La necesidad e importancia del archivo para la actual sociedad del conocimiento. Innovaciones y tendencias

1. 1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIROR
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
VICERRECTORADO ACADEMICO
ESTUDIOS A DISTANCIA
TDA 0444 ED01D0V
PROFESORA:
APOSTOL ALVAREZ
ZAILEX DILMAR
INTEGRANDE:
GUEVARA SILVA
MILAGROS DEL VALLE
CÉDULA V-Nº:16761180
SAN FERNANDO EDO APURE, 25/11/2016

2. 2La importancia que tienen los archivos en la sociedad, desde la antigüedad se han
depositado en los documentos que fueron los testimonios de los derechos y garantías de las
personas. La función primordial e ineludible de los archivos, es la conservación de la archivaría,
sin embargo la misma no tiene ningún valor, si no es, en función de su aprovechamiento. La
conservación tiene por objeto el uso potencial y real en todas las épocas y real en aquellos casos
concretos como el usuario.
Cuatro son los servicios que puede prestar un archivo:
 Servicio Administrativo: al servicio de la Entidad productora
 Servicio Jurídico: al servicio de la Entidad productora y de los particulares,(estos dos fines son
netamente prácticos)
 Servicio Cultural Científico: es decir el Archivo al servicio de la investigación
 Servicio Pedagógico: al servicio de la educación

3. 3
Para que el Archivo pueda ser utilizado desde el punto de vista Administrativo,
Jurídico, Científico y pedagógico, es que se dispone su ordenamiento interno, los
medios de descripción, la atención al público, oficial y particular, los elementos de
reproducción, las exposiciones, conferencias y otros medios de divulgación mediante
los que se logrará constituir un buen servicio.
La administración de esta enorme cantidad de papeles se convierte en uno de
los aspectos más importantes de las actividades empresariales, es decir, todo lo
que se relaciona con el tratamiento y la manipulación de los documentos que son el
soporte de los datos y las informaciones de la empresa, merece un especial trato y
atención por parte de los que se ocupan de la organización de la misma.

4. 4
Las nuevas tecnologías de la información han
descubierto campos inéditos como el de la documentación
audiovisual y la informática. De un lado, los profesionales
se han visto obligados a realizar un nuevo esfuerzo para
tratar adecuadamente la documentación en nuevos
soportes; del otro, se han beneficiado de las ventajas
ofrecidas de cara a la gestión de los servicios de archivo:
reproducción en microfilm y disco óptico, creación de
sistemas de descripción automatizada, etc.
Este proceso de renovación y revalorización de lo
archivístico ha dado a luz un nuevo concepto de los
usuarios. Si tradicionalmente las administraciones habían
sido el principal, y ahora les acompañan los ciudadanos en
general. Éstos acuden a los archivos con fines informativos,
relacionados con el ejercicio de sus derechos, así como
científico culturales, ya se trate de investigadores
científicos, ya de simples curiosos que encuentran en, ello
una nueva dimensión del ocio culto, todo lo cual ha dado
lugar a un nuevo aspecto de la archivística, el estudio de
usuarios.

5. 5Los elementos que configuran su concepto:
 Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y científica, y las entidades productoras de
los documentos que finalmente remiten éstos a los archivos
 Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un archivo, procedentes de una o
varias entidades productoras
 Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones
 Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos, especialistas en conservación y
difusión documental
 Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental, las labores de recogida,
organización, conservación y utilización de los fondos.
Todos y cada uno de estos elementos son imprescindibles. Porque para que un archivo sea considerado como tal y no como almacén de papel
viejo o como simple depósito documental de una institución, necesita contar con un contenido (el conjunto orgánico de documentos producidos por
una institución), un continente (los depósitos documentales), un personal (los profesionales capacitados científica y técnicamente para las distintas
labores archivísticas), una gestión archivística (recogida, organización, conservación) y un servicio documental (utilización). Es necesario, pues, tener:
qué conservar y utilizar (los documentos, los fondos documentales producidos por las personas físicas y las instituciones públicas o privadas); dónde
conservar y utilizar (los edificios e instalaciones donde se guarden y reciban tratamiento técnicos esos fondos y donde puedan ser puestos a
disposición de los usuarios); quién debe conservar, dar tratamiento técnico y facilitar la utilización (los archiveros, aquellos profesionales que poseen
las bases técnicas y científicas de la Archivística y de sus ciencias auxiliares, aparte de una preparación jurídico administrativa y una cierta sensibilidad
hacia la Historia y la ciencia en general); y finalmente, cómo conservar y utilizar (teniendo siempre en cuenta los principios generales que configuran a
la Archivística como ciencia).

6. 6
Las tecnologías de la información son todas aquellas que permiten la
descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la
documentación y que están basadas en la informática y los nuevos soportes
electrónicos. La aplicación de estas tecnologías representa ventajas indiscutibles
para la gestión administrativa, el control de transferencias, de préstamos y
consultas, control de expurgo, el almacenamiento y conservación de la
documentación, para el tratamiento y recuperación de la información, para la
difusión de los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y efectividad de
los servicios del archivo.

7. 7
según el artículo 4 de la Ley General de archivos:
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos
son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la o directorio que lo contiene. Los informáticos
se les llama así porque son los equivalentes de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o
microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los
recursos para almacenar permanentemente datos en un sistema informático virtual.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, ya que expresan en forma original el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para: la Administración: gobierno,
dependencia, entidad o debe recurrir con a los documentos que han producido o recibido durante su gestión a fin de verificar proyectos,
llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o
requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendrá que partir de cero o invertir su tiempo en
búsquedas infructuosas, elevando los costos de operación, atraso, confusión y en general una deficiente administración.

8. 8
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de
información de un país, por cuanto en su documentación se expresa,
en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor
que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la
cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de
orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir
que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez
que en conjunto son interdependientes.

9. 9