El documento presenta la siguiente información: 1) Se socializan nuevos documentos del Sistema Integrado de Gestión como mapa de procesos, política y objetivos. 2) Se revisa el estado actual de las caracterizaciones de los procesos. 3) Se proporcionan herramientas para la construcción de indicadores que permitan evaluar y medir los procesos.

1. SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION
Ministerio del Trabajo
Julio 12 de 2012

2. OBJETIVOS
Socializar los nuevos documentos validados: mapa de procesos,
política del SIG, objetivos.
Revisión de estado actual caracterizaciones.
Proporcionar herramientas para la construcción de indicadores, que le
permita al participante realizar una evaluación y medición apropiada de
su proceso.

3. PROCESOS ESTRATEGICOS
Cooperación y Gestión del
Direccionamiento Administración Comunicación
Relaciones Servicio a la
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE-CIUDADANO
Estratégico del SIG Institucional
Internacionales Ciudadanía
PROCESOS MISIONALES
Formulación Implementación Inspección,
de Políticas Seguimiento de
de Políticas Vigilancia y
Públicas Políticas Públicas
Públicas Control
PROCESOS DE APOYO
Administración de Bienes y Servicios
Gestión del Talento Humano Gestión Documental
Gestión Jurídica Gestión Ambiental
Gestión de Contratación Gestión Financiera
Gestión Tecnologías de Información y Comunicación
PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL
Evaluación Independiente Control Interno Disciplinario

4. Política SIG
El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfacción de los
trabajadores y de sus demás grupos de interés, en cumplimiento
de la normatividad vigente y de sus objetivos institucionales y
sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el
derecho al trabajo digno y decente; soportado en un talento
humano desarrollado integralmente, una gestión basada en
herramientas de control y evaluación, servicios eficientes,
efectivos y transparentes, la mejora continua de sus procesos y la
reducción de los impactos ambientales propios de sus
actividades.

5. Objetivos SIG
Los siguientes objetivos del Sistema Integrado de Gestión aportan para el
cumplimiento de los objetivos sectoriales e institucionales del Ministerio del
Trabajo.
• Aumentar los niveles de satisfacción de los clientes – ciudadano.
• Fortalecer el desempeño de los procesos establecidos en el Ministerio del
Trabajo.
• Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y la
disponibilidad y desarrollo integral del talento humano.
• Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol, autogestión,
autorregulación y de evaluación para garantizar la mejora continua.
• Garantizar mecanismos de participación ciudadana y control social sobre la
gestión del Ministerio del Trabajo.
• Utilizar de manera eficiente los recursos ambientales.

6. AJUSTE FORMATO
CARACTERIZACIÓN

7. AJUSTE FORMATO
CARACTERIZACIÓN

8. ESTADO ACTUAL
CARACTERIZACIONES
En espera de ajuste En espera de No se ha enviado
Procesos Sin elaboración Validada
final avance retroalimentación
Direccionamiento Estratégico X
Cooperación y Relaciones Internacionales X
Administración del SIG X
Comunicación Institucional X
Gestión de Atención al Ciudadano X
Formulación de Políticas Públicas X
Implementación de Políticas Públicas
Seguimiento a Políticas Públicas X
Inspección, Vigilancia y Control X X
Gestión del Talento Humano X
Administración de Bienes y Servicios X
Gestión de Contratación X
Gestión Jurídica X
Gestión Documental X
Gestión Financiera X
Gestión Ambiental X
Control Interno Disciplinario X
Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones X
Evaluación Independiente X
En espera de ajuste final: DeCiDe ya envió observaciones y se espera el envío con los ajustes
En espera de avance: gestores no han enviado avance.
No se ha enviado retroalimentación: Corporación DeCiDe no ha enviado retroalimentación a últimos ajustes.

9. MÉTODO BÁSICO PARA LA GESTIÓN
DE PROCESOS - CICLO P H V A
Política
A P
ACTUAR Definir las PLANEAR
Metas
Revisión
por la Dirección Actuar Definir
Correctivamente los métodos
que permitirán
alcanzar las metas
propuestas
Educar y
Verificar los
Entrenar
Medición y verificación resultados
Implementación
de la tarea Ejecutar Y
ejecutada la tarea y operación
recoger
V los datos H
VERIFICAR HACER

10. MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
CLIENTES CLIENTES
Responsabilidad
de la Dirección
Gestión de los Medición, Análisis Satisfacción
Recursos y Mejora
Entradas Salidas
Requisitos Realización del
Producto
Producto
Modelo de un sistema de Gestión de la calidad basado en procesos
Tomado de Norma Técnica Colombiana NTCGP 1000

11. Eficacia del Proceso
PROCEDIMIENTO
“Forma especificada de llevar a cabo una actividad
o un proceso” puede estar documentado o no Eficiencia del
Proceso
Entrada Salida
PROCESO PRODUCTO
“Conjunto de actividades mutuamente “Resultado de
(Incluye los
relacionadas o que interactúan” un proceso”
recursos)
OPORTUNIDADES DE Efectividad del
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Proceso
(Antes, durante y después del proceso)

12. Indicador
Magnitud utilizada para medir o comparar los
Qué es? resultados obtenidos en la ejecución de
un proyecto, programa, proceso o
actividad y compararlos con lo
programado.
Implementar acciones correctivas para el
Para qué cumplimiento de los planes y alcanzar las
metas previamente definidas en el marco
son? de la misión institucional.

13. Qué es un indicador?
En términos generales, un indicador es la
medida cuantitativa o la observación
cualitativa que permite identificar cambios en
el tiempo y cuyo propósito es determinar qué
tan bien está funcionando un sistema, dando
la voz de alerta sobre la existencia de un
problema y permitiendo tomar medidas para
solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre
las causas que lo generaron.

14. Objetivos del indicador
Suministrar a los
responsables de los
procesos, directivos,
Fortalecer el Control ciudadanía y demás
de la Gestión partes interesadas;
información oportuna,
veraz y objetiva para la
retroalimentación, el
aprendizaje
organizacional y la mejora
continua.

15. Beneficios de los
indicadores
Permite el cumplimiento del control institucional.
Apoya el mejoramiento continuo de los procesos soportado en el
cumplimiento del ciclo PHVA.
Apoya el logro de los objetivos de los procesos, de los proyectos y de
la estrategia institucional.
Permite tomar acciones oportunas antes desviaciones en el
cumplimiento de las metas.
Genera mayor compromiso de los servidores públicos.
Se toman decisiones sobre datos reales, cuantificables y objetivos.
Fortalece la participación ciudadana.

16. LO QUE NO SE MIDE NO
SE PUEDE MEJORAR….

17. Basado en información
especifica con relación al lugar y
el tiempo Relevante
CARACTERISTICAS DE LOS
INDICADORES Entendible
Transparente/verificable
Que agregue Basado en información confiable
valor.

18. Tipos de indicadores
EFICACIA
Qué se realizó…..
Mide el grado en el que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan
los resultados.

19. Tipos de indicadores
EFICIENCIA
Cómo se realizó…..
Relaciona los resultados alcanzados con los
recursos utilizados.
Permite identificar la relación que existe entre
las metas alcanzadas, tiempo y recursos
consumidos con respecto a un estándar, una
norma o una situación semejante.

20. EFICIENCIA
Un indicador puede arrojar que una entidad es
altamente eficaz (logra los objetivos que se ha
propuesto), pero también se puede determinar que
su gestión es ineficiente, ya que incurre en altos
costos de personal, tiempo, herramientas para la
entrega de dichos resultados.

21. Tipos de indicadores
EFECTIVIDAD
Para qué se realizó…..
Mide el impacto de la actividad o servicio
prestado.
Permite medir la satisfacción del ciudadano.

22. Ciclo de vida del
indicador
1. Determinar y analizar el objetivo del plan, programa,
proceso que se desea medir.
2. Determinar los aspectos relevantes a medir.
3. Definir el forma de medición (definir el indicador).
4. Establecer la forma de medición.
5. Medir el indicador definido, recopilando los datos.
6. Comparar los resultados vs lo esperado (meta).
7. Presentar los resultados de la medición del indicador.
8. Tomar las medidas con base en los resultados obtenidos.
9. Determinar la pertinencia del indicador.

25. Una organización se plantea por lo tanto la necesidad de
definir indicadores dando respuesta a las siguientes
preguntas:
1. ¿Que debemos medir?
2. ¿Donde es conveniente medir?
3. ¿Cuando hay que medir?
4. ¿En qué momento o con que frecuencia?
5. ¿Quien debe medir?
6. ¿Como se debe medir?
7. ¿Como se van a difundir los resultados?
8. ¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o
auditar el sistema de obtención de datos?

28. Gracias por su atención……