estandar para el control de la informacion

1. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
(EHS)
CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE
LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
CÓDIGO: EHS-PR-002
Versión: 01
13 de julio del 2021
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1. OBJETIVO
Crear, implementar, actualizar y controlar la información documentada para asegurar el mantenimiento y
mejora continua del Sistema de Gestión Integrado EHS en base a los requisitos de la norma ISO 14001:2015
e ISO 45001:2018 y de acuerdo con los requisitos establecidos por INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la información documentada (políticas, objetivos, metas, información
sobre aspectos ambientales significativos, riesgos altos, procedimientos, información de procesos,
normas internas y externas, planes de emergencia, organigramas, etc.) y formatos del Sistema de Gestión
IntegradoEHS de INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
3. DEFINICIONES
Backup: Respaldo de la información en medios electrónicos.
Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes de la Gestión EHS identificados con un sello de copia
Controlada y asignados a una persona, para su uso y aplicación correspondiente.
Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema Integrado EHS, que son impresos con fines
didácticos o de revisión, los cuales deben ser identificados, empleandoen el pie de página e
ltexto siguiente:
“Este documento no se encuentra controlado en formato físico”.
Documento: Información sobre un tema específico y su medio de soporte.
Documentos Varios: Documento que forma parte del Sistema de Gestión Integrado EHS, el cual no es un
formato o un procedimiento documentado. Estos documentos pueden ser: Mapas, cartillas,programas,
entre otros.
Documento Externo: Documento relacionado con el Sistema de Gestión Integrado EHS que hasido emitido
por un organismo que no pertenece a INVERSIONES KURI YURAK S.A.C. Ejemplo: Documentos de los
contratistas, legislación, manuales técnicos, comunicación de parte de la Autoridad Competente, otros.
Documento Interno: Documento relacionado con el Sistema de Gestión Integrado EHS que ha sidoemitido
por INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
Documento Histórico: Versiones anteriores de un Documento Controlado, las cuales han sido retirados
de circulación entre los usuarios y que se conservan para fines de consulta por un período máximo
determinado definido por las áreas de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
Formato: Documento que tiene por finalidad registrar determinada información para dejar evidenciade los
resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El Formato al ser completado se convierte en un
Registro.
Información documentada: Información que el Sistema de Gestión EHS controla y mantiene, incluido el
medio que la contiene. La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede
provenir de cualquierfuente.

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(EHS)
CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE
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Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
Procedimiento de Gestión de EHS: Documentoque describe los elementos principales del sistema de gestión
de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente, calidad y su interacción, así como la referencia a los
documentos relacionados. Esta definición es equivalente a la de Estándar de establecido por el Ministerio de
Energía y Minas (MINEM).
Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS): Documento Interno que describe las accioneso pasos que
deben seguirse para realizar de manera segura, ambientalmente amigable y eficiente una determinada
tarea, la cual debe elaborarse para cada tarea donde se identifique riesgos altos yaspectos ambientales
significativos.
Programa: Documento Interno que describe los recursos y actividades necesarias para lograr un objetivo
determinado.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas enun formato determinado.
Reglamento: Documento Interno, generado para cumplir con un requisito legal, que contiene un conjunto
de normas.
Representante de la Dirección: Son las personas responsables del Sistema de Gestión Integrado, designado
por la Alta Gerencia.
Sistema de Gestión Integrado (EHS): Parte del Sistema de Gestión de una organización, empleada para
desarrollar e implementar su política integrada de gestión en los aspectos de seguridad, salud
ocupacional, medio ambiente y calidad en sus procesos. INVERSIONES KURI YURAK S.A.C. ha
implementado, mantiene y mejora continuamente su Sistema de Gestión Integrado EHS en sus
operaciones.
Supervisor EHS: Ingeniero especializado en medio ambiente, seguridad y salud ocupacional y de calidad, a
cargo del seguimiento delSistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente asignado
a las operaciones de INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
4. RESPONSABILIDADES
Gerente general
➢ Es responsable de aprobar los documentos establecidos según anexo Matriz para Elaboración y
Aprobación de Documentos (EHS-PR-002-AN-001).
Ingeniero de EHS
➢ Es responsable de dar cumplimiento de las pautas establecidas en el presente procedimiento; además
debe revisar y aprobar los documentos establecidos según anexo Matriz para Elaboración y
Aprobación de Documentos (EHS-PR-002-AN-001).
➢ Es el responsable de revisar, codificar los documentos establecidos según anexo Matriz para
Elaboración y Aprobación de Documentos (EHS-PR-002-AN-001), así mismo apoya al Gerente general

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en codificar y comunicar los documentos del EHS.
➢ Es el responsable de apoyar en la distribución y difusión de la versión actualizada de los documentos
al personal de las áreas y Empresas Contratistas de INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
Gerente/Supervisor de Empresa Contratista
➢ Es responsable de asegurar el cumplimiento del presente procedimiento por parte de su empresa,
además de revisar los documentos de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.
Reportar los documentos relacionados al Sistema de Gestión Integrado EHS de su organización al
encargado de su Sistemas de Gestión.
Supervisor de área
➢ Es el responsable de establecer, implementar y mantener los documentos establecidos según anexo
Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos (EHS-PR-002-AN-001), además de realizar la
distribución de los documentos al personal y empresas contratistas.
5. DESCRIPCIÓN
5.1. DOCUMENTOSINTERNOS
ELABORAR (INGENIERO EHS)
➢ La necesidad de elaborar o desarrollar un documento del EHS se puede generar según lo establecido
en el anexo Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos (EHS-PR-002-AN-001).
➢ Todos los procedimientos del área EHS de la organización tienen como mínimo una estructura según
lo establecido en el anexo Tabla de Estructura de Procedimientos (EHS-PR-002-AN-002).
CODIFICAR (INGENIERO EHS)
➢ Una vez elaborado el documento, enviar por correo electrónico los documentos propuestos al
Gerente general para su revisión.
➢ Asignar el código y demás información de carácter general que identifique al documento. La
codificación del documento debe ser según lo indicado en el anexo Tabla de Codificación de
Documentación (EHS-PR-002-AN-003).
REVISAR Y APROBAR (GERENTE GENERAL)
➢ Revisar (mínimo con frecuencia anual o cuando se requiera) y aprobar/validar los documentos en los
diferentes niveles de la empresa de acuerdo al tipo, al alcance del documento considerado y al nivel
de uso.
➢ Incluir en el formato Lista Maestra de Documentos Internos (EHS-PR-002-FO-001) los documentos
aprobados.
➢ Publicar en la red interna del EHS el formato Lista Maestra de Documentos Internos (EHS-PR-002-FO-
001) actualizado.
➢ Finalmente enviar por correo electrónico el formato Lista Maestra de Documentos Internos (EHS-PR-
002-FO-001) actualizado al Ingeniero EHS, para su publicación en la red interna del EHS.

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PUBLICAR Y DISTRIBUIR (GERENTE GENERAL / INGENIERO EHS / SUPERVISOR AREA)
➢ Colocar los documentos aprobados en la red interna del EHS cuya ubicación debe ser uno de los
servidores ubicados en INVERSIONES KURI YURAK S.A.C. y retirar la versión anterior en la carpeta de
HISTORICOS.
➢ Evaluar en base al criterio de uso frecuente, si es necesario que los documentos en formato
electrónico estén disponibles en el Portal de Internet de INVERSIONES KURI YURAK S.A.C., dichos
documentos se convertirán en una copia no controlada en caso se impriman.
➢ Distribuir a las diferentes áreas de la empresa los documentos aprobados.
5.2. DOCUMENTOS EXTERNOS
IDENTIFICAR Y DISTRIBUIR (INGENIERO EHS)
➢ Registrar los Documentos Externos identificados como parte del EHS en el formato Lista Maestra de
Documentos Externos (EHS-PR-002-FO-002).
➢ Evaluar en base al criterio de uso frecuente, si es necesario que los documentos externos en formato
electrónico estén publicados en la red interna del EHS, dichos documentos se convierten en una copia
no controlada en caso se impriman.
➢ Publicar los documentos externos pertinentes en formato electrónico en la red interna de EHS y retira
la versión anterior a la carpeta HISTÓRICO.
➢ Distribuir los documentos externos a las personas que lo requieran.
➢ Coordinar de ser necesario efectuar una reunión grupal con los niveles de supervisión de
INVERSIONES KURI YURAK S.A.C. para la discusión y explicación del documento.
➢ Asegurar el retiro del documento histórico para la eliminación respectiva o conservación
debidamente identificado con el sello DOCUMENTO HISTÓRICO en caso de físicos; en caso de
electrónicos se debe informar al Gerente general por correo electrónico para que actualice la red y
coloque los documentos en la carpeta de Históricos.
5.3. FORMATOS Y REGISTROS
ELABORAR FORMATOS (INGENIERO EHS)
➢ La elaboración de cualquier formato del EHS se puede generar a necesidad de cualquier área de la
organización, realizándose en los diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso
del documento.
➢ De requerirse los formatos deben tener como mínimo la estructura según lo establecido en el anexo
Tabla de Estructura de Documentos
➢ Algunos formatos que por recomendación legal o requerimiento de la autoridad competente solo se
identifican por el nombre del formato, dichos formatos serán controlados en el formato Lista Maestra
de Documentos Internos (EHS-PR-002-FO-001).
APROBAR FORMATOS (GERENTE GENERAL)
➢ Revisar y aprobar formatos según lo establecido en la Matriz para Elaboración y aprobación de
Documentos (EHS-PR-002-AN-001), esto implica:
- Revisar el formato verificando que se encuentre en el idioma español y otro que sea requerido y se
utilice un lenguaje de fácil entendimiento para las personas a las cuales va dirigido dicho documento.

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- Realizar las modificaciones que considere necesarias.
- Aprobar el formato quedando como constancia un correo electrónico dirigido al Ingeniero EHS.
CODIFICAR FORMATOS (INGENIERO EHS)
➢ Codificar los formatos según lo establecido en el anexo Tabla de Codificación de Documentación (EHS-
PR-002-AN-003).
➢ Incluir los formatos en la Lista Maestra de Documentos Internos (EHS-PR-002-FO-001).
➢ Mantener actualizadas sus Listas maestras correspondientes.
DISTRIBUIR
➢ Publica los formatos en la red interna del EHS y retira la versión anterior a la carpeta HISTÓRICO.
➢ Evaluar en base al criterio de uso frecuente, si es necesario que los formatos en versión electrónica
estén disponibles en el Portal de Internet de INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
➢ Enviar cada vez que se genere un nuevo formato de administración del sistema o se modifique uno
existente, una publicación a todos los usuarios de INVERSIONES KURI YURAK S.A.C. y cuando sea
necesario a los representantes de las Empresas Contratistas y proveedores que trabajan bajo control
de la organización.
➢ Cuando se considere necesario, coordinar efectuar una reunión grupal con los niveles de supervisión
de INVERSIONES KURI YURAK S.A.C. para la discusión y explicación del formato
➢ Verifica que se retiren las versiones históricas de los formatos.
ALMACENAR, PROTEGER, RECUPERAR, TIEMPO PARA RETENER Y DISPONER LOS REGISTROS (GERENTE
GENERAL / INGENIERO EHS)
➢ Identificar los registros, en el formato Lista Maestra de Registros (EHS-PR-002-FO-003).
➢ Los registros pueden almacenarse en formato físicos o electrónicos.
➢ Para determinar el tiempo de conservación de los registros se debe revisar las normas legales de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente que apliquen.
➢ En caso no exista una obligación legal, el área usuaria determina el tiempo mínimo de
almacenamiento y disposición final, de acuerdo a las necesidades e importancia del registro.
➢ Mantener actualizada la Lista Maestra de Registros (EHS-PR-001-F03).
➢ Publicar en la red interna del EHS Lista Maestra de Registros actualizada.
➢ En la Lista Maestra de Registros se debe considerar la siguiente información:
• Título
• Código (si tiene)
• Autorizado para acceso (recuperación)
• Nombre del archivo
• Ubicación física o ruta en sistema
• Retención mínima Disposición Final

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6. FORMATOS/REGISTROS
➢ EHS-PR-002-FO-001 Formato de Lista Maestra de Documentos Internos.
➢ EHS-PR-002-FO-002 Formato de Lista Maestra de Documentos Externos.
➢ EHS-PR-002-FO-003 Formatos de Lista Maestra de Registros.
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS Y/O DE REFERENCIA
➢ Decreto Supremo N° 024-2016-EM. Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería.
➢ Reglamento de la Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo. DS N° 005-2012-TR.
➢ ISO 45001-2018: Gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
➢ ISO 14001 – 2015: gestión ambiental.
8. ANEXOS
➢ EHS-PR-002-AN-001: Anexo 01 Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos.
➢ EHS-PR-002-AN-002: Anexo 02 Tabla de Estructura de Documentos.
➢ EHS-PR-002-AN-003: Anexo 03 Tabla de Codificación de Documentación.
Elaborado Revisado Control Aprobado
Jesus Vera Ander Idrogo Ander Idrogo Ander Idrogo
13.07.2 13.07.21 13.07.21 13.07.21

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EHS-PR-002-AN-001: Anexo 01 Matriz para Elaboración y Aprobación de Documentos
Documento Elabora Revisa Aprueba
Manual del Sistema de Gestión
IntegradodeSeguridad, Salud
Ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad
Ingeniero EHS Gerente general Gerente general
Reglamento del Comité de Seguridad
y Salud Ocupacional
Comité de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Comité de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Comité de
Seguridad y
Salud
Ocupacional
Reglamento Interno de Seguridad y
Salud Ocupacional
Ingeniero EHS
Comité de
Seguridad y Salud
Ocupacional
Comité de
Seguridad y
Salud
Ocupacional
Política Integrada del Sistema
Integrado de Seguridad, Salud
Ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad
Ingeniero EHS
Comité de
Seguridad y Salud
Ocupacional /
Gerente general
Gerente general
Programa de gestión (Objetivos,
indicadores de Seguridad, Salud
Ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad)
Ingeniero EHS Gerente general Gerente general

8. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
(EHS)
CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE
LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
CÓDIGO: EHS-PR-002
Versión: 01
13 de julio del 2021
Página 8 de 12
EHS-PR-002-AN-002: Anexo 02 Tabla de Estructura de Documentos
Documento Estructura
Política Integrada del
Sistema deGestión de
Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio
Ambiente
Encabezado
Logo de la empresa
Nombre del documento
Contenido Enunciados
Final Firma de aprobado su fecha de aprobación
Aplica para los
procedimientos del Sistema
de gestión integrado
Encabezado
Logo de la empresa
Nombre del documento
Nombre de la empresa
Código del documento
Versión del documento
Número de página
Contenido
Objetivo
Alcance
Definiciones
Responsabilidades
Descripción
Formatos/registros
Documentos asociados y/o de referencia
Anexos
Final Cuadro de firmas

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CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE
LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
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CÓDIGO: EHS-PR-002
Versión: 01
13 de julio del 2021
Página 9 de 12
EHS-PR-002-AN-003: Anexo 03 Tabla de Codificación de Documentación
Identificación del Tipo de Documento
MA Manual
P Política
PG Programa
PL Plan de Gestión
PR Procedimiento de Gestión/Operativos
RE Reglamento Interno
PETS Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro
MP
Hojas de Datos de Seguridad de Materiales
MSDS Nivel Usuario
FO Formato
AN Anexo
DO Documentos varios (cartillas, listados, otros)
EXT PETS de contratistas

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Versión: 01
13 de julio del 2021
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EHS-PR-002-FO-001: Formato de Lista Maestra de Documentos Internos
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (EHS)
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
INTERNOS
INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
CÓDIGO: EHS-PR-002-FO-001
Versión: 01
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Fecha de actualización: Área:
ID DOCUMENTO CÓDIGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN

11. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
(EHS)
CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE
LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
CÓDIGO: EHS-PR-002
Versión: 01
13 de julio del 2021
Página 11 de 12
EHS-PR-002-F02: Formato de Lista Maestra de Documentos Externos
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
(EHS)
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
INVERSIONES KURI YURAK
S.A.C.
CÓDIGO: EHS-PR-002-FO-002
Versión: 01
13 de julio del 2021
Página 11 de 12
Fecha de actualización:
ID DOCUMENTO CÓDIGO
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN

12. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
(EHS)
CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE
LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
CÓDIGO: EHS-PR-002
Versión: 01
13 de julio del 2021
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EHS-PR-002-F03: Formato de Lista Maestra de Registros
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO (EHS)
LISTA MAESTRA DE REGISTROS
INVERSIONES KURI YURAK S.A.C.
CÓDIGO: EHS-PR-002-FO-003
Versión: 01
13 de julio del 2021
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ÁREA
Identificación
Autorización
para acceso
Almacenamiento
Retención
mínima
Disposición final
Título Código Nombre Ubicación F E F E