2. Definición
O Estructuración de acciones y funciones,
asignación de jerarquías y
establecimiento de puestos para lograr los
objetivos determinados previamente, con
la máxima eficiencia y ahorro de recursos
humanos, materiales y económicos.
3. Introducción
O Proceso administrativo se establecen
reglas políticas y procedimientos, así
como funciones y acciones que se
realizarán y el tiempo.
O Se determinan los recursos económicos
que se han asignado para cada acción.
O Etapa final del aspecto teórico, mecánico
o estructural del proceso administrativo de
reuniones.
4. Principios de organización.
O Principio de especialización.
O La división limitada y concreta de acciones
por desarrollar rinde mayor eficiencia y
destreza.
O La especialización es útil cuando se tiene
conocimiento general del campo del que
forma parte dicha especialización.
O La especialización está limitada a la
capacidad de la naturaleza humana; se
podrán desperdiciar talentos si no se ponen
en donde mejor se desmpeñan.
5. Principio de unidad de
mando.
O Para cada función debe existir un solo
jefe.
O Ningun subordinado podrá cumplir su
trabajo si sobre una misma acción recibe
instrucciones de 2 o más personas o si
debe rendir informe a 2 o más personas.
6. Principio de equilibrio de
autoridad –responsabilidad.
O Cada nivel jerárquico se establece y
precisa el grado de responsabilidad de
sus acciones y, la autoridad
correspondiente.
O Ejercer la autoridad sin responsabilidad
trastorna gravemente la organización,
además de ser riesgoso delegar
responsabilidad sin la autoridad
correspondiente.
O La autoridad se ejerce de arriba hacia
abajo, la responsabilidad va en línea
ascendente.
7. Principio de equilibrio de
dirección-control.
O En cada grado de delegación se deben
establecer los controles adecuados para
asegurar la unidad de mando y de acciones.
O Responsabilidad y autoridad dependen de
capacidad de la persona, naturaleza de
acción o función.
O La autoridad se delega mientras que la
responsabilidad se comparte; deben existir
controles de dirección, a fin de corregir
errores, orientar acciones y, limitar
responsabilidad o reubicar al responsable.
8. Funciones, Reglas y
Técnicas.
O Durante la planeación se establecen objetivos
y plan general de trabajo, incluirá una serie de
acciones primarias. Estas están sujetas en
cada caso a una serie de factores.
O Importancia numérica de los asistentes a la
reunión.
O Programa general de trabajo, técnica, social y
de acompañantes.
O Recursos humanos disponibles.
O Recursos económicos.
9. Reglas sobre la división de
funciones.
O Cada organizador deberá aplicar sus mejores
criterios y conocimientos para elegir la regla que
mejor convenga.
O Escribir todas las funciones y acciones que el plan
general de trabajo contiene en relación a la reunión.
O Considerar cualquier otra acción o función que
probablemente no se incluya en el plan general de
trabajo.
O Ampliar dicha lista, de modo que se abarque las
funciones y acciones en los niveles jerárquicos
inferiores.
O Integrar de acuerdo a sus características, acciones y
funciones en grupos. Cuando su función lo amerite.
O Definir las funciones de forma sencilla, como
hospedaje, recepción, relaciones públicas,
promoción, registro.
10. Unidad de Organización.
O Las unidades de organización se forman de
acuerdo con las funciones que se
desarrollarán en cada línea básica.
O El trabajo que se debe realizar.
O Las personas específicas de que se debe
disponer.
O Los lugares en que dicho trabajo se debe
ejercer.
O Las unidades de organización se nombran,
normalmente, División, departamento,
sección, grupo-subgrupo y unidad-subunidad.
11. Organización lineal o
militar
O La autoridad y la responsabilidad
correlativa se transmiten integrantemente
por una sola línea para cada persona o
grupo. De quien da las ordenes a quien
las recibe.
12. Ventajas y desventajas
O Es sencilla y clara O Carece de flexibilidad
O No hay conflicto de O Se presta a la
autoridad, ni fuga de arbitrariedad
responsabilidades O Descansa en los hombres
O Facilita la rapidez de y no en las institución.
acción. O No estimula
O Cada jefe adquiere una especialización.
autoridad
13.
14. Organización funcional o
de Taylor
O Esta basada en funciones, actividades o
especialidades de la autoridad
correspondiente.
15. Ventajas y desventajas
O Implica mayor capacidad O Hay un de definición de
de especialidad de los areas de responsabilidad
jefes y autoridad en acciones
O Mayor eficiencia comunes a varias
O Simplificación de trabajos
personas.
complejos y difíciles O Implica una fuerte
O Adaptación rápida
duplicidad de mando.
O Existe fuga de
responsabilidad
O Falta de disciplina y
conflictos.
16.
17. Organización lineal y staff
O Permite aprovechar las ventajas de los
dos sistemas anteriores. Se conserva la
autoridad y responsabilidad, transmitida
por el jefe para cada función. Y de la
funcional proporciona asesoría y servicio
de técnicos a cuerpos especiales para
cada funcion.
18. La integración de un sistema de organización con
ejecutivos o secciones de staff se fundamenta
en las razones siguientes :
O Los jefes de línea no tienen la preparación
técnica o profesional especifica que requiere la
acción de la cual son responsables
O Aun cuando los jefes de línea tuviesen dichos
conocimientos, por limitaciones de tiempo y/o
ejercicio de otras actividades, no les es permitido
concentrar sus esfuerzos para dedicarse a la
acción encomendada
21. UTILIDAD DE LOS
ORGANIGRAMAS
O División de funciones o acciones.
O Niveles jerárquicos.
O Líneas de autoridad y responsabilidad.
O Canales formales de comunicación.
O La naturaleza lineal o de staff del
departamento.
O Los responsables de cada comité o
subcomité y sección y la relación.
22. Tipos de organigramas
O Claros y limitados.
O Incluir necesariamente los puestos de
responsabilidad directa.
O Contener los nombres de los comités.
O Deben representar el numero mas
limitado de los elementos de la
organización.
23. TIPOS DE
ORGANIGRAMAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
* Mas utilizado en reuniones. A veces es necesario generar cartas u
organigramas individuales para para
todos los niveles subsecuentes.
* Fácil de entender y apreciar
visualmente.
* Establece la jerarquía de los
puestos.
24.
25. Organigrama horizontal
Ventajas
•Sigue la forma general de la lectura.
• disminuye la triangulación.
•Indica mejor la magnitud de los niveles de autoridad formal.
26. Organigrama Circular
O Consiste en una serie de círculos que va marcando las
jerarquías, en el cual el centro es la autoridad máxima.
27. Ventajas.
O Señala adecuadamente la importancia de los niveles
jerárquicos.
Desventajas.
O Limita a la colocación que ocupa un solo ejecutivo de
acción.
29. Niveles Jerárquicos.
O La administración representa la obligación
de delegar autoridad y responsabilidad.
O El grado de autoridad y responsabilidad
que se delega en cada nivel determina el
nivel de jerarquía de cada puesto.
30. Centralización y
Descentralización.
O La problemática de este tema es el grado en que se
debe o no centralizar la autoridad y las
responsabilidades.
31. O LA ADMINISTRACION CENTRALIZADA, delega poco y
conserva el máximo control en los altos niveles, de
manera que reserva a éstos el mayor número de
decisiones.
O LA ADMINISTRACIÓN DESCENTRALIZADA, delega
el mayor número de decisiones y conserva sólo los
controles necesarios en los altos niveles.
32. Definición de Funciones y
Obligaciones.
O En la descripción del puesto se distingue lo siguiente:
a) El encabezado o título que debe tener.
b) La descripción general del puesto
c) Especificar el puesto.
Las especificaciones del puesto deben contener:
a) La habilidad.
b) El esfuerzo.
c) La responsabilidad.
d) Las condiciones de trabajo.
33. Manuales e Instructivos.
Siempre es recomendable elaborar manuales instructivos
de las responsabilidades, obligaciones y autoridad que el
personal ejerce en cada puesto.
34. Consideraciones Generales
O Al realizar un evento, se debe tener
en cuenta la publicidad, ya que es
el medio que generara el interés de
asistir al mismo.
O La publicidad es un factor
determinante en las metas de
asistencia.
36. O Para la publicidad de un evento se deben
responder las siguientes preguntas: ¿A
quien nos dirigimos?, ¿Qué medios son
los mas prácticos para nuestro mercado?
Y ¿Cuál es su costo?
37. Medios Internos.
O Estos medios son la
vía de
comunicación que
se utiliza dentro de
una asociación,
institución o
empresa.
38. Medios Externos.
O Son toda clase de
publicaciones
comerciales, que
subsisten por la
publicidad pagada.
40. En cualquier publicidad que se piense hacer
se deben incluir las siguientes
recomendaciones:
A) Integrar en el formato publicitario el logotipo y el lema de la reunión.
B) Señalar claramente el lugar y fechas de la reunión.
C) Indicar con precisión la dirección y el teléfono del comité organizador
para informes adicionales.
D) Encontrar a un especialista creativo, para los efectos de imaginación,
creatividad y diseño.
41. A veces, el presupuesto para la publicidad es
excesivamente limitado, por lo que se deben
considerar ciertos tipos de negociaciones a
fin de obtener un incremento en este renglón:
A) Solicitar patrocinios
B) intercambiar publicidad a través del reconocimiento público durante el
evento.
42. Según el tipo de reunión que se vaya a
celebrar, se debe tener en cuenta la clase de
publicidad que se ha de realizar. La difusión
del evento a su debido tiempo, con
imaginación y creatividad, y con los medios
más adecuados, será una acción que formará
parte integral del programa de actividades de
una reunión.
43. Secretaria de turismo a nivel nacional y/o
estatal.
Es importante dar atención y cortesía a los
funcionarios de dicha dependencia por su
apoyo y colaboración en el evento.
44. Cartas de bienvenida
Carteles y folletos de información turística
Folletos SHELLS impresos sin textos
Facilidades en los tramites aduanales y de migración
Facilidades para la circulación de transito y estacionamiento
Escolta y vigilancia especial
Atención especial a visitas a museos, zonas arqueológicas y lugares de
interés turístico
Facilidad para la autorización de rifas, sorteos, etc.
Obtención de testimonios especiales
Patrocinios o contribuciones materiales o económicas
45. Existen diversas instituciones, asociaciones,
organismos, empresas y compañías del
sector privado que pueden tener un interés
especial en participar y colaborar.
Sus apoyos y contribuciones obedecen a un
interés comercial o de imagen. Por lo que se
debe de aceptar la mención o el crédito
respectivo en la acción promocional ofrecida.
46. Participan:
Cámaras de comercio
Asociaciones de restaurantes
Cámaras industriales
Bancos
Entre otros
47. Patrocinios de eventos sociales
Apoyos publicitarios
Patrocinios de materiales de la reunión: gafetes, portafolios, papelería
impresa
Patrocinio de servicios: transportación, traslados, recesos de café,
eventos folklóricos, etc.
Descuentos a los delegados participantes en tiendas, restaurantes,
clubes nocturnos, etc.
48. Las limitaciones económicas que afronta un
OPR al realizar una reunión, sobre todo las
que se aplican a apoyos promocionales,
hacen necesario buscar externamente la
colaboración de instituciones públicas y
privadas. No debe descartarse la necesidad
de recurrir a estas organizaciones para
obtener tales beneficios.
50. Se ha demostrado que en todo
tipo de reunión, existe la
posibilidad de una emergencia.
Y la obligación esta en el OPR
prever las atenciones y trato que
en cada caso deben otorgarse
para evitar consecuencias
mayores.
51. Previsión
Durante la etapa de la previsión
del proceso administrativo de
reuniones, el OPR debe prever las
atenciones de emergencias que
podrían presentarse en el
transcurso de la reunión.
Inquietudes que deben tenerse en
cuenta:
52. 1.- Servicio medico.
2.- Hospitales o sanatorios.
3.- Servicios de ambulancias o paramédicos.
4.- Servicio de seguridad de bomberos.
5.- Servicio de seguridad publica.
6.- Ministerio publico.
7.- Representaciones consulares o diplomáticas.
8.- Central de avisos de emergencias.
9.- Información impresa.
10.- Servicio de salvavidas.
11.- Folleto de recomendaciones.
12.- Coordinación con ejecutivos del hotel.
53. Principales Causas de
Emergencia
A) Asfixia por atragantamiento
B) Edad avanzada y problemas cardiovasculares
de los delegados participantes.
C) Exceso en el consumo de bebidas
embriagantes, comidas, o en actividades que
exigen condiciones físicas fuera del alcance de la
persona.
D) Estado mental y emocional
E) Descuido en uso de cigarrillos y cerrillos.
