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EXPRESION ORAL Y ESCRITA
LUZ MILENA RINCON HERNANDEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE
2014

EXPRESION ORAL Y ESCRITA
LUZ MILENA RINCON HERNANDEZ
TRABAJO FINAL
Docente
MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN JOSE DEL GUAVIARE
2014

El presente trabajo se realiza basado
en la necesidad de mejorar la
organización y conservación de los
archivos de gestión existentes, con el
fin de facilitar el acceso a la información
la cual mide la transparencia
administrativa.
Brindar las herramientas
necesarias que faciliten el
proceso de organización y
Conservación de los archivos
de gestión ya que estos
resguardan la memoria
institucional y facilitan la toma
de decisiones.

 Aplicar la normatividad
archivística para el manejo y
conservación de los archivos
de gestión.
 Identificar las series y tipos
documentales, contenidos en
las unidades de conservación.

1. SITUACIÓN VITAL
2. Como lograr que las administraciones se concienticen,
para que inviertan recursos suficientes en la organización y
conservación de los documentos producidos por cada una de
las entidades, en cumplimiento de sus funciones?
3.Que fundamento legal existe?
4. Quien debe hacerlo?
5. Que debe hacer?
6. Como hacerlo?
7. CONCLUSIÓN

Estoy trabajando en la Oficina del Fondo de
Pensiones de la Gobernación del Guaviare,
como técnico de apoyo en todos los procesos
adelantados por este Fondo. La información
generada es de vital importancia tanto para
clientes internos y externos, principalmente
porque está relacionada con obligaciones
financieras adquiridas por el Departamento,
con el personal retirado. Estos documentos
requieren de una organización y cuidado
especial, por lo que representan para la
entidad.
1. Capacitando y exponiendo la norma legal.
2. Mostrando las ventajas y beneficios que se
adquieren.
3. Facilitando las herramientas técnicas (guías,
manuales, TRD, etc… ) para el manejo de los
archivos.
2. Como lograr que las administraciones se
concienticen, para que inviertan recursos
suficientes en la organización y conservación de
los documentos producidos por cada una de las
entidades, en cumplimiento de sus funciones?

2. capacitaciones
El Archivo General de la Nación que es una entidad del orden nacional adscrita
al Ministerio de Cultura, creado por la ley 80 de 1989, encargada de la
organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la
política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el
patrimonio documental del País.
 La ley 594 de julio 14 de 2000. por medio de la cual se dicta la
ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.
 Acuerdo 07 de1994: Adopta y expide el Reglamento
General de Archivos.
 Ley 200 de 1995. Conductas sancionables a servidores
públicos sobre los archivos (arts. 40 y 41).
 Acuerdo 011 de 1996. Criterios de conservación y
organización de documentos.
Acuerdo 048 de 2000. Conservación
preventiva, conservación y restauración
documental.
Acuerdo 042 de 2002. Criterios para la
Organización de los archivos de gestión.
Constitución Política de Colombia :
Art: 20: Derecho a la informacion.
Art. 23: Derecho de Petición
Art. 74: Derecho al acceso a los documentos
públicos, requieren la obligatoria
preservación y conservación de los archivos
de la administración Publica.
El responsable de sensibilizar a administrativos y funcionarios
acerca de la importancia del archivo en la entidad es el
profesional de archivo quien tiene el conocimiento, basado en
la norma y apoyándose en los directivos de la institución.

 Elaborar un plan de capacitaciones.
 Iniciar sensibilizando a los directivos.
 Mostrar las ventajas y beneficios para la entidad.
 Los riesgos legales , administrativos y financieros
para la entidad en caso de no adoptar los
procedimientos necesarios en el tema.
 Estar presto a brindar la asesoría necesaria a cada
uno de los funcionarios de la entidad.
 Elaborar herramientas que permitan hacer
evaluaciones y balances de la gestión.

Los riesgos y consecuencias de no tener
un archivo organizado
Se establecerá los manuales de procedimientos de archivo, que deben
contener , los criterios en cuanto a Inventario de los documentos, el
registro y preparación de las, transferencias documentales, relaciones de
entrega y registros de préstamo de documentos.

Como hacerlo:
descripción muy breve de los documentos importantes dentro de la
carpeta, de su contenido.
se registra la foliación que quedó en cada carpeta ej. Carpeta 1 folio del 1-200.
carpeta 2 folio 201-400.
No. de Carpeta: Se asigna en forma consecutiva
la fecha del último documento de la carpeta, es decir el que tiene fecha más
reciente.
 Podemos concluir que el manejo y organización de los
archivos de gestión es tan importante, para el
cumplimiento de los objetivos de una empresa, que influye
directamente en el desarrollo de la sociedad.
 Para lograr archivos de gestión bien organizados se
requiere de un plan de mejoramiento que indique los
avances y logros en el proceso de sensibilización,
implementación y evaluación de los procedimientos a
desarrollar en cada una de las dependencias, tener una
buena comunicación con los entes administrativos y
compañeros de trabajo es la mejor herramienta para
alcanzar los objetivos.
 http://www.ani.gov.co/sites/default/files/
programa_de_gestion_documental_2014.pdf
 LEY 594 DE 2000
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Organización archivos gestión Guaviare

  • 1. EXPRESION ORAL Y ESCRITA LUZ MILENA RINCON HERNANDEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA SAN JOSE DEL GUAVIARE 2014
  • 2.  EXPRESION ORAL Y ESCRITA LUZ MILENA RINCON HERNANDEZ TRABAJO FINAL Docente MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA SAN JOSE DEL GUAVIARE 2014
  • 3.  El presente trabajo se realiza basado en la necesidad de mejorar la organización y conservación de los archivos de gestión existentes, con el fin de facilitar el acceso a la información la cual mide la transparencia administrativa.
  • 4. Brindar las herramientas necesarias que faciliten el proceso de organización y Conservación de los archivos de gestión ya que estos resguardan la memoria institucional y facilitan la toma de decisiones.
  • 5.   Aplicar la normatividad archivística para el manejo y conservación de los archivos de gestión.  Identificar las series y tipos documentales, contenidos en las unidades de conservación.
  • 6.  1. SITUACIÓN VITAL 2. Como lograr que las administraciones se concienticen, para que inviertan recursos suficientes en la organización y conservación de los documentos producidos por cada una de las entidades, en cumplimiento de sus funciones? 3.Que fundamento legal existe? 4. Quien debe hacerlo? 5. Que debe hacer? 6. Como hacerlo? 7. CONCLUSIÓN
  • 7.  Estoy trabajando en la Oficina del Fondo de Pensiones de la Gobernación del Guaviare, como técnico de apoyo en todos los procesos adelantados por este Fondo. La información generada es de vital importancia tanto para clientes internos y externos, principalmente porque está relacionada con obligaciones financieras adquiridas por el Departamento, con el personal retirado. Estos documentos requieren de una organización y cuidado especial, por lo que representan para la entidad.
  • 8. 1. Capacitando y exponiendo la norma legal. 2. Mostrando las ventajas y beneficios que se adquieren. 3. Facilitando las herramientas técnicas (guías, manuales, TRD, etc… ) para el manejo de los archivos. 2. Como lograr que las administraciones se concienticen, para que inviertan recursos suficientes en la organización y conservación de los documentos producidos por cada una de las entidades, en cumplimiento de sus funciones?
  • 10. El Archivo General de la Nación que es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, creado por la ley 80 de 1989, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País.  La ley 594 de julio 14 de 2000. por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.  Acuerdo 07 de1994: Adopta y expide el Reglamento General de Archivos.  Ley 200 de 1995. Conductas sancionables a servidores públicos sobre los archivos (arts. 40 y 41).  Acuerdo 011 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.
  • 11. Acuerdo 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 042 de 2002. Criterios para la Organización de los archivos de gestión. Constitución Política de Colombia : Art: 20: Derecho a la informacion.
  • 12. Art. 23: Derecho de Petición Art. 74: Derecho al acceso a los documentos públicos, requieren la obligatoria preservación y conservación de los archivos de la administración Publica.
  • 13. El responsable de sensibilizar a administrativos y funcionarios acerca de la importancia del archivo en la entidad es el profesional de archivo quien tiene el conocimiento, basado en la norma y apoyándose en los directivos de la institución.
  • 14.   Elaborar un plan de capacitaciones.  Iniciar sensibilizando a los directivos.  Mostrar las ventajas y beneficios para la entidad.  Los riesgos legales , administrativos y financieros para la entidad en caso de no adoptar los procedimientos necesarios en el tema.  Estar presto a brindar la asesoría necesaria a cada uno de los funcionarios de la entidad.  Elaborar herramientas que permitan hacer evaluaciones y balances de la gestión.
  • 15.  Los riesgos y consecuencias de no tener un archivo organizado
  • 16. Se establecerá los manuales de procedimientos de archivo, que deben contener , los criterios en cuanto a Inventario de los documentos, el registro y preparación de las, transferencias documentales, relaciones de entrega y registros de préstamo de documentos.
  • 17.  Como hacerlo: descripción muy breve de los documentos importantes dentro de la carpeta, de su contenido. se registra la foliación que quedó en cada carpeta ej. Carpeta 1 folio del 1-200. carpeta 2 folio 201-400. No. de Carpeta: Se asigna en forma consecutiva la fecha del último documento de la carpeta, es decir el que tiene fecha más reciente.
  • 18.  Podemos concluir que el manejo y organización de los archivos de gestión es tan importante, para el cumplimiento de los objetivos de una empresa, que influye directamente en el desarrollo de la sociedad.  Para lograr archivos de gestión bien organizados se requiere de un plan de mejoramiento que indique los avances y logros en el proceso de sensibilización, implementación y evaluación de los procedimientos a desarrollar en cada una de las dependencias, tener una buena comunicación con los entes administrativos y compañeros de trabajo es la mejor herramienta para alcanzar los objetivos.
  • 19.
  • 20.  http://www.ani.gov.co/sites/default/files/ programa_de_gestion_documental_2014.pdf  LEY 594 DE 2000  http://www.archivogeneraldelanacion.gov.c o/version2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL