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PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarias para llevar a cabo una actividad.
El proceso administrativo se define como el
conjunto de pasos o etapas sucesivas e
interrelacionadas entre sí, a través de las cuales
se efectúa la administración.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Es una metodología que permite al administrador,
gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra
persona, manejar eficazmente una organización, y
consiste en estudiar la administración como un
proceso integrado por varias etapas. Cada etapa
responde a seis preguntas fundamentales:
¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién?
¿Cuándo? y ¿Dónde?
PROCESO
ADMINISTRATIVO
¿Qué se va a hacer?
¿Cómo se dividirá el
trabajo?
¿Cómo se debe hacer?
¿Cómo se hizo?
INTEGRACIÓN
¿Quién y con qué se va a hacer?
Propósitos
Objetivos
Estrategias
FASE PLANEACIÓN Políticas
Programas
MECÁNICA O Presupuestos
Procedimientos
ESTRUCTURAL
Jerarquización
División del Trabajo Departamentalización
ORGANIZACIÓN Descripción de funciones
Coordinación
Autoridad - Mando
DIRECCIÓN Toma de decisiones
O Supervisión
FASE EJECUCIÓN Motivación -
Instrucciones - Comunicación
OPERATIVA O
Establecimiento de estándares
DINÁMICA estándares
CONTROL Medición o determinación de las desviaciones
Corrección de fallas
Retroalimentación
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN
“Un hombre que no planea a
futuro, encontrar problemas a su
puerta” Confucio filósofo chino
“Siempre planea a futuro. No
estaba lloviendo cuando Noé
construyo el arca” Richard
Cushing, novelista.
Determinación de escenarios futuros y del rumbo
adonde se dirige la empresa, y de los resultados
que se pretenden obtener para minimizar riesgos
y definir las estrategias para lograr la misión de la
organización con una mayor probabilidad de
éxito.
Concepto
Tipos de planeación
De acuerdo con el nivel jerárquico, el ámbito de la organización que
abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede ser:
• Estratégica. Define lineamientos generales, la realizan los altos
directivos para establecer los planes generales a toda la
organización; generalmente es a mediano y a largo plazo.
• Táctica o funcional. Comprende planes más específicos que se
elaboran en cada uno de los departamentos o áreas de la empresa,
y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácticos son
planes detallados de cada gerencia para lograr el plan estratégico.
• Operativa. Es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo con la
planeación táctica; se realiza en los niveles de sección u operación.
Su tarea consiste en la formulación y asignación de resultados y
actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles
jerárquicos de la empresa.
Permite encaminar y aprovechar mejor los
esfuerzos y recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre.
Permite hacer frente a las contingencias.
Es un sistema racional para la toma de
decisiones, evitando las corazonadas.
Es la base para el sistema de control.
Se eleva la motivación y optimiza los recursos
Importancia
Etapas de la planeación
PROPÓSITOS FILOSOFÍA- VALORES MISIÓN-VISIÓN
INVESTIGACIÓN
PREMISAS INTERNAS/EXTERNAS
OBJETIVOS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE
ESTRATÉGICOS -CLAROS, PRECISOS Y ESPECÍFICOS
-ALCANZABLES
POLÍTICAS - CURSOS DE ACCIÓN PARA LOGRAR
LOS OBJETIVOS
PROGRAMAS -CONJUNTO DE ACCIONES, RESPONSA-
BILIDADES Y TIEMPOS PARA LLEVAR A
CABO LAS ESTRATEGIAS
PRESUPUESTOS - CUANTIFICACIÓN MONETARIA Y NO
MONETARIA DE LOS RECURSOS
PROCEDIMIENTOS - SECUENCIA PARA EFECTUAR LAS
ACTIVIDADES EN ORDEN CRONOLÓGICO
Técnicas
Cuantitativas
 se basan en métodos
matemáticos
Cualitativas
 Son herramientas y
conocimientos que
surgen de la
experiencia o el criterio
u observación
Son herramientas que se utilizan para llevar a cabo
eficientemente la administración.
Gráfica de Gantt
Análisis FODA
CPM
PERT
PROCESO ADMINISTRATIVO
¿QUE ES FODA?
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
FODA
FORTALEZAS
Son de carácter interno e involucran los
aspectos positivos y cualidades destacadas en
la organización. Ej. El personal cuenta con una
cultura de alto nivel de trabajo en equipo.
OPORTUNIDADES
Son de carácter externo e involucran las
proyecciones o posibilidades en el mejoramiento
del entorno. Ej. Acceso a tecnología más
avanzada.
FODA
DEBILIDADES
Son de carácter interno e involucran
aquellos aspectos negativos e
inconvenientes. Ej. Falta de Pertenencia
y responsabilidad en la compañía por
parte del personal.
AMENAZAS
Son de carácter externo e involucran
los inconvenientes para cumplir los
objetivos. Ej. La competencia.
Gráfica de Gantt
Es la técnica más comúnmente utilizada para establecer de
manera gráfica las etapas de un programa.
Para elaborarla se siguen los siguientes pasos:
1. Identificar y determinar todas las actividades para lograr
las estrategias.
2. Ordenarlas cronológicamente.
3. Asignar a cada actividad su duración, la fecha de inicio y
la fecha de terminación, así como el responsable de
realizarla.
Ejemplo:
PLANILLA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
DEFINIR
1. MISIÓN
2.VISION DEL FUTURO IDEAL
3. OBJETIVO
4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
MEDIOS EXTERNOS MEDIOS INTERNOS
FACTORES CRÍTICOS
PARA LOGRAR ÉXITO
VISIÓN DEL
FUTURO
AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES
ORGANIZACION
Concepto
Es el establecimiento de la estructura necesaria
para la sistematización racional de los recursos,
mediante la determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación de
actividades con el fin de poder realizar y simplificar
las funciones del grupo social.
Importancia
Los fundamentos básicos que demuestran la
importancia de la organización son:
 Es de carácter continuo.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de
lograr los objetivos del grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.
Etapas
 Se lleva en 2 etapas:
División del trabajo
Coordinación
Jerarquización,
Departamentalización
Descripción de funciones.
Técnicas de organización
Tipología de la Organización
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de
estructuras organizacionales que se pueden
implantar en un organismo social; las más usuales
son:
 Lineal o militar
 Funcional o de Taylor
 Lineo - Funcional
 Estaf
 Por comités
Organización lineal o militar
 Se caracteriza porque la
actividad decisional se
concentra en una sola persona
quien toma las decisiones y
tiene la responsabilidad básica
del mando.
 Se le conoce como
organización lineal o militar
porque, se utiliza en instituciones
militares, siendo aconsejable
también su aplicación en
pequeñas empresas.
A
u
t
o
r
i
d
a
d
R
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s
p
o
n
s
a
b
i
l
i
d
a
d
Médico
Jefe de Departamento
Director General
Organización lineal o militar
 VENTAJAS
 Mayor Facilidad en la
toma de decisiones y
en la ejecución de las
mismas
 No hay conflictos de
autoridad ni fugas de
responsabilidad.
 Es claro y sencillo
 Util en pequeñas
empresas
 La disciplina es fácil de
mantener.
 DESVENTAJAS
 Es rígida e inflexible
 La organización
depende de hombres
clave, lo que origina
trastornos.
 No fomenta la
especialización.
 Los ejecutivos están
saturados de trabajo, lo
que ocasiona que no
se dediquen a labores
directivas sino de
operación
simplemente.
Organización funcional o de Taylor
 La organización funcional consiste en dividir el trabajo y
establecer la especialización de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número
posible de funciones.
Capacitación
Constante
Mantenimiento
del Consultorio
Auditoría
Médica
Historia Clínica
Firma y Sello
del Médico
Medicos
Abastecimiento
de
Medicamentos
Horario de
Citas
Protocolos de
atención
Organización funcional o de Taylor
 VENTAJAS
 Mayor Especialización
 Se obtiene la más alta
eficiencia de cada
persona.
 La división del trabajo es
planeada y no
incidental.
 El trabajo manual se
separa del trabajo
intelectual.
 Disminuye la presión
sobre un solo jefe por el
número de especialistas
con que cuenta la
organización.
 DESVENTAJAS
 Dificultad de localizar y
fijar la responsabilidad, lo
que afecta seriamente la
disciplina y moral de los
trabajadores por
contradicción aparente
o real de las órdenes.
 Se viola el principio de la
unidad de mando, lo que
origina confusión y
conflictos.
 La no clara definición de
la autoridad da lugar a
rozamientos entre los
jefes.
Organización Lineo - Funcional
 En ésta se combinan los dos tipos de organización antes
vistos, aprovechando las ventajas y evitando las
desventajas inherentes a cada una, ya que conserva.
 De la organización lineal o militar, la autoridad y
responsabilidad que se tramite a través de un solo jefe para
cada función en especial.
 De la funcional, la especialización de cada actividad en una
función.
Medicina Externa Medicina Interna Pediatría
Jefe de Medicina Jefe de Enfermería Jefe de Odontología Jefe de Servicios de Diagnóstico
Director General
Organización Estaf (i)
Surge como consecuencia de las grandes empresas y del
avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de
contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con
especialistas capaces de proporcionar información experta y
de asesoría a los departamentos de línea.
Director General
Director de
Departamento
Superintendente
Médico
Jefe de Medicina
Consultor del
Director
Asesor Jurídico
Organización ESTAF (II)
 VENTAJAS
 Logra que los
conocimientos expertos
influyan sobre la manera
de resolver los problemas
de dirección.
 Hace posible el principio
de la responsabilidad y la
autoridad indivisible, y al
mismo tiempo permite la
especialización del estaf.
 DESVENTAJAS
 Si los deberes y
responsabilidades de la
asesoría no se delimitan
claramente por medio de
cuadros y manuales, puede
producirse una confusión
considerable en toda la
organización.
 Puede ser ineficaz por falta
de autoridad para realizar sus
funciones, o por falta de un
respaldo inteligente en la
aplicación de sus
recomendaciones.
 Pueden existir rozamientos
con los departamentos de la
organización lineal.
Organización por Comités (i)
Este tipo de organización consiste en asignar los diversos
asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se
reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los
problemas que se les encomiendan.
Comité de Medicina Comité de Auditoría Médica
Medicina Enfermería Odontología Servicios de Diagnóstico
Director General
ORGANIZACIÓN POR COMITES
 CLASIFICACION
 Directivo: Representa a los
accionistas de una empresa que se
encargan de deliberar y resolver los
asuntos que surgen de la misma.
 Ejecutivo: Es nombrado por el
comité directivo, para que se
ejecuten los acuerdos que ellos
toman.
 De vigilancia: Personal de confianza
que se encarga de inspeccionar las
labores de los empleados de la
empresa.
 Consultivo: Integrado por
especialistas, que por sus
conocimientos o estudios, emiten
dictámenes sobre asuntos que les
son consultados.
ORGANIZACIÓN POR COMITES
 VENTAJAS
 Las soluciones son más
objetivas, ya que
representan la conjunción
de varios criterios.
 Se comparte la
responsabilidad entre todos
los que integran el comité,
no recayendo aquella
sobre una sola persona.
 Permite que las ideas se
fundamenten y se critiquen.
 Se aprovechan al máximo
los conocimientos
especializados.
 DESVENTAJAS
 Las decisiones son lentas,
ya que les deliberaciones
son tardías.
 Una vez constituido un
comité, es difícil disolverlo.
 En ocasiones, los gerentes
se desligan de su
responsabilidad y se valen
del comité para que se
haga responsable de sus
propias actuaciones.
Técnicas de organización
Son las herramientas necesarias para llevar a
cabo una organización racional.
 organigramas
 manuales
 Diagramas de procedimiento o flujo
 Carta de distribución del trabajo o actividades
Organigramas:
 Concepto:
Son representaciones gráficas de la estructura
formal de una organización.
Muestran las interrelaciones, las funciones, los
niveles jerárquicos, las obligaciones y la
autoridad existentes dentro de una
organización.
Organigramas- clasificación
• Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la
empresa
• Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de
las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los
departamentos.
• Especiales: se destaca alguna característica.
Por su
Objeto
• Generales: Presentan a toda la organización, también se
llaman cartas maestras
• Departamentales: Representan la organización de un
departamento o sección
Por su
Área
• Esquemáticos: Contienen sólo los órganos principales, se
elaboran para el público, no contienen detalles
• Analíticos: Son más detallados y técnicos.
Por su
Conteni
do
Organigrama Vertical
En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de
arriba hacia abajo.
Medicina Enfermería Odontología Servicios de Diagnóstico
Subdirector
Director General
Organigrama Horizontal
Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
Director
General
Medicina
Enfermería
Odontología
Servicios de
Diagnóstico
Organigrama Circular
 Donde los niveles
jerárquicos
quedan
determinados de
forma circular.
Manuales
 Son documentos detallados que contienen en
forma ordenada y sistemática, información acerca
de la organización de la empresa. Los manuales, de
acuerdo con su contenido, pueden ser:
 De Procedimientos.
 De Políticas
 De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.
 De Funciones Individuales.
 De técnicas y de Producción.
Manuales
Son de gran utilidad ya que:
 Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de
la empresa.
 Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
 Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican
lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.
 Son una fuente de información, pues muestran la
organización de la empresa.
 Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las
fugas de responsabilidad.
 Son una base para el mejoramiento de sistemas.
 Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Manuales
FORMATO E ÍNDICE DE LOS MANUALES:
El contenido debe dividirse de acuerdo con una
clasificación primaria de temas.
 Índice
 Objetivos y antecedentes del Manual
 Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o
corrija, se emita y quede vigente.
 Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración
del Manual.
 Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.
 Redacción clara, concisa y ordenada.
 Complementarse con gráficas.
Diagramas de procedimiento o flujo
También conocidos
como flujogramas, son
representaciones
gráficas que muestran
la sucesión de los pasos
de que consta un
procedimiento.
Carta de distribución del trabajo o actividades
A través de ésta se analizan los puestos que integran un
departamento o una sección, para lograr una división de
funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.
Sirve para analizar
labores relacionadas
entre diversas áreas.
INTEGRACIÓN
Comprende la función a través de la cual el administrador elige
y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
Comprende recursos materiales así como humanos; estos
últimos son los más importantes para la ejecución.
Etapas.
 Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar
puestos de la empresa.
 Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir
entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto.
 Introducción o inducción. Articular o armonizar
adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la
empresa.
 Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e
incremento de las capacidades del personal, para lograr su
máxima eficiencia.
DIRECCION
DIRECCION
Son La ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la guía de los
esfuerzos del grupo social a través de la motivación,
comunicación y la supervisión.
Es la ejecución de todas las fases del proceso
administrativo mediante la conducción y orientación de
los recursos, y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de
la misión y visión de la empresa.
Principios de la Dirección
 De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses
 Impersonalidad de Mando
 De la supervisión directa
 De la jerarquía.
 De la resolución del Conflicto
 Aprovechamiento del conflicto
Etapas de la Dirección
Dirección
Liderazgo
Comunicación
Motivación
Toma de
decisiones
Supervisión
Toma de decisiones
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el
Problema
Analizar
el
Problema
Evaluar
Alternativ
as
Elegir
entre
alternativ
as
Aplicar la
decisión
Es el proceso sistemático y racional a través del cual se
selecciona, entre varias alternativas, el curso de acción óptimo.
Motivación
Es el proceso a través del cual se impulsa la conducta del
personal hacia el logro de los objetivos.
Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación,
pero se pueden agrupar en dos tendencias:
 Teorías de Contenido o tradicionales
 Jerarquía de las necesidades de Maslow
 Teoría de la Motivación e higiene de Herzberg.
 Teoría de las necesidades secundarias de McLelland
 Teorías contemporáneas
 Teoría del establecimiento de metas
 Teoría del refuerzo
 Teoría del diseño de puestos
 Teoría de la equidad, y
 Teoría de las expectativas.
Comunicación
La comunicación puede ser definida como el proceso a
través del cual se transmite y recibe información de un grupo
social.
a)Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno
inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones.
b) Horizontal. Cuando se presenta en niveles jerárquicos semejantes:
correspondencia interna, memoranda, circulares, juntas, etcétera.
c)Verbal. Cuando se trasmite oralmente.
d) Escrita. Cuando se difunde mediante material escrito o gráfico.
e) Formal. Cuando surge de la estructura y procesos de la empresa.
f ) Informal. Cuando se origina en la relación personal de los miembros
de la organización.
Requisitos de la comunicación efectiva
• Claridad
• Integridad
• Aprovechamiento de la comunicación informal
• Equilibrio
• Moderación
• Difusión
Supervisión y/o Liderazgo
Consiste en vigilar y guiar a los
subordinados de tal forma que
las actividades se realicen
adecuadamente.
Consiste en inspirar y guiar a los subordinados hacia el
logro de los objetivos de la organización.
Consta de tres elementos:
Autoridad
Delegación
Supervisión
Una supervisión efectiva dependerá:
 La productividad del personal para lograr objetivos
 La observancia de la comunicación
 La relación entre jefe - subordinado
 La corrección de errores.
 La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina
Es el derecho de
mandar y el poder de
hacerse obedecer.
Tipos:
Formal
Personal o informal
Es la concesión de
autoridad y
responsabilidad para
actuar.
Ventajas:
Permite realizar otras
actividades
Motiva
Se comparte la resp
Consiste en garantizar
y asegurar que las
actividades se realicen
de acuerdo con lo
planeado.
Se apoya al personal
para que alcancen los
objetivos
Autoridad Delegación Supervisión
Elementos del liderazgo
Técnicas
de
Dirección
Cualitativas
- Modelos matemáticos
- Programación lineal
- Técnicas estadísticas
- Camino crítico
Cuantitativas
- Tormenta de ideas
- Desarrollo de equipos
- Técnicas motivacionales
Técnicas de Dirección
CONTROL
CONTROL
Es la fase del proceso administrativo a través de la
cual se establecen estándares para evaluar los
resultados obtenidos, con el objeto de corregir
desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente
las operaciones.
Elementos del control
De lo anterior se desprende:
- Relación con lo planteado: El Control siempre existe para
verificar el logro de los objetivos establecidos en la
PLANEACIÓN.
- Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar
los resultados.
- Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al
control es la de descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecución y la PLANEACIÓN.
- Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación,
el control prevé y corrige los errores, de manera que se hagan
los ajustes en los planes
Importancia
El control es importante para el proceso
administrativo por cuanto:
 Establece medidas de corrección.
 Se aplica a todos los recursos de la empresa.
 Determina y analiza rápidamente sobre las causas que
originan desviaciones.
 Localiza a los sectores responsables de la administración,
desde el momento en que se establecen medidas
correctivas.
 Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes.
 Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
 Se incrementa la productividad en la empresa.
 Es el fundamento para el proceso de planeación
Principios Básicos del Control
 Equilibrio
 Los objetivos
 Oportunidad
 Las desviaciones
 De excepción
 De la función controlada
Etapas del Control
Medición de
Resultados
Establecimiento de
Estándares
Control
Retroalimentación Corrección
Establecimiento de Estándares
Son unidades de medida que sirven como
modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el
control.
Hay tres tipos de estándares en cuanto al método:
estándares estadísticos,
estándares fijados por apreciación y los
estándares técnicamente elaborados.
Los hay cuantitativos y cualitativos:
Los estándares cuantitativos son físicos, de costo, de
capital, de ingreso, de programas;
los cualitativos son de evaluación de la actuación,
curvas de comportamiento, perfiles.
Medición de Resultados
Consiste en la aplicación de unidades de medida para
evaluar la ejecución y los resultados.
implica la determinación, detección de fallas,
desviaciones o no conformidades en relación con los
estándares.
Corrección
Es la aplicación de medidas para eliminar las
desviaciones o no conformidades en relación con los
estándares.
Es función del personal ejecutivo, desarrollar la acción
correctora con base en el análisis de las causas que
ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de
retroalimentación entre el control y la planeación lo que
permite aumentar la calidad en la acción correctora.
Retroalimentación
Es importante en el proceso de control, ya que a través
de la retroalimentación, la información obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.
La retroinformación es fundamental para lograr la
mejora continua, y es el sustento de la planeación.
Consiste en la retroalimentación de los
resultados obtenidos para efectuar
mejoras en el proceso.
Sistema de realimentación en el
control
Características
 Refleja la naturaleza
de la estructura
organizacional.
 Oportunidad
 Accesibilidad
 Ubicación Estratégica.
Factores
 El control comprende cuatro factores que son:
 Cantidad
 Tiempo
 Costo
 Calidad.
Clases
 Control de Producción.
 Control de Calidad.
 Control de Mercados
 Control Financiero
 Control Presupuestal
 Control Contable
 Control de recursos Humanos
Contabilidad
Evaluación Financiera
o AUDITORÍA Administrativa/ MÉDICA
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos ( memorias, expedientes, etc. )
Computarizados
Mecanizados
Proceso,
procedimientos, Gantt,
etc.
Procedimientos,
hombre-máquina,
mano derecha, mano
izquierda, etc.
Sistemas
de
información
Gráficas
Diagramas
TÉCNICAS
DE
CONTROLES
Tiempos y movimientos,
estándares, etc.
Estudio de
Métodos
Control Interno,
Programas
TÉCNICAS
DE
CONTROLES
Métodos
Cuantitativos
Redes Camino Crítico
PERT
Modelos matemáticos
Investigaciones de operaciones
Estadísticas
Cálculos probalibílísticos
Programación dinámica
Bibliografía:
Administración, Escuelas, proceso administrativo, áreas
funcionales y desarrollo emprendedor. Lourdes Munch
Galindo, Ed. Pearson, 1ra. Edición México 2007.
Administración. Robbins-Coulter, Ed. Pearson, 10ª. Edición,
México 2010.
Administración. Stoner-Freman-Gilbert Ed. Pearson, 6ª. Edición,
México 2010.
Administración. Una Perspectiva Global y empresarial. Koontz-
Weihrich-Cannice. Ed. Mc Graw Hill, 14ª. Edición, México 2012

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  • 2. PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración.
  • 3. PROCESO ADMINISTRATIVO Es una metodología que permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización, y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? y ¿Dónde?
  • 4. PROCESO ADMINISTRATIVO ¿Qué se va a hacer? ¿Cómo se dividirá el trabajo? ¿Cómo se debe hacer? ¿Cómo se hizo? INTEGRACIÓN ¿Quién y con qué se va a hacer?
  • 5. Propósitos Objetivos Estrategias FASE PLANEACIÓN Políticas Programas MECÁNICA O Presupuestos Procedimientos ESTRUCTURAL Jerarquización División del Trabajo Departamentalización ORGANIZACIÓN Descripción de funciones Coordinación Autoridad - Mando DIRECCIÓN Toma de decisiones O Supervisión FASE EJECUCIÓN Motivación - Instrucciones - Comunicación OPERATIVA O Establecimiento de estándares DINÁMICA estándares CONTROL Medición o determinación de las desviaciones Corrección de fallas Retroalimentación PROCESO ADMINISTRATIVO
  • 6. PLANEACIÓN “Un hombre que no planea a futuro, encontrar problemas a su puerta” Confucio filósofo chino “Siempre planea a futuro. No estaba lloviendo cuando Noé construyo el arca” Richard Cushing, novelista.
  • 7. Determinación de escenarios futuros y del rumbo adonde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr la misión de la organización con una mayor probabilidad de éxito. Concepto
  • 8. Tipos de planeación De acuerdo con el nivel jerárquico, el ámbito de la organización que abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede ser: • Estratégica. Define lineamientos generales, la realizan los altos directivos para establecer los planes generales a toda la organización; generalmente es a mediano y a largo plazo. • Táctica o funcional. Comprende planes más específicos que se elaboran en cada uno de los departamentos o áreas de la empresa, y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácticos son planes detallados de cada gerencia para lograr el plan estratégico. • Operativa. Es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo con la planeación táctica; se realiza en los niveles de sección u operación. Su tarea consiste en la formulación y asignación de resultados y actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
  • 9. Permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos y recursos. Reduce los niveles de incertidumbre. Permite hacer frente a las contingencias. Es un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas. Es la base para el sistema de control. Se eleva la motivación y optimiza los recursos Importancia
  • 10. Etapas de la planeación PROPÓSITOS FILOSOFÍA- VALORES MISIÓN-VISIÓN INVESTIGACIÓN PREMISAS INTERNAS/EXTERNAS OBJETIVOS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE ESTRATÉGICOS -CLAROS, PRECISOS Y ESPECÍFICOS -ALCANZABLES POLÍTICAS - CURSOS DE ACCIÓN PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS PROGRAMAS -CONJUNTO DE ACCIONES, RESPONSA- BILIDADES Y TIEMPOS PARA LLEVAR A CABO LAS ESTRATEGIAS PRESUPUESTOS - CUANTIFICACIÓN MONETARIA Y NO MONETARIA DE LOS RECURSOS PROCEDIMIENTOS - SECUENCIA PARA EFECTUAR LAS ACTIVIDADES EN ORDEN CRONOLÓGICO
  • 11. Técnicas Cuantitativas  se basan en métodos matemáticos Cualitativas  Son herramientas y conocimientos que surgen de la experiencia o el criterio u observación Son herramientas que se utilizan para llevar a cabo eficientemente la administración. Gráfica de Gantt Análisis FODA CPM PERT
  • 12. PROCESO ADMINISTRATIVO ¿QUE ES FODA? Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas
  • 13. FODA FORTALEZAS Son de carácter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organización. Ej. El personal cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo. OPORTUNIDADES Son de carácter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno. Ej. Acceso a tecnología más avanzada.
  • 14. FODA DEBILIDADES Son de carácter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes. Ej. Falta de Pertenencia y responsabilidad en la compañía por parte del personal. AMENAZAS Son de carácter externo e involucran los inconvenientes para cumplir los objetivos. Ej. La competencia.
  • 15. Gráfica de Gantt Es la técnica más comúnmente utilizada para establecer de manera gráfica las etapas de un programa. Para elaborarla se siguen los siguientes pasos: 1. Identificar y determinar todas las actividades para lograr las estrategias. 2. Ordenarlas cronológicamente. 3. Asignar a cada actividad su duración, la fecha de inicio y la fecha de terminación, así como el responsable de realizarla.
  • 17. PLANILLA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEFINIR 1. MISIÓN 2.VISION DEL FUTURO IDEAL 3. OBJETIVO 4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES MEDIOS EXTERNOS MEDIOS INTERNOS FACTORES CRÍTICOS PARA LOGRAR ÉXITO VISIÓN DEL FUTURO AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES
  • 19. Concepto Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
  • 20. Importancia Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:  Es de carácter continuo.  Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.  Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.  Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.  Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
  • 21. Etapas  Se lleva en 2 etapas: División del trabajo Coordinación Jerarquización, Departamentalización Descripción de funciones. Técnicas de organización
  • 22. Tipología de la Organización Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social; las más usuales son:  Lineal o militar  Funcional o de Taylor  Lineo - Funcional  Estaf  Por comités
  • 23. Organización lineal o militar  Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando.  Se le conoce como organización lineal o militar porque, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas. A u t o r i d a d R e s p o n s a b i l i d a d Médico Jefe de Departamento Director General
  • 24. Organización lineal o militar  VENTAJAS  Mayor Facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas  No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.  Es claro y sencillo  Util en pequeñas empresas  La disciplina es fácil de mantener.  DESVENTAJAS  Es rígida e inflexible  La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.  No fomenta la especialización.  Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente.
  • 25. Organización funcional o de Taylor  La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones. Capacitación Constante Mantenimiento del Consultorio Auditoría Médica Historia Clínica Firma y Sello del Médico Medicos Abastecimiento de Medicamentos Horario de Citas Protocolos de atención
  • 26. Organización funcional o de Taylor  VENTAJAS  Mayor Especialización  Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.  La división del trabajo es planeada y no incidental.  El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.  Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.  DESVENTAJAS  Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.  Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.  La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.
  • 27. Organización Lineo - Funcional  En ésta se combinan los dos tipos de organización antes vistos, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva.  De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se tramite a través de un solo jefe para cada función en especial.  De la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Medicina Externa Medicina Interna Pediatría Jefe de Medicina Jefe de Enfermería Jefe de Odontología Jefe de Servicios de Diagnóstico Director General
  • 28. Organización Estaf (i) Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea. Director General Director de Departamento Superintendente Médico Jefe de Medicina Consultor del Director Asesor Jurídico
  • 29. Organización ESTAF (II)  VENTAJAS  Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.  Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del estaf.  DESVENTAJAS  Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda la organización.  Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.  Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.
  • 30. Organización por Comités (i) Este tipo de organización consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen y se comprometen para discutir y decidir en común los problemas que se les encomiendan. Comité de Medicina Comité de Auditoría Médica Medicina Enfermería Odontología Servicios de Diagnóstico Director General
  • 31. ORGANIZACIÓN POR COMITES  CLASIFICACION  Directivo: Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma.  Ejecutivo: Es nombrado por el comité directivo, para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.  De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.  Consultivo: Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.
  • 32. ORGANIZACIÓN POR COMITES  VENTAJAS  Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.  Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.  Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.  Se aprovechan al máximo los conocimientos especializados.  DESVENTAJAS  Las decisiones son lentas, ya que les deliberaciones son tardías.  Una vez constituido un comité, es difícil disolverlo.  En ocasiones, los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.
  • 33. Técnicas de organización Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional.  organigramas  manuales  Diagramas de procedimiento o flujo  Carta de distribución del trabajo o actividades
  • 34. Organigramas:  Concepto: Son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización. Muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de una organización.
  • 35. Organigramas- clasificación • Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa • Funcionales: Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. • Especiales: se destaca alguna característica. Por su Objeto • Generales: Presentan a toda la organización, también se llaman cartas maestras • Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección Por su Área • Esquemáticos: Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles • Analíticos: Son más detallados y técnicos. Por su Conteni do
  • 36. Organigrama Vertical En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Medicina Enfermería Odontología Servicios de Diagnóstico Subdirector Director General
  • 37. Organigrama Horizontal Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. Director General Medicina Enfermería Odontología Servicios de Diagnóstico
  • 38. Organigrama Circular  Donde los niveles jerárquicos quedan determinados de forma circular.
  • 39. Manuales  Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:  De Procedimientos.  De Políticas  De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.  De Funciones Individuales.  De técnicas y de Producción.
  • 40. Manuales Son de gran utilidad ya que:  Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa.  Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.  Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.  Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.  Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.  Son una base para el mejoramiento de sistemas.  Reducen costos al incrementar la eficiencia.
  • 41. Manuales FORMATO E ÍNDICE DE LOS MANUALES: El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas.  Índice  Objetivos y antecedentes del Manual  Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.  Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del Manual.  Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.  Redacción clara, concisa y ordenada.  Complementarse con gráficas.
  • 42. Diagramas de procedimiento o flujo También conocidos como flujogramas, son representaciones gráficas que muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.
  • 43. Carta de distribución del trabajo o actividades A través de ésta se analizan los puestos que integran un departamento o una sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas entre diversas áreas.
  • 44. INTEGRACIÓN Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos; estos últimos son los más importantes para la ejecución. Etapas.  Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la empresa.  Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto.  Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa.  Capacitación o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.
  • 46. DIRECCION Son La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y la supervisión. Es la ejecución de todas las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos, y el ejercicio del liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa.
  • 47. Principios de la Dirección  De la armonía del Objeto o Coordinación de Intereses  Impersonalidad de Mando  De la supervisión directa  De la jerarquía.  De la resolución del Conflicto  Aprovechamiento del conflicto
  • 48. Etapas de la Dirección Dirección Liderazgo Comunicación Motivación Toma de decisiones Supervisión
  • 49. Toma de decisiones Al tomar decisiones es necesario: Definir el Problema Analizar el Problema Evaluar Alternativ as Elegir entre alternativ as Aplicar la decisión Es el proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona, entre varias alternativas, el curso de acción óptimo.
  • 50. Motivación Es el proceso a través del cual se impulsa la conducta del personal hacia el logro de los objetivos. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero se pueden agrupar en dos tendencias:  Teorías de Contenido o tradicionales  Jerarquía de las necesidades de Maslow  Teoría de la Motivación e higiene de Herzberg.  Teoría de las necesidades secundarias de McLelland  Teorías contemporáneas  Teoría del establecimiento de metas  Teoría del refuerzo  Teoría del diseño de puestos  Teoría de la equidad, y  Teoría de las expectativas.
  • 51.
  • 52. Comunicación La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social. a)Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones. b) Horizontal. Cuando se presenta en niveles jerárquicos semejantes: correspondencia interna, memoranda, circulares, juntas, etcétera. c)Verbal. Cuando se trasmite oralmente. d) Escrita. Cuando se difunde mediante material escrito o gráfico. e) Formal. Cuando surge de la estructura y procesos de la empresa. f ) Informal. Cuando se origina en la relación personal de los miembros de la organización.
  • 53. Requisitos de la comunicación efectiva • Claridad • Integridad • Aprovechamiento de la comunicación informal • Equilibrio • Moderación • Difusión
  • 54. Supervisión y/o Liderazgo Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Consiste en inspirar y guiar a los subordinados hacia el logro de los objetivos de la organización. Consta de tres elementos: Autoridad Delegación Supervisión
  • 55. Una supervisión efectiva dependerá:  La productividad del personal para lograr objetivos  La observancia de la comunicación  La relación entre jefe - subordinado  La corrección de errores.  La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina
  • 56. Es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Tipos: Formal Personal o informal Es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar. Ventajas: Permite realizar otras actividades Motiva Se comparte la resp Consiste en garantizar y asegurar que las actividades se realicen de acuerdo con lo planeado. Se apoya al personal para que alcancen los objetivos Autoridad Delegación Supervisión Elementos del liderazgo
  • 57. Técnicas de Dirección Cualitativas - Modelos matemáticos - Programación lineal - Técnicas estadísticas - Camino crítico Cuantitativas - Tormenta de ideas - Desarrollo de equipos - Técnicas motivacionales Técnicas de Dirección
  • 59. CONTROL Es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.
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  • 61. Elementos del control De lo anterior se desprende: - Relación con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los objetivos establecidos en la PLANEACIÓN. - Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. - Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la PLANEACIÓN. - Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentación, el control prevé y corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes
  • 62. Importancia El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:  Establece medidas de corrección.  Se aplica a todos los recursos de la empresa.  Determina y analiza rápidamente sobre las causas que originan desviaciones.  Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.  Informa sobre el desempeño de ejecución de los planes.  Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.  Se incrementa la productividad en la empresa.  Es el fundamento para el proceso de planeación
  • 63. Principios Básicos del Control  Equilibrio  Los objetivos  Oportunidad  Las desviaciones  De excepción  De la función controlada
  • 64. Etapas del Control Medición de Resultados Establecimiento de Estándares Control Retroalimentación Corrección
  • 65. Establecimiento de Estándares Son unidades de medida que sirven como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Hay tres tipos de estándares en cuanto al método: estándares estadísticos, estándares fijados por apreciación y los estándares técnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos: Los estándares cuantitativos son físicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de evaluación de la actuación, curvas de comportamiento, perfiles.
  • 66. Medición de Resultados Consiste en la aplicación de unidades de medida para evaluar la ejecución y los resultados. implica la determinación, detección de fallas, desviaciones o no conformidades en relación con los estándares.
  • 67. Corrección Es la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones o no conformidades en relación con los estándares. Es función del personal ejecutivo, desarrollar la acción correctora con base en el análisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de retroalimentación entre el control y la planeación lo que permite aumentar la calidad en la acción correctora.
  • 68. Retroalimentación Es importante en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. La retroinformación es fundamental para lograr la mejora continua, y es el sustento de la planeación. Consiste en la retroalimentación de los resultados obtenidos para efectuar mejoras en el proceso.
  • 69. Sistema de realimentación en el control
  • 70. Características  Refleja la naturaleza de la estructura organizacional.  Oportunidad  Accesibilidad  Ubicación Estratégica.
  • 71. Factores  El control comprende cuatro factores que son:  Cantidad  Tiempo  Costo  Calidad.
  • 72. Clases  Control de Producción.  Control de Calidad.  Control de Mercados  Control Financiero  Control Presupuestal  Control Contable  Control de recursos Humanos
  • 73. Contabilidad Evaluación Financiera o AUDITORÍA Administrativa/ MÉDICA Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos ( memorias, expedientes, etc. ) Computarizados Mecanizados Proceso, procedimientos, Gantt, etc. Procedimientos, hombre-máquina, mano derecha, mano izquierda, etc. Sistemas de información Gráficas Diagramas TÉCNICAS DE CONTROLES
  • 74. Tiempos y movimientos, estándares, etc. Estudio de Métodos Control Interno, Programas TÉCNICAS DE CONTROLES Métodos Cuantitativos Redes Camino Crítico PERT Modelos matemáticos Investigaciones de operaciones Estadísticas Cálculos probalibílísticos Programación dinámica
  • 75. Bibliografía: Administración, Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. Lourdes Munch Galindo, Ed. Pearson, 1ra. Edición México 2007. Administración. Robbins-Coulter, Ed. Pearson, 10ª. Edición, México 2010. Administración. Stoner-Freman-Gilbert Ed. Pearson, 6ª. Edición, México 2010. Administración. Una Perspectiva Global y empresarial. Koontz- Weihrich-Cannice. Ed. Mc Graw Hill, 14ª. Edición, México 2012