El documento habla sobre los archivos, su concepto, finalidad y técnicas. Explica que un archivo es el conjunto de documentos conservados por una persona o institución. Luego describe las clases de archivos, las técnicas archivísticas como la identificación, clasificación, ordenación y descripción de documentos, y las herramientas de trabajo en archivos como bases de datos, software y equipos de protección. El objetivo principal de los archivos es conservar documentos de forma organizada para servir como testimonio e información.
Tema 10. Dinámica y funciones de la Atmosfera 2024
Archivos
1. Asistencia documental y gestión de
despachos y oficinas.
1. El archivo: concepto y
finalidad.
Por María Dolores Martino Ferrero,
alumna del Certificado de Técnico
de Formación
María Dolores Martino Ferrero 1 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
2. 1. Sumario
2. Introducción: ¿Qué es un Archivo?
3. Edificios de Archivos en España
4. Clases de Archivos
5. Finalidades de los Archivos
6. Técnicas archivísticas
7. Herramientas de trabajo
8. Conclusión
1. Sumario
María Dolores Martino Ferrero 2 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
3. 2. Introducción ¿Qué es un Archivo?
El conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por
una persona o institución pública o privada en el transcurso de su
gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información para la persona o institución que lo produce,
para los ciudadanos o para servir de fuentes para la Historia.
También el edificio que alberga los fondos documentales.
María Dolores Martino Ferrero 3 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
4. Archivo General de Simancas
Archivo Histórico Provincial de
Guadalajara
Archivo General de la Administración Vestíbulo Archivo Histórico Nacional
3.
Edificios
de
Archivos
en
España
María Dolores Martino Ferrero 4 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
14. La clasificación de los documentos
María Dolores Martino Ferrero 14 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
15. 7. Herramientas de trabajo en Archivos
Bases de datos
Internet
Software de gestión documental
Diccionarios
Repertorios legislativos
Manuales de procedimiento
Equipos de protección individual
María Dolores Martino Ferrero 15 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
Se trata de una foto antigua de la sala de investigadores del AGS.
El primer edificio es AGS, ejemplo de edificio histórico destinado a archivos, pertenece al Sistema de Archivos Estatales gestionado por el Ministerio de Cultura (MCD).
El segundo es uno de nueva planta diseñado por los arquitectos Luis Rojo de Castro, Begoña Fdez.-Shaw y Liliana Obal Díaz, que lo definieron como “un edificio regular y repetitivo que se configura con el carácter de una malla espacial, estructural y funcional basada en las necesidades funcionales y de uso de los archivos, los cuales son la base modular, el elemento fundamental, la célula embrionaria capaz de determinar la forma y su organización”. Sistema de Archivos de las CCAA.
El tercero es el AGA del arquitecto don Juan Segura de Lago desde año 1969 a 1973. Recientemente remodelado, pertenece al sistema estatal de Archivos y es el tercero a nivel mundial por volumen documental.
El cuarto es AHN, el archivo histórico de la administración española, archivo de referencia del sistema estatal de Archivos.
Por su ubicación: centralizado, descentralizado y mixto.
Por el soporte utilizado: papel o electrónico.
Por su titularidad jurídica: público o privado.
Por la frecuencia de utilización: Activo, inactivo y definitivo o histórico.
Para que sea eficaz un cuadro de clasificación debe cumplir las siguientes características:
Debe recoger todas las series documentales generadas por la empresa, independiente de su cronología y soporte.
La clasificación tiene que ser sencilla, para poder ser utilizada por todo el personal de la empresa.
Debe ser eficaz, de manera que garantice y facilite la recuperación de información.
Tiene que ser flexible. Esto quiere decir que debe permitir incorporar nuevas series documentales y adaptarse a los posibles cambios en la organización interna y actividades de la empresa, sin ser necesario modificar todo el cuadro.
Contar con pocas subdivisiones, ya que un exceso de jerarquización aumenta la confusión, el error en la clasificación y la frustración entre los usuarios.
Intentar no incluir un apartado de “Varios”, porque esto dificulta su posterior recuperación.
Establecer un sistema de codificación que identifique las distintas clases o categorías y las series documentales. Dicha codificación debe ser por sí sola suficiente para suministrar información sobre los documentos. Este código puede ser numérico, alfabético o mixto.
Fuente: Dokutekana.
Buscar las 4 divisiones de los Cuadros de clasificación municipales.
Sirven para “normalizar” y unificar las tareas de manejo de la información.
Equipos de Protección Individual protegen a los trabajadores protegiéndoles de la suciedad, el polvo y los microorganismos que puedan tener los documentos.
La foto de las mascarillas está sacada de Conservación Preventiva y Plan de Gestión de desastres en archivos y bibliotecas. Ministerio de Cultura.
Originariamente era una pegatina en inglés que fue traducida.