Strategic deck for a Condominium Board of Directors

1. Target
Consulting
Junta Directiva - 2022
Torre Armonia de Gazcue 408
Plan Estrategico
Presidente: Luiz Estevo

2. Historico
2015-16
• En los 5 últimos anos
hemos cambiados 2
veces de
administradora
• La ultima se dividió en
2 empresas diferente la
cual nos quedamos
con la empresa que no
era de nuestro
contacto de confianza
(Dona Pilar)
2017-18
• Hemos tenido una
creciente inquietud
referente a la proactividad
de la administradora y sus
procesos
• Sentimos una falta de
transparencia y de
proactividad en la gestión
de incidentes por parte de
la administradora
2019-20
• Acumulo de Deudas
con la empresa de
seguridad y la DGI
• Observamos falta de
estrategia y
planeamiento por parte
de la Junta Directiva
• Elegimos una nueva
Junta Directiva
• Decidimos buscar una
nueva Administradora
del condominio que
satisfaga nuestras
necesidades

3. La Junta Directiva - 2022
Ana Rita Perez
Tesorera
Luiz Estevo
Presidente
Estela Martinez
Secretaria
Miguel Collado
Vocal
Vacante
Vocal

4. • Comprometerse con
el ejercicio de
Nuestras funciones
• Realizar decisiones
en funcion de los
intereses comunes
• Seguridad,
Limpieza y Bellleza
• Buena Convivencia
• Respeto a los
derechos ajenos
• Calidad en los
Servicios
• Con los Residentes,
Empleados, la
Adminstracion y con
los Organos
Gubernamentales
• Disponibilidad de
las Informaciones
• Clareza Finaciera
• Racionalizacion
de las Decisiones
Transparencia Compromiso
Responsabilidad
Bienestar
Éxito
Nuestros Principios
Qué
Cómo
Por qué
“El éxito no es un proyecto, es un viaje.”

5. Estrategia
Hasta el dia de hoy no
existe una estrategia
definida formalmente
por la Junta Directiva
Financiero
Control reactivo del los
gastos. Falta de
automatización de
informes financieros
Personal
No hay ninguna
vacante en el
momento pero hay
una necesidad de
capacitación del
personal
Legal
Ya no existe demanda
contra o a favor de
nosotros en el
momento pero hay
lentitud en el cobro de
las cuotas atrasadas
Procesos
Ausencia de
documentación y
entrenamiento en los
procesos
operacionales de la
Torre
(Especialmente
Airbnb)
Seguridad
Falta definición de los
procedimientos de
vigilancia y rondas
nocturnos, incluso las
rondas de supervisión
¿Como Estamos?
Información
Hay un falta de
constancia en recibir y
discutir los informes
gerenciales para toma
de decisiones
Comunicación
Hay una falta de
constancia en el envío
de Comunicaciones
sociales para fomentar
la buena Convivencia

6. ¿Cuales son nuestras necesidades?
Nuestra
Administradora
tendra que…
Personal
▪ Selección, Capacitación y Supervisión de
Empleados
▪ Coordinar y dar seguimiento a las operaciones
regulares (Descripción de Puestos)
Procesos Operacionales
▪ Manual de Operaciones y Procedimientos de
la torre
▪ Implementación de un tablero de tareas en
línea para Gestión de Incidentes con sus
debidos informes de estados semanales
▪ Control de Acceso de visitantes y contratistas
▪ Regulación y Control de Actividades Airbnb
▪ Gestión de Servicios de Contratistas
▪ Informes de Auditoria de los procedimientos
▪ Control de Indicadores de Gestión basados
en el contrato (Benchmarking)
▪ Focalización en Mantenimiento en lugar de
arreglos
Financiero
▪ Gestión de Gastos con proactividad sobre las
explicaciones de las diferencias mes por mes y
definición de cual serán las acciones correctivas
del los problemas
▪ Automatización de las transacciones
Financieras con Informes en línea y Workflows
de aprobación de gastos
▪ Presentación por lo mínimo de 3 cotizaciones
para gastos que excedan 5 mil pesos y que no
sean calificados como critico
“Donde no hay vision, la gente perece”
Estratégico
▪ Definición de reuniones con la Junta Directiva
donde podemos discutir la actuación del equipo
contra los KPI’s (Indicadores de Gestión)
definidas por el contrato
▪ Presentación proactiva de sugerencias para
corrección o mejora de Incidentes
▪ Asesoramiento de Cambios y o Priorización que
favorezcan las mejoras de los servicios
Seguridad
▪ Implementación de Procedimientos de Seguridad
▪ Rondas de supervisión nocturna
Comunicación Social
▪ Implementar una gestión de comunicación social
para fomentar la buena convivencia
▪ Implementación y mantenimiento de informes
gerenciales para la toma de decisiones

7. Indicadores de Gestion para la Admijnistradora
Factores
2 Rondas por Noche – 95%
Medidas
# de Supervisiones de Rondas
Nocturnas
7
1 Por mes – primera semana del mes siguiente – 95%
# de Informe Mensual a tiempo
8
0%
9
0%
.
10
0%
.
11
2 por mes en los 2 primeros meses y 1 por mes, Ultima semana
# de Reunion con la Junta Directiva
2 por mes - 85%
# de Comunicados Sociales
Minimo de 2 por semana con informe – 95%
# de Visitas de Supervistor
Resolvidos dentro de 48 horas – 95%
# de Incidentes Criticos
1 Procesos por mes con Informe – 95%
# de Auditoria de Procesos
Operacionales
90% baseado en el cronograma anual
# de Mantenimientos hechos a
tiempo
1
2
3
4
5
6

8. Sala de Control – Junta + Administradora
Junta Directiva
Gerente
General
Financiero Supervisor
Informes de
Auditoria
Estado General
De los Proyectos
Informes
Financeiros
Informes de
Sugerencias
Validar
Estado de Los
Incidentes
Estrategia
Organizacional
Actualizar
Toma de
Decisiones
Asesorar

9. Pilares de Nuestra Gestion
Operaciones
Gestión
de
Incidentes
Quality Assurance

10. Gracias a Todos!
Febrero 2022
Muchas Gracias,
Luiz Estevo