La plataforma IMPROVE permite el cálculo automatizado de planes de compensación e incentivos de forma rápida, intuitiva, precisa y segura. El proceso de liquidación toma entre 16 a 30 horas y se realiza en varios pasos como la carga de datos, heredar reglas del periodo anterior, realizar cálculos diarios, pre-liquidar y liquidar para generar informes. La plataforma es flexible, segura, confiable e ilimitada para parametrizar diferentes esquemas de compensación.

2. PLATAFORMA FLEXIBLE, SEGURA, CONFIABLE Y
TOTALMENTE PARAMETRIZABLE E ILIMITADA PARA
EL CÁLCULO DE LA COMPENSACIÓN E INCENTIVOS
VARIABLES PARA LA FUERZA COMERCIAL, CANALES
DE VENTA O ÁREAS DE PRODUCCIÓN

3. IMPROVE es una plataforma para la
automatización del cálculo de la compensación e
incentivos variables, desarrollada 100% en
entorno web, altamente confiable y segura, fácil
de usar. Disponible Cloud u On-premise,
totalmente parametrizable, provee información en
línea, realiza simulaciones y, cuenta con una
documentación completa

4. PROCESO DE LIQUIDACIÓN, TIEMPO Y
ESFUERZO
PERMITE EL CÁLCULO DE PLANES DE
COMPENSACIÓN E INCENTIVOS, DE UNA
FORMA RÁPIDA, INTUITIVA, PRECISA Y
SEGURA

5. Registro del
Inicio del
periodo
Día 1
5 minutos 15 minutos 5 minutos 30 minutos cada día 10 minutos 16 Horas 15 minutos
Tiempos de Operación
Carga de los
archivos
primer día del
periodo
Clic en
refrescar
datos
Día 1
Heredar las
reglas y
parámetros del
periodo
anterior
Día 1
Cargar uno o
varios archivos
diarios
incrementales
Hacer análisis
de consistencia
de datos de
entrada (por
demanda)
Clic en refrescar datos, automáticamente se
calculan todas las reglas e indicadores, incluido los
indicadores del APP
Día 2 al día 30
Re Calcular (Opción
automática)
Pre-Liquidar
Día 30
Re Calcular (Opción
automática)
Recibir Retro-
Alimentación
Sobre la liquidación
que quedará en
firme en pocos días
Días 1 y 2
siguiente
periodo
Liquidar
Generar informes.
Automáticamente
quedan habilitadas las
consultas
Día 3
siguiente
periodo
Re Calcular (Opción
automática)
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)

6. Día
1
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
Crear Periodo
de liquidación
Registro del
Inicio del
periodo
5 minutos
Tiempos de Operación
El periodo hace referencia al mes en donde se
alojará la información para ser agrupada, es
posible utilizar un mismo periodo para varias
comisiones. +Nombre
+Descripción
+Mes
+Día Inicial
+Día Final
Ingresar Atributos del
Nuevo Periodo
Periodos
Copiar
CSV
Mostrar Registros
+ Nuevo
Activo
El periodo quedará listo para
su correcta selección en el
momento de cargar una tabla
base de liquidación externa.
Administración
Ingresar Atributos del
Nuevo Periodo
Crear Periodo
de liquidación
Registro del
Inicio del
periodo
El periodo hace referencia al mes en donde se
alojará la información para ser agrupada, es
posible utilizar un mismo periodo para varias
comisiones.
Crear Periodo
Periodos
Copiar
CSV
Mostrar Registros
+ Nuevo
Administración
Ingresar Atributos del
Nuevo Periodo
https://www.loom.com/share/a2b2de69675d47929fd61b87fb3e91b4

7. Carga de los
archivos primer
día del periodo
Clic en
refrescar
datos
Opción que permite la
carga de insumos de
datos para liquidar la
comisión.
Administración
Orígenes
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
Buscar Archivo Fuente
relativo al periodo
Asignar Nombre de
Archivo
Asignar separador
Asignar Periodo de
Liquidación
Nombre
Escribir el Nombre del Insumo a Cargar, teniendo en cuenta el formato del mismo
(iguales caracteres)
Separador
Periodo
Seleccionar ( ; , |) según archivo plano CSV o TXT
Seleccionar Periodo Creado Previamente
Buscar
Al Seleccionar esta Opción, se abre automáticamente la carpeta de archivos en donde
reposa el Insumo con Datos para el cálculo de la Comisión
d
c
b
a
Seleccionar Tipo de
Uso del Archivo
Tipo de
Origen
Base
Duplicado
Unión Se utiliza para unir archivos del mismo tipo y con igual estructura, en un mismo periodo
con diferente frecuencia
Se utiliza para “heredar” las reglas de cálculo de un periodo anterior ya liquidado, en un
nuevo periodo. Los archivos deben tener idéntica estructura
Se utiliza para cargar el archivo base de la Comisión, sobre el cual, se realizarán los
cálculos.
e
Día 1
15 minutos
Tiempos de Operación
Cargar Archivos
CSV Delimitados
https://www.loom.com/share/c06b4b88de644736974aa55bfaa9d26c

8. Carga de los
archivos primer
día del periodo
Clic en
refrescar
datos
Opción que permite la
carga de insumos de
datos para liquidar la
comisión.
Administración
Orígenes
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
Subir Archivo
Migra el archivo externo a
Improve, para ser examinado
Permite configurar columnas con
el tipo de dato correspondiente
Importar
Esta acción lee las cabeceras del archivo externo y arma un proceso Extracción,
Transformación y Carga
)
Examinar
Base de
Unión
Este proceso se encarga de hacer una revisión de todas las filas y columnas para verificar que
cumplen con los estándares definidos y tipo de datos asignados
Buscar
Al Seleccionar esta Opción, se abre automáticamente la carpeta de archivos en donde
reposa el Insumo con Datos para el cálculo de la Comisión
h
g
f
La estructura del archivo externo
es copiada de forma idéntica
Para retroceder la acción, corregir tipo de dato o verificar las cifras si no corresponden a las
contenidas en los archivos que ingresarán a la herramienta
Improve informa la toma de muestra por filas y columnas que ha tomado para validar el
contenido del archivo y posteriormente ser cargado
Cuando seleccionamos el archivo a cargar como base de unión, se podrá unir a el, otros
insumos de apoyo o cargas incrementales.
j
Día 1
15 minutos
Tiempos de Operación
Cargar Archivos
CSV Delimitados
Texto
Fecha
Numérico
Decimal
Seleccionar para Activar
Cargar
Cancelar
i
k

9. las reglas duplicadas se podrán
modificar con las nuevas
condiciones para liquidar las
comisiones
Tipo de Origen
Duplicado
Examinar origen
Duplicado
Configurar Columnas
Origen
Columnas Origen
Origen a Duplicar
Seleccionar el origen del cual se quieren
heredar las reglas para optimizar tiempo
Se visualizarán las columnas contenidas en
el origen a duplicar
Se deben configurar las columnas del nuevo
archivo en concordancia al origen a duplicar
Cargar
Cancelar
Examinar
Heredar las
reglas y
parámetros del
periodo
anterior
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
5 minutos
Tiempos de Operación
Día 1
Comisiones
Duplicar
c
c
Abrirá el listado de comisiones para
hallar la liquidación de la cual se
quieren duplicar (heredar) las reglas.
Seleccionar la comisión en estado
“Liquidada” que tiene habilitado el
botón duplicar
Se abrirá la
ventana
flotante
“Comisiones”
Ingresar Atributos de
la Nueva Comisión
Nombre
Tipo de Comisión
Origen (Nuevo)
Guardar Cambios
Nuevo Periodo
La nueva comisión quedará en la
interfaz de registro y de acceso a las
comisiones. Se visualiza el Nombre,
Origen, Tipo de comisión, Periodo,
Estado y las opciones para entrar a
ejecutar la comisión o para editar la
información de registro
Administración
Orígenes
https://www.loom.com/share/1a8389c6e8be4a94a288ffe94d68dedf

10. Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
Cargar uno o
varios archivos
diarios
incrementales
Clic en refrescar datos, automáticamente se
calculan todas las reglas e indicadores,
incluido los indicadores del APP
Re Calcular
(Opción
automática)
Los archivos orígenes para la liquidación de las comisiones serán entregados y
cargados con diferentes frecuencias durante el mes.
- Cargar los archivos incrementales en el mismo periodo
- Los archivos deben ser estructuralmente iguales (mismas columnas, iguales
cabeceras. Podrá contener más filas pero no, más columnas)
- Tener el mismo tipo de dato (texto, fecha, numérico, decimal)
Condiciones
Carga Incremental
30 minutos cada día
Tiempos de Operación
Día 2 al día 30
Unión
Repetir el paso 2: a, b, c, d, e
Tipo de Origen
Examinar origen
Unión
Configurar Columnas
Origen
Columnas Origen
Origen a Unir
Seleccionar el origen del cual se quieren
heredar las reglas para optimizar tiempo
Se visualizarán las columnas contenidas en
el origen a duplicar
Se deben configurar las columnas del nuevo
archivo en concordancia al origen a duplicar
Cargar
Cancelar
Examinar
Orígenes

11. Hacer análisis
de consistencia
de datos de
entrada (por
demanda)
30 minutos cada día
Tiempos de Operación
Día 2 al día 30
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
Orígenes
Análisis de Datos
Análisis
Seleccionar mes de análisis, preferiblemente último
periodo liquidado para realizar la comparación
Columnas Origen
Seleccionado
Seleccionar las columnas de los históricos de datos, tener
en cuenta que deben tener igual estructura de datos para
realizar el análisis
Buscar Orígenes
Direccionará al registro de periodos que contienen igual
estructura de datos
Tipo de Análisis
La herramienta permite hacer Análisis de datos
Horizontal y Vertical
Orígenes Iguales
Seleccionar periodos que serán analizados.
Seleccionar Tipo de Análisis para cada columna.
Seleccionar el orden en que se visualizarán las columnas.
Analizar
Estadísticas
Graficar
Seleccionar el Tipo de
Gráfico que representará
los datos cuantitativos
hallados
Resultados descriptivos de
la variabilidad entre
periodos
Los análisis tienen mejor rendimiento cuando
existe una mayor cantidad de datos históricos,
pues se maximiza la veracidad de la información
logrando entender el comportamiento y
variación entre variables y así realizar los
cambios aumentando el valor para el negocio.
La plataforma
realiza un análisis
diferente por cada
combinación de
columna

12. Pre-Liquidar
Re Calcular
(Opción
automática)
10 minutos
Tiempos de Operación
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
Modelo
Predictivo De
Valores
Esperados
Liquidación
Cambio de
estado de
liquidación
Cambiar estado de comisión > Pendiente >
Seleccionar las columnas en el orden que se
quieren mostrar a los Coordinadores. Cada una
se posicionará con un número ascendentemente
Pre-liquidada
Día 30
* Permite que los COORDINADORES revisen los cálculos y los valores que
serán pagados al grupo de personas que pertenecen a su área, es decir, las
que fueron asignadas por el macro proceso MAPEAR PROVEEDORES.
* Cuando se finalizan los cálculos de las reglas de comisión, pasará el
registro de comisión a estado pre – liquidado
* El registro de la comisión pasa de estado “Pendiente” a
“Preliquidado”
* El usuario Agrupador visualiza en su Front-end las opciones
asignadas, podrá aprobar o realizar las respectivas notas para
ajustes que se deban realizar.
* Es posible editar los cálculos para ajustarlos
* Esta habilitada la opción “Eliminar” la liquidación
Comisiones
https://www.loom.com/share/95a5d7141a6d49fe99d1bbbf0e45d671

13. Recibir Retro-
Alimentación
Sobre la liquidación
que quedará en
firme en pocos días
Tiempos de Operación
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
16 Horas
Días 1 y 2 siguiente periodo
Si no es necesario realizar
modificaciones a los cálculos de la
comisión, el encargado aprobará
la Pre-liquidación generada para el
siguiente paso que consiste en el
cierre de la liquidación y reporte al
área.
Si es necesario el COORDINADOR o
Usuario Agrupador recomendará
modificar reglas, cálculos o datos
para la correcta liquidación de los
valores a pagar.
Los COORDINADORES verificarán
consistencia de datos, de reglas y
exactitud en los cálculos previos a
la liquidación de las comisiones.
Los COORDINADORES o
responsables del área revisarán
en la comisión en estado pre-
liquidado, los cálculos y los
valores que serán pagados al
grupo de personas que
pertenecen a su área.
Revisar,
Corregir,
modificar o
aprobar

14. Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso sin ajustes)
Una vez ejecutado el macro
proceso PRELIQUIDAR la
plataforma habilita la comisión
para ser LIQUIDADA.
En la liquidación se generan
informes con la liquidación
para el pago de las comisiones.
Liquidar
Re Calcular (Opción
automática)
Día 3 siguiente periodo
Características
+ Pasa el registro de comisión de
estado Preliquidado a estado
“LIQUIDADO”
+ Deshabilita la posibilidad de
modificar o editar reglas de
comisión correspondiente al
registro de comisión que se
liquidó
+ Se habilita la funcionalidad de
“exportar” el documento en
formato Xsls.
+ Se publican resultados
“LIQUIDADOS” en el front - end
de los usuarios tipo
“Agrupador”.
15 minutos
Tiempos de Operación
Entrar en Comisión con estado
Preliquidada
Liquidación
Cambio de Estado
de Liquidación
Preliquidada Pendiente por
Aprobación
Para proceder a liquidar el proceso se debe
tener en cuenta que, debe estar en estado
APROBADO
Liquidar
Se finaliza con el proceso de
registro de Comisiones
Comisiones

15. 5 minutos 15 minutos 16 Horas 2 Horas por cada día con ajustes 10 minutos 16 Horas 15 minutos
Tiempos de Operación
Registro del
Inicio del
periodo
Día 1
Carga de los
archivos
primer día del
periodo
Clic en
refrescar
datos
Día 1
Heredar las
reglas y
parámetros del
periodo
anterior
Día 1
Hacer ajustes a las
reglas /
parámetros sí
aplica
Cargar uno o
varios archivos
diarios
incrementales
Hacer análisis
de consistencia
de datos de
entrada (por
demanda)
Clic en refrescar datos,
automáticamente se calculan todas
las reglas e indicadores, incluido los
indicadores del APP
Día 2 al día 30
Recargar uno o
varios archivos
diarios
incrementales
Re Calcular (Opción
automática)
Re Calcular (Opción
automática)
Pre-Liquidar
Día 30
Re Calcular (Opción
automática)
Recibir Retro-
Alimentación
Sobre la liquidación
que quedará en
firme en pocos días
Días 1 y 2
siguiente
periodo
Hacer ajustes a las
reglas /
parámetros sí
aplica
Re Calcular (Opción
automática)
Liquidar
Generar informes.
Automáticamente
quedan habilitadas
las consultas
Día 3
siguiente
periodo
Re Calcular (Opción
automática)
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso con ajustes)

16. Se carga los insumos para la
liquidación (pueden ser los
mismo del periodo ya cerrado
o archivos corregidos)
Se ejecuta el proceso de
duplicación de reglas del
periodo ya cerrado al periodo
actual
Se ajustan las reglas si es
requerido
Se crea un nuevo periodo de
liquidación
Liquidar
Día 3 siguiente periodo
Se calculan las
diferencias
entre los dos
periodos
Se hacen los
pasos del 1 al 8
Ajustes a las
Liquidaciones
ya Cerradas
Una vez el proceso de comisión se liquida todos los archivos e insumos del proceso y las reglas usadas son bloqueadas y no
permiten modificación
Se carga un archivo con las diferencias de liquidación entre una liquidación y otra. Esta funcionalidad es muy valiosa puesto
que permite identificar los ajustes de los valores a apagar a favor o en contra, cuando un periodo de liquidación ya fue cerrado
Luego de liquidar y pagar se haya un error y deberá hacer una reliquidación – hacer todo el proceso con recalculo de comisión
y practicar las debidas correcciones -
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso con ajustes)
8 Horas

17. 5 minutos 15 minutos 5 minutos 30 minutos cada día 10 minutos 16 Horas 8 Horas
Tiempos de Operación
Registro del
Inicio del
periodo
Día 1
Carga de los
archivos
primer día del
periodo
Clic en
refrescar
datos
Día 1
Heredar las
reglas y
parámetros del
periodo
anterior
Día 1
Cargar uno o
varios archivos
diarios
incrementales
Hacer análisis
de consistencia
de datos de
entrada (por
demanda)
Clic en refrescar datos, automáticamente
se calculan todas las reglas e indicadores,
incluido los indicadores del APP
Día 2 al día 30
Re Calcular (Opción
automática)
Pre-Liquidar
Día 30
Re Calcular (Opción
automática)
Recibir Retro-
Alimentación
Sobre la liquidación
que quedará en
firme en pocos días
Días 1 y 2
siguiente
periodo
Liquidar
Generar informes.
Automáticamente quedan
habilitadas las consultas
Día 3
siguiente
periodo
Se calculan las
diferencias entre
los dos periodos
Se hacen los pasos
del 1 al 8
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso con ajustes)

18. Liquidar
Se calculan las
diferencias
entre los dos
periodos
Se hacen los
pasos del 1 al 8
Ajustes a las
Liquidaciones
ya Cerradas
Se liquida el periodo 201909 y se envían los archivos de pago el 3 de octubre. El día 5 de octubre se identifica que faltaron vendedores, ventas,
días de transacciones, que no se incluyeron en el concepto de liquidación o no se ajusta una regla, o cualquiera anomalía que causo un error en
uno o varios canales o agentes en uno o varios conceptos de liquidación
Para corregir esto se procede así:
i. Se cargan los insumos de la liquidación ajustados según el caso
ii. Se duplican las reglas con la función duplicar reglas
iii. Se ajustan las reglas según el caso
iv. Se genera la nueva liquidación
v. Se genera las reglas de comparación
vi. Se genera los archivos de valores de ajuste por concepto y por canal o por agente liquidado
Al finalizar el proceso de liquidación, IMPROVE provee el informe final, donde consta del detalle de los valores a cancelar por concepto de
comisiones.
Este informe se construye a partir de Look-UP
Ejemplo
IMPROVE contiene un proceso de envío para aprobación previa a la liquidación definitiva de las comisiones. Así mismo, permite a los usuarios
visualizar en su PC o dispositivo móvil el estado de las mismas (APP)
Proceso de liquidación, tiempos y esfuerzo (Proceso con ajustes)
8 Horas
Tiempos de Operación Día 3 siguiente periodo

19. Tema Descripción Actividad Tiempo
Carga de archivos en la plataforma Recepción y formateo de archivos 5 HRS
Carga de archivos
Verificación de consistencia de carga
Cálculo de reglas de liquidación Crear nueva comisión 10 HRS
Agregar reglas
Crear función SQL
Creación de tabla
Cargar tabla
Agregar Look Up
Recalcular
Verificar consistencia de liquidación
Crear indicadores
Recalcular Simulación de Escenarios 4 HRS
CAPACITACIÓN

20. Tema Descripción Actividad Tiempo
Actividades de Simulación de Escenarios Liquidar, exportar, importar 5 HRS
Seleccionar y verificar Orígenes Duplicados
Cargar y Duplicar Comisión
Comparación de archivos de simulación
Agregar Filtros Adicionar filtros preliminares 2 HRS
Asignar Usuario Agrupador (Mapear
Proveedores)
Asignar Columna 3 HRS
Asignar Proveedor
Asignar Opciones
Pre liquidar (Aprobador) Elegir Columnas 1 HRS
Liquidar Exportar 2 HRS
Reliquidación
Desarrollo de las Reglas de Cálculo Crear Indicadores 10 HRS
CAPACITACIÓN