Excel basico av3

Microsoft Office Excel 2013 (Básico)
Universidad San Pedro
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Microsoft Office
Excel 2013 (Básico)
Microsoft Office
Excel 2013
(Básico)

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Formato de celdas en Excel 2013
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:
Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:
 Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
 Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
 En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.
Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

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Cambiar la fuente
De manera predeterminada, Excel 2013 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamaño 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamaño diferentes para resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:
 En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la más adecuada. Además, justo al lado derecho de la lista de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente.
 La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
 El cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuración.

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Este cuadro de diálogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la mini barra:
Alineación de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.
1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha.
4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.
Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación.

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Relleno de una celda
Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
Este comando también lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrará la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado, si quieres establecer como relleno una trama entonces es necesario abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas y en la sección Relleno podrás elegir tanto el estilo de la trama como su color.
Bordes de una celda
La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás. Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás seleccionar la configuración deseada desde el comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:
Este comando también está disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de diálogo Formato de celdas tiene una sección llamada Borde que es donde podrás hacer todas las configuraciones necesarias a los bordes de una celda.

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Estilos de celda
Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

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Formato de hojas de hojas en Excel 2013
Los archivos de Excel también son conocidos como libros y cada libro puede contener varias hojas las cuales a su vez contendrán nuestros datos. Por esta razón es importante aprender a manejar las hojas en Excel para crear nuevas hojas, renombrarlas, eliminarlas, etc.
Insetar una nueva hoja al libro
De manera predeterminada Excel 2013 crea un nuevo libro con una sola hoja, pero en más de una ocasión necesitaremos agregar nuevas hojas al libro para organizar adecuadamente nuestros datos. Existen tres alternativas para crear una nueva hoja en un libro de Excel:
1. Haz clic en el botón Hoja nueva que es el símbolo más (+) que se encuentra a la derecha de las etiquetas de hoja en la parte inferior de la ventana.
2. Haz clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opción Insertar lo cual mostrará una nueva ventana donde deberás seleccionar la opción General > Hoja de cálculo y pulsar el botón Aceptar.
3. También puedes pulsar la combinación de teclas Mayús + F11 para insertar una nueva hoja.
La hoja activa de un libro
Aunque un libro puede estar formado por varias hojas, solo habrá una hoja activa a la vez y la podrás identificar fácilmente porque su nombre resaltará de las demás etiquetas de hoja. En la siguiente imagen puedes notar que la hoja activa es la Hoja 2:
Para activar una hoja diferente solo debes hacer clic sobre su etiqueta y se convertirá en la nueva hoja activa del libro. Si prefieres utilizar un atajo de teclado puedes pulsar la combinación Ctrl + AvPág para activar la hoja de la derecha y la combinación Ctrl + RePág para activar la hoja de la izquierda.

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Si tienes tantas hojas que no es posible visualizar todas las etiquetas, entonces se activarán unas pequeñas flechas que se encuentra a la izquierda de las etiquetas y que nos permitirán desplazarnos hacia adelante o hacia atrás entre todas las hojas de manera que podamos activar aquellas hojas cuyas etiquetas no estaban visibles en un principio.
Cambiar el nombre de una hoja
De manera predetermina Excel nombra las hojas nuevas como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. La desventaja es que estos nombres no describen adecuadamente el contenido de la hoja y cuando llegas a tener muchas hojas será difícil localizar la hoja que necesitas. Por el contrario, será más fácil localizar los datos que necesitamos consultar si colocamos un nombre apropiado a la hoja. Para cambiar el nombre de la hoja debes hacer doble clic sobre su etiqueta y Excel nos permitirá editar el nombre directamente en la etiqueta:
Al terminar de introducir el nuevo nombre debes pulsar la tecla Entrar para hacer permanentes los cambios. Es importante mencionar que los nombres de las hojas no pueden exceder los 31 caracteres en longitud ni tampoco pueden incluir símbolos no caracteres especiales. También es posible cambiar el nombre de una hoja haciendo clic derecho sobre su etiqueta y seleccionando la opción de menú Cambiar nombre lo cual tendrá el mismo efecto que haber hecho doble clic sobre la etiqueta.
Cambiar el color de la etiqueta de una hoja
Además de cambiar el nombre de una hoja, podemos cambiar el color de la etiqueta de manera que podamos organizar e identificar fácilmente las hojas de acuerdo a su color. Para hacer este cambio debes hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opción Color de etiqueta y elegir el color adecuado:
Si dentro de los colores mostrados no se encuentra el color deseado puedes hacer clic sobre la opción de menú Más colores para indicar el color exacto a utilizar. Para remover el color de la etiqueta solo debes seleccionar la opción Sin color.

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Cómo copiar o mover hojas
A veces nos conviene iniciar una nueva hoja a partir de otra que contiene una estructura similar y en ese caso la mejor alternativa es hacer una copia de la hoja. Otra razón para hacer una copia es realizar un respaldo de los datos antes de manipularlos con fórmulas de Excel. Para hacer la copia de una hoja debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar la opción Mover o copiar y se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Debes asegurarte de que la caja de selección Crear una copia está marcada y al pulsar el botón Aceptar se creará una copia de la hoja. Un atajo para copiar una hoja es arrastrar la etiqueta de la hoja a la izquierda o derecha mientras pulsamos la tecla Ctrl.
Si en lugar de copiar solo deseamos mover de posición la hoja, entonces podemos utilizar el cuadro de diálogo Mover o copiar y seleccionar la posición hacia donde deseamos mover la hoja. En este caso no es necesario marcar la caja de selección de copiado. Además de este método, también podemos hacer el movimiento de la hoja arrastrando la etiqueta a la posición deseada.
Ocultar y mostrar hojas
Para ocultar una hoja es suficiente con hacer clic derecho sobre la etiqueta y seleccionar la opción Ocultar lo cual dejará invisible la etiqueta.
Para volver a mostrar las hojas que hayamos ocultado debemos hacer clic derecho sobre cualquier etiqueta y seleccionar la opción Mostrar lo cual abrirá un cuadro de diálogo donde podremos seleccionar las hojas de deseamos mostrar de nuevo.

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Eliminar una hoja
Si ya no necesitas los datos de una hoja puedes eliminarla por completo. Debes tener cuidado con esta acción porque una vez guardado el libro ya no será posible revertir la eliminación. Al igual que las acciones anteriores debemos hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que vamos a eliminar y seleccionar la opción Eliminar:

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RANGOS
Las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección la cual se determina por la letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece.
Rangos en Excel
Un rango es un grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas:
 Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo en la dirección deseada hasta que todas las celdas hayan sido seleccionadas y suelta el botón.
 Pulsa la tecla Mayús y utiliza las flechas del teclado para seleccionar el rango de celdas deseado.
 Ingresa la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsa Entrar. La dirección introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.

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Seleccionar varios rangos
En ocasiones necesitas aplicar algún formato especial a rangos que no están contiguos y para poder seleccionarlos utilizaremos una técnica especial. Realiza la selección del primer rango e inmediatamente después pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada mientras haces la selección de otros rangos con el ratón. Al terminar de hacer la selección podrás soltar la tecla Ctrl.
En la imagen anterior se han seleccionado los rangos A1:B2, A5:B6 y D3:D4. Aunque este tipo de selección se facilita con el ratón también es posible seleccionar varios rangos utilizando solo el teclado y lo único que debemos hacer es pulsar la combinación de teclas Mayús + F8 después de haber seleccionado un rango lo cual nos permitirá agregar un nuevo rango a la selección. Te darás cuenta de que has pulsado correctamente la combinación de teclas porque la barra de estado mostrará el mensaje “Agregar a la selección”.
Seleccionar un rango en varias hojas
También es posible seleccionar un rango de celdas en varias hojas, la única peculiaridad es que solo se puede hacer la selección del mismo rango dentro de las hojas indicadas. Para iniciar debemos hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Ctrl y hacer clic en la etiqueta de las hojas que deseamos incluir en la selección.
Una vez hecha la selección, cualquier comando que ejecutemos se aplicará sobre todos los rangos de las diferentes hojas incluidas. La tecla Ctrl nos permite elegir hoja por hoja pero si deseamos incluir un grupo continuo de hojas podemos utilizar en su lugar la tecla Mayús y

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hacer clic en la etiqueta de la última hoja y automáticamente las hojas intermedias serán incluidas.
Copiar o mover rangos
La diferencia entre copiar y mover rangos es que al copiar un rango los datos originales quedan intactos, pero cuando movemos un rango los datos originales son removidos y colocados en la nueva ubicación. Para copiar un rango solo debemos pulsar la combinación de teclas Ctrl + C (Copiar) y posteriormente seleccionar la celda destino y pulsar las teclas Ctrl + V (Pegar). La celda que hayamos elegido como destino es donde se copiará la celda superior izquierda del rango. La copia de un rango puede ser dentro de la misma hoja o en otra hoja del libro.
Para mover un rango seguimos los mismos pasos anteriores con la diferencia de que en lugar de pulsar Ctrl + C utilizaremos la combinación Ctrl + X (Cortar) y posteriormente pegaremos el rango en la celda deseada. Todos los comandos que he mencionado hasta ahora los puedes encontrar también en la ficha Inicio dentro del grupo Portapapeles.
Es posible mover un rango dentro de la misma hoja utilizando solo el ratón. Primero selecciona el rango y después posiciona el puntero del ratón en alguno de los bordes y arrastra el rango hacia la nueva ubicación. Para copiar el rango en lugar de moverlo realiza la misma acción pero mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras las celdas. Observarás que se muestra un pequeño símbolo (+) junto al puntero del ratón indicando que se realizará una copia.

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Pegado especial de celdas
Cuando decidimos copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la manera como serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece Excel. Para ver las opciones disponibles debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar:
 Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.
 Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.
 Formato de fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.
 Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la celda.
 Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
 Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de las columnas de origen.
 Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por columnas o viceversa.
 Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.
 Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el formato de números.
 Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el formato de la celda.
 Formato: Pega solamente el formato de las celdas.
 Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a la celda origen.
 Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
 Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es actualizada automáticamente su cambian los datos originales.

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Columnas y filas
Un libro de Excel está formado por varias hojas y a su vez cada hoja está compuesta de columnas y filas que dan forma a cada una de las celdas. Cada hoja en Excel 2013 tiene la cantidad fija de 1, 048,576 filas y 16,384 columnas.
Insertar filas y columnas en Excel
Ya que todas las hojas de Excel tienen un número de filas y de columnas máximo y no podemos hacer nada por aumentar dicho número, cuando hablamos de insertar una fila o columna hablamos en realidad de desplazar los datos hacia abajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columna vacía. Podemos insertar una fila de la siguiente manera. Haz clic derecho en el encabezado de fila y selecciona la opción Insertar y observarás que Excel desplaza los datos hacia abajo para colocar una fila vacía. También podemos insertar una fila con el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.
Excel insertará la nueva fila por arriba de la celda que esté activa al momento de ejecutar el comando. Por otro lado, si lo que deseamos es insertar una columna podemos utilizar el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja y Excel insertará la columna a la izquierda de la celda activa. También podemos insertar una columna a la izquierda si hacemos clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionamos la opción Insertar.

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Eliminar filas y columnas en Excel
En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de nuestra hoja porque los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya no necesitamos dicha información. Selecciona una celda de la fila que deseas eliminar y ve a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja.
Excel eliminará la fila y moverá las filas restantes hacia arriba. También podemos eliminar un fila si hacemos clic derecho sobre su encabezado y seleccionamos la opción Eliminar. Para eliminar una columna debes seleccionar el comando Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar columnas de hoja y se eliminará la columna de la celda activa. También puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna y seleccionar la opción Eliminar:
Si después de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un error puedes revertir la eliminación con el comando Deshacer o pulsando la combinación de teclas Ctrl + Z.

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Ocultar filas y columnas en Excel
Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no vean cierta información, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen dichos datos. Para ocultar una fila puedes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ocultar o también puedes ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar filas.
También puedes ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas. También podemos hacer clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionar la opción Ocultar.

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Después de haber ocultado una fila o una columna observarás que Excel aún muestra un encabezado muy pequeño como símbolo de que existe una fila o columna oculta. En la siguiente imagen puedes observar que he ocultado la fila 4 y es posible distinguir un encabezado de fila miniatura:
Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 métodos que explico a continuación:
 En el cuadro de nombres coloca la dirección de una celda que pertenezca a la fila o columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas según sea el caso.
 Otra opción es hacer clic derecho sobre ese pequeño encabezado de fila o columna que está oculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.
Cambiar ancho y alto de columnas y filas
A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para que los datos se ajusten al área de impresión o tal vez estamos creando una tabla y deseamos que las celdas sean más grandes que su tamaño predeterminado. Cualquiera que sea la razón es importante saber cómo ajustar el ancho de una columna y el alto de una fila. Para cambiar el ancho de una columna debes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opción Ancho de columna y se mostrará un cuadro de diálogo donde podrás indicar el nuevo valor:

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Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar el botón Aceptar para hacer permanentes los cambios. Otra manera de llegar a este mismo cuadro de diálogo es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. Por otro lado, para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de la fila deseada e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.
Esto mostrará el cuadro de diálogo necesario para modificar el valor del alto de la fila. Por supuesto que también podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic derecho en su encabezado y seleccionamos la opción Alto de fila. Una última alternativa para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el borde derecho de su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado. También puedes arrastrar el borde inferior del encabezado de una fila para hacerla más alta.
Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos lograr haciendo doble clic sobre el borde derecho del encabezado de una columna o sobre el borde inferior del encabezado una fila. Esto hará que la columna se autoajuste al ancho del contenido o que la fila se autoajuste al alto de su contenido. La opción Autoajustar es muy útil y por eso encontramos ambos comandos en Inicio > Celdas > Formato:

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