1. 1 LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION EN EL ARCHIVO DE COLOMBIA ESTUDIANTE: JESSICA SALAZAR TRUJILLO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA: CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GRUPO 3 Santiago de Cali, 31de Mayo de 2011

2. 2 TRABAJO FINAL LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION EN EL ARCHIVO DE COLOMBIA ESTUDIANTE: JESSICA SALAZAR TRUJILLO TUTOR: MARIA ALEXANDRA LEON EXPRESION ESCRITA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA: CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA GRUPO 3 Santiago de Cali 31de Mayo de 2011

3. 3 CONTENIDO RESUMEN 4 INTRODUCCION 5 OBJETIVOS ESPECIFICOS 6 EL ARCHIVO 7 HISTORIA 8 LOS PASOS QUE TIENE UNA PERSONA EN UN ARCHIVO 10 LAS FUNCIONES DE UN ARCHIVO 11 TIPOS DE ARCHIVO 12 FUNCION ARCHIVISTICA, GESTION DOCUMENTAL Y SOPORTE DOCUMENTAL 13 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 14 8 CONSEJOS PARA MANTENER UN BUEN ARCHIVO 15 ORDEN ALFABETICO 16 EL ARCHIVO CON LA TEGNOLOGIA 17 HIPERVINCULOS 18 CONCLUSION 19

4. 4 RESUMEN Este trabajo se realiza para dar a conocer que es la información y la documentación en un archivo de Colombia de cuáles son sus funciones y cómo podemos organizarlo el archivo es un tema extenso y un poco complicado ya que en Colombia a pesar de que ya tiene un buen tiempo esta profesión apenas ahora se ha ido conociendo y las empresas públicasy privadas le están dando su lugar.

5. 5 INTRODUCCION El desarrollo de este trabajo es dar a conocer un poco sobre la documentación y archivo que hay en Colombia de sus funciones de los tipos de archivo y unos consejos de cómo podemos tener un buen archivo conservado el archivo es un tema que se ha ido conociendo poco a poco ya que todas las empresas están empezando a organizar todos los documentos que tienen.

6. 6 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1 – Saber cómo organizar un archivo y sus funciones. 2 – Mostrar imágenes de un archivo y bibliotecas y saber sobre la documentación. 3 – Entregar un trabajo especificando lo que se está relacionado con el archivo y sus documentos en Colombia.

7. 7 El archivo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

8. 8 La denominada ciencia de la información surge como resultado de las crecientes necesidades de información que se originan al final de la II guerra mundial y el comienzo de la llamada guerra fría.Esta carrera ha ido surgiendo poco a poco a mano de la tecnologia

9. 9 También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. 9

10. 10 LOS PASOS QUE TIENE UNA PERSONA TRABAJANDO EN ARCHIVO Una personas que labora en un archivo empieza casi siempre por abajo que es organizando el documento, limpiándolo, foliándolo y digitando realizando todo el proceso y va subiendo de cargo cuando es técnico se va encargando de las personas y va llevando un control y de que el documento vaya quedando en el código que se saca de la tabla de retención documental cuando ya es profesional que es un cargo más importante se encarga de todo el personal que labora en el archivo, de que el proceso se realice correctamente, de ir entregando los informes que le pide la empresa de cómo va el archivo y asistir a las reuniones que se realiza la empresa

11. 11 LAS FUNCIONES DEL ARCHIVO SON:A.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa o biblioteca.b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa o biblioteca.

12. TIPO DE ARCHIVO:12Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legisladorArchivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

13. 13Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

14. 14 Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

15. 158 consejos para mantener un buen archivo Revisar y separar los documentosRevisar y separar todos los documentos bajo cualquier formato, ya sea en papel o en forma electrónica. Esta costumbre, poco practicada por la mayoría de los empleados, es una de las claves.Establecer las prioridadesEstablecer la importancia o utilidad de los documentos que ha separado. Toda la información que normalmente guardamos no es útil todos los días, por lo que se debe priorizar su uso.Dividir el material por categoríasDividir los documentos en categorías como por ejemplo: Académicos, salud, bancarios, vivienda, comerciales, personales, familiares, entre otros. Esto le dará una jerarquía a su archivo.

16. 16 Orden alfabético, la mejor salida Organizar cada uno de los asuntos por un orden de fácil ubicación. Expertos sugieren el sistema alfabético, por temas o cualquier otro que se prefiera, pero siempre con el mismo concepto.Protección de la informaciónUbicar los documentos dentro de una carpeta o cubierta u otro sistema que permita conservar la información para su consulta. Esto es clave a la hora de buscar los archivos luego de algún tiempo.Algo básico y útil: marcar carpetasMarcar las carpetas con la información que permita su oportuna localización. De esta manera, cuando necesite algún documento que hace meses no consulta, su tarea será más fácil.Espacio ideal para evitar deterioroDestinar un espacio adecuado para la disposición de las carpetas para evitar su deterioro. Así, con el paso del tiempo, si su archivo no es digital sus documentos permanecerán en buen estado.Ordenar cada día y botar lo inservibleIncorporar diariamente los documentos recibidos con el fin de evitar su acumulación y revisar anualmente la documentación con el propósito de seleccionar la que haya perdido su utilidad.

17. 17EL ARCHIVO VA DE LA MANO CON LA TECNOLOGIA TODO IRA QUEDANDO DIGITALIZADO YA QUE ASI LA FORMA DE BUSCAR UN DOCUMENTO SERA MAS FACIL

18. 18LOS HIPERVINCULOS DONDE PODEMOS VER UN POCO MAS DE INFORMACION Y VIDEOS SOBRE EL TEMA http://www.colombiaaprende.edu.co/html/estudiantesuperior/1608/article-83826.html http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275

19. 19 CONCLUSIONES La realización de este trabajo fue muy satisfactoria y gratificante ya que no hay mucha información sobre archivo en Colombia y se conocen varias cosas sobre el tema. Y saber que lo que una persona va realizando en su trabajo y como va ir ascendiendo poco a poco