Este documento describe los procesos de almacén de una empresa agroindustrial peruana y la importancia de realizar inventarios diarios para minimizar errores. El autor explica que los inventarios diarios permiten detectar problemas de manera oportuna, identificar sus causas y tomar acciones correctivas. Esto ayuda a evitar desabastecimiento, costos adicionales y mejorar los procedimientos de almacén. El autor concluye enfatizando la importancia de la gestión del factor humano y el cambio de actitud hacia la mejora continua.

1. «Innovación para lograr Exactitud en
los Registros de Inventarios: Mejora
Continua en la Gestión de Almacenes»
COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERÚ
CONFERENCIA
Generando aportes a la Ingeniería Industrial de la Región La Libertad
Del Libro « Experiencias en Almacenes en la Región La libertad, Exactitud en los
inventarios y algo más…»
Expositor y autor del libro:
ING. ABELARDO JULIÁN
REMIGIO
INGENIERO INDUSTRIAL TRUJILLANO

2. «Somos una empresa que ofrece al mercado
productos derivados de la caña de azúcar con
estándares de calidad aceptada por los clientes,
generando valor para los accionistas, bienestar a
sus trabajadores y la Comunidad».
LA ORGANIZACIÓN
MISIÓN AGROINDUSTRIAL CARTAVIO

3. ALMACÉN DENTRO DE LA
ORGANIZACIÓN
Relación Efectiva:
Es aquella relación que nos hace interactuar con otra área entregándole lo que esta requiere de
nosotros, de forma exacta a sus necesidades, como materiales, productos, información, en la
cantidad, calidad y tiempo requerido.

4. PROCESOS DE ALMACÉN

5. PROCESO DE RECEPCIÓN

6. PROCESO DE
ALMACENAMIENTO
 Principio de
Maximización de los
Espacios.
 Principio de distancia
mínima, recorrido mínimo
y carga máxima.
 Principio de Acceso
Restringido al almacén.

7. PROCESO DE DESPACHO
a) No lo diga con palabras ¡ESCRÍBALO!
ESCRÍBALO
No lo diga con palabras. ¡Escríbalo! Hora solicitud:
LLENADO POR SOLICITANTE LLENADO POR ALMACÉN
Código Descripción Cantidad Lote Cantidad
Hora entrega:
Firma Almacén: ……………………………. Firma Solicitante: ……….………….

8. b) Tener buena memoria es bueno, consultar nuestros
registros en mucho mejor.

9. INVENTARIOS DIARIOS
¿Qué son las diferencias de STOCK?
 Reportado - Físico = Cero Ok
 Reportado - Físico ≠ Cero Diferencia de Stock
¡ PROBLEMAS !

11. 0
20
40
60
80
100
120
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
120
80
70
60
40
120
90
80
50
30
UNIDADES
MES
Stock Reportados y Stock Físicos
Stock Físicos Stock Reportados

13. ¿Qué es el Método de los Inventarios Diarios?
¿Por qué hacer inventarios de solo los artículos
que han tenido movimiento?
Supuesto: Todo movimiento de ingreso o salida en
almacén es registrado.
Día 1 Día 1
Día 1
8 und. 2 und. 6 und.

14. a) Oportunidad de tiempo para la detección y reacción.
¿Por qué es tan importante hacer
los inventarios diarios?
ESCENARIO 1 ESCENARIO 2
¿QUÉ PASÓ?
A primera instancia es difícil saber qué pasó, aun
si se cuenta con todos los registros para
contrastar, habrá demora en saber el problema
exacto. Otras veces simplemente no se sabrá
que es lo que ocasionó la diferencia de stock.
Rápidamente se halla el problema. Ejemplos: error
en el despacho, mal conteo, error en el registro,
etc.
PROBLEMAS
Reprogramar la producción por falta de
materiales, compras de último momento para
reponer esta diferencia, reprogramar despachos
o embarques a clientes, costos de cada una de
estas acciones, etc.
Al ser detectada antes de las veinticuatro horas o
inclusive antes de las doce horas, es muy posible
que no se presenten desabastecimientos, si el
artículo no es solicitado para su despacho luego de
cierto tiempo.
RESULTADO
No se puede hacer mucho para atenuar las
consecuencias de los problemas; simplemente
elevar el informe y esperar inventario anual
general para declarar su diferencia.
Se puede actuar de manera que minimicemos las
consecuencias. Elevar informe, corregir los
movimientos con el área involucrada antes de
cerrar el día, solicitar la compra de más artículos y
evitar reprogramaciones por falta de stock. No se
tendrá diferencias en inventarios anuales generales.

16. b) Oportunidad de tiempo para mejora.
ESCENARIO 1 ESCENARIO 2
¿QUÉ PASÓ?
A primera instancia es difícil saber qué pasó,
aun si se cuenta con todos los registros para
contrastar, habrá demora en saber el problema
exacto. Otras veces simplemente no se sabrá
qué ocasionó la diferencia de stock. Puede
haber un cúmulo de diferencias en el tiempo.
Rápidamente se halla el problema. Ejemplo: error en el
despacho, mal conteo, error en el registro, etc.
¿CUÁNDO PASÓ?
Es difícil también saber cuándo pasó, aun si se
cuenta con todos los registros para contrastar,
habrá demora en ubicar la fecha exacta. Otras
veces simplemente no se sabrá en qué fecha
se registró la diferencia de stock.
Al ser detectada antes de las veinticuatro horas,
rápidamente se podrá saber inclusive la hora y el
momento exacto del día en el que ocurrió. Ejemplo:
Pasó a las 9:30 am. luego del cambio de turno. Pasó a
las 5:15 pm. cuando se despachó junto al vinagre, etc.
¿CÓMO OCURRIÓ?
Se hará memoria para recordar cómo ocurrieron
los hechos, no se tendrá claro cómo pasó. En la
mayoría de casos sólo se llega a hacer
suposiciones de lo que podría haber pasado.
Se sabe exactamente cómo ocurrieron los hechos,
paso a paso. Ejemplo: El operario de apoyo despachó
dos cajas mas, pensando que era lo que faltaban para
completar el pedido. El despachador contó las paletas
que aún no retiraba el área de producto terminado, etc.
¿PORQUÉ
OCURRIÓ?
También se hará memoria; en la gran mayoría
de casos no se llega a responder esta pregunta,
dado que ya se perdió el rastro por completo.
Se sabe exactamente la causa o causas que originaron
la diferencia de stock. Ejemplo: El operario de apoyo no
consultó con el despachador o con los vales si se había
terminado el despacho. El operador de montacargas
estaba en la zona de recepción y no llevó las paletas
despachadas, etc.

17. CICLO PARA LOS INVENTARIOS
DIARIOS
Inventarios
Diarios
Detección de
diferencias
(error)
Planteamient
os de Mejora
(corregir
causas del
error)

18. ¿Cuándo hacer Inventarios
Diarios?
¿Los Inventarios Diarios
aumentarán los costos de
almacén?
Complementando el supuesto.

20. "... la caja viaja por varias bandas transportadoras que recorren más de
10 millas a través de la planta a una velocidad constante de 2.9 pies
por segundo. El código de barras de cada artículo es leído 15 veces,
tanto por máquinas como por muchos de los 600 trabajadores. La meta
es reducir los errores a cero - las devoluciones son muy costosas"
Tomado del caso Amazon.com de «Principios de Administración de operaciones» de
JAY HEIZER y BARRY RENDER, Séptima edición 2009 pag. 482.
GESTIÓN PARA LA
MINIMIZACIÓN DE LOS
ERRORES

21. GESTIÓN PARA LA
MINIMIZACIÓN DE LOS
ERRORES
¿Qué es un error?
«Concepto equivocado o juicio falso, acción desacertada o
equivocada»
«Discrepancia entre lo que es y lo que debería ser»
RECURSOS RESULTADO
ESPERADO
E
RECURSOS
RESULTADO
NO ESPERADO
PROCESO PROCESO

22. ERRORES EN ALMACÉN RESULTADOS NO
ESPERADOS
Contabilizar 100 tapas de
más.
Almacenar un artículo en
la zona de otro.
Rotular un artículo con el
código de otro.
Digitar 50000 und. en
lugar de 5000 und.
Despacho de artículos
errados.
Despacho de cantidades
erradas.
Despacho de artículos
rechazados por calidad.
Reporte de Stock errados.

23. No hay tarea tan simple que no pueda hacerse
mal.
RECURSOS
RESULTADOS
ESPERADOS
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO DESPACHO
E
RECURSOS
RESULTADOS
NO
ESPERADOS
EE
RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO DESPACHO
Proceso de almacén sin error
Proceso de almacén con error

24. Los sucesos fortuitos tienden a suceder todos
juntos.
RECURSOS
RESULTADOS
ESPERADOS
E
RECEPCIÓN
C E
ALMACENAMIENTO
C E
DESPACHO
C
C
INFORMACIÓN DE
ARTÍCULOS
RECEPCIONADOS
INFORMACIÓN DE
ARTÍCULOS
DEPACHADOS
INVENTARIOS DIARIOS
Procesos de almacén con errores y controles, incluido los inventarios diarios

25. Si hay más de una forma de hacer un trabajo y una de ellas
culminará en desastre, alguien lo hará de esa manera.
RECURSOS
RESULTADOS
ESPERADOS
E
RECEPCIÓN
C E
ALMACENAMIENTO
C E
DESPACHO
C
CINFORMACIÓN
DE ARTÍCULOS
QUE
PRESENTARON
ERROR
UBICACIÓN DE ERRORES Y SUS CAUSAS
INFORMACIÓN
DE ARTÍCULOS
QUE
PRESENTARON
ERROR
INFORMACIÓN
DE ARTÍCULOS
QUE
PRESENTARON
ERROR
INFORMACIÓN DE
ARTÍCULOS
RECEPCIONADOS
INFORMACIÓN DE
ARTÍCULOS
DESPACHADOS
ACCIONES CORRECTIVAS
INVENTARIOS
DIARIOS
INFORMACIÓN DE
ARTÍCULOS QUE
PRESENTAN DIFERENCIAS
DE STOCK
CAUSAS DE
ERRORES
IDENTIFICACIÓN DE
RIESGOS POTENCIALES
ACCIONES PREVENTIVAS
MEJORA
MEJORA
PROCEDIMIENTOS DE
ALMACÉN

26. MEJORANDO LA REALIDAD
Situación Actual:
Indiferencia Solucionar problemas a diario
¡Lo importante es tener la firme convicción de

27. MIRAR DESDE
AFUERA

28. No terminar de preguntarse

29.  !Todos son Inteligentes !
 Hacerlo parte de la organización
 Se merecen Reconocimiento
Importancia del Factor Humano
Lograr que ponga a disposición de la organización
toda su experiencia, conocimiento y creatividad

30. ! Es Cambio de
Actitud !
Mejora Continua