1. INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE CALIDAD
Proceso Auditado:
Gestión control y Mejora
Código F-GCM-07
Versión: 01
Fecha de versión:
dd/mm/aa: 18/01/07
Fecha (dd/mm/a):
23/12/2010
Auditor:
Maribel Rico Palacio / Profesional Universitaria Tesorería
Nombre y cargo
Personal Auditado
Sergio de Cruz Gómez Vélez
Cargo
Jefe Control Interno (E)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA UTILIZADOS (criterios de auditoria)
P-GCM-03 Planificación y Realización de Auditorias Internas, Gestión Control y Mejora, PGCM-08 Administración del riesgo, P-GCM-09 Control Interno y los establecidos, por el
estándar NTCGP 1000:2009 en los numerales 7.5.5 y los correspondientes y aplicables al
capitulo 8 de medición, análisis y mejora, Manual de Calidad AMVA, Ley 87 de 1993, Ley 489
1998; Acuerdo 060 de 2000, MECI 1000: 2005, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1826 de 1994,
Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 2005; Decreto 2621 de 2006; decreto 2913 de 2007;
Resolución 000119 de febrero 28 2006, Guía Rol de las Oficinas de Control interno de la
DAFP.
DOCUMENTOS CONSULTADOS DURANTE LA AUDITORIA
Formatos: F-GCM-04, F-CGM-08 Acciones correctivas, F-GCM-09 Acciones preventivas, FGCM-18, F-GCM-11, F-GCM-16.
Referencia: Borrador Informe Auditoria Interna S.G.C

2. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA
NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS:
Total: Ocho (7)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
No se encontraron evidencias de campañas realizadas para el fomento de la cultura
del Autocontrol incumpliendo en numeral 4.5 del P-GCM-09.
Según lo consignado en Acta No.1 Planeación-Of.Control Interno-Coordinación de
Calidad los indicadores actuales no ofrecen la información necesaria para la toma de
decisiones, por lo que se estableció la necesidad de reestructurarlos, a la fecha de la
auditoría esto no se había realizado incumpliendo lo establecido en el numeral 8.2.3
de la norma NTCGP 1000:2009.
No se evidencia informe de autoevaluación de la gestión por procesos ó por Área
organizacional presentado al Comité coordinador de control interno según lo
establecido en el numeral 4.8.5 del P- GCM-09.
No hay evidencia de presentación de informe sobre el estado de los riesgos al comité
coordinador de control interno en contravía de lo establecido en el numeral 4.12.1 del
P-GCM-09.
Se incumple el numeral 8.5 de la Norma “Mejora” en cuanto no fue posible encontrar
evidencia de revisión gerencial del SGC al año 2.009 de manera que permita asegurar
la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC evaluando sus oportunidades de
mejora y ajustándolo.
No se encontró evidencia respecto al monitoreo que se realiza a los indicadores de los
procesos incumpliendo lo establecido en el numeral 4.14 del P-GCM-09.
No se evidencia monitoreo y evaluación a los acuerdos, compromisos y protocolos
éticos establecidos incumpliendo en numeral 4.13 del P-GCM-09
OBSERVACIONES:
Total: Dos (3)
1. Se encontró evidencia de la aplicación del F-GCM-18 “seguimiento a las campañas de
Autocontrol” . Sin embargo no es procedente la aplicación de una encuesta que
pretende evaluar el impacto de las campañas cuando éstas no se han realizado. El
formato debe ser aplicado para medir el impacto de las campañas y no para cumplir con
el requisito. Se evidenció campañas planteadas pero sin implementar por lo que se
recomienda iniciar su implementación.
2. Se sugiere implementar el plan comunicacional que se tiene elaborado difundiéndolo a
través de la oficina de comunicaciones de la organización.
3. Según el numeral 5.3 de MECI 1000:2005 y el Artículo 29 de la Resolución 000119 del
28 de febrero de 2006 por medio de la cual se “adopta el MECI en el AMVA” el comité
coordinador de control interno debe reunirse por lo menos cada dos meses y la
metodología actual no está garantizando el cumplimiento de esta periodicidad de
reuniones. Es importante considerar que el decreto 1826 de 1994 establece una
periodicidad de reuniones de al menos dos veces al año por lo tanto se recomienda
ajustar la Resolución interna de manera que la entidad de cumplimiento a lo que allí
establece. En dicho Decreto se define también que el Comité debe contar con un
reglamento interno y según la auditoría realizada no se cuenta con este instrumento.
Referencia: Borrador Informe Auditoria Interna S.G.C

3. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
(FORTALEZAS, DEBILIDADES, ASPECTOS A MEJORAR)
Las actividades observadas y realizadas en el Proceso permiten cumplir los objetivos
establecidos: SI X NO
Observación: El proceso cumple con los requisitos exigidos por la NTCGP 1000:2009, en
cuanto al control de registros de calidad tal como lo exige el requisito en el capitulo 4.2.4, sin
embargo se está incumpliendo con la aplicación de las herramientas de medición, análisis y
mejora establecidos en el numeral 8 de la norma.
Los recursos utilizados en el Proceso son los adecuados para cumplir los objetivos Si X NO __
FORTALEZAS:
1. Se evidencia un claro conocimiento del objetivo del proceso por parte del líder del
proceso y su equipo de trabajo.
2. Se evidencia conocimiento de la política y objetivos de calidad por parte del líder del
proceso y su equipo de trabajo.
DEBILIDADES O ASPECTOS A MEJORAR:
1. Fortalecimiento del comité coordinador de control interno de tal manera que desempeñe
el papel que le corresponde en cuanto a la autoevaluación de la gestión por procesos y
el estado de los riesgos.
2. Fortalecimiento de la cultura del Autocontrol
3. Reestructuración de indicadores
4. Asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad a
través de las revisiones gerenciales.
5. Fortalecer el monitoreo a los indicadores de los procesos y a los acuerdos, compromisos
y protocolos éticos
CONCLUSIONES:
Se cuenta con un proceso que en general se lleva a cabo de la manera como se tiene
documentado maduro en la aplicación de registros y en la definición de la matriz de riesgos
como fuente de información para la aplicación de acciones preventivas, pero susceptible de
mejorar en cuanto a las herramientas de mejora en especial en la definición de indicadores
y toma de acciones como resultado del análisis de datos.
Se percibe en la auditoria realizada compromiso del líder del proceso y su equipo de trabajo
con el sistema de gestión de la calidad para aplicar las acciones correspondientes que
conlleven a dar cumplimiento a los requisitos de la norma NTC GP1000 2009 aplicables al
proceso.
Visto Bueno:
Jefe Control Interno
Referencia: Borrador Informe Auditoria Interna S.G.C