plana de cuentas PYME

1. Introducción
El plan de cuentas contable es una lista que presenta las cuentas en un orden
sistemático y conveniente para facilitar el registro de los hechos
contables. Se estructura a través de números, letras o números y letras
conformando un código para cada una de las cuentas en uso en un sistema
contable. También se denomina Catalogo de cuentas o Código de cuentas.
En su elaboración se debe considerar diversos aspectos, entre otros:
 Naturaleza jurídica: Si se trata de una firma unipersonal o una
sociedad.
 Objeto social de la empresa: Comercial, industrial, servicios, agrícola,
construcción etc.
 Tamaño: Micro, pequeña, mediana o grande
Un plan de cuentas debe ser:
 Sencillo, para facilitar su memorización.
 Flexible, para permitir la inclusión de nuevas cuentas
 Estructurado de tal manera que oriente la elaboración de los estados
financieros.
Debe evitarse la utilización de cuentas genéricas, sobre todo en el nivel de
auxiliares, no es recomendable denominaciones indefinidas, tales
como: Otras, Misceláneas, Las demás, Varios, etc. Estas tienden a
convertirse en “vertederos” que recogen saldos y cantidades de diverso
origen que posteriormente es prácticamente imposible ubicar y clasificar.
Los más usuales son los conformados con solo números y sobre estos es que
vamos a desarrollar el presente texto. Cada cuenta es codificada, mediante
un número y nombre único e irrepetible en todo el plan.
Los dígitos o números individuales o en parejas, tríos o en cualquier
cantidad conforman niveles, aperturas o quiebres que representan un
concepto.
El plan de cuentas orienta sobre los parámetros de su formulación y
presenta las instrucciones necesarias para la correcta apertura de nuevas
cuentas y la utilización de las que forman parte del sistema contable, por lo
que generalmente viene con un “manual de cuentas”, en el que se describe la
naturaleza de cada una, cuando se carga, cuando se abona, cuál es su saldo
normal y sus funciones.
En nuestro medio existen planes de cuenta oficiales, esto es, prescritos por
entidades estatales, entre estos podemos mencionar: Plan de cuentas para

2. los bancos, para las empresas de la actividad aseguradora, para el sector
público, para las cooperativas, para las cajas de ahorro, entre otras.
En algunos países, España, Alemania, Colombiaentre otros, para las
empresas privadas se han prescrito planes de cuenta de uso obligatorio, en
ellos existen entes calificados para formular tal requisito. En nuestro medio
es notoria la ausencia de la regulación contable, salvo la que indirectamente
contemplan las leyes impositivas y más recientes la de organismos
reguladores de precios.
Nuestra propuesta
«Los estados financieros reflejan los efectos financieros de las transacciones y
otros sucesos, agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo con sus
características económicas. Estas grandes categorías son los elementos de los
estados financieros.
Los elementos relacionados directamente con la medida de la situación
financiera en el balance son los activos, los pasivos y el patrimonio. Los
elementos directamente relacionados con la medida del rendimiento en el
estado de resultados son los ingresos y los gastos. El estado de cambios en la
situación financiera habitualmente refleja elementos del estado de resultados
y cambios en los elementos del balance; … » (párrafo 4.2)
Se tiene así que los elementos que conforman los estados financieros son:
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Gastos
Siguiendo con las pautas de Marco conceptual se tiene:
«La presentación de los elementos precedentes, tanto en el balance como en el
estado de resultados, implica un proceso de subdivisión. Por ejemplo, los
activos y pasivos pueden ser clasificados según su naturaleza, o de acuerdo con
su función en el negocio de la entidad, a fin de presentar la información de la
forma más útil a los usuarios para los propósitos de toma de decisiones
económicas.»
De aquí que los “Elementos”, los clasificamos en “Grupos” los que a su vez se
dividen en “cuentas” y estas en “sub cuentas” y finalmente en “auxiliares”,
unidad mínima de la clasificación que permite identificar nominalmente el
deudor o acreedor en el caso de las cuentas reales y la especificidad del
gasto cuando así se requiera.

3. Los modelos propuestos están conformados por 8 dígitos agrupados en 5
niveles, tal y como se muestra:
El primer dígito representa un elemento de los estados financieros:
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Gastos
El segundo digito el grupo de ese elemento, así tenemos que en las cuentas
reales se corresponde con:
1.1 Activo corriente (circulante)
1.2 Activo no corriente (no circulante)
2.1 Pasivo corriente (circulante)
2.2 Pasivo no corriente (no circulante)
3.1 Capital suscrito y pagado
3.2 Resultados acumulados

4. 4.1 Ingresos ordinarios
4.4 Ingresos financieros
5.1 Costos
5.2 Gastos de administración
Continúa un dígito que corresponden a la cuenta, por ejemplo:
1.1.1 Efectivo
Los dos dígitos siguientes conforman las subcuentas:
1.1.1.01 Cajas
1.1.1.02 Bancos
En la derivación siguiente representa los auxiliares, la que presentamos con
tres dígitos, la lectura del código 1.1.1.02.001 sería:
1 Activo
1.1 Corriente o circulante
1.1.1 Efectivo
1.1.1.02 Bancos
1.1.1.02.001 Banco 1
Adicionalmente para facilitar la ubicación de los auxiliares se propone un
“alfabetizador” el que facilita el ordenamiento de las letras siguiendo el
abecedario en una forma general, puesto que es recomendable considerar la
numeración de los auxiliares con dígitos dispuestos para tal fin:

5. En cuanto sea necesaria una cuenta a nivel de auxiliar, caso de una cuenta
por cobrar a Pedro Timales, por ejemplo. Se ubica con un número entre 601
y 640, si es la primera que nos aparece con la inicial “P”, obviamente le
asignamos el número 601, luego el código completo de la “cuenta por cobrar
a Pedro Timales” es: De igual manera se ubican los auxiliares de las cuentas
por pagar, de las cuentas de gastos y de todas aquellas que tengan
derivaciones importantes.
Otra opción es asignarle cuatro o más dígitos al nivel del auxiliar y prefijar
los dos primeros números para una equivalencia a cada letra del alfabeto, tal
y como se muestra a continuación:

6. En el ejemplo, el auxiliar de la cuenta por cobrar a Pedro Timales
sería, 1.1.2.1701.
La mayoría de “paquetes”, software o programas de contabilidad admiten la
posibilidad de decidir el nivel de operación de la cuenta. Sugerimos optar
entre la subcuenta o el auxiliar. Para nuestro modelo indicamos con un
asterisco los casos en que hemos optado por trabajar a nivel de la sub-
cuenta, es decir que no se considera la existencia de auxiliares.
Plan de Cuentas Excel

7. Manual
A manera de ejemplo se trascribe a continuación, lo que generalmente se
incluye en el “Manual”:
1 Activo
 Activo corriente
En este rubro se agrupan los activos que se clasifican como circulante o
corriente, su saldo se espera realizarlo, en el transcurso del ciclo normal de
las operaciones de la empresa o en un año. Todos los demás activos se
clasifican como no corrientes.
 Efectivo
Representa el dinero en caja y en las cuentas bancarias, incluye también los
equivalentes de efectivo, inversiones temporales a corto plazo de gran
liquidez, fácilmente convertibles en efectivo.
Se carga:
 Con los ingresos percibidos por los distintos conceptos propios de la
empresa y por sus equivalentes, que por cualquier naturaleza obtenga
y queden en disposición de la caja general, para su posterior depósito
en bancos.
 Con el valor inicial al crearse el fondo fijo de caja chica, el cual deberá
permanecer inalterable, salvo disposición de la gerencia.
 Con el valor de las remesas o depósitos que se hagan diariamente y
con las trasferencias recibidas de clientes o terceros en general.
 Con las notas de crédito que el banco envía provenientes de intereses
en cuentas bancarias, etc.,
 Por el reintegro de un fondo por anulación de cheques que hayan
emitido con anterioridad y descargado su importe.
Se abona:
 Con el valor de los cheques o trasferencias que se efectúen
diariamente a través de las cuentas en bancos.
 Para liquidar el saldo en caja. El efectivo ingresado a caja deberá ser
íntegramente depositado en las cuentas bancarias.
 En caso de liquidación o disminución del fondo de caja chica.
 Con las notas de débito que, por concepto de intereses, cheques
devueltos, chequeras compradas, estados de cuenta, comisiones por
servicios, etc. remita el banco

8. Su saldo:
 Es de naturaleza deudor.
Consideraciones finales
1. En un plan de cuentas no es recomendable la existencia de códigos
que tengan el mismo nombre, para diversas derivaciones, por lo que
deben evitarse, hasta cuanto sea posible. Ejemplo de lo no
recomendable:
1.3.1. Gastos de organización y constitución
1.3.1.1 Gastos de organización y constitución
1.3.1.1.01 Gastos de organización y constitución
1.3.1.1.01.001 Gastos de organización y constitución
2. La palabra “egreso” no es sinónimo de “gasto”, egreso es equivalente a
salida o descargo de una partida. El verbo egresar hace referencia a
salir de alguna parte. De tal manera que cuando pagamos una cuenta
estamos en presencia de un egreso, cuando incurrimos en un gasto
puede haber o no un egreso, si lo pagamos de contado se produce un
egreso de efectivo, si la operación es a crédito no tenemos egreso
temporalmente.
3. Para las denominaciones preferimos utilizar letras minúsculas, sin
embargo, hay quien les gusta usar mayúsculas en las clases y grupos,
en los demás órdenes minúsculas. Lo que sí es “obligatorio” es
respetar las reglas de ortografía para la designación, ejemplo: Cuentas
por cobrar es preferible a Cuentas Por Cobrar o Cuentas por Cobrar, y
en el caso de los nombres de personas, en los auxiliares, usar el
nombre y apellido, en ese orden. Es desagradable, por decir lo menos,
el uso sostenido de mayúsculas para la designación de todas las
cuentas.
4. Lo correcto gramaticalmente es cuentas por cobrar y no cuentas a
cobrar. Con respecto a la construcción “Cuentas a pagar” y similares,
bueno es citar lo que señala Corripio, en el Diccionario de Dudas e
Incorrecciones del Idioma, “La cuenta a pagar” es incorrecto; dígase
“la cuenta por pagar” (p.157)