1. MUNICIPIO DE TITIRIBÍ
PROCEDIMIENTO PARA LA
MEJORA CONTINUA DE LA
EFICACIA, EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD DEL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código: MEJ-PR-04
Versión: 01
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Elaboró: Asesora y Secretaria
de gobierno
Revisó: Comité de calidad Aprobó: Alcalde
Fecha: Junio de 2015 Fecha: Fecha:
1. OBJETIVO:
Describir la metodología para la mejora continua de la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Municipal
2. ALCANCE:
Inicia con la elaboración del Plan Anual de Reuniones para la Mejora Continua y
termina con la elaboración del Acta del Comité de Calidad:
3. RESPONSABLE:
Es responsabilidad del Representante de la Dirección, Líderes que participan en
los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, y el coordinador de calidad el
cumplimiento y la adecuada aplicación de este procedimiento.
4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
4.1. Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas
de una no conformidad detectada u otra situación indeseable,
4.2. Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las causas
de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable
4.3. Análisis de datos: Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para
demostrar la idoneidad y la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de
Gestión de la Calidad y evaluar donde se requieren planes de mejoramiento
4.4. Auditoria Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar
la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría
interna.
4.5 Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se
alcanzan los resultados planificados
4.6 Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

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PROCEDIMIENTO PARA LA MEJORA
CONTINUA DE LA EFICACIA,
EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL
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CALIDAD
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4.7 Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los
resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.
4.8 Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad de cumplir con los requisitos y optimizar el desempeño.
4.9 Objetivos de Calidad: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la
calidad
Nota 1: Los objetivos de calidad se basan en la política de calidad definida por la
entidad.
Nota 2: Los objetivos de calidad se especifican, generalmente, para los niveles y
funciones pertinentes de la entidad
4.10 Política de Calidad: Intenciones globales y orientaciones relativas a la
calidad, tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.
4.11 Revisión por la dirección: Actividad emprendida por la alta dirección para la
revisión de los requisitos del cliente, de las no conformidades y para asegurar
la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del diseño y desarrollo del
Sistema de Gestión de la Calidad,
4.12 Sistema de evaluación para el seguimiento y medición: Método para
verificar si se han alcanzado los resultados planificados en cuanto a eficiencia
eficacia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

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EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
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5. CONTENIDO:
Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1
Elaborar el Plan Anual de Reuniones
para la Mejora Continua: El Comité de
Calidad y el líder de cada proceso,
elaboran y diligencian el MEJ-FR 08
Programación Anual de Reuniones de
Mejoramiento Continuo.
Coordinador de
calidad y Comité de
Calidad
MEJ -FR-08
Programación
Anual de
Reuniones de
Mejoramiento
Continuo
2
Convocar el Comité de Calidad: Con
base en el plan anual de reuniones, el
Coordinador de Calidad convoca a los
integrantes a la reunión del Comité de
Calidad, mediante oficio, indicándoles el
día, hora y lugar de la reunión.
Líder del proceso
3
Recopilar Información para la mejora
continua de la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema de Gestión de la
Calidad: De acuerdo con la citación a la
reunión del Comité de Calidad, los
integrantes del mismo proceden a recopilar
la información relativa a: política de calidad,
medición de los objetivos de calidad,
auditorias internas, Indicadores de los
procesos, indicadores de productos y/o
servicios, informes de proveedores y
contratistas, medición del nivel de
satisfacción del cliente , estado de acciones
correctivas y acciones preventivas y
resultados de revisión por la Dirección al
Sistema de Gestión de la Calidad , para ser
presentada en el Comité de Calidad y la
consignan en el formato de informe para la
Mejora Continua.
Nota: para algunos procesos no aplican
todas las entradas definidas en el presente
numeral.
Comité de Calidad No Aplica
4
Efectuar Comité Técnico de Calidad:
Con base en la citación y en la información
recopilada por los integrantes del Comité
de Calidad en el MEJ-FR-09 Informe para
la Mejora Continua, el Coordinador de
dicho Comité inicia la reunión, en donde se
da lectura al acta anterior, se verifican los
compromisos pendientes, se revisan los
informes para la mejora continua y se
establecen nuevos compromisos.
Coordinador de
Calidad (Líder del
proceso)
MEJ -FR-09
Informe para la
Mejora
Continua

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Nro. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
5
Elaborar el Acta del Comité de Calidad:
El Secretario del Comité de Calidad elabora
acta de la reunión del Comité, teniendo en
cuenta el PDO-FR-04 Acta de Reunión de
Mejoramiento Continuo.
Secretario del
Comité de Calidad
PDO -FR-04
Acta de
Reunión de
Mejoramiento
Continuo
6
Convocar al Comité de Calidad: Con
base en el plan anual de reuniones, el
Coordinador de Calidad convoca a los
integrantes a la reunión del Comité de
Calidad, mediante oficio, indicándoles el
día, hora y lugar de la reunión.
Coordinador de
Calidad
Oficio
7
Consolidar Información para el Análisis
de Datos: De acuerdo con el oficio de
citación a la reunión del Comité de Calidad,
los integrantes del mismo proceden a
consolidar la información relativa a:
Indicadores de los procesos
(Características y tendencias de los
procesos), indicadores de productos y/o
servicios (Características y tendencias de
los productos y servicios, incluidas las
oportunidades para llevar acabo acciones
preventivas), informes de proveedores y
contratistas y satisfacción del cliente de sus
respectivas dependencias para ser
presentadas en el comité de Calidad y la
consignan en el MEJ -FR-09 Informe para
la Mejora Continua (Consolidado).
Integrantes del
Comité de Calidad
MEJ FR-09
Informe para la
Mejora
Continua
(consolidado)
8
Efectuar Comité de Calidad: Con base en
la citación y en la información consolidada
por los integrantes del comité de Calidad
en el formato MEJ -FR-09 Informe para la
Mejora Continua (Consolidado), el
Coordinador de calidad inicia la reunión, en
donde se da lectura al acta anterior,
verifican los compromisos pendientes,
revisan los informes de mejora continua y
establecen nuevos compromisos.
Coordinador de
Calidad
MEJ -FR-09
Informe para la
Mejora
Continua
(consolidado)
9
Elaborar el Acta del Comité de Calidad:
El Secretario del comité de Calidad elabora
acta de la reunión del Comité, teniendo en
cuenta el PDO-FR-04-Acta de Reunión de
Mejoramiento Continuo.
Secretario del
Comité de Calidad
PDO-FR-04
Acta de
Reunión de
Mejoramiento
Continuo

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EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
No aplica
7. REGISTROS:
Código Nombre Responsable
Lugar de
Almacenamiento
Recuperación
Tiempo de
Retención
Protección
Disposición
Final
MEJ-
FR-08
Programació
n Anual de
Reuniones de
Mejoramiento
Continuo
Coordinador de
Calidad y Líder
de proceso
Oficina del
Responsable
Carpeta
Comité de
Calidad
El
establecido
en la tabla de
retención
documental
Archivadores
y carpetas de
uso exclusivo
de los
responsables
Archivo
Central
MEJ-
FR-09
Informe para
la Mejora
Continua
Líder Proceso
Oficina del
Responsable
Carpetas
mejoramiento
por proceso
El
establecido
en la tabla de
retención
documental
Archivadores
y carpetas de
uso exclusivo
de los
responsables
Archivo
Central
PDO-
FR-04
Acta de
Reunión de
Mejoramiento
Continuo
Secretario del
Comité de
Calidad
Oficina del
Responsable
Carpeta actas
de
mejoramiento
El
establecido
en la tabla de
retención
documental
Archivadores
y carpetas de
uso exclusivo
de los
responsables
Archivo
Central
8. CONTROL DE CAMBIOS:
Versión
Fecha de
Aprobación
Descripción del Cambio
No aplica para esta versión
9. LISTADO DE ANEXOS:
Anexo No.0: PDO-FR-04 Acta de Reunión de Mejoramiento Continuo
Anexo No.8: MEJ-FR-08 Programación Anual de Reuniones de Mejoramiento
Continuo
Anexo No.9: MEJ--FR-09 Informe para la Mejora Continua