Informe de pasantía

Informe de Pasantía.
Viajes y Turismo Zumaque.
Kevin Salamanca
Clase 10
Sección “A”

Agradecimientos.
• Agradezco a todo el personal de la empresa
por brindarme todo su apoyo y compañía
durante todo el proceso.

Índice
• 1. Introducción.
• 2. Capítulo 1.
• -Presentación de la empresa.
• -Descripción del departamento.
• 3. Capítulo 2.
• -Desarrollo de las actividades de pasantía.
• 4. Capítulo 3
• -Recomendaciones.
• 5. Glosario de Términos.
• 6. Anexos.

Introducción
El Colegio Humboldt contempla entre sus actividades de formación
integral de los alumnos, la realización de unas Pasantías que consisten
en la incorporación de los alumnos al campo de trabajo, en calidad de
aprendices.
Mi pasantía la hice en la agencia de Viajes y Turismo Zumaque,
específicamente en el departamento de Administración y Finanzas, con
el objetivo de conocer el funcionamiento de esta área de la empresa.
Cumpliendo esta actividad con el objetivo central de establecer una
relación directa con profesionales que sirvan de orientadores de
inquietudes y expectativas de los alumnos, la pasantía se llevó a cabo
con éxito total, ya que no solo se presentó la oportunidad de observar
el área antes señalada, sino que también abarcó las distintas áreas de
la administración que están en la empresa.

Capítulo 1
A) Presentación de la Empresa.
• 1.1 Razón Social. Nombre. Ubicación. Sedes: Viajes y Turismo Zumaque C.A.
Calle Alameda enfrente de la Torre EXA. Torre Folgana. Piso 6. Ofic B.
• 1.2 Actividad a la que se dedica la empresa: La empresa ofrece los servicios
para gestión de viajes corporativos y asesoramiento personalizado de
productos turísticos.
• 1.3 Importancia de la empresa en el ámbito económico social: ocupa un sitio
estratégico en el desarrollo y explotación racionales del sector turístico, todo
ello derivado de su labor en la comercialización del producto turístico. Por un
lado es representante activa de hoteles, las líneas
aéreas, navieras, ferrocarrileras y de auto transporte; arrendadoras de
automóviles, etc., al concentrar un elevado porcentaje de ventas anuales a
solicitud del turista; pero también es necesario señalar que las Agencias de
Viajes provocan un alto volumen de ventas que de otra forma no se
originarían ya que juegan un papel muy importante de promoción profesional
de recursos turísticos de interés mundial.

1.4 Reseña histórica de la empresa.
Fundación, evolución, fechas importantes.
• Filial operadora del Club Recreacional de la Industria Petrolera,
Petroquímica y Carbonífera Nacional (IPPCN), el cual es una
Asociación Civil sin fines de lucro establecida en 1986, con el objeto
de facilitar servicios turísticos y vacacionales al personal de PDVSA y
empresas filiales. Zumaque fue creada en diciembre de 1995 e
inició operaciones con boletería nacional en mayo de 1996. En
diciembre de 1997 recibió la certificación de Agencia IATA
Internacional, lo que le permitió ofrecer servicios integrales de
viajes, no solo a los afiliados del Club Recreacional, sino también
atender requerimientos de viajes corporativos de PDVSA y otras
empresas, así como a clientes particulares. Hoy en día, por el
profesionalismo de su personal y la calidad de su cartera de clientes
y proveedores, Zumaque ha logrado en poco tiempo el
reconocimiento del mercado, como empresa innovadora y confiable
ubicándose entre las primeras del país.

1.5 Imagen corporativa. Símbolos y
explicación de los mismos. Misión, visión y
valores
• Misión: Satisfacer necesidades de asesoramiento y gestión integral
de servicios y eventos turísticos.
• Visión: Estar entre las tres primeras empresas preferidas por los
clientes para la prestación de servicios turísticos.
• Valores:
• -Excelencia en el servicio al cliente.
• -Responsabilidad social.
• -Integridad y transparencia en sus actividades.
• -Responsabilidad y equidad en el trato.
• -Desarrollo Personal y Profesional.
• -Trabajo en equipo.

• Presidente: Freddy Morales.
• Gerencia de Comercialización: Mónica Solorzano.
• Gerencia de Administración: Jorge Moreno.
• Gerencia de Mercadeo: Javier Urdaneta.
• Gerencia de Cobranza: Rosa Cordova.
• Gerencia de Tecnología: Armando Rojas.
• Gerencia de Grupos y Eventos: Mercedes
Almonacid.
1.6 Organigrama general de la empresa:

1.7 Personal. Cantidad de empleados. Capacitación requerida.
Capacitación del personal. Descripción de dos cargos o
profesiones requeridas para pertenecer a la empresa:
• La empresa posee 104 empleados, de los cuales 55
trabajan en esta sucursal. Algunos cargos requeridos son:
• Asesor de Reservas de Comercialización: Participa en la
puesta en práctica, investigación y consulta de las
asignaciones del Gerente de Planificación, para contribuir
en la documentación, el análisis y la supervisión de los
resultados administrativos y operacionales de las diferentes
áreas de la empresa.
• Agente de Viajes:Procesar y supervisar las solicitudes en
materia de reservaciones hoteleras, paquetes propios
nacionales e internacionales, entre otros, provenientes de
asesores de viajes, clientes corporativos, usuarios de portal
web y usuarios de los correos viajes@zumaque.net.

B) Descripción del departamento.
• 2.1 Organigrama del departamento:
• Gerencia de Administración y Finanzas: Jorge Moreno.
• Presupuesto: Egna Nuñez.
• Tesorería: Ingrid Villamizar.
• Contabilidad: Arelis Noriega.
• Boletería y Reporte: María Carolina Aguilar.
• Servicios Generales: Nancy Materán.
• Gestión Humana: Norelys Viña.
• 2.2 Descripción del departamento. Objetivos e importancia del mismo:
• La pasantía fue realizada en el departamento de Administración y Finanzas
y su objetivo principal es realizar todas las actividades económicas y
financieras de la empresa. Manejo de cuentas bancarias, elaboración de
presupuestos, emisión de facturas, entre otras.

• 2.3 Nombre del tutor en la empresa. Cargo
que ocupa, tiempo en el cargo y actividades o
responsabilidades que desempeña:
• Lic. Jorge Moreno
Gerente de Administración y Finanzas

Capítulo 2
Desarrollo de las actividades de pasantía.
• 3.1 Entrevista al Tutor:
• A) ¿Cuáles son las tareas que más le gusta?
• -”El control y seguimiento a la gestión administrativa de la empresa.”
• B) ¿Cuál es la tarea que considera más importante para el futuro?
• -”La preparación y actualización profesional del personal para hacerle frente a los
retos del futuro.”
• C) ¿Cuáles son las cualidades de sus empleados que más aprecia?
• -”La responsabilidad y el compromiso con la empresa.“
• D) –”Una persona en período en prácticas debería prestar todo su interés en el
aprendizaje.”
• -”Un buen jefe debería dedicar tiempo al desarrollo del personal y tratarlo con
equidad.
• E) ¿Qué aspecto considera fundamental para el desarrollo de una empresa?
• -”La planificación de las actividades de negocio y el desarrollo del recurso
humano.”

3.2 Plan de actividades acordado y
desarrollado.
• En los anexos se puede encontrar una imagen del
Plan de Actividades desarrollado durante todo el
proceso.

3.3 Diario de actividades: 20/05/13
• Este fue mi primer día en la empresa, por lo tanto me hicieron un recorrido por todas las unidades del departamento de
administración y finanzas para ir familiarizándome con la empresa y sus actividades.
• Me asignaron en la unidad de Boletería y Reporte, donde conocí a la Lic. María Carolina Aguilar, quien me supervisaría en esta
área.
Antes de comenzar a realizar alguna tarea, me explicó el objetivo de esta área. De qué se encarga, cómo lo hacen, por qué es
importante para la empresa esta área, entre otras cosas. Cómo conciliar una factura, registrarla en el sistema de la empresa,
comprobar que cada boleto vendido tenga su factura correspondiente, etc.
• Luego de haber aprendido todo esto, realicé mi primera tarea: Comprobar mediante una lista que cada boleto tuviese su
factura correspondiente. Para esto necesité las facturas, la lista de boletos vendidos y un bolígrafo con el cual firmaba cada
reporte como revisado. Esto me llevo poco tiempo, lo terminé rápido y me pareció sencillo. Mi supervisora revisó mi trabajo y
lo confirmó. Hice mi primera tarea bien.
• Mi segunda tarea de ese día fue ingresar todas esas facturas al sistema de la empresa, de modo que se obtenga un reporte de
todos los boletos vendidos y facturados en cierta fecha. Para esto necesité una computadora, las facturas y sus números de
control. Poco a poco, iba ingresando los números en el sistema. Tardé un poco, pero me pareció sencillo. Al terminar, mi
supervisora revisó que no quedara un boleto sin facturar y en efecto así fue.
Estas fueron las actividades de mi primer día, aprendí muchas cosas que sé que me servirán en un futuro.

• Este día estuve nuevamente en la unidad de Boletería y Reporte con la Lic. María Carolina Aguilar.
Hoy me enseñó cosas cómo realizar otros procesos importantes, como la conciliación de boletos vendidos entre la
IATA y la empresa, cómo conciliar boletos vendidos de la línea aérea Rutaca, la cual no está en el sistema de la
IATA, y otros procesos como el de reembolso.
Mi primera actividad fue la conciliación de los boletos vendidos en cierta fecha entre la IATA y la empresa. Este
proceso consistía en revisar y confirmar que el número de boletos vendidos de cada agencia que aparece en el
servidor de la IATA es el mismo que en el servidor de la empresa. De modo que al final se pueda confirmar que se
vendieron todos los boletos que aparecen en el servidor de la IATA y que el monto que la empresa debe pagar a la
IATA sea el mismo. Para esto necesite la computadora y la lista de boletos vendidos. El proceso fue sencillo e
incluso encontré una información importante que necesitaba esta unidad. Al final mi trabajo fue confirmado y
pasé a la siguiente tarea.
• Mi segunda actividad fue la conciliación de los boletos vendidos de la línea aérea Rutaca, verificando que los
número de boletos vendidos que aparece en su servidor sea el mismo que aparece en el servidor de la empresa.
Debido a que el proceso anterior era muy similar, este se me hizo más fácil y lo terminé en menor tiempo.
• Y mi última actividad del día fue realizar un reembolso, el cual necesitaba una orden que lo solicitara y entrar en la
página de la IATA para realizar el mismo. Para esto necesité el número de la factura correspondiente al reembolso
y la computadora. Al poner los datos solicitados por la IATA, realicé el reembolso e imprimí el reporte para que
este luego sea archivado.
• Este fue mi último día en esta unidad. Realizar todas estas tareas me ayudó a entender un poco más de qué se
encarga este departamento.

• En este día me asignaron en una nueva unidad, Presupuesto y Control Interno, donde me
supervisaría la Lic. Egna Núñez.
Antes de comenzar con alguna tarea, me explicó qué es un presupuesto, cómo se maneja, por qué
es importante para la empresa realizar un presupuesto de ingresos y egresos, entre otras cosas.
Luego de haber aprendido esto, me explicó uno de los procesos que realiza esta unidad, que es el
proceso de auditorías. Este proceso se ejecuta cuando el presupuesto realizado a principios de año
no coincide con el presupuesto actual, habiendo pérdidas de ingresos o más gastos en la empresa.
Se hace una entrevista a cada unidad para preguntar cómo hacen su trabajo. Luego de esto, se
compara el trabajo hecho por cierta unidad con lo que ellos escribieron en la entrevista, con el fin
de hallar la falla que genera este desbalance.
Así que luego formé parte de este proceso y ayudé a auditar unos depósitos bancarios realizados
por la unidad de Boletería y Reporte para confirmar que hubiesen hecho su trabajo como debe ser.
Para esto necesité una hoja en la que estaban todos los movimientos bancarios hechos por esa
unidad en cierto período y un bolígrafo con el cual iba contando uno por uno los movimientos.
Estos luego se comparan en un cuadro donde aparecen los depósitos necesarios y los depósitos
realizados, y ahí es donde se comprueba si hubo o no incumplimiento de sus deberes. Esto tomo
largo tiempo, ya que eran muchos bancos y los movimientos eran contados manualmente, pero
igual no tuve problema en realizar este proceso.

• Hoy estuve nuevamente en la unidad de Presupuesto y Control Interno con la Lic. Egna Núñez.
En este día aprendí cómo se hace una estadística de ventas de la empresa. Con estos datos se
puede verificar y controlar cada venta hecha en cierto período y consultar cada venta hecha por
cada persona o unidad.
Para esto necesité entrar en el servidor de la empresa, descargar los datos de ventas de Enero hasta
el día de hoy, pasar todos estos datos a una hoja de Excel y elaborar un cuadro de cada mes
respectivamente. Luego de haber hecho esto y terminar de ordenar los datos en los cuadros, se
elabora una tabla dinámica en la cual podemos seleccionar y filtrar de todos los datos incluidos en
los cuadros los que nos interesen saber y así podemos revisar cada una de las ventas según su tipo
de documento, su vendedor, sucursal, etc. Y de este modo se puede saber en dónde esta la falla en
que está afectando al presupuesto de la empresa.
Al terminar todos los cuadros, los pasamos a una hoja en Word para luego imprimirlos y archivarlos
en una carpeta, para que estos datos sirvan de evidencia del trabajo hecho por cada unidad.
Me tomó mucho tiempo realizar este trabajo, ya que eran muchos los datos que se requerían y, por
lo tanto, muchos cuadros y tablas dinámicas que realizar. Aprendí muchas cosas que antes no
manejaba en Excel. Fórmulas, procesos, tablas y muchas otras cosas que ahora manejo con
facilidad.
• Este fue mi último día en esta unidad, la cual me gustó y me pareció muy importante para el
desarrollo económico de la empresa.

• Este día hice un recorrido por la parte no administrativa de la empresa, para así
conocerla mejor.
Fui primero a la Gerencia de Mercadeo, la cual se encarga de elaborar todo el
material publicitario de la empresa. Volantes publicitarios, página
web, promociones para planes viajeros, etc. Me entregaron un material
publicitario para familiarizarme con su trabajo.
Luego fui a la Gerencia de Grupos y Eventos, donde se organizan todo tipo de
eventos que incluyan a la empresa. Eventos corporativos, exposiciones, planes
vacacionales, entre otros. Aquí me explicaron como es el proceso de los planes
vacacionales, desde cuando los hacen, sus resultados, etc.
Y por último fui a la Gerencia de Comercialización, la cual se encarga de vender los
boletos y registrar todas las ventas de la empresa. Me indicaron los procesos a
seguir para una venta y el registro de la misma.
En este día conocí otras áreas de la empresa, que me ayudaron a entender un
poco más su funcionamiento.

• En este día me asignaron en una nueva unidad, Contabilidad con la Lic. Arelis Noriega.
Aquí me explicaron qué se lleva a cabo en esta área de la empresa. En esta unidad se controla todo
lo que tiene que ver con cierres contables, estados financieros, control de impuestos, entre otros.
Para comenzar, me enseñaron qué es un análisis de cuenta contable. El objetivo de este proceso es
verificar y localizar los pagos que aún no se han realizado e identificarlos con su año
correspondiente (2012 o 2012-2013).
• En mi caso, mi análisis era de cuentas por cobrar. Para realizar este proceso necesité una hoja de
Excel en la cual iba marcando los montos pendientes por cobrar en amarillo. No tuve ninguna
complicación con esta actividad y mi supervisora la confirmó al haber terminado.
Esta actividad me llevó largo tiempo, ya que la hoja de Excel era muy larga y eran muchos los
montos pendientes.
• Luego de esto, registré montos de facturas en el sistema de la Empresa, imprimí los comprobantes
para archivar todo junto y luego llevarlo a Tesorería, en donde se empieza a realizar todos los pagos
correspondientes.
Entendí un poco más de qué trata la contabilidad y aprendí cosas nuevas en la computadora que
antes no manejaba.

• Hoy estuve nuevamente en la unidad de Contabilidad con la Lic. Arelis
Noriega.
Hoy aprendí otras actividades a la que se dedica esta unidad. Una de estas
es la retención del IVA y el ISLR. El IVA se le retiene a los proveedores dos
veces mensualmente y usualmente se le retiene el 75%. Mientras que el
ISLR se le retiene a proveedores y trabajadores y se aplica por servicios,
alquiler, arrendamiento, flete, honorario, etc.
Otra actividad que lleva esta unidad es el Libro de Ventas y el Libro de
Compras. En el Libro de Ventas se registran mensualmente todas las
facturas generadas en dicho período. Y en el Libro de Ventas se registran
las compras a los proveedores y las retenciones de IVA e ISLR.
Este fue mi último día en esta unidad y aprendí muchas cosas que antes
no conocía, como el manejo del IVA y el ISLR.

• Este día me asignaron en la unidad de Tesorería, donde me supervisaría la Lic.
Ingrid Villamizar.
Aquí me explicaron todas las actividades que lleva a cabo esta unidad, las cuales
son la conciliación de las cajas por oficina contra bancos, carga de depósitos
bancarios al sistema y su elaboración, atención al cliente y proveedores, entre
otras.
• Para comenzar realicé la conciliación de las cajas por oficina. En este proceso se
revisa que todos los depósitos emitidos en el reporte de cierta caja estén
realizados. Para esto necesité los reportes de las cajas en donde aparecen los
depósitos, una página de cada banco donde aparecen todos los depósitos hechos
cada día y así iba comparando.
Dependiendo de la cantidad de depósitos, este proceso tardaba un poco, pero me
pareció sencillo ya que ya había trabajado antes con otro tipo de conciliación.
• Estuve realizando esto a lo largo del día y logré conciliar varias cajas.

• Hoy estuve nuevamente en la unidad de Tesorería con la Lic. Ingrid Villamizar.
En la mañana comencé revisando reportes de oficinas y/o cajas, con el fin de que
no hubiese ningún crédito extra. Para hacer esto necesité los reportes de cierta
caja con sus facturas correspondientes para poder revisar que todos los pagos que
aparezcan en el reporte estén archivados o que no haya ninguna factura de sobra.
• Luego de esto, concilié la caja principal de la empresa la cual tenía muchos
reportes. Para hacer este trabajo necesité los movimientos bancarios de la cuenta
de la caja principal. Y para obtener esto, ingresé en la computadora, donde
estaban las páginas de los bancos e iba descargando la información de cada uno
de ellos. Luego hecho esto, continué con el proceso de conciliación.
• Este fue mi último día en esta unidad, la cual encontré muy importante debido a
que maneja toda la parte financiera de la empresa.
• *En la sección de Anexos se encuentran las imágenes correspondientes a cada una
de las actividades del diario.

• 3.4 Limitaciones confrontadas en la práctica
laboral:
• No se presentó ningún tipo de limitación.
• 3.5 Aprendizajes logrados en todo el proceso de
la pasantía:
• Aprendí términos y definiciones que antes no
manejaba. El control de impuestos también fue
algo nuevo para mí. Mejoré mi experiencia en
Excel, ahora puedo hacer fórmulas y tablas que
antes no manejaba.

3.6 Evaluación de la pasantía.
• A) ¿La pasantía fue conforme a lo esperado?
• -Sí.
• B) ¿Qué tareas te gustaron y por qué? ¿Qué cosas no te gustaron?
• -Las tareas que más me gustaron son las que lleva a cabo la unidad de
presupuesto, ya que me pareció muy interesante cómo hacen para elaborar el
presupuesto, los distintos escenarios que plantean para el año, el proceso de
auditorías, entre otras. Fueron pocas las cosas que no me gustaron, por ejemplo
algunas conciliaciones me parecían muy mecánicas y al ser manuales eran mucho
más largas que las que se podían hacer a través del sistema de la empresa.
• C) En caso de hacer otra pasantía: ¿Cuáles son las cosas a las que le darías más
atención e importancia?
• -A los términos y definiciones empleados en las explicaciones de ciertos procesos
que, debido a que no los manejaba bien, me costaba más entenderlos.
• D) ¿Qué consejos podrías dar a un alumno que tuviera que hacer su pasantía en el
próximo año?
• -Siempre llevar todas las actividades al día y estar seguro de cuál es su vocación.

Capítulo 3
Recomendaciones.
• 4.1 Al programa de pasantías: La elaboración
del informe debería ser por medios más
sencillos que todos los pasantes sepamos usar.
4.2 A la empresa: No tengo ninguna
recomendación que hacer al funcionamiento
del departamento de Administración y
Finanzas.

Glosario de Términos.
Agencia. Empresa comercial que se ocupa de diferentes asuntos: agencia de publicidad, de información, de viajes, etc.
Sucursal de un establecimiento financiero o de determinadas empresas.
Auditoría. Técnica de control, dirigida a valorar el control interno y la observancia de los Principios Profesionales de
Contabilidad Generalmente Aceptados, comprende un examen independiente de los registros de contabilidad y otra
evidencia relacionada con una empresa para apoyar la opinión experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados
financieros.
Contabilidad: Es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad
económica que acontece en una entidad. El propósito fundamental de la contabilidad es
proporcionar información sobre una entidad económica. Esta entidad puede ser una empresa, una unidad militar, un
hospital, una escuela, una granja, etc. Es la ciencia que se dedica a la captación, representación y medida de los hechos
contables. El papel de la contabilidad es desarrollar y comunicar dicha información de forma tal que sirva de ayuda en
la planificación y control de las actividades de la entidad. Los tres pasos básicos que debemos ejecutar para lograr lo
antes expuesto son los siguientes: 1)-Registrar la actividad financiera, 2)-Clasificar la información 3)-Resumir la
información.
Control interno. El plan organizacional y todas las medidas relacionadas con él, adoptadas por la entidad para proteger
los activos, asegurar los registros contables exactos y confiables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el
cumplimiento de las políticas de la compañía. Es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el
resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:
Confiabilidad de la información, Eficiencia y eficacia de las operaciones, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y
políticas establecidas y Control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad.
Economía. Administración de los bienes: vivir con economía. Conjunto de actividades de una colectividad humana
relativas a la producción y consumo de las riquezas. Se obtiene cuando se reduce al mínimo el costo de los recursos que
se emplean en una actividad, con la debida consideración a su calidad apropiada.

Glosario de Términos.
Impuesto sobre el valor añadido. (I.V.A.) Tributo básico de la
imposición indirecta, que incide sobre el consumo y se exige con
ocasión de las transacciones, entrega de bienes y prestaciones de
servicios, realizadas en el desarrollo de una actividad empresarial o
profesional, así como en las imputaciones de bienes.
Nota de crédito. Documento emitido por el vendedor al comprador
que indica la voluntad del vendedor para reducir (acreditar) la cuenta
por cobrar como resultado de una devolución o rebaja en ventas.
Nota de débito. Documento emitido por el comprador al vendedor
que señala la intención del comprador de reducir (debitar) la cuenta
por pagar con el vendedor como resultado de una devolución o rebaja
en compra.
Procedimiento de auditoría. Las acciones que realiza el auditor para
llevar a cabo sus labores de revisión

Anexos: Carta de Presentación.

Anexos: Plan de Trabajo Desarrollado

Anexos: Material o Propaganda de la
Empresa.

Anexos: Trabajos elaborados durante
la pasantía que puedas anexar

Anexos: Secuencias gráficas de la empresa, el
departamento, actividades y del personal.
Unidad de Control
Interno y
Presupuesto.

Unidad de
Boletería y
Reporte

Unidad de Tesorería

Unidad de
Contabilidad

Anexos: Diario de Actividades
Control de
Facturas

Ingreso de
números de
control al sistema
de la empresa

Estadística de
Ventas de Enero
a Abril

Revisión de los
depósitos bancarios
realizados por cada
unidad.

Análisis de
cuentas por
cobrar.

Conciliación
de cajas por
oficina.

Conciliación
de la caja
principal con
los
movimientos
bancarios

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