prueba

1. MANUAL DE
USUARIO
Gestión de Formación
e integración LMS
Estrictamente privado y confidencial
Para uso exclusivo del destinatario

2. Agenda
01.
02.
03.
04.
05.
06.
07.
08.
09.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Creación de acciones
Creación de grupos y asignación de empresas a grupos
Calendario
Asignación de formadores
Cumplimentar datos del grupo (centro de impartición)
Comunicación de inicio a la FTFE (generar fichero XML)
Vincular grupo con la plataforma e-learning
Vincular formadores con la plataforma e-learning
Gestión de asistencia
Seguimiento de actividades
Seguimiento de la documentación
Descarga de impresos
Mecanización de fichas completas de alumnos
Asignación de costes o bonificación
Comunicación final a la FTFE (generar fichero XML)
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3. Creación de acciones (presenciales, blended y online)
Para dar de alta una acción
podremos hacerlo desde el
perfil “administrador” o
“formación”
Pulsamos el botón para crear
una nueva acción
En el menú <Formación  Acciones> podemos visualizar las acciones formativas del expediente o agrupación y dar de alta nuevas.
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4. Creación de acciones (presenciales, distancia, teleformación)
Por norma general, al dar de alta una nueva acción
debemos indicar obligatoriamente:
- Expediente
- Nº acción
- Denominación
- Modalidad: aquí se especificará si será “mixta”,
“presencial” o “teleformación”
Dependiendo del expediente (que será el que defina el tipo de formación: bonificada, Ocupados, privada, etc) tendremos una
ficha específica y los datos obligatorios a rellenar variarán.
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Click en el icono para dar
de alta una nueva acción.

5. Creación de acciones (presenciales, distancia, teleformación)
Cuando tengamos todos los datos
introducidos de la nueva acción
formativa pincharemos en “enviar”
y nos aparecerá la siguiente
pantalla:
Automáticamente después de darle a “aceptar” aparecerá
la misma pantalla de antes con los datos incluidos y con la
siguientes pestañas nuevas:
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6. Creación de acciones (presenciales, distancia, teleformación)
En la opción <Temario>, nos encontremos la siguiente pantalla para poder introducir los contenidos y objetivos de la acción formativa.
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7. Creación de acciones (presenciales, blended, y online)
En <Grupos> nos aparecerá la siguiente pantalla, que sirve para añadir los grupos formativos a dicha acción.
Para añadir un grupo, deberemos indicar el usuario
responsable del grupo (normalmente el gestor o técnico de
formación que gestionará el curso) y el nº de alumnos
inicialmente asignados al curso (el sistema los restará al nº total
de alumnos asignados a la acción y no permitirá que se
supere esa cifra).
Luego debemos seleccionar el código de edición / grupo
deseado (001, 009, 110, etc..) que esté libre y pulsar sobre
asignar.
En cualquier caso, se suelen crear los grupos desde el propio
panel / menú de grupos, se explica en la página 10.
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8. Creación de acciones (presenciales, blended, teleformación)
En la pantalla <Materiales> se podrán insertar los materiales en caso de que una acción formativa los requiera.
En la pantalla <Recursos> se podrán insertar los recursos (mobiliario, tecnológico o didáctico) en caso de que una acción
formativa los requiera.
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9. Creación de acciones (presenciales, blended, teleformación)
En la pantalla <e-learning> seleccionaremos la plataforma e-learning donde se va a ejecutar la acción formativa. En la
pestaña “curso” podremos elegir el curso que previamente dimos de alta en el campus, la fecha de asignación y si el alta
es automática.
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10. Creación de grupos y asignación de empresas
En <Formacióngrupos> daremos de alta a los grupos de las acciones formativas tanto ya creadas
como nuevas.
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Creación de grupos y asignación de empresas

11. Creación de grupos y asignación de empresas
Al crear un grupo, debemos indicar el
expediente o plan de formación en el que
querremos registrar el grupo o la acción.
Seleccionaremos después la acción de la
que queremos crear el grupo, o
seleccionaremos NUEVA, para dar de alta
a la vez el grupo (o grupos) y la acción
formativa.
En caso de planes agrupados, elegiremos
el centro (Desplegable de SEDE) que
ejecutará el grupo que estamos asignando
( creando ).
Indicamos los participantes estimados y
cumplimentamos posteriormente la ficha
básica de la acción (Objetivos, contenidos,
modalidad, nombre, horas, etc…)
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Creación de grupos y asignación de empresas

12. Creación de grupos y asignación de empresas
Tras la cumplimentación de los datos anteriores, seleccionaremos en la lista los grupos (001, 002,
003, etc…) que queremos crear, podemos seleccionar varios a la vez, con la tecla control o Shift,
presionada y el botón izquierdo del ratón.
Luego pulsamos en ASIGNAR y el sistema creará los grupos automáticamente y la acción
formativa en caso de haber seleccionado una NUEVA.
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Creación de grupos y asignación de empresas

13. Creación de grupos y asignación de empresas
• Una vez dados de alta, podemos buscarlos en el menú principal de Grupos y podrán completarse sus
datos o modificarse (añadir alumnos, asignar calendario, profesores, temario, materiales…)
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14. Creación de grupos y asignación de empresas
En el caso de la formación bonificada, la asignación de empresas de la agrupación al grupos se hará al darse
de alta el grupo (en el desplegable AGRUPACIÓN), asociando las empresas participantes al grupo.
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15. Creación de grupos y asignación de empresas
En el caso de la formación bonificada, si la entidad no aparece en el desplegable de Agrupación, debemos
dar de alta la entidad y luego asociarla a la Agrupación.
En primer lugar, hay que dar de alta a la entidad: <Formación  Entidades>, es necesario indicar que la entidad
será bonificada.
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16. Creación de grupos y asignación de empresas
Una vez dada de alta la entidad, cuando demos de alta el grupo, podremos seleccionar en “agrupación” (a
través del desplegable) la entidad bonificada a la que se le quiera asignar el grupo.
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17. Creación de grupos y asignación de empresas
Si el grupo ya está creado, pulsaremos el icono de editar y en la opción “bonificación” podremos
asignar las entidades.
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18. Calendario
En la pantalla <Calendario> (al editar un grupo) se podrán modificar los tiempos de ejecución de las acciones formativas: días
de la semana, horario, fecha de inicio, fecha fin…
Una vez rellenados los datos y pulsado “calcular” la aplicación indicará si existen diferencias entre las horas marcadas al crear
el curso y las que se indiquen en este paso. Se podrán modificar los datos en el caso de que se produzca alguna incidencia o
modificación del calendario durante la acción formativa.
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19. Asignación de formadores
Para asignar formadores a una
acción formativa debemos entrar
en:
<Grupos  editar grupo
profesores>
Para añadir un profesor debemos
pulsar <nuevo>
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20. Asignación de formadores
En esta pantalla debemos rellenar
los datos solicitados y pulsar
“enviar” para ver los profesores
registrados o registrar nuevos.
Realizaremos una búsqueda de
profesores en función de unos
parámetros como: especialidades,
experiencia o cursos.
Para registrar un nuevo profesor
pulsamos y rellenamos los datos
solicitados.
Para asignar un profesor, le
seleccionamos y pulsamos el botón
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21. Asignación de formadores
Dentro de <Formación  profesores> se
puede ver el listado de profesores
registrados y añadir nuevos.
<cursos>  cursos que tiene asignados
<adjuntos> documentos personales (DNI, CV…)
<jornada laboral> días y horas trabajadas, vacaciones …
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Pulsando sobre un profesor, veremos la
formación, experiencia, etc. Además, en cada
pantalla podemos ver distinta información relativa al
profesor:

22. Cumplimentar centro de impartición
Para indicar el centro de impartición de una acción formativa debemos entrar en:
<Grupos editar grupo >
En la primera pantalla se
podrán rellenar los datos del
centro y lugar de impartición
de la acción formativa.
Pulsamos para buscar
un centro o lugar ya
registrado.
Pulsamos para dar de
alta un nuevo centro o
lugar de impartición.
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23. Comunicación de inicio a la FTFE (generar fichero XML)
Para las comunicaciones tomaremos como ejemplo la Formación Bonificada, siendo el proceso idéntico para
ocupados, jóvenes o cualquier otra convocatoria, con la salvedad de que cada una tendrá sus propias
comunicaciones, según dicte la normativa.
Para consultar las comunicaciones de un determinado grupo:
<Grupos editar grupo >
Accedemos a la pantalla
<comunicaciones> para realizar la
consulta.
Pulsamos sobre el para realizar la
comunicación y automáticamente
se generarán los archivos XML.
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24. Comunicación de inicio a la FTFE (guardar fichero XML)
Para guardar los ficheros XML requeridos por la FTFE que se deberán cargar en su web, debemos entrar en:
<Comunicaciones>
Se rellenan en este apartado los datos de la acción formativa y el tipo de comunicación (inicio o fin) y pulsamos “consultar”.
Seleccionamos el grupo que se desee comunicar y pulsamos “generar”; aparecerán los ficheros en formato XML y se podrán
guardar.
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25. Comunicación de inicio a la FTFE (generar fichero XML)
El fichero XML generado se guardará en una carpeta para proceder a la carga masiva del mismo a través del sistema de
gestión de la FTFE en <Cargas Masivas>
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26. Comunicación de inicio a la FTFE (generar fichero XML)
Una vez se ha generado el archivo de comunicaciones concreto, se accede al sistema de gestión de Fundación Tripartita
Se accede con la firma digital de la entidad organizadora o
bien con la entidad bonificada.
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27. Comunicación de inicio a la FTFE (generar fichero XML)
La FTFE facilita una clave de acceso que permitirá acceder al sistema una vez se haya firmado digitalmente el acceso.
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28. Comunicación de inicio a la FTFE (generar fichero XML)
En el menú “DATOS XML”, se solicita la carga de un fichero XML, a través de la aplicación, a la fundación Tripartita para la
Formación en el Empleo.
El sistema permite la subida de tres tipos de ficheros:
- Participantes: datos de participantes para la formación
- Inicio grupos: datos de grupos a registrar en el sistema
- Finalización grupos: datos de grupos ya registrados que se desean finalizar
Las acciones que se pueden realizar son:
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IMPORTANTE: NO OLVIDAR ACCEDER A CADA GRUPO FORMATIVO Y FIRMAR LAS COMUNICACIONES REALIZADAS
Solicita la carga masiva del fichero XML seleccionado
Se vuelve a la página visualizada inmediatamente antes a la mostrada en pantalla

29. Comunicación final a la FTFE
Para consultar las comunicaciones de un determinado grupo:
<Grupos editar grupo >
Accedemos a la pantalla
<comunicaciones> para realizar la
consulta.
Pulsamos sobre el para realizar la
comunicación y automáticamente se
generarán los archivos XML.
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30. Comunicación final a la FTFE
Para guardar los ficheros XML requeridos por la FTFE que se deberán cargar en su web, debemos entrar en:
<Comunicaciones>
Se rellenan en este apartado los datos de la acción formativa y el tipo de comunicación (inicio o fin) y pulsamos “consultar”.
Seleccionamos el grupo que se desee comunicar y pulsamos “generar”; aparecerán los ficheros en formato XML y se podrán
guardar.
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31. Vincular grupo con plataforma e-learning
Una vez hayamos dado de alta la acción formativa y asignado los grupos que la componen, iremos a <Teleformación Grupos>
para incluir los grupos en la plataforma e-learning:
Dentro de este apartado tenemos 3 opciones:
- Pendientes
- En plataforma
- Todos
1. Pendientes: Nos informa sobre los cursos que faltan por incluir en el campus.
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32. Vincular grupo con plataforma e-learning
Si queremos incluir alguno de los pendientes en el campus:
Deberemos indicar la plataforma a
la que vincular (podemos tener
varias), el Curso de la plataforma al
que vincular (debe estar ya creado
en el LMS) y seleccionar si
deseamos crear un Grupo nuevo o
vincular con uno ya existente. Y
cuando le demos a “enviar” la
aplicación los añadirá a la
plataforma.
Pulsando a editar grupo nos
aparecerá la siguiente pantalla.
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33. Vincular grupo con plataforma e-learning
33
Si seleccionamos el check de ALTA
PLATAFORMA y pulsamos la V roja,
procederemos al alta en la
plataforma de elearning de los
alumnos o formadores (y usuario de
consulta para la FTFE/FEFE).
Tras el alta en la plataforma (el
sistema indica la fecha) podemos
proceder a enviar el mail de
Claves, el cual indica al alumno
cómo acceder a su curso
(dirección, usuario y clave).
Ejemplo del mail que se
envía

34. Vincular grupo con plataforma e-learning
2. Plataforma : Nos informa sobre los cursos que hemos incluido en la plataforma e-learning.
34

35. Vincular grupo con plataforma e-learning
3. Todos: Nos muestra la totalidad de los cursos; tanto pendientes como incluidos en la plataforma e-learning.
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36. Vincular grupo con plataforma e-learning
El sistema nos alerta sobre alumnos con baja participación, faltas de asistencia a la plataforma de elearning y
cursos que superan el 80% y alumnos que no cumplen el mínimo para superarlo.
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37. Inscripción de alumnos desde el Grupo
37Estrictamente privado y confidencial
Para uso exclusivo del destinatario
Desde la pestaña de Alumnos en el grupo, podemos ver las distintas opciones seleccionando la V roja indicada en el la
captura de pantalla y seleccionando la opción Añadir Varios Alumnos, elegimos los alumnos, seleccionando la caja de
verificación o check, y pulsamos la V roja de la primera columna de esa nueva ventana.
1º
2º
3º
4º

38. Inscripción de alumnos desde el listado General
38Estrictamente privado y confidencial
Para uso exclusivo del destinatario
Desde el menú de Alumnos, en el menú principal, podemos realizar las búsquedas que queramos, seleccionamos los
que nos interesen, marcando la casilla de verificación o check y luego pulsamos sobre la V roja (marcada en la
captura de pantalla) y elegimos la Opción Inscribir en Curso; luego en el panel de cursos que nos muestra elegimos el
que queremos y pulsamos la v roja de esa nueva pantalla.
1º
2º
3º
4º
5º
6º
7º

39. Inscripción de alumnos desde PreInscripciones
39Estrictamente privado y confidencial
Para uso exclusivo del destinatario
Para consultar el listado de usuarios que han solicitado la inscripción en un curso iremos a <Selección  Gestión 
Solicitudes>.
Si pulsamos el botón de
editar podremos
comprobar las solicitudes
de cursos de un usuario,
editar sus datos, estado y
documentación.

40. Vincular alumnos con la plataforma e-learning
Una vez inscritos los alumnos en el grupo y acción formativa correspondiente, se podrán dar de alta en la plataforma
e-learning desde <Formación  grupos  editar grupo  e-learning>
Seleccionamos a los
alumnos y pulsamos
el tick rojo y
enviamos la
información.
40
Una vez dado de ata
un alumno en la
plataforma, no se
podrá eliminar

41. Vincular profesores con la plataforma e-learning
Una vez inscritos los profesores en el grupo y acción formativa correspondiente, se podrán dar de alta en la plataforma
e-learning desde <Formación  grupos  editar grupo  e-learning>
Seleccionamos a los
profesores y pulsamos
el tick rojo y
enviamos la
información.
41

42. Gestión de asistencia
Para gestionar la asistencia de cursos presenciales o mixtos entramos en Formación  grupos editar grupo 
asistencia>Presencial, luego seleccionamos el Mes o el módulo
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ASISTENCIA

43. Gestión de asistencia
Para gestionar la asistencia de cursos presenciales o mixtos entramos en <Formación  grupos editar grupo  asistencia>
Es necesario que el calendario esté configurado y los alumnos dados de alta
Para registrar la asistencia de un alumno
debemos hacer click en el día y rellenar el
número de horas de asistencia (si es
diferente a lo establecido)
El porcentaje de asistencia y faltas será
calculado por la aplicación.
LOPD
En este apartado se verá el listado de los alumnos inscritos en la acción formativa y los días de asistencia (con las horas
correspondientes)
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44. Gestión de asistencia
Para gestionar la asistencia de cursos en Teleformación o Mixta, podemos acceder a la pestaña de Formación  grupos
editar grupo  asistencia> Teleformación > Alumnos.
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Se puede exportar a Excel
El sistema nos ofrece toda la actividad de los alumnos en la plataforma de
Teleformación, sin necesidad de acceder a la misma, pudiendo conocer los avances
en los módulos SCORM, el tiempo en plataforma, resultados de los ejercicios,
cuestionarios y participación en actividades chats y foros

45. Seguimiento de documentación
45
Para llevar el control de la documentación perteneciente a un grupo, alumnos o profesores: < Formación  grupos 
editar grupo  seg.doc>
Pinchando en el nombre del
expediente aparecerá una pantalla
donde podremos gestionar el
expediente, solicitudes, estados,
acciones, etc
También se podrá acceder desde:
< Formación  agrupaciones 
editar agrupación  gestión>

46. Descarga de impresos
Para descargar impresos tales como diplomas, hojas de asistencia… debemos ir a <Grupos  editar grupo 
documentación>
En la pantalla tendremos toda la documentación obligatoria para la gestión, que la podremos descargar
o bien adjuntar para que todo quede reflejado en la aplicación.
Generador Ficha:
Documentación generada
en el expediente.
Doc. Grupo:
Documentación Incluida en
la APP para ese grupo en
concreto.
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47. Descarga de impresos
Descargar Documentos “Generador Ficha”: Seleccionamos el botón editar y nos mostrará una página donde
descargar los documentos personalizados del grupo.
Para adjuntar nuevos documentos del grupo: Tendremos que añadir el
nombre, una pequeña
descripción y
seleccionaremos el
documento que queremos
adjuntar y pulsaremos en
“enviar”, para que se
cargue en la aplicación.
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48. Para añadir nuevos alumnos: <Formación  Alumnos>, pulsamos y se rellenan todos los datos requeridos (es obligatorio
incluir el DNI del alumno)
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Mecanización de fichas completas de alumnos

49. Asignación de costes y facturas
Para cada una de las empresas podemos registrar los gastos (carácter informativo) y las facturas (generan el archivo XML
de costes, añadiendo el importe en cada concepto de imputación parametrizado en la agrupación.
Para ello pulsaremos sobre la pestaña FACTURAS(en la cabecera del Grupo) para registrar cada factura / gasto.
El sistema asigna a directos o asociados directamente el importe correspondiente para la generación del archivo de
costes,
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50. Bonificación
Iformalia registra para cada curso que se gestiona, el desglose de costes y reparto (asociados / directos) por cada empresa
participante.
<Formación  grupos  editar grupo  bonificación>
El sistema muestra por cada empresa, el nº de participantes que se van a bonificar (Certifica = Si) y permite indicar el coste
salarial por cada una, para calcular automáticamente el % de cofinanciación aportado.
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51. Bonificación
Si pulsamos de cada empresa,
podremos editar la información
relativa a la bonificación en la ficha
de empresa.
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52. Bonificación
El sistema calculará las cantidades de cofinanciación exigidas y las aportadas, indicando cada cálculo en el cuadro
resumen de cada grupo.
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53. Informes
Para acceder a los informes, debemos
seleccionar el menú de Informes y el
informe concreto que queremos, el
sistema nos solicitará que indiquemos
de qué plan o expediente queremos el
informe y nos mostrará los resultados
que siempre serán exportables a Excel.
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54. Informes Colectivos y Prioridades
Podemos conocer el estado de
cumplimiento de objetivos y
prioridades en tiempo real desde los
informes, por Acción, Por grupo o por
Sede (Centro que ejecuta el curso)
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55. Informes Colectivos y Prioridades
Podemos conocer los hitos realizados y
pendientes del Checklist del TO-DO o
SEG-DOC que hayamos configurado
en el proceso de gestión de los grupos,
de manera que podamos ver qué
tareas están hechas y cuáles faltan de
un simple vistazo a todo el Plan.
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56. Informes Bonificada
<El informe de agrupación, nos indicará para cada empresa de la agrupación o del grupo de empresas, el estado de su
ejecución y bonificación actual.
<El informe muestra datos de % de cofinanciación, importe dispuesto, crédito disponible, total directos, total asociados,
etc..
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