Proyecto 1 Auditoria Informatica Universidad Americana de Panama Abdeel Sugasti Maria Sanchez

1. Actualización de Sistemas
informáticos de CIBERNETICS S.A.
Por los Auditores María Sánchez y Abdeel Zabad Sugasti

2. Peachtree by Sage
Todas las tareas en un solo Programa

3. Actualización para Contabilidad
General
Peachtree es un sistema contable que ha tenido gran
acogida en los Estados Unidos, y en Panamá, por sus
grandes bondades. Estas bondades son precio, facilidad de
uso, y amplitud del programa. El precio no es relevante
para nuestro propósito. La facilidad de uso ha hecho
bastante fácil la implantación de Peachtree en esta
empresa sin que sea necesario tener un gerente de
cómputo dedicado a su mantenimiento. Y su amplitud le ha
dado cabida en una diversa gama de empresas, desde
restaurantes, arquitectos, corredores de seguros,
abogados, hasta contadores y auditores.

4. Actualización para Contabilidad
General
La facilidad en el uso de Peachtree se desprende de
un diseño basado en facsímiles de los documentos
que normalmente se utilizan en los negocios. Por
ejemplo, para registrar un cheque, Peachtree
presenta una pantalla que parece un copia de un
cheque común, y el usuario sólo tiene que llenar los
espacios del cheque para registrar la contabilidad del
cheque.

5. Actualización para Contabilidad
General
Peachtree incluye, en un solo programa, los módulos
de mayor general, planilla, cuentas por pagar, cuentas
por cobrar, inventario, conciliación bancaria, costo de
obras, y análisis financiero. También está incluido un
módulo separado para el control de activos fijos.
Ciertas versiones ofrecen control del tiempo para
empresas de servicio cómo abogados, arquitectos y
consultores en general.

6. Tareas que realiza en Contabilidad
General
Quotes / Sales Orders = Cotizaciones / Ordenes
Sales / Invoicing = Facturación
Receipts = Recibos
Finance Charge = Cargos Financieros
Select for Deposit = Comprobantes de Depósito
Purchase Orders = Ordenes de Compra
Purchases / Rec. Inv. = Compras / Recibos
Select for Payment = Seleccionar para Pago
Agiliza y simplifica
las tareas
Payments = Pagos (Cheques)
Write Checks = Cheques Rápidos
Time / Expense = Control del Tiempo
General Journal = Diario General
Inventory Adjust. = Ajustes de Inventario
contables
Assemblies = Ensambles
Account Reconcil. = Conciliación Bancaria
Void Checks = Anular Cheques
Actions Items = Recordatorios
System = Sistema

7. Actualización para Planillas
Este módulo se puede configurar para que calcule
todas las prestaciones sociales básicas establecidas
por las normas laborales vigentes, al igual que las
deducciones personales. El sistema genera la planilla
de ambos métodos (salario fijo - por hora).

8. Actualización para Planillas
El Módulo de planilla puede ser procesado e impreso
por empleado individualmente utilizando "La entrada
de nómina" o de manera multi-empleado, utilizando
"Seleccionar la nómina de entrada".

9. Actualización para Planillas
Adicionalmente el programa genera reportes de
planilla como los listados de empleados, diario de
informes acumulados y que ayudan posteriormente a
confeccionar una planilla y el formulario para la
planilla 03.

10. Actualización para Planillas
Lista de Empleados "Lista de Empleados"
Diario de Planilla "Nómina Oficial"
Ganar Informe Mensual de Planilla "Real"
Ganar Informe Trimestral de Planilla "Trimestral"
Ganar Informe Acumulado de Planilla "Anual"
Registro de Cheques "Registro de Cheques"
Registro de Planilla "Registro de Nómina"

11. Actualización para Facturación
Las cuentas por cobrar mantienen los registros del
dinero que los clientes le deben a la empresa. El
módulo de cuentas por cobrar mantiene el registro
acumulado y detallado de las ventas y pagos
efectuados por cada cliente, y mantiene sus saldos
corrientes.
"Peachtree" también puede, automáticamente, aplicar
cargos por morosidad para clientes que efectúan sus
pagos con atraso.

12. Actualización para Facturación
Cuando los clientes ordenan productos o servicios,
puede usted procesar diversas tareas como:
cotizaciones, pedido, facturas, recibos, notas de
crédito y más ... "Peachtree" automáticamente
actualiza los niveles de precios de sus productos en
inventario que son vendidos través de la ventana de
facturación "Sales de facturación".

13. Actualización para Facturación
El módulo de cuentas por cobrar permite que usted
imprima sus estados de cuenta y el historial de pagos.
Los pagos de los clientes pueden ser aplicados a una
factura específica o directamente ingresarse como una
venta.

14. El módulo de cuentas por cobrar le
provee los siguientes reportes
Lista de Proveedores
Auxiliar de Cuentas por Pagar
Diario de Compras
Requerimientos de Efectivo
Diario de Egresos "Los desembolsos de caja Diario«
Reporte de Ordenes de Compra
Listado Maestro de Proveedores
Registro de Ordenes de Compras
Registro de Cheques Girados
Antigüedad de Cuentas por Pagar
Diario de Ordenes de Compras

15. Actualización para Inventario
La pantalla de mantenimiento de artículos permite
crear los artículos del inventario de la empresa. Cómo
mínimo se necesita un código de artículo (Item Id), su
descripción (Description), un tipo, y, dependiendo del
tipo, las cuentas que se usarán para la contabilidad.

16. Los artículos de inventario en
Peachtree se para varias funciones
ya que se pueden crear:

17. Artículos de Inventario (Stock Item)
Estos son los artículos de inventario tradicionales, los
haberes que típicamente se venden. Estos tienen un
precio, un costo, su cuenta de ventas, de costo, y de
inventario. Para esta clase de artículos Peachtree
mantiene el saldo del inventario.

18. Artículos sin existencia (Non-Stock Item)
Esta clase de artículos se usan para cosas como
contratos, licencias, o artículos que se venden pero
que no tienen existencia. Se les puede asignar un
costo pero Peachtree no lleva el costo, ni las
unidades.

19. Solo Descripción (Description Only)
Estos artículos se usan para poner comentarios en las
facturas. No tienen ningún efecto en la contabilidad.

20. Ensamble (Assembly)
Esta clase de artículos se usa para artículos que se
fabrican o se arman. Hay que seleccionar el Listado de
Partes (Bill of Materials) y especificar las unidades que
lo comprenden. Ejemplo: 1 envase, 1 tapa, 1 etiqueta y
1 galón de aceite.

21. Servicio (Service)
Servicio (Service)Estos artículos se usan para detalles
que se pueden cargar a las cuentas de planilla.

22. Y otros más como:
Labor
Similar al artículo de clase servicio.
Cargos (Charge Items)
Estos artículos se usan en conjunto con el módulo de
control del tiempo (Time & Billing). Se usan para detalles
de cargos de tiempo que más tarde se le pueden facturar a
un cliente.
Actividad (Activity Items)
Similar al cargo.

23. Red de Área Local
Para Automatizar Tareas

24. ¿Para qué configurar una red de área
local?
Cuando tiene varios equipos, puede ser conveniente conectarlos
entre sí para crear una red de área local (LAN). A diferencia de lo
que la gente cree, el costo por configurar una red con estas
características es muy reducido.
Las siguientes son algunas de las ventajas que brinda una LAN:
Transferencia de archivos;
Recursos compartidos (conexión a Internet, impresoras, discos
compartidos, etc.);
Movilidad (en el caso de una red inalámbrica);
Diálogo interactivo (principalmente cuando los equipos están
conectados en forma remota);
Juegos en red.

25. Dos tipos de red de área local
Existen dos clases principales de arquitectura de red
local:
Las redes conectadas, basadas en la tecnología Ethernet,
que representan a la mayoría de las conexiones locales.
Muchas veces se las denomina redes RJ45 ya que, por lo
general, las redes Ethernet usan cables RJ45;
Las redes inalámbricas, que generalmente usan la
tecnología WiFi, correponden a este tipo.

26. Hardware indispensable
Para crear una red de área local RJ45 en Windows, necesitará:
Varios equipos con el sistema operativo Windows instalado (es
posible tener dos equipos con diferentes versiones de Windows en la
misma red);
Tarjetas Ethernet conectadas a un puerto ISA o PCI (con un conector
RJ45) o integradas a la placa madre. Asegúrese de que los diodos de
la parte posterior de la tarjeta de red, si corresponde, se enciendan
cuando el equipo esté encendido y de que el cable esté conectado.
También existen adaptadores de red para puertos USB,
especialmente en el caso de los adaptadores de red inalámbrica;
Los cables RJ45 en el caso de las redes conectadas;
Un hub, dispositivo al que se pueden conectar los cables RJ45 desde
diferentes equipos de la red, que no son costosos (un valor
aproximado de €50), un conmutador o, como alternativa, un cable
cruzado, si desea conectar sólo dos equipos.

27. Arquitectura de red
Para crear una red de área local RJ45, se recomienda que adopte
una estructura conocida como configuración "en estrella": los
equipos se conectan al hub mediante el cable RJ45. Un hub es un
dispositivo que transfiere datos de un equipo a otro. Su elección
se debe realizar en función de la cantidad de equipos conectados
de modo que haya suficientes enchufes (denominados
"puertos") en el hub.
En el caso de que se trate de una red extensa o una con
requisitos de ancho de banda considerables, un conmutador es
una opción más conveniente, ya que permite distribuir paquetes
sólo a los equipos relevantes, mientras que un hub los envía en
forma sistemática a todos los equipos conectados.

28. Puesta en Marcha de
Una Intranet
Para automatizar

29. COMO CREAR UNA INTRANET
Una Intranet es la aplicación más íntima de Internet,
porque sólo se usa de puertas para adentro, entre los
empleados. En esencia, se trata de un sitio web cuyo
uso y acceso se destina a un grupo cerrado de
usuarios. Utilizada con el fin de aumentar la
eficiencia y mejorar los canales de información y
trabajo en grupo de los empleados creando una
nueva forma de trabajo que rompe las jerarquías.

30. Componentes de una Intranet
Infraestructura de hardware y software:
Una vez definida la estrategia, se crea la plataforma de hardware y
software que permita implantar la Intranet, y no al revés.
Servicios de información:
Software o aplicación utilizado para recibir, almacenar y enviar
información (correo electrónico, chat, grupos de noticias, motores de
búsqueda, transferencia de ficheros,...).
Aplicaciones:
Aplicaciones y utilidades usadas para sacar provecho de los datos y de
la información.
Contenidos.
Mantenimiento.

31. Las diferentes áreas de Intranet
Contenidos Institucionales
Objetivos de la empresa, su historia, planes de futuro,...
Cultura de empresa.
Manual de bienvenida.
Datos económicos: facturación anual, cuota de mercado,...

32. Las diferentes áreas de Intranet
Contenidos básicos
Comunicación:
Temas: Noticias, boletín, normativa, procesos,...
Servicio de mensajería interno.
Servicios y Facilidades:
Externos (Bancos, promociones, viajes, descuentos en
compras,...).
Internos (Tablón de anuncios,...).

33. Configuración de
Correo
Mejorar Comunicación

34. PASO 1 - EL DOMINIO A USAR
Lo primero que deben hacer es dirigirse a esta
dirección: https://www.google.com/a/cpanel/domain/new?hl=es
Lo que verás ahí es lo siguiente:

35. PASO 2 - BUSCAR DOMINIO
Si no tienen aún el dominio hagan click en el botón
que dice BUSCAR DOMINIOS al lado derecho:

36. PASO 3 - COMPROBACIÓN DEL
DOMINIO A REGISTRAR
A continuación ingresen el nombre de dominio que desean registrar
para comprobar la disponibilidad del mismo pues como deben saber
muchos dominios ya han sido registrados:

37. PASO 4 - REGISTRO EN GOOGLE APPS
Llenen a continuación el formulario que se
muestra en la siguiente imagen con sus datos:
El nombre de usuario como verán sera el primer correo que creen con su
dominio de los 10 gratuitos que les ofrece Google asi que coloquen una de las
direcciones que realmente quieran usar y claro una contraseña segura:

38. Siguientes Pasos
PASO 5 - EMAIL DE CONFIRMACION DE REGISTRO
PASO 6 - ASISTENTE DE CONFIGURACION
PASO 7 - COMPROBACIÓN DE LA PROPIEDAD DEL
DOMINIO
PASO 8 - OPCIONES DE USUARIO
PASO 9 - INSTALA TUS APLICACIONES
PASO 10 - OPCIONES COMPLEMENTARIAS
PASO 11 - PANTALLA PRINCIPAL DEL PANEL
PASO 12 - RUTAS DE ACCESO Y CONSIDERACIONES
FINALES

39. Recomendaciones
Como fieles conocedores del mercado de software e
implementaciones personalizadas, hoy en día la mayoría de
las empresas se están acoplando más a un mundo donde la
automatización de procesos, la optimización de las
actividades y el control laboral efectivo es el objetivo
primordial para lograr un funcionamiento efectivo en el
medio. Dado estas muchas otras razones acopladas,
hacemos hincapié en la utilización de software creado de
manera personalizada para lograr sacar el mejor provecho
de los recursos de la empresa.

40. Recomendaciones
Recomendamos a las empresas la utilización de IPM
como una opción más para solucionar sus problemas
de manejo de diferentes tipos de actividades.

41. Recomendaciones
¿Por que?
El análisis nos ha llevado a conocer a fondo las necesidades de
una empresa y su urgencia por manejar de manera eficaz sus
aplicaciones y actividades. Sin análisis no hay respuesta y con
ella implementar lo mejor posible un ambiente adecuado e
interactivo para el usuario final, en el cual este pueda llevar a
cabalidad toda una serie de actividades que se le asignen de
manera objetiva y acogerlas de manera directa, sin rodeos.
Peachtree es todo y más de lo que se espera de un
administrador de cuentas e inventarios, simplicidad y eficacia
sus características principales, lo recomendamos como una
opción globalizada, lista para empresas con deseos de
innovar.

42. Bibliografía
http://es.kioskea.net/contents/configuration-reseau/creer-
reseau-local.php3
http://www.aldetall.com/Peachtree/curso.html
http://www.aldetall.com/Peachtree/inventario.html
http://www.bscpeachtree.com/index.php?option=com_co
ntent&view=article&id=8&Itemid=10
http://www.bscpeachtree.com/index.php?option=com_co
ntent&view=article&id=10&Itemid=12
http://www.ajaxperu.com/contenido/18/1/cuentas-de-
correo-en-gmail-con-tu-propio-dominio-gratis