Gestión Documental II

1. GESTIÓN DOCUMENTAL
PRESENTADO
MARTHA LUCIA RUIZ SUAREZ
PRESENTADO A
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
BOGOTA 2015

2. INTRODUCCIÓN
En los sistemas de gestión muestra la elaboración e integración de la documentación y la
importancia de su buen manejo.
Estos procesos se diseñan con el fin implementar una forma organizada e integrar los
mecanismos de control.

3. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendiente da la planificación
mejoramiento y organización de la
documentación producida y que reciben
las entidades desde su origen hasta su
destino final teniendo como objeto su
facilitación los procesos su utilización y
conservación

4.  Nace de la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las
funciones administrativas de la entidad como los sistemas de información con los aplicativos y
demás herramientas informáticas
 Este es un programa estratégico de la entidad, como apoyo de alta dirección.
 Hay que definir el sistema de administración de archivos en la entidad (centralizado o
descentralizado)
 Debe contar con la participación de las diferentes áreas de las entidades en especial con la
estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno compras y suministros
sistema el desarrollo organizacional y el presupuesto.
 El archivo debe contar con talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y
con dedicación exclusiva para realizar dicha labor
 Entidades complejas de orden nacional departamental distrital o municipal, .
 Se deben designar un grupo especial que responda por el programa .
 La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios
ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización
de los archivos además el área de auditoria de información y manejo de procesos .

5.  Las instalaciones de los archivos deben reunir las
condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de
su función las características arquitectónicas y
medioambientales contribuyen al adecuada
distribución del flujo de los procesos del archivo
ubicación con relación a las dependencias,
mobiliarias y equipo.
 Se deben implementar tablas de retención documental
como un elemento indispensable y ser un instrumento
esencial que permite la racionalización de la
producción documental
 También implementar tablas de valoración

6. 2 INDAGUE Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS GENERALIDADES DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO
1080 DE 2015 EN SU PARTE VIII. TÍTUTO II, CAPÍTULO VI.
GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
En el decreto 1080 dice que las entidades publica deben
contar con un sistema de gestión que permita.
A) Organizar los documentos físicos y eléctricos,
incluyendo sus metadatos.
B) Establecer plazos de conservación y eliminación para
la información y los documentos electrónicos de
archivo en tablas de retención (TRD).
C) documental y tablas de valoración documental
(TVD)

7. c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa
de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o
TVD.
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de
archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo
del ciclo de vida del documento.
e) Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries.
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean requeridos.
g) Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación.

8. 3. USTED ESTÁ EN UNA ENTIDAD EN LA CUAL SE VA A
IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL, Y ES LLAMADO(A) A DAR SU OPINIÓN
SOBRE CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE
DEBE REUNIR DICHO SISTEMA. INDAGUE Y ELABORE
UNA TABLA EN LA CUAL INCLUYA LAS
CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS QUE DEBE REUNIR EL
SISTEMA Y EXPLIQUE EN QUÉ CONSISTE CADA UNA DE
ELLAS.
Nombre Características
UNICOS
DINAMICOS
GENERALES
SISTEMATICOS
• Por la elaboración y cooperación en la
producción Documentos y adaptarse a las
necesidades de la empresa .
• Por que hay que asumir las posibles
nuevas competencias y funciones
administrativas ,cambios que se
experimenten
• Para los documentos en soporte
tradicional como soporte técnico.
• Estas son tareas que establecen una
forma controlada la identificación la
clasificación la descripción y la instalación
de documentos .
Políticas
• Establecer normatividad y cumplimientos
• Probar el sistema de gestión documental y
sus documentos.
• Promover y apoyar políticas encaminadas
a motivar la participación en el sistema de
gestión documental.
• Asegurar la disponibilidad de recursos
humanos económicos y técnicos para
implentar un sistema
• Incentivar los planes de mejoras del
sistema
• Establecer mecanismos para asegurar la
calidad del sistema .
• Promover la integración
Ventajas
• Garantizar la memoria corporativa
• Garantizar derechos y deberes administrativos.
• Apoyar la toma de decisiones

9. RECURSOS • Económico
• Sistematizados
• Técnicos
• Personal profesional
PROCESOS
• Organizar los documentos físicos y eléctricos
• Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo.
• Implementación de bases de datos
• Facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo.
• Garantizar que los documentos de archivo y la
información.
• Se explora el mercado para encontrar el software
que resulte adecuado para la empresa.
• Implementar tablas de ( TRD y TVD)

10. VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO
UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E
INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO
SISTEMA.
Empresa visitada Estrategia y Desarrollo Humano
Personal que me atendió. Gerente General Mari Luz Figueredo
Proceso
De esta empresa se realiza atreves del talento humano la gestión que se
utiliza en el manejo de reclutamiento de personal el proceso que se le realiza
a la hoja de vida que llega a ser seleccionada debe realizársele el proceso de
verificación de datos, verificación de soportes y hoja de vida del candidato
apertura de cuenta y codificación
Se identifica en esta empresa las falencias en la falta de control de las hojas
de vida en sus prestamos al prestarlas a las diferentes áreas manejada de
visualiza que el archivo no tiene control del manejo de las hojas de vida
cuando las diferentes áreas se las prestan entre si no las devuelven y
terminan devolviéndolas las áreas que no las pidieron prestadas otras falencias
coordinación en los envíos y manejo se de rutas es un poco dispendioso .las
rutan en la mayoría son muy largos los trayectos .
Mejoras :se recomienda verificar con sistema PDA las carpetas con código
para un mayor control de su préstamo salida o devolución de alguna área y su
entrega no se aceptara sin firma fecha de su entrega .y confirmación de
código.

11. Se identifica en esta empresa las falencias en la falta de
control de las hojas de vida en sus prestamos al
prestarlas a las diferentes áreas manejada de visualiza
que el archivo no tiene control del manejo de las hojas
de vida cuando las diferentes áreas se las prestan entre
si no las devuelven y terminan devolviéndolas las áreas
que no las pidieron prestadas otras falencias
coordinación en los envíos y manejo se de rutas es un
poco dispendioso .las rutan en la mayoría son muy
largos los trayectos .
Mejoras :se recomienda verificar con sistema PDA las
carpetas con código para un mayor control de su
préstamo salida o devolución de alguna área y su
entrega no se aceptara sin firma fecha de su entrega
.y confirmación de código.
El proceso mismo de su elaboración cuenta con
mecanismos de control y por último, la certificación
permite que la organización tenga la seguridad de la
información

12. • Se identifica en esta empresa que los espacios son
reducidos para el volumen de la documentación
manejada.
• Los procesos de la clasificación de la documentación
son correctos y encaminados a la exigencia de la
labor realizada.
• La distribución de los documentos se tonar en
muchas ocasiones. Dispendiosa en los tiempos de
entrega.
• El presupuesto manejado por el área es encaminado
al las mejoras que se puedan realizar como físicas y
tecnológicas par un mejor desarrollo de la actividad.
• que las normas y políticas están distribuidas de una
manera equitativa
• Cada área proporciona mejoras continuas para los
procesos represados teniendo en cuenta con el la
competitividad del personal capacitado.

13. Objetivo del proceso identificar el funcionamiento en
la operación y su completo desarrollo de las
actividades.
Poseer el completo control y verificación de todos los
ingresos y salida de carpetas.
Manejo total de todos sus documentos.
Distribución de la documentación para su respectiva
área.
Consolidar las bases de datos para un mayor control
de los documentos
Manejar acode los procesos realizados en la gestión
documental
Asegurar la continuidad de las operaciones de la
organización, reducir al mínimo los daños causados
por una contingencia, así como optimizar la inversión
en tecnologías de seguridad.

14. • Se identifica en esta empresa que los espacios son
reducidos para el volumen de la documentación
manejada.
• Los procesos de la clasificación de la documentación
son correctos y encaminados a la exigencia de la
labor realizada.
• La distribución de los documentos se tonar en
muchas ocasiones. Dispendiosa en los tiempos de
entrega.
• El presupuesto manejado por el área es encaminado
al las mejoras que se puedan realizar como físicas y
tecnológicas par un mejor desarrollo de la actividad.
• que las normas y políticas están distribuidas de una
manera equitativa
• Cada área proporciona mejoras continuas para los
procesos represados teniendo en cuenta con el la
competitividad del personal capacitado.

15. 5. INDAGUE EN LA
MISMA ENTIDAD LO
SIGUIENTE:
Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la
selección del sistema de Gestión de documentos?
• Los criterios que se a han tenido en cuenta son :
• La necesidad de que la documentación pueda ser
identificada y clasificada por cada área y organizada
de una manera eficaz, precisa para su localización.
• La Identificación de problemas en la organización y
custodia de los documentos.
• La pedida de documentación .
• El mal proceso que se le da a los documentos

16. ¿.
DE QUÉ MANERA LOGRAN
GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA
INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?
Atreves de un sistema de software implementado
se verifica las claves y personal idóneo autorizado
el cual lo realiza de manera eficaz.
Se logra mantener la información de una manera
sistematizada se cuenta con un personal
autorizado tenga acceso a la información.
La integridad nos garantiza que la información no
será alterada, eliminada o destruida por entidades
autorizadas.
La disponibilidad nos asegura los usuario
autorizados tendrán una acceso directo a la
información cuando esta sea requerida
.
:

17. Conclusiones
 El trabajo fue propuesto con una serie de problemáticas que manejan la empresas
prestadoras de servicios en la partes de gestión documental
 Los criterios estándares en el manejo de la áreas de gestión y distribución de los
documentos.
 Surgen las necesidad de que la documentación e información pueda ser identificada y
clasificada por cada área y La Identificación de problemas en la organización y custodia
de los documentos.
 La pedida de documentación los a concientizado de la importancia de los procesos de
gestión una manera controlada.

18. BIBLIOGRAFÍA
Tomada de la pagina
http://www.enterate.unam.mx/Articulos/2005/febrero/seguridad.htm
08 septiembre 2015
Tomada de la pagina
http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental-
pgd-0 05 septiembre 2015