Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos han cobrado importancia debido a que permiten el acceso y recuperación rápida de información. Describe las tres fases del ciclo vital de la información, los modos de estructurar datos como documentos y bases de datos, y la importancia de adquirir equipos y aplicaciones que permitan la adaptación a cambios tecnológicos sin afectar la información almacenada.

1. EJE TEMÁTICO No. 1
MARÍA CONSTANZA CARO
ANITA CASTRO OTERO
CLARA INÉS CORTES
LESBY ANGÉLICA RODRÍGUEZ ZULETA
PRESENTADO A
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS
ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN
Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
2014

2. Los documentos electrónicos han logrado cobrar
gran importancia en la sociedad, porque todos los
usuarios y empresarios han implementado el manejo
de la información sistematizada y digital ya que es
mas cómoda y además porque se puede realizar
consultas y recuperación de información de manera
inmediata mediante bases de datos o soportes
digitales, es por eso la importancia de identificar todo
lo relacionado con la gestión de documentos
electrónicos en nuestra formación para poder poner
en practica todos los conceptos.
INTRODUCCIÓN

3. EJE TEMÁTICO No 1:
 Documento Electrónico
 Ciclo vital de la información sus 3 fases
 Dato individual a la información electrónica
estructurada
- Que es información?
- Que es un dato?
- Porque es diferente la información electrónica?
 Creación de datos electrónicos
 Modos de estructurar los datos
- Documentos
- Bases de datos
 Adquisición de equipos y aplicaciones para la
información electrónica

4. EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
 Es la información
generada,
enviada, recibida,
almacenada o
comunicada por
medios
electrónicos,
ópticos o similares

5. CLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
 Se divide en documentos
nativos electrónicos, cuando
han sido elaborados desde un
principio en medios
electrónicos y permanecen en
estos durante toda su vida o
documentos electrónicos
digitalizados, cuando se toman
documentos en soportes
tradicionales (como el papel) y
se convierten o escanean para
su utilización en medios
electrónicos.
Por su forma de creación

6. CLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
 Pueden ser hechos
por la
administración
pública o
presentados por los
ciudadanos,
empresas u
organizaciones.
 Encontramos
documentos
ofimáticos,
cartográficos, correos
electrónicos,
imágenes, videos,
audio, mensajes de
datos de redes
sociales, formularios
electrónicos, bases
de datos, entre otros.
Por su origen
Por su forma y formato

7. ESTRUCTURA LÓGICA DEL
DOCUMENTO ELECTRÓNICO

8. CARACTERÍSTICAS DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
 AUTENTICIDAD: Que pueda demostrarse que el documento es
lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la
persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido
creado o enviado en el momento que se afirma.
 INTEGRIDAD: Hace referencia al carácter completo e
inalterado del documento electrónico. Es necesario que un
documento esté protegido contra modificaciones no
autorizadas.
 FIABILIDAD: Su contenido representa exactamente lo que se
quiso decir en él. Es una representación completa y precisa
de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para
demostrarlo
 DISPONIBILIDAD: Se puede localizar, recuperar, presentar,
interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad
que lo produjo.

9. 3.FASE DE
MANTENIMIENTO:
incluye la
utilización y
conservación de
los datos.
2.FASE DE
CREACIÓN
EFECTIVA:
Implica
generalmente un
número limitado
de personas
1.FASE DE
DISEÑO:
Durante la que
se define una
estrategia
global.
EL CICLO VITAL DE LA
INFORMACIÓN SUS 3 FASES
Estas tres fases no pueden abordarse del
mismo modo. Existen diferencias en
diversos conceptos:
 Puesta al día de la información.
 Frecuencia de acceso a la
información.
 Responsabilidad.

10. EL DATO INDIVIDUAL A LA
INFORMACIÓN ESTRUCTURADA
 Es un conjunto de datos organizados y
procesados que producen un mensaje.
 ¿Porque es diferente la información electrónica?
 Para que la información tenga validez debe
tener una serie de características: significado,
validez, valor y vigencia.
 La información se puede crear, modificar,
transmitir y conservar.
 El propósito de la información es tener
conocimiento sobre algo en especial o
incrementar ese conocimiento.
¿Que es información?

11.  Es la mínima unidad de información.
 De igual forma es toda la información
contenida en un mensaje . Los datos se
pueden multiplicar y en conjunto sirven
para generar información.
¿Que es un dato?

12.  Los medios de almacenamiento varían en
la información electrónica.
 El soporte no es el mensaje, como pasa
con los documentos en papel.
 Los datos almacenados permiten su
tratamiento automático.
 Es más fácil copiar un documento
completo.
 El acceso es más fácil y rápido.
 La información electrónica posee de igual
firmas que son mas complicadas de
alterar
¿Porqué es diferente la información electrónica?

13. CREACIÓN DE DATOS
ELECTRÓNICOS
 Los datos son almacenados
sistemáticamente para su posterior
uso y son creados por una persona o
institución en el ejercicio de sus
funciones y por la necesidad de la
empresa. Dicha información se
enmarca dentro de una estructura,
un contenido, un contexto y una
presentación, así mismo es
conservada dentro de un ordenador
que facilita su consulta,
agrupándolos de manera más
eficiente con el fin de cumplir con
los requerimientos de información
oportuna

14. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
 Es una manera de poder recuperar
la información por medio de la
estructuración de datos ya que se
identifica de manera mas exacta
la información. Por consiguiente
encontramos dos maneras de
hacerlo:

15. Es una estructura que se utiliza en un
sentido amplio. Se utiliza cada vez más
como un medio para representar
muchas clases diferentes de
información que puede ser
almacenada en sistemas diversos, y
mucha de esta información se vería,
en términos tradicionales, más como
datos que como documentos.
Además el documento puede servir de
prueba de una actividad en particular
porque ella se almacena, se recupera
y además ayudan a la gestión de
datos.
• Documento

16. Permiten el almacenamiento y la
recuperación de la información
necesaria, para que las personas
de la organización puedan
tomar decisiones. Es así que las
Bases de Datos se tornan
esenciales para la supervivencia
de cualquier organización; pues
los datos estructurados
constituyen un recurso básico
para todas las organizaciones,
además pueden extraer la
información y estarla
actualizando ya que los datos
son almacenados en un medio
magnético o reservas de
información.
• Bases de Datos

17. Como el mundo y las tecnologías van cambiando
continuamente se ha hecho necesario que las empresas y
organizaciones se estén actualizando constantemente es por
eso que se debe contar con equipos que tengan gran
capacidad para realizar adaptaciones y cambios que no
afecten los datos electrónicos ya almacenados y estos no
vayan a depender con el tiempo de un formato de
almacenamiento ya establecido.
Por eso es muy importante que a la hora de adquirir los
equipos se basen más en los productos que en las normas y
así tener la tranquilidad que a largo plazo los datos que se
almacenan allí estén en buen estado y que se puedan
recuperar en un momento determinado. La idea no es
conservar todos los equipos electrónicos si no poder transferir
la información cuando se deba sin inconvenientes.
ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES
PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA

18. BIBLIOGRAFÍA
 file:///D:/Informacion%20De%20Usuario/Desktop/UNIVERSIDAD%20DEL%2
0QUINDIO/SEGUNDO%20BLOQUE%202014/BLOQUE%20A/GESTION%20D
OC.%20ELECTRONICOS%20A/TRABAJO/GESTION%20DE%20DOC.%20IMP
ORTANTE.pdf
 http://losensayos.com/adquisicion-de-equipos-y-aplicaciones-para-la-
informacion-electronica/
 https://www.google.com.co/?gfe_rd=cr&ei=ee8lU7iKLOnd8gfatYHYBg#
q=Bases+de+datos%3A+modo+de+estructurar+los+datos
 http://es.slideshare.net/wladiss14/que-es-informacin
 http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/que-es-
informacion.html
 http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf