1. FABRICA DE SOLUCIONES GBS.
La Solución de GBS para Comercializadoras
y Puntos de Venta P.O.S.
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Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Junio de 2009
Señores:
[NOMBRE DE LA EMPRESA]
Atte. [DIRIGIDO A]
E. S. M.
REFERENCIA: ¿Sabe Usted cómo AUMENTAN su
PRODUCTIVIDAD Y COMPETITIVIDAD las Empresas
COMERCIALIZADORAS y Puntos de Venta P.O.S más
importantes del Oriente Colombiano?
Estimado(a) Empresario(a):
• ¿Sabe usted cómo Organizar y Controlar su Negocio, Aumentar la Productividad y
Competitividad frente a los Tratados de Libre Comercio, Aumentar sus Ingresos y
Disminuir sus Costos?
• ¿Sabe usted cómo identificar, atraer y mantener para siempre a los mejores clientes?
• ¿Sabe cómo AHORRAR hasta el 95% del tiempo en su gestión contable y
administrativa, con el Software Contable y Gerencial más usado por las Empresas del
Sector COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA P.O.S en el Oriente
Colombiano?
Las empresas líderes como Comercializadora Mayorista ALHUM, Importadores
MarkoRegalos, Industrias Caney a nivel nacional en Bucaramanga, Valledupar, Cartagena,
Yopal, Comercial de Pieles y más de dos mil quinientas empresas en Colombia, como la
suya, ya dieron el primer paso: IMPLEMENTARON EL SISTEMA DE INFORMACION
CONTABLE Y GERENCIAL.
Nosotros, en GBS, La Casa Colombiana de Software, durante 20 años hemos ayudado a
empresas como la suya en la implementación exitosa de sus sistemas de Información contable
y Gerencial. Hoy, con el apoyo de IBM y Microsoft, nos complacemos en presentar a
ustedes nuestro exclusivo software para empresas del Sector COMERCIALIZADORAS Y
PUNTOS DE VENTA: "GBS"
GBS es el primer software optimizado para AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD Y
COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIALIZADOREA Y
PUNTOS DE VENTA, certificado con el logo "Microsoft Diseñado para Windows XP" y es
usado por las más importantes de su sector, pero también por EL PARQUE NEOMUNDO y
las empresas más PRODUCTIVAS Y COMPETITIVAS en el Oriente Colombiano.
GBS. Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga Calle 64 45-16 Int.102. (7)6475596 01-8000-114270
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Y USTED, EMPRESARIO(A):
¿YA TIENE EL CONTROL DE SU NEGOCIO?
Si usted desea saber qué tan organizado y controlado tiene su negocio, le invito a realizar el
siguiente autodiagnóstico:
1. ¿Sabe cuánto valen sus inventarios? ¿Cuáles son los productos que más rotan?
2. ¿Cuánto valen sus pérdidas mensuales por falta de organización de Inventario?
3. ¿Sabe usted si sus clientes que más le compran son realmente los que más utilidades le
generan?
4. ¿Sabe usted cuál es el máximo porcentaje de descuento por pronto pago que puede
darle a sus clientes para reducir su Cartera?
5. ¿Cuál es su necesidad de capital de trabajo mensual para los próximos 12 meses?
6. ¿Cuánto tiempo emplea usted para hacer las facturas mensuales?
7. ¿Cuántos días se demora en empezar a recaudar?
Si usted no sabe las respuestas, entonces:
¿Quién TIENE EL CONTROL DE SU NEGOCIO?
Le gustaría:
1. ¿Contar con un sistema que le permita organizar y controlar todas las áreas del
negocio?,
2. ¿Y que además el sistema le lleve la Contabilidad automática?,
3. ¿Y QUE PUEDA VER SU CONTABILIDAD EN WORD, EXCEL, O COMPARTIR
LA INFORMACION CON CLIENTES, PROVEEDORES, VENDEDORES Y
EMPLEADOS MEDIANTE INTERNET Y CORREO ELECTRONICO?
Nosotros, en GBS, contamos con la gente, la experiencia, la tecnología y el respaldo de los
líderes de la industria para ayudarle en la organización y el control de su negocio.
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Quedo a la espera de una respuesta que de seguro será positiva y le invito a revisar la presente
propuesta que se ajusta a sus necesidades y presupuesto
Sinceramente.
LUZ DARY ARÉVALO GALVÁN
Gerente General
E-mail: comercial@migbs.com
Móvil: 317-426-9429
GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS – GBS –
Fabricante del Software “GBS”
Bogotá
Barranquilla
Bucaramanga
Calle 64 45-16 Interior 102
Bucaramanga, Colombia
E-mail: gbs@migbs.com
Web: www.migbs.com
(7) 647 55 96
Telefax:
01-8000-11-4270.
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GBS PRESENTA EL PRIMER SOFTWARE PARA EL CONTROL DEL NEGOCIO
CON CALIDAD CERTIFICADA Y RESPALDO DE LOS LIDERES DE LA
INDUSTRIA
Nuestro software GBS cuenta con certificaciones de calidad técnica otorgada por Microsoft y
más de mil quinientas empresas lo usan y recomiendan ampliamente desde 1989. Microsoft
recomienda el software GBS por su alta calidad e Integración Total con Office en
www.microsoft.com/latam/unidos., pues GBS es el UNICO software que le permite
fácilmente ver la información contable y gerencial directamente en Word, Excel, y además,
enviarla por Email o Fax.
Una Solución de Negocios a la medida de sus necesidades.
Nuestra propuesta es la solución para la implementación del Sistema de Información que su
empresa necesita para mejorar su productividad, contribuyendo al éxito en la Gestión
Empresarial, pues conocemos sus necesidades, contamos con la experiencia y el recurso
humano para éste proyecto específico, en el cual proveeremos la consultoría, capacitación
permanente y el soporte presencial, telefónico/fax, así como exclusivos servicios de HelpDesk
a través de Internet, con actualizaciones gratuitas durante un año, lo cual nos permite
garantizar el cumplimiento de los requisitos y la satisfacción de sus necesidades mediante
nuestra propuesta.
GBS SOLUCIONA los 9 principales dolores y necesidades de las EMPRESAS MiPymes
DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO.
Nuestra solución parte de tener en cuenta las necesidades reales del Distribuidor y se ha
diseñado para satisfacer el 100% de esas necesidades y dolores de cabeza. En esta sección de
la propuesta, se enumera la lista de los principales retos que afrontan los Distribuidores de
Informática Pymes en Latinoamérica de acuerdo con un estudio realizado por la multinacional
Microsoft. Así mismo, y considerando que las Pymes pueden y deben mejorar su
productividad de negocios para ser más competitivas, presentamos una propuesta para lograr
superar estos retos con el uso intensivo de la tecnología.
¡LA TECNOLOGIA ES UTIL!. Entendiendo la UTILIDAD DE LA TECNOLOGIA podemos
crear una ventaja competitiva para asegurar el éxito en el nuevo escenario global.
RETO NUMERO 1:
LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE
VENTA COLOMBIANO no tiene un control real de su Negocio
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SOLUCION:
GBS está diseñado para que usted tome el Control de su negocio desde el principio, pues
integra todas las áreas del negocio, permitiéndole tomar decisiones con información confiable
y oportuna, pero lo mejor de todo, es que usted no requiere conocimientos contables pues la
toma de decisiones se hace en un ambiente 100% visual con gráficas tipo Excel.
El Sistema le permite mejorar la calidad de la
toma de decisiones integrando su información
contable y gerencial con Microsoft Excel:
Usted puede ver toda la información de su
Contabilidad en una hoja de datos de Excel
que usted siempre ha utilizado para hacer sus
propios análisis. Construya sus propios
gráficos, realice análisis del tipo “Quá pasaría
si…”, manipule sus propias tablas dinámicas y
benefíciese de todo el poder de Microsoft
Excel.
RETO NUMERO 2:
LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE
VENTA COLOMBIANO necesita integrar toda la información del negocio en un
Sistema de Información para la gestión del negocios.
SOLUCION:
GBS es un Sistema de Información Totalmente Integrado. Cada módulo se integra
naturalmente con todas las áreas del Negocio. Por ejemplo, al realizar el proceso de venta, el
inventario se actualiza automáticamente, al igual que sus Cuentas por Cobrar, pero además, el
Sistema genera las imputaciones contables automáticamente, de manera que su Contabilidad
siempre estará al día. GBS se integra no solamente entre sí con cada uno de sus módulos, sino
que su integración va más allá: se integra con Microsoft Office, Correo Electrónico e Internet
para facilitar la toma de decisiones por parte de usuarios no experimentados y para compartir
la información con clientes, proveedores y empleados.
RETO NÚMERO 3:
LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE
VENTA COLOMBIANO necesita mejorar la calidad de la toma de decisiones
SOLUCION:
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GBS es un Sistema de Información que brinda información confiable y oportuna para la toma
de decisiones en todos los niveles de la Organización. En Contabilidad General es posible
obtener el resumen de todas las áreas del negocio, mientras que en cada módulo
complementario se pueden obtener los detalles en informes adaptables por el usuario. Por
ejemplo, en Contabilidad podemos conocer el Informe Estado de Pérdidas o Ganancias del
mes, o el Comparativo o Acumulado que muestra los ingresos de la empresa, pero en el
módulo de Ventas, se puede obtener el detalle de Ventas por Vendedor, por cliente, por zona,
por línea, por producto, etc., logrando el nivel de detalle que se desee. Para facilitar el proceso
de toma de decisiones se incluyen Asistentes para ver la Información en gráficas de Excel y
para exportar los informes a otras herramientas de Office que los usuarios ya conocen, con el
fin de que ellos puedan hacer sus propios análisis complementarios, mejorando la calidad de la
toma de decisiones.
RETO NÚMERO 4:
LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE
VENTA COLOMBIANO necesita automatizar tareas del día a día (no están usando ni
siquiera las funcionalidades más básicas del computador y de Microsoft Office para ser
más productivos)
SOLUCION:
GBS es un Sistema de Información que automatiza todos los procesos de la empresa. Por
ejemplo, al digitar las compras, el sistema cuenta con Asistentes que automáticamente cargan
el Inventario, las Cuentas por Pagar y el módulo de Contabilidad General. Pero además, el
sistema incluye poderosos asistentes que permiten AUTOMATIZAR las tareas de generación
de facturas mensuales sin digitación, recaudos automáticos mediante código de barras,
conciliación del Inventario físico con el Inventario del Sistema mediante Excel, Ajustes por
Inflación en Contabilidad, Ajustes por Inflación en Inventarios, Cierres de Período con un clic,
Cierres de año incluyendo comprobante de cierre y decenas de Asistentes que
AUTOMATIZAN LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS DIARIAS, mejorando la
productividad de negocios
RETO NÚMERO 5:
LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y PUNTOS DE
VENTA COLOMBIANO requiere atraer nuevos clientes y retener los actuales.
Dificultades cerrando oportunidades de negocios y haciendo seguimiento a los
compromisos adquiridos con clientes (Información de clientes dispersa en muchas
partes)
SOLUCION:
GBS es un Sistema de Información que está orientado a facilitar la mejora en el servicio al
cliente. Todo comienza con una base de datos muy completa que incluye la opción de
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almacenar las fechas especiales de clientes, proveedores, empleados y accionistas, para tomar
decisiones de mantener el contacto y el seguimiento de cumpleaños, fechas clave, etc. Es
posible para cada cliente almacenar la fotografía digital y una hoja de vida personalizada con
las preferencias, los gustos, los temas de interés, el tipo de productos que prefiere, las formas
de pago, las promociones que le interesan, el vendedor que prefiere y en general, cualquier
información relevante para la mejora del servicio al cliente. Además, el Sistema provee
listados de mejores clientes ordenados por monto de sus compras, incluyendo la fecha de la
última compra realizada, con el fin de tomar decisiones de bonificar a los clientes, ofrecerles
una promoción especial, o simplemente escribirles una nota por ser “el cliente del mes”. Para
identificar oportunidades de mejorar el servicio al cliente, se incluyen informes de ventas por
cliente, por zona, por vendedor y detallados extractos de Cuentas por Cobrar que permiten
analizar el comportamiento de las Compras y los Pagos realizados por los clientes desde que
se ingresaron a la base de datos, hasta la fecha.
En Resumen, LA EMPRESA MiPyme DEL SECTOR COMERCIALIZADORAS Y
PUNTOS DE VENTA COLOMBIANO NECESITA URGENTEMENTE: ¡Obtener
mayor provecho a la tecnología!
GBS y GBS le permiten mejorar su productividad y competitividad de negocios, mediante
una solución para cada reto empresarial.
Cada empresa una necesidad. Cada necesidad, una solución. Soluciones GBS.
Esperamos que este sea el comienzo de una relación estratégica de negocios a largo plazo,
basada en los principios de trabajo duro en equipo y compromiso por el éxito de las partes.
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RESUMEN EJECUTIVO
La nuestra es una propuesta integral que comprende las áreas de Administración del Talento
Humano, Software y Hardware, así como la asesoría y el entrenamiento al personal de su
entidad para el uso de la nueva solución administrativa basada en la tecnología informática.
En éste resumen de la propuesta me permito presentar un cuadro de costos, las condiciones
comerciales de la oferta, garantías y algunas recomendaciones importantes para asegurar una
implementación exitosa del Software Administrativo y Financiero.
PLATAFORMA TECNOLOGICA.
Estaciones de trabajo: Las características mínimas son máquinas basadas en Windows
(WINDOWS XP PROFESSIONAL RECOMENDADO) con 256 MB en RAM, 750MHz o
superior y 100 MB de disco duro disponible por cada módulo a instalar en la máquina
Lenguaje de programación: Microsoft Visual FoxPro 9.0
EXPERIENCIA.
Veinte años a nivel nacional. Ver Listado de clientes
SERVICIOS DE VALOR AGREGADO.
De acuerdo con la edición que usted adquiera de GBS, obtendrá un paquete de servicios de
valor agregado que incluyen:
Consultoría.
GBS provee la consultoría previa para la determinación de las necesidades del negocio
en cada una de las áreas, las cuales formarán parte integral del Sistema de Información
Soporte Postventa.
GBS ofrece servicio permanente a partir de la firma del contrato en forma
telefónica/fax, E-mail, Helpdesk de Internet. Una vez terminado el periodo de montaje
la entidad podrá recibir soporte telefónico ilimitado, soporte por Internet ilimitado y
soporte remoto vía software especializado de HelpDesk.
Actualizaciones a nuevas versiones.
Ofrecemos actualizaciones gratuitas en la misma plataforma a partir de la firma del
contrato.
Contrato de extensión de la garantía.
A partir del primer año de la firma del contrato, su entidad podrá suscribir un contrato
de extensión de la garantía para el Sistema de Información. Este contrato extiende por
un año el soporte postventa y actualizaciones a nuevas versiones.
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Valor de la Asistencia y soporte.
Invirtiendo el 10% del valor original del contrato de software incrementable en el IPC anual su
entidad adquiere derecho a actualizaciones por un año, y si desea recibir servicio de soporte, la
inversión es del 20%.
DESCRIPCION DE GBS EDICION CTD VALOR
TOTAL
Capacitación. Curso de capacitación de 15 horas para el personal
que se dedicará al manejo de GBS.
LICENCIA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO GBS. Incluye 1
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los módulos de:
• Módulo Contabilidad General: Contabilidad integrada con los
módulos de Gestión Comercial y Punto de Ventas de la
empresa.
GESTION COMERCIAL
• Cuentas por Cobrar
• Cuentas por Pagar
• Inventarios
• Facturación de Compras
• Facturación de Ventas y POS
• Módulo Administrador del Sistema: Definición de Usuarios,
Perfiles, Autorizaciones, Copias de Seguridad, Mantenimiento
de la Base de Datos
• Módulo Generador de Reportes para Office: Permite
exportar Informes a Word, Excel, PDF, HTML, BMP, GIF para
ser modificados en otras aplicaciones y/o enviados por Email-
Fax
CONDICIONES COMERCIALES DE LA OFERTA
Servicios:
SERVICIOS DE VALOR AGREGADO INCLUIDO
Máximo número de empresas 10
Número de Computadores en las misma red 2
Número de Centros de Costos, Bodegas y Sucursales NO
Tiempo en meses de actualizaciones gratuitas 12
Tiempo en meses de soporte por Internet 6
Tiempo en meses de soporte por Teléfono 6
Tiempo en meses de soporte presencial 4
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Impuestos : Los precios NO incluyen el valor al impuesto IVA.
Forma de pago: 50% a la firma del contrato y 50% a 30 días
Descuento : 10% por pago total a la firma del Contrato
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ANEXO: ORGANICE Y CONTROLE SU NEGOCIO CON GBS
ORGANICE Y CONTROLE FACILMENTE SU NEGOCIO, TRABAJANDO EN UN
AMBIENTE SIMILAR A WORD, EXCEL E INTEGRE SU SISTEMA CON MICROSOFT
OFFICE:
¡Usted ya sabe usar el Sistema!
Ingrese datos, procese la información y obtenga todos
los informes por pantalla, en cualquier impresora local
o de la red, o mejor, exporte sus informes a Microsoft
Office para acompañarlos de gráficas y personalizarlos
de acuerdo con sus necesidades.
MODERNICE Y AGILICE SU GESTION DE INFORMACION CON LA TECNOLOGIA
DE EL CODIGO DE BARRAS
¡El Sistema es ideal para puntos de venta!
PC IBM 1234 Identificación de cada producto, activo fijo, terreno,
edificación, vehículo, equipo de oficina y cualquier
elemento del Inventario mediante código de barras.
IDENTIFIQUE PLENAMENTE SUS INVENTARIOS, CLIENTES Y EMPLEADOS CON
FOTOGRAFIAS DIGITALES
¡Sistema totalmente visual! Al facturar usted ve las
fotos de sus productos. El cliente obtiene exactamente
lo que está esperando. Permite digitalizar las
fotografías de cada item del inventario para tener una
mejor identificación de cada activo, cada cliente, cada
empleado.
AUTOMATICE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS DIARIAS DE FORMA RAPIDA Y
SENCILLA:
Venda, facture, recaude, compre, reciba mercancías, compre, pague, gestiones sus inventarios,
haga sus notas de contabilidad y automatice todas sus tareas administrativas diarias usando el
Sistema. Pero lo mejor de todo es que el Sistema incluye asistentes para generar transacciones
automáticamente cuando son recurrentes o repetitivas mediante plantillas muy fáciles de usar.
¡Permita que el Sistema trabaje por Usted!.
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¡Haga cada tarea una única vez!
Por ejemplo usted puede digitar su factura de ventas,
imprimirla directamente en su formato autorizado por la
DIAN y permitir que el Sistema actualice sus
inventarios, cartera y genere el comprobante contable
automático.
INTEGRE TODA LA INFORMACION DEL NEGOCIO AUTOMATICAMENTE
El Sistema integra automáticamente todas las áreas del
negocio a partir de interfaces contables que se adaptan a
cualquier tipo de negocio. Por ejemplo, a partir de la
factura de ventas, el Sistema descarga el Inventario,
genera el registro en Cuentas por Cobrar (si la venta es a
crédito) y además, Genera Automáticamente el
Comprobante de Contabilidad. ¡Eso es Integración total!
CONOZCA EL ESTADO REAL DE LOS ACTIVOS
Permite identificar por cédula/nit al responsable de cada item del inventario así como el
proveedor, los términos del mantenimiento, garantías, pólizas de seguros, etc. Cada item está
claramente identificado como ACTIVO, EN MANTENIMIENTO, DADO DE BAJA, EN
REMATE, A DONAR o cualquier otro estado del mismo en el inventario. La ficha de la base de
datos del Inventario tiene para cada item la información necesaria para el control real de los
activos. Las entradas, salidas, ajustes directos, transferencias y cualquier novedad del inventario
se realizan mediante comprobantes que forman parte del Kardex del Inventario. El Sistema
valoriza automáticamente el inventario a partir de los movimientos del KARDEX, permitiendo
conocer con exactitud el valor del inventario a una fecha determinada.
HAGA UNA GERENCIA DE RELACION CON LOS CLIENTES: Conozca sus clientes,
dónde están, sus gustos, preferencias, cuanto compran, que le deben
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La ficha de la base de datos de Clientes tiene toda la
información necesaria para atraer, tener y mantener para
siempre a los mejores clientes.
TOME LAS MEJORES DECISIONES DE NEGOCIOS CON INFORMACION
GERENCIAL CONFIABLE Y OPORTUNA…
El Sistema le permite mejorar la calidad de la toma
de decisiones integrando su información contable y
gerencial con Microsoft Excel: Usted puede ver toda
la información de su Contabilidad en una hoja de
datos de Excel que usted siempre ha utilizado para
hacer sus propios análisis. Construya sus propios
gráficos, realice análisis del tipo “Quá pasaría si…”,
manipule sus propias tablas dinámicas y benefíciese
de todo el poder de Microsoft Excel.
TOME LAS MEJORES DECISIONES DE NEGOCIOS INFORMADAS
El Sistema le permite obtener cientos de Informes, Listados y Consultas predeterminados que
usted puede personalizar y parametrizar, es decir, usted decide qué información quiere ver, cómo
la quiere ver y sobre todo, con la opción de Filtrar o seleccionar los rangos de fechas, de clientes,
documentos, zonas o cualquier otra cosa variable para la selección de información clave para su
negocio.
Por ejemplo, Usted puede saber cuáles han sido las
compras realizadas por el Cliente “PEDRO PEREZ”
de la línea de productos “LINEA IMPORTADA”,
durante los últimos cinco años. Pregúntele al Sistema.
¡El Sistema le Responde!
NOVEDAD IMPORTANTE:
El Sistema ahora incluye un nuevo módulo Generador de Reportes Integrado con OFFICE e
Internet
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y Puntos de Venta P.O.S.
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Ahora usted puede preparar su Informe para ser
analizado en una Hoja de EXCEL, hacer sus propios
cálculos agregar columnas, gráficas y todo el poder de
análisis de EXCEL: ¡Este es un sueño hecho realidad!,
y lo mejor de todo: Sin afectar la información de su
base de datos pues se está operando con una imagen
de los datos. Después de hechos sus análisis, guarde el
archivo para su uso posterior o para distribuirlo vía e-
mail o fax.
Listado de Clientes Sistematizados con GBS:
EMPRESA CONTACTO TELEFONO AÑO IMPLEMENT
Neomundo Beatriz Puyana 6317317 Bucaramanga (2007)
Concejo de Bucaramanga Armando Fontecha 6322727 Bucaramanga (2001)
Asamblea Departamental del Cesar Oscar Palmeras 095-5743370 Valledupar (2006)
Servicios públicos de Chipatá José Guillermo Ariza 7565494 Chipatá (2004)
Hospital de Florián Ana Ariza 7266328 Florián (2005)
Hospital de Vélez Edna Ruth Ovalle 7565795 Vélez (2006)
IPS Saluddar Martha C. Estupiñan 6432418 Bucaramanga (2006)
Drogueria Maria Reina Jhon Ariza 6424284 Bucaramanga (2005)
Coohilados del Fonce Ing, Gustavo Jiménez 7243544 San Gil (2002)
Comercializadora El Agricultor Claudia Liliana Osorio 6531340 Girón (2006)
Comercializadora de papel -Alhum Marisol León 6344679 Bmanga, Bogotá (2005)
Importadora Marko regalos Adriana Vega 6432243 Bucaramanga (2006)
Calzado Gisella Martha Estupiñan 6413229 Bucaramanga (2006)
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La Solución de GBS para Comercializadoras
y Puntos de Venta P.O.S.
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Autocenter Rocio Racines 6301500 Bucaramanga (2000)
Refrigeración del Sur Mery García 6781005 Bucaramanga, San Gil
Calzado Lapell Yolanda Meneses 6716171 Bucaramanga (2004)
Suministros Diesel Gustavo Santamaria 6457482 Bmanga, Cartagena,
Medellín
Industrias Caney Rosalba Capacho 6327895 Bmanga, Cgena, Yopal
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