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Unidad 1. Fundamentos de gestión de procesos de negocios (BMP)
Sistematización de procesos
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Introducción
Al ser esta una generación de la información, se plantea el problema del manejo de ésta bajo un
enfoque orientado a procesos en las organizaciones por lo que estándares que apoyen a la organización y al
control de procesos son de gran ayuda ofreciendo grandes beneficios a las empresas.
BPM (Business Process Management) surge para brindar una solución a las organizaciones de hoy en
sus procesos, ya que desde hace cuatro décadas hemos venido viviendo una evolución en el manejo de la
información, desde necesidad de capacidad y administración de las bases de datos hasta enfoques como el de
objetivos o manejar eficientemente todo lo relacionado con los procesos y es aquí donde BPM se muestra
como un factor determinante para mejorar la productividad y la optimización de procesos empresariales.
Otro aspecto importante de BPM, es que su esencia es la razón del negocio. BPM estructura los
procesos según las políticas y estrategias de las organizaciones, por lo que BPM consiste en administrar los
procesos de negocio de principio a fin, mediante el uso de nuevas tecnologías, de tal forma que se pueda
responder de la manera esperada ante el cambio.
1.1 Workflow o flujo de trabajo
Los sistemas de workflow son herramientas que permiten la implementación técnica de procesos de
negocio dan soporte y agilizan el proceso de negocio ganando tiempo. Permite a la gente involucrada llevar a
cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control
incluye el monitoreo de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen
a su fecha de vencimiento. El sistema workflow cubre todos los aspectos del proceso.

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Características del sistema workflows
Una vez ya definido el concepto de flujo de trabajo a continuación proseguiremos en desarrollar las
principales características con las que todos lo workflows cuentan:
 Incluyen un número finito de actividades.
 Involucran a diferentes personas y departamentos.
 Requieren un alto grado de coordinación.
 Los sistemas workflows controlan los procesos.
 Se basan en un modelo.
 Son muy útiles en organizaciones bien estructuradas.
Se ha generado ideas erróneas en cuestión a los sistemas de flujo de trabajo y es por eso que debemos
de tomar muy en cuenta lo que no es workflows esto para evitar caer en errores que en un futuro como
auditores o consultores empresariales puedan generar problemas que contradigan los objetivos de la empresa
en la cual laboran o son dueños.
El flujo
(Actividades)
La gente
(Organización)
Los
efectos
(Actividades)

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 Un sistema workflow no es:
1. Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos).
2. Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos).
3. Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza ALE, EDI,
WebForms-XML, etc.)
4. Una transacción para secuenciar pantallas.
5. Administración de datos temporales.
6. Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se
puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow
tampoco lo hará).
Ventajas al implementar el sistema de flujo de trabajo
Las principales empresas o industrias, de servicios de comercialización con mayor reconocimiento
mundial han adoptado este sistema de flujo de trabajo, tenido numerosas ventajas, las cuales describiremos
en dos áreas para los usuarios y para las empresas:
Ventajas para los usuarios:
 Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su inbox.
 La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.
 El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción.
 Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores
directamente utilizando la estructura organizativa.
Ventajas para las empresas
 Aumenta la productividad.
 Agiliza los procesos.

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 Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en
responder).
Fig. 1. Ejemplo de las ventas de usar sistema Workflow
Terminología
Es vital conocer la terminología desarrollada dentro del sistema de flujo de trabajo conocido por su
traducción en inglés worksflows. Para su mejor comprensión se presentaría primeramente los significados de
cada uno de los iconos de este sistema para posteriormente a través de cinco preguntas clave explicar cada
parte del proceso de negocio utilizando la terminología de este sistema.

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Fig. 2 Terminología de Workflow
I.- ¿En qué orden? Workflow
 El workflow controla el flujo del proceso
 Consiste en un conjunto de pasos
 Puede ser lanzado mediante eventos
 La definición del workflow describe el proceso de negocio a implementar.
 Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados.
o Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer.
o Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando paso a paso a través de
contenedores.
 Un workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del workflow y debe de
estar activamente relacionado a él.
 El workflow se crea y modela mediante el Workflow Builder (SWDD).

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II. ¿Qué? Actividad / Tarea
 Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de
funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.
 Generación y envío de documentos.
 Toma de decisiones.
 Control de flujo.
 Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la logística
implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
 Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto último requerirá
de la técnica de determinación de agentes).
 En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina wokitem, y le indica al responsable lo
que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.
III. ¿Con qué objeto? Business Object
 Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida
mediante una clave o conjunto de claves.
 Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto
definido previamente al cual se le ha asignado una serie de valores.
 Los componentes de un objeto son:
o Atributos (son los campos que identifican el objeto).
o Métodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto).

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o Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.).
 En el workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades
 A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en
el workflow.
 Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder (SWO1).
IV. ¿Quién? Agentes
 Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas
personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.
 Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe
restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.
 Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su
Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.
 Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles.
 En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinará en tiempo real quien es el
usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por
competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.
 En la determinación de agentes juega un papel muy importante la estructura organizativa de la
empresa.
V. ¿Cuándo? Evento
 Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede reaccionar
al evento si la relación entre ambos está activada.
 Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows.

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 Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (por ejemplo: la tarea
aprobar pedido puede dejar los eventos como aprobados, rechazados, modificados). De esta
manera, el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.
 Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar
eventos
 Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
o Por programa (mediante funciones específicas de la API de workflow).
o Mediante documentos de cambio (Change Documents).
o Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM).
o Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)
o Mediante el sistema de información logística (alertas).
o Mediante documentos de cambio del módulo RH.
1.2 Integración de aplicaciones empresariales
Usualmente en las organizaciones se cuenta con una amplia gama de procesos de negocios
automatizados, mediante las Tecnologías de la Información (TI), que dan lugar a la existencia en este sistema
informativo.
En este subtema, con vistas a resolver la problemática antes planteada, se analiza la integración de
información y de los conceptos relacionados, lo que permite una clasificación de la metodología usada para
integrar datos, aplicaciones o información y definir los enfoques principales a tener en cuenta para esta
integración. Además, se justifica la viabilidad de emplear modelos de datos comunes, en particular de EIA
(Arquitectura de Integración Empresarial), para la integración de información.
La Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI, por sus siglas en inglés) se define como el uso de
principios de la arquitectura de software y sistemas informáticos para integrar un conjunto de informaciones y
procesos en una organización.

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Las aplicaciones de gestión de información normalmente no se pueden comunicarse entre sí para
compartir datos o reglas de negocio. Por esta razón, a estas aplicaciones a veces se les denomina islas de
automatización o silos de información. Esta falta de comunicación conduce a la ineficiencia debido a que se
duplican datos idénticos en lugares diferentes provocando, además, que sea más difícil la automatización de
procesos en apariencia simples.
Empleando EAI se logra la integración de aplicaciones en una única organización, permitiendo
simplificar y automatizar los procesos de negocio evitando, al mismo tiempo, tener que realizar cambios
radicales en las aplicaciones existentes y sus estructuras de datos. De esta forma, EAI representa el
intercambio de datos y procesos de negocios relacionados entre cualquier aplicación y el origen de datos en
una organización.
Un gran reto para la EAI es que, los distintos sistemas que deben ser integrados entre sí, a menudo
residen en diferentes sistemas operativos y utilizan diferentes soluciones de bases de datos y distintos
lenguajes.
Existen múltiples contextos en los cuales EAI puede ser utilizado, algunos de ellos son:
 Integración de datos (información): Garantiza la consistencia de la información en varios
sistemas.
 Integración de procesos: Vincula los procesos de negocio a través de aplicaciones.
 Independencia de proveedores: Al introducir en el sistema EAI las políticas de negocio o reglas
de las aplicaciones se evita que tengan que ser implementadas nuevamente cuando las
aplicaciones se sustituyen por las de otro proveedor.
 Interfaz común: Provee una única interfaz a un grupo de aplicaciones evitando que los usuarios
interactúen con múltiples paquetes de software.
Existen dos patrones en la aplicación de sistemas EAI:

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 Mediación: Cuando el sistema EAI actúa como intermediario o interfaz de comunicación entre
múltiples aplicaciones. En este patrón, siempre que en una aplicación ocurra un evento dado,
por ejemplo una nueva información generada o una nueva transacción completada, un módulo
de integración en el sistema EAI es notificado, el cual, entonces, propaga los cambios a las
demás aplicaciones.
 Federación: En este patrón, el sistema EAI actúa como interfaz externa para múltiples
aplicaciones. Todos los accesos desde el 'mundo exterior' a cualquiera de las aplicaciones se
gestionan por el sistema EAI. Este sistema atiende las solicitudes en nombre del solicitante y se
configura para exponer sólo la información pertinente.
Ambos patrones se utilizan a menudo simultáneamente. Un mismo sistema EAI puede mantener
múltiples aplicaciones en sincronización (mediación), mientras que satisface las solicitudes de servicio que los
usuarios externos hacen a estas aplicaciones (Federación).
Los sistemas EAI poseen módulos que procesan la integración de múltiples operaciones simultáneas,
que participan en un momento determinado. Estos módulos de integración se suscriben a determinados tipos
de eventos y procesos que reciben notificaciones cuando se producen dichos eventos. Estos módulos pueden
ser implementados de diferentes maneras: en sistemas EAI basados en Java, éstos podrían ser aplicaciones
web o JavaBeans Empresariales (EJBs) o incluso Objetos Planos Antiguos de Java (POJOs) que se ajustan a las
especificaciones del sistema EAI. En sistemas basados en .Net, pudieran ser igualmente aplicaciones web o
controles web de usuarios que encapsulen subconjuntos de la lógica de negocio de un sistema EAI.
Un sistema EAI podría participar en la integración de múltiples operaciones simultáneas en un
momento determinado, cada tipo de integración está siendo procesado por un módulo de integración. Los
módulos de integración se suscriben a determinados tipos de eventos y procesos, recibiendo notificaciones
cuando se producen dichos eventos.

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Entre las ventajas de los EAI se encuentran:
 Posibilita el intercambio de información entre los sistemas en tiempo real.
 Permite encadenar los procesos de negocio y ayuda a incrementar la eficiencia organizacional.
 Mantiene la integridad de la información entre varios sistemas.
Como desventajas de los EAI se tienen:
 Costos de desarrollo muy altos, especialmente para pequeños y medianos negocios.
 Las implementaciones de EAI consumen mucho tiempo y requieren muchos recursos.
1.3 ¿Qué es gestión de procesos de negocios BPM?
BPM (Gestión de Procesos de Negocios) es un elemento de gran importancia, ya que da la posibilidad
de moldear la arquitectura empresarial orientándola a procesos, automatizando cada uno de ellos de principio
a fin, estableciendo, además, sistemas de monitorización y control. A diferencia de una organización
tradicional, en donde los sistemas están basados en los datos, en el enfoque BPM los sistemas se centran en
los procesos de negocio que son modelados a través de workflows.
Al implementar BPM se utilizan de manera eficiente las infraestructuras y los sistemas existentes, de
manera integrada y disminuyendo el impacto económico de los cambios. Un proceso de negocio es una
secuencia de tareas que son ejecutadas en serie o en paralelo por dos o más individuos o aplicaciones.
La Gestión de Procesos de Negocios es la unión entre el flujo de trabajo y la Integración de Aplicaciones
Empresariales como se demuestra en la siguiente figura.

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Fig. 3 Unión entre workflow y EIA
La implementación del BPM se refleja desde un primer momento, a través de la agilización de procesos
y la reducción de los costos, además de que permite monitorear y detectar cualquier inconveniente con
respecto a la Gestión Empresarial, entregando de esta manera buenos parámetros de calidad.
Para poder implementar una estrategia empresarial con BPM no es obligatorio hacer nuevas
inversiones en tecnología sino que se puede aplicar la reingeniería de procesos con un impacto mínimo en la
organización. BPM más allá de otorgar un sistema tecnológico que entregue rigidez y limite a la organización,
consigue que las mismas puedan renovarse, es decir, retroalimentarse a la velocidad que los nuevos tiempos
exigen.
Dependiendo del proceso, el BPM mejora la productividad, visibilidad y sensibilidad de la organización;
reduce los costos, los errores y acelera las duraciones de ciclo. En última instancia, un enfoque de la calidad
BPM es un conductor dominante para la rentabilidad.
El BPM o gestión de procesos de negocio es un conjunto de técnicas, actividades y tareas, bajo un
enfoque metodológico o metodología, con el fin de gestionar los procesos de negocio.

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No obstante, se ha venido empleando el término BPM también para ir reemplazando al workflow, que
está más asociado a tecnologías de los 90. También porque los workflows han ido evolucionando e
incorporando nuevas funcionalidades.
La "Tecnología BPM", es la evolución de los workflow y básicamente contempla:
 Reglas de negocio robustas y flexibles a través de motores de reglas de negocio.
 Arquitectura basada en web.
 Seguridad y autenticación de usuarios (LDAP u otros sistemas).
 Asignación de actividades por "roles" y dinámica.
 Gestión de Timers dinámicos.
 Ejecución paralela de una misma actividad.
 Cambios a los procesos en caliente.
 Subprocesos y procesos encadenados.
 Ejecución dinámica de subprocesos.
 Reportes estadísticos y de monitorización.
 Organización (organigrama).
 Integración con servidores de aplicaciones.
 Servicios del motor a través de webservices.
Asimismo cada vez más se van ampliando estas características, y cada vez más se va necesitando
menos códigos de programación.
Otras características son: Simulaciones, BPMN y BPML, enrutamiento por votación, administración de
múltiples interfaces de clientes, gestión de documentos, asignación automática de actividades por diferentes
destinos, etc.

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Estos proyectos no pueden estar enfocados únicamente en tecnología, y el enfoque tradicional de
abordar un proyecto de desarrollo de sistemas no es suficiente para automatizar adecuadamente los procesos
con tecnología BPM. Un factor crítico de éxito de estos proyectos es incorporar el BPM al proyecto, y tener
una o más personas que realmente visualicen y diseñen la solución orientada a procesos.
Las aplicaciones de Business Process Management (BPMS) fueron el mercado de más rápido
crecimiento hasta el año 2011, excediendo los 1000 millones de dólares en el año 2007 hasta alcanzar 2600
millones en el 2011.
La implantación de BPM permite aprovechar las infraestructuras y sistemas existentes, de forma
totalmente integrada, minimizando el impacto económico de los cambios.
La agilización de procesos y reducción de costes mediante BPM se obtienen desde el primer momento,
permitiendo monitorizar el negocio y detectar cualquier problema en la gestión empresarial, el ajuste a las
métricas establecidas y el cumplimiento de los parámetros de calidad.
Cambios de estrategia empresarial en una organización con BPM pueden ser ejecutados de forma
inmediata sin implicar necesariamente nuevas inversiones en tecnología y permitiendo aplicar la reingeniería
de procesos con un impacto mínimo en la organización. BPM consigue que las organizaciones, lejos de quedar
atrapadas en una rigidez limitada por su propia tecnología, puedan renovarse, alcanzando el dinamismo
necesario que los nuevos tiempos exigen.
1.4 Beneficios de implementar BPM
BPM es la solución tecnológica que, a través de un marco de trabajo fiable y robusto permite articular
este modelo de gestión dando respuesta a las necesidades de diseñar, controlar y medir procesos.

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Gestión de procesos de negocio (BPM) es uno de los segmentos de mercado más importantes en la
industria del software actualmente. BPM es una tecnología que permite a las organizaciones modelar,
automatizar, administrar y optimizar los procesos de negocios. BPM incluye la combinación correcta de
dirección empresarial y tecnología, permite una reducción significativa en los ciclos de tiempos y costos,
algunas veces hasta en un 90%. Esto es particularmente cierto para procesos que cruzan departamentos,
aplicaciones y usuarios. Desde una perspectiva tecnológica, un sistema BPM independiente se puede integrar
fácilmente con aplicaciones existentes, tales como CRM, ERP y ECM, sin que requiera de un rediseño total del
sistema.
Los beneficios de implementar una eficiente gestión de procesos de negocios (BPM) son numerosas,
pero creemos que es más importante recalcar las siguientes:
 Se formalizan los procesos.
 La optimización de procesos es considerada durante todo el proyecto.
 El monitoreo de procesos es considerado como un decisión con verdadera información.
 Existen objetivos estratégicos claros orientados a resultados.
 Mide la efectividad y eficiencia, es decir el desempeño orientado en procesos.
 Se enumeran los impactos y la agilidad para crear un verdadero cambio en la empresa.
 Incentiva la utilización de estándares.
1.5 Disciplinas BPM
Es de vital importancia conocer las principales disciplinas que forman parte de la gestión de procesos
de negocios (BPM), ya que es necesario conocer cada una de ellas y su funcionabilidad para comprender mejor
el siguiente apartado, que habla sobre las fases de la gestión de procesos de negocios. Para su estudio a
continuación se presentará la siguiente figura.

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Fig. 4 Disciplinas de BPM
 BPMN es el estándar para modelar los procesos de negocio.
 BPEL es el estándar para ejecutar procesos de negocio.
 BAM Business Activity Monitoring, permite el monitoreo de actividades de negocio usando
indicadores clave de desempeño. (Key Performance indicador KPI). BAM exige a una empresa
identificar sus indicadores de rendimiento claves (KPI).
 SOA + ESB Estilos de Arquitectura, que son la base para construcción de una infraestructura
orientada en servicios y procesos.

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1.6 Middleware (MOM)
Con el auge de las tecnologías SOA (Service Orientated Architecture) y EDA (Event Driven
Architecture), se perfila la necesidad de un nuevo componente en la ya compleja infraestructura de los
servicios de información: el bus de servicios de empresa (ESB). Dicho componente viene a cubrir un
espacio creado por la necesidad de permitir la comunicación entre componentes o servicios de la
empresa.
Hasta la fecha, el papel de integrador venia dado de la mano de EAIs (Enterprise Application
Integration), una tecnología que permitía comunicar distintos recursos informáticos para poder hacer
uso de ellos conjuntamente. El problema que tiene esta tecnología es que los tiempos de desarrollo
son largos, los proyectos conllevan un desembolso importante y existe una absoluta dependencia del
fabricante.
Debido a esta difícil situación respecto a los EAIs, la industria ha evolucionado hacia lo que se ha
pasado a llamar ESB. El corazón de un ESB es un MOM (Message-oriented Middleware), lo que
reconoce que la comunicación entre distintos componentes se haga de manera transparente, fiable y
asíncrona (en el caso de que fuese necesario, el sincronismo también deberá permitirlo el ESB).
Además del sistema de mensajería, hacen falta conectores para comunicar los distintos recursos
de la empresa con el ESB. Dichos conectores permitirán exponer los recursos de la empresa como
servicios web dentro del propio ESB (de hecho, la definición de los mismos se queda en el nivel de
abstracta, sin necesidad de definir los puertos). De manera que la comunicación interna del ESB se
realiza con XML como formato impuesto, permitiendo con ello acceder de manera sencilla y rápida a la
información que transita por dentro. Este último hecho permite aplicar tecnologías como BAM
(Bussiness Activity Monitoring) sobre los datos que transitan por un ESB.

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Por último, pero no menos importante, es responsabilidad de un ESB el enrutamiento de los
mensajes y la orquestación de los procesos. Por enrutamiento se entiende el proceso de recibir la
entrada de un mensaje y decidir la salida o salidas que el mensaje debe tomar (pudiendo haber
transformación del contenido, gracias al hecho de que es XML, se pueden usar tecnologías como XSLT).
La orquestación es el esqueleto de una aplicación compuesta, en la que a través de lenguajes formales
se permite definir el flujo de actividades y estados por los que ha de pasar un proceso de empresa para
su realización (un ejemplo bastante extendido es BPEL).
Middleware es el software que conecta dos aplicaciones que de otra manera estarían
separadas. Por ejemplo, hay varios productos de middleware que conectan una base de datos con un
servidor web. Esto permite a los usuarios solicitar datos de la base de datos empleando formas o
planillas desplegadas en un explorador web, y le permite al servidor web entregar páginas web
dinámicas de acuerdo al interés del usuario o a su perfil.

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