuales trabajan en forma autónoma,
sometidos a los controles de la profesión. Coordinación a través del conocimiento de los mismos
profesionales. Por ello, la necesidad de que éstos estén altamente entrenados en el núcleo operativo y
con considerable personal de apoyo.
Organización adhocracia
La idea central es el aprendizaje. Organizaciones más complejas, en que se requiere la combinación de
trabajos a través de equipos interdisciplinarios y coordinados mediante el compromiso común en
proyectos innovadores. Tienden a desaparecer la línea y el personal de apoyo (staff). La dirección más
bien moldea que dirige.

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Cuestionario:
1.- Significado que tiene la información dentro de la función informática
2.- Cuales son las funciones de la administración
3.- Que pasa cuando se sale de control del área de informática
4.- Cual es el requisito del factor AFI
5.- Por que es muy importante la utilización de los SI en los negocios
6.- Cual es la meta de la reingeniería de la administración
7.- Describe brevemente los siguientes conceptos: organización, objetivos, misión
8.- Lista las estructuras organizacionales y explícalas brevemente con tus propias palabras