Este documento resume los conceptos clave relacionados con los documentos electrónicos. Explica que un documento electrónico es información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada electrónicamente. Describe las tres fases del ciclo vital de la información y los modos de estructurar datos electrónicos, como documentos y bases de datos. Finalmente, define términos como datos, información y características de autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.

1. UNIDAD TEMATICA
1 ASIGNATURA: Gestión de documentos electrónicos
Actividad realizada por:
María Susana Suarez Palacios
Rodrigo Torres Martínez
Luis Ernesto Alvarado Acuña
Yoly Camila Martínez Rodriguez
Ricardo Alejandro Castro Leal
Natalia Carolina Rodriguez Cárdenas

2. Docente: Jorge Mario Zuluaga
Universidad del Quindío
Facultad de ciencias humanas y bellas artes
Programa ciencias de la información, la documentación,
bibliotecología y archivística
2016-1

3. EL DOCUMENTO

4. OBJETIVO
• El objetivo de esta actividad es que el estudiante comprenda
plenamente lo que es el documento electrónico, sus fases, tipos
modos de

5. TEMA A TRATAR
• -El Documento Electrónico
• -El ciclo vital de la información sus 3 fases
• -El dato individual a la información electrónica estructurada
• -Que es información
• -Que es un dato

6. TEMAS A TRATAR
• -Porque es diferente la información electrónica
• -Creación de datos electrónicos
• -Modos de estructurar los datos:
• -Documentos
• -Bases de datos
• - Adquisición de equipos y aplicaciones para la información
electrónica.

7. El DOCUMENTO ELECTRONICO
Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

8. CLASES DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Los documentos electrónicos pueden clasificarse de acuerdo con
ciertos criterios, por ejemplo:
Por su forma de creación, que se divide en documentos nativos
electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en
medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o
documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman
documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se
convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

9. CLASES DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
• Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administración
pública o presentados por los ciudadanos, empresas u
organizaciones.
• Por su forma y formato, ya que encontramos documentos
ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos,
audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios
electrónicos, bases de datos, entre otros. Respecto a estos
formatos se presentan a continuación una serie de
recomendaciones para su buen manejo.

10. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
• AUTENTICIDAD. Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser,
que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o
enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.
• INTEGRIDAD. Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento
electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra
modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de
documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden
realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se
pueden realizar. No obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar
constancia para hacerle su seguimiento.

11. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
• FIABILIDAD. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él.
Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede
recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en
el momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad que
reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos
o automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para
realizar las operaciones.
• DISPONIBILIDAD. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su
presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los
documentos debe ser suficientemente claro y contener la información necesaria
para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser
posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre
los documentos que reflejan una secuencia de actividades.
•

12. EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3 FASES
• Las etapas del ciclo vital de la información se relacionan con su
permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe
tener la institución en las distintas dependencias.
Esos tipos de archivos son:
• Archivo de gestión
• Archivo central
• Archivo histórico

13. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA
ESTRUCTURADA
Es un término empleado en muchos contextos y que por ende
conlleva múltiples definiciones, con un valor polisémico, que nos
permite considerar la información como mercancía (producto útil),
como energía, como comunicación, como hechos, como datos y
como conocimiento.
Por tanto podemos afirmar que datos, información, conocimiento y
saber pueden ser considerados como partes de un todo, uno nos
lleva al otro, cada uno es el resultado de la acción anterior, sin que
existan límites definidos entre ellos. Otra definición puede ser: que
información es la representación física o mental de los datos de los
que estamos enterados.

14. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
• El valor de la comunicación, se mide por el servicio que presta como base para el
crecimiento y desarrollo de la actividad científica, otro valor lo encontramos en el
proceso comunicativo, por tanto se concibe como proceso, modo y medio informativo,
como mensaje informativo de hechos, ideas o juicios, como proceso documental y como
mensaje documentario.
• Un tercer valor es el económico cuando ayuda a tomar decisiones, agiliza trabajos
permitiendo relaciones comerciales, pues la información es un bien económico y se
comporta como tal, por cuanto cuesta dinero y su gestión produce dinero, ahora bien la
repercusión económica de los servicios de información se puede entender de la siguiente
manera:
• Costo económico que supone la implantación y puesta en funcionamiento de uno o
varios servicios de información.
• Ahorro económico que la implantación de servicios de información supone dentro de las
organizaciones.
• Poder económico que supone disponer de información y de sistemas de información

15. EL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA
• Es la información contenida en un mensaje que de hecho es
original, le podemos sacar cuantas copias queramos y sigue siendo
original siempre y cuando conserve dos características:
• Que se guarde en su forma íntegra después de que fue generado
en forma definitiva por primera vez.
• Que se pueda recuperar en el futuro.

16. QUE ES INFORMACIÓN
• Se trata del conjunto de datos, añadidos, procesados y
relacionados, de manera que pueden dar pauta a la correcta toma
de decisiones según el fin previsto.
• LA INFORMACION ELECTRONICA ES DIFERENTE POR QUE ESTA SE ENCUENTRA ALMACENADA
ELECTRONICAMENTE Y A LA CUAL SE ACCEDE ELECTRONICAMENTE .

17. QUE ES INFORMACIÓN
• Esta definición incluye ´´ formatos tangible 'como CD-ROM. y sus
posibles sucesores, dvds (digital video- discs denominados
digitales versátiles disc) ´´no tangibles´´ formatos como las bases
de datos electrónicos y los textos accesibles en línea.
• la información electrónica es un medio por el cual nos facilita mas
la comunicación y la que nos permite ver la información de
diferentes temas.

18. Que es un dato
• Es un elemento aislado, conseguido para un cierto fin, pero que no
ha pasado por un proceso que lo interrelacione con otros de
manera funcional para el fin previsto.

19. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
• El proceso inicia con la recopilación de datos en un ordenador, los
cuales son producto o están relacionados con la actividad de algún
negocio, entidad o persona, los cuales serán utilizados, ya sea
atraves de la conformación de un documento o como fuente de
informacion en una base de datos.
Inicialmente pueden tener dos características :
• Cualitativos: expresan nominalmente las propiedades de un
objeto, hecho o persona. Ejemplo, edad, peso, fecha
• Cuantitativos: expresan mediante números las propiedades de un
objeto, hecho o persona.

20. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS
Fases de la creación:
• Captura: acción de registrar los datos
• Validación: proceso de verificación y corrección durante la captura o
después de esta, con la finalidad de minimizar errores.
• Almacenamiento: proceso de guardar los datos previamente capturados
para su conservación.
• Recuperación: proceso mediante el cual se logra acceso posterior a los
datos almacenados.
• Reproducción: acción de copiar o trasladar los datos de un dispositivo a
otro.

21. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ELECTRÓNICOS
• Tiene como objetivo obtener informacion útil, lograr un mayor control y
mejorar la toma de decisiones.
• Realmente es preparar los datos para ser transformados en información.
• En resumen se desarrolla una entrada de datos, luego se procesan para
producir como resultado una salida ordenada.
• Luego se someten a una evaluación de resultados, que se materializan
en una base de datos o en un documento.

22. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS ELECTRÓNICOS
El proceso principal consta de:
• Clasificación: Establecer un orden lógico para los datos según uno
de sus atributos.
• Agrupación: Consiste en separar sistemáticamente los datos por
categorías.
• Calculo: Se refiere a los procesos aritméticos (+, -, * y /) y
operaciones lógicas para convertir los datos en una forma
significativa
• Interpretación: Consiste en sustituir grandes volúmenes de datos
en información más fácil de interpretar.

23. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
ELECTRÓNICOS
• Un documento es un testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o
personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una
unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,
discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en
un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica,
audiovisual, etc.

24. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
ELECTRÓNICOS
• Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar
grandes cantidades de información de forma organizada para que
luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. Se define una base
de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre
sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de
información de una empresa o negocio en particular.

25. MODO DE ESTRUCTURAR LOS DATOS
ELECTRÓNICOS
• Características
• Entre las principales características de los sistemas de base de datos
podemos mencionar:
• • Independencia lógica y física de los datos.
• • Redundancia mínima.
• • Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
• • Integridad de los datos.
• • Consultas complejas optimizadas.
• • Seguridad de acceso y auditoría.
• • Respaldo y recuperación.
• • Acceso a través de lenguajes de programación estándar.

26. Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)
• Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase
Management System) son un tipo de software muy específico,
dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y
las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de
definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de
un lenguaje de consulta

27. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA.
• La adquisición de los equipos requiere de una reglamentación
técnica y por demás puntual pero…, tanto los sistemas de
comunicación como la misma tecnología avanzan tan veloz que los
formatos en los cuales reposa la información tienen una vida útil
efímera y por ende resultan obsoletos para conservar y consultar
la información en un futuro, pues la misma tecnología los
desplaza al crear formatos mas sofisticados.

28. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN
ELECTRÓNICA.
• El AGN ha expresado la necesidad de que Orfeo se ajuste tanto a
la norma ISO 15489 como al Modelo de Requisitos para Sistemas de
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Moreq), de forma
que asegure la gestión de los documentos durante todo su ciclo de
vida, las condiciones de seguridad de la información, la
preservación y acceso a los documentos y la interoperabilidad con
los sistemas de información existentes o futuros.

29. WEBGRAFIA
• http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-
3-documentos-electronicos-v1.pdf
• https://www.google.com.co/search?q=documento+electronico&espv=2&
biw=1366&bih=667&source=lnms&tbm=isch&sa=X&sqi=2&ved=0ahUKEwj
Whsjkg_rKAhXFlx4KHXFGD3cQ_AUIBigB
• http://www.maestrosdelweb.com/que-son-las-bases-de-datos/
• http://es.slideshare.net/julianuasapud/documentos-electronicos-
exposicion
• Tomado de Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de
herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
Pag 1. http://190.26.215.130/?idcategoria=6336#

30. GRACIAS