The objective of this work is to develop a Web Application for Provincial Archives of Santiago de Cuba to facilitate the search and retrieval of information related to the registration of immigrants. At present the system is implemented and providing services. To implement the following technologies were used: Apache 2.4.6, MySQL 5.5.37, PHP 5.5.3 and Drupal 7.28. The scientific research methods used were: Analytic-Synthetic, Inductive-Deductive, Historical-Logical, Modeling, Analysis Documentary, Interview and Observation. The use of the system favors the processes of document management, archiving and digitization of documents relating to the records of arrivals in Cuba between the nineteenth and twentieth centuries, contributing to the preservation of historical heritage of our nation and the documentary heritage treasured by this institution. The processes relating to the search and retrieval of records of immigrants are performed according to current policies in the country, allowing a response almost immediately on the information contained in the file archive collections, as opposed to the existing deadlines before the system implementation which ranged between 15 and 30 working days. The system has allowed increased significantly the number of services provided by the institution on funds of immigrants allowing generate revenue by search term and certification of information relating to immigrants guarded in their funds and have significantly increasing the level of satisfaction of the users who need these services.

1. Digitalización del Registro de Inmigrantes del Archivo Histórico Provincial de Santiago de
Cuba
Autores: MSc. Adrian Cid Almaguer1
, Ing. Yanet Salazar Gutierrez2
, Dr. Maikel Yelandi
Leyva Vázquez3
1Máster en Informática Aplicada. Ingeniero Informático. Departamento de Ingeniería de Software, Facultad 2,
Universidad de las Ciencias Informáticas, Ministerio de Educación Superior, Carretera a San Antonio de los Baños,
km 2 ½, Boyeros, La Habana, Cuba. Teléfono: (07)-835-8150. Correo electrónico: adriancid@uci.cu
2
Ingeniera en Ciencias Informáticas. Departamento de Ingeniería de Software, Facultad 1, Universidad de las
Ciencias Informáticas, Ministerio de Educación Superior, Carretera a San Antonio de los Baños, km 2 ½, Boyeros,
La Habana, Cuba. Correo electrónico: ysgutierrez@uci.cu
3
Doctor en Ciencias Técnicas. Ingeniero Informático. Departamento de Soluciones SOA, Centro de Consultoría y
Desarrollo de Arquitecturas Empresariales, Universidad de las Ciencias Informáticas, Ministerio de Educación
Superior, Carretera a San Antonio de los Baños, km 2 ½, Boyeros, La Habana, Cuba. Correo electrónico:
mleyvaz@uci.cu
RESUMEN
El objetivo del trabajo es desarrollar una Aplicación Web para el Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba
que facilite la búsqueda y recuperación de la información referente al registro de inmigrantes. En la actualidad el
sistema se encuentra implantado y brindando servicios. Para su implementación se utilizaron las siguientes
tecnologías: Apache 2.4.6, Mysql 5.5.37, PHP 5.5.3 y Drupal 7.28. Los métodos de la
investigación científica utilizados fueron: Analítico-Sintético, Inductivo-Deductivo, Histórico-Lógico,
Modelación, Análisis Documental, Entrevista y Observación. La utilización del sistema favorece los
procesos de gestión documental y archivística y la digitalización de los documentos referentes a
los registros de inmigrantes llegados a Cuba entre los siglos XIX y XX, contribuye a la
conservación del acervo histórico de nuestra nación y del patrimonio documental que atesora
esta institución. Los procesos relativos a la búsqueda y recuperación de los registros de
inmigrantes se realizan siguiendo las políticas vigentes en el país, permitiendo dar una respuesta
prácticamente de manera inmediata sobre la información contenida en los fondos documentales
del archivo, en contraposición a los plazos existentes antes de la implantación del sistema los
cuales oscilaban entre 15 y 30 días hábiles. El sistema ha permitido que la cantidad de servicios
que brinda la institución sobre los fondos de inmigrantes haya aumentado considerablemente
permitiéndole generar ingresos por el concepto de búsqueda y certificación de la información
relativa a los inmigrantes que se encuentra custodiada en sus fondos aumentando
considerablemente el nivel de satisfacción de los usuarios que necesitan este tipo de servicios.
Palabras clave: Aplicación web, Archivo histórico, Inmigración, Registro de inmigrantes.

2. INTRODUCCIÓN
La historia de la evolución humana ha podido construirse gracias a las salvaguardas de la
información, por la necesidad del hombre de conservar y esparcir el conocimiento que se
acumulaba generación tras generación. Los espacios físicos destinados al almacenamiento de los
documentos tomaron diferentes nombres en dependencia de las culturas y de las funciones para
los cuales fueron creados. En la era moderna aparecen los archivos como un lugar destinado a
guardar estos documentos (Barroso Horta, y otros, 2010) y la Archivística como una ciencia
capaz de regir la organización, conservación y gestión de los documentos, con la finalidad de
lograr el almacenamiento de la información y hacerla recuperable para su uso (Heredia Herrera,
1991). Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida
por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza (Mejía, 1994).
Los archivos tienen la misión de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos
los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son textos de
primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de
investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar
versiones sobre acontecimientos y son útiles para las investigaciones. Toda persona desde su
nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su
vida, esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y
organizaciones; su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a
través de documentos.
La gestión de documentos nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales para dar fe de los hechos, Mena Mugica
(2005) ella se define como un conjunto de principios, métodos y procedimientos tendientes a la
planificación, manejo y organización de los documentos generados y recibidos por las
organizaciones, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de facilitar su utilización
y conservación (Mena Mugica, 2005). La materia de la gestión documental son los documentos,
los cuales podemos considerarlos como información registrada en un soporte, producida o
recibida por una organización o individuo como producto de la inicialización, desarrollo y
conclusión de una actividad (García, y otros, 1998). Dentro del tratamiento archivístico una de
las fases es la de descripción, que es aquella destinada a la elaboración de los instrumentos de
descripción1
. La descripción de manera general se define como la vía utilizada para recoger las
especificaciones relativas a un documento de archivo, tales como su identificación, localización
y recuperación de su información, es una de las tareas más importantes que puede realizar el
1
Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un
servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.

3. archivero y que se lleva a cabo bajo ciertas reglas o normas (Mena Mugica, 2005).
Actualmente los Archivos Históricos de todo el mundo están muy vinculados al uso de las
Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TICs) generando una tendencia a la
digitalización de la documentación con el fin de preservarla y difundirla, evitando su
manipulación directa y deterioro. Para ello se propone que se describa el contexto y contenido de
la documentación mediante el uso de metadatos (Consejo Internacional de Archivos, 2000).
En el Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba uno de los servicios más solicitados por los usuarios que se
dirigen a la institución es la localización de información referente al registro de inmigrantes que arribaron a la
provincia entre los siglos XIX y XX. Esta información se encuentra actualmente solamente en los libros de
inmigración donde se recogía el arribo de personas a suelo cubano y en algunos libros índices creados como puntos
de acceso a la información de los registros de inmigración. Esta situación provoca que los tiempos de respuesta a
una solicitud varíen entre 15 y 30 días laborales debido a que solamente un especialista en la entidad está autorizado
a acceder a la información de estos fondos documentales debido al cuidadoso estado de conservación en que se
deben mantener estos documentos y a la necesidad de preservarlos. En ocasiones los usuarios del archivo que
solicitan el servicio no cuentan con el nombre completo del inmigrante sino que tienen algunos datos relativos a la
embarcación y la fecha de entrada al país, pero al estar realizados los índices por el nombre del inmigrante, se hace
prácticamente imposible localizar el registro en los fondos del archivo, pues para ello deberían revisarse todos los
registros originales en búsqueda del solicitado. La lentitud en el servicio provoca que no se cumplan los planes de
ingresos de la institución, pues este es un servicio por el cual los usuarios deben pagar y que tampoco se cumpla la
cantidad de servicios planificados a brindar. Debido a la creciente demanda por parte de la población de los trámites
relativos a la a la obtención de la ciudadanía española se han incrementado las solicitudes de los registros de
inmigrantes (siendo este un documento que puede anexarse a la solicitud ante la Embajada de España) sin embargo
el Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba no tiene en estos momentos una solución para darle respuesta a
la avalancha de solicitudes de este servicio. Esta situación provoca constantemente descontento por parte de los
usuarios que se dirigen al Archivo que en ocasiones no comprenden que el proceso de búsqueda debe realizar bajo
estrictas normas que permitan la preservación de los documentos originales.
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente y la necesidad de solucionar esta dificultad, surge el siguiente
problema a resolver: ¿Cómo lograr que los usuarios del Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba obtengan
la información referente al registro de inmigrantes de los XIX y XX disminuyendo los tiempos de respuesta de las
solicitudes?
Se propone como objetivo general: Desarrollar una Aplicación Web que facilite la búsqueda y recuperación de la
información referente al registro de inmigrantes de los siglos XIX y XX en el Archivo Histórico Provincial de
Santiago de Cuba.
MÉTODOS
Para la modelación del sistema se empleó el lenguaje de modelado UML 2.2 y la herramienta
ArgoUML 0.34. Para el desarrollo del sistema se utilizó la tecnología LAMP (GNU/Linux
Ubuntu 13.10, Apache 2.4.6, Mysql 5.5.37, PHP 5.5.3) y el Sistema de Administración de
Contenidos (CMS por sus siglas en Inglés) Drupal en su versión 7.28 con el tema MAYO 7.x-2.0

4. y los siguientes módulos: Administration menu 7.x-3.0-rc4, Administration views 7.x-1.2,
Advanced help 7.x-1.1, Automated Logout 7.x-4.3, Automatic Nodetitles 7.x-1.0, Backup and
Migrate 7.x-2.8, Countries 7.x-2.1, Country Icons API 7.x-2.0-beta1, Country Icons: Shiny 7.x-
2.0, Chaos tools 7.x-1.4, Date 7.x-2.7, Devel 7.x-1.4, Drupal for Firebug 7.x-1.4, Entity API 7.x-
1.5, Field collection 7.x-1.0-beta7, Field Collection Table 7.x-1.0-beta1, Localization update 7.x-
1.0, Location 7.x-3.2, Module filter 7.x-2.0-alpha2, Pathauto 7.x-1.2, Taxonomy Manager 7.x-
1.0, Token 7.x-1.5, Transliteration 7.x-3.2, Unique Field 7.x-1.0-rc1, Views 7.x-3.7, Views Bulk
Operations 7.x-3.2.
Métodos Teóricos:
Analítico-Sintético: Se utiliza este método con el objetivo de extraer la esencia de la
bibliografía relacionada con el proceso de desarrollo de aplicaciones web haciendo uso de un
CMS, definiendo las características que los identifican y deficiencias que presentan los mismos
así como a obtener una propuesta como resultado de la presente investigación.
Inductivo-Deductivo: Permite anticiparse y definir a partir del conocimiento adquirido durante
la revisión bibliográfica las tecnologías y herramientas a utilizar; además de extraer las ideas
fundamentales para la elaboración y fundamentación teórica del presente trabajo.
Histórico-Lógico: Permite analizar las diferentes perspectivas sobre el desarrollo de
aplicaciones web haciendo uso de un CMS de forma cronológica además de los elementos a
tener en cuenta para la implementación de un modelo para su gestión.
Modelación: Se puso en práctica para la realización de los diagramas correspondientes a la fase
de análisis y diseño del proceso de desarrollo de software, buscando una mejor correspondencia
con el modelo a desarrollar. Ofrece información acerca de la estructura y las relaciones que se
dan en el proceso de desarrollo de aplicaciones web haciendo uso de un CMS.
Métodos Empíricos:
Análisis Documental: Posibilita el análisis y valoración de los documentos encontrados.
Entrevista: Facilita la obtención del conocimiento necesario y así conocer las necesidades del
cliente para el desarrollo del modelo.
Observación: Permite obtener las características del sistema y en conjunto con la aplicación del
método analítico-sintético permite determinar sus requisitos.
RESULTADOS
Para una representación visual estática del entorno real del proyecto se utilizó el Modelo de
Dominio (figura 1) con el objetivo de comprender y describir las clases más importantes dentro

5. del contexto del negocio. Este modelo permitió manejar un vocabulario común para posibilitar el
entendimiento del contexto en que se sitúa el sistema y ayuda a comprender los conceptos que
utilizan los usuarios y la aplicación. El Modelo del Dominio se realiza generalmente cuando no
existen procesos o actividades bien estructurados, con fronteras bien definidas o cuando se
carece de una estructura (Jacobson et al., 2000).
Figura 1. Modelo de Dominio del Sistema
A continuación se describen las clases dentro del contexto del sistema, para comprender el
modelo de dominio.
Inmigrante: Es la persona que realizó la inmigración solo o como representante de una familia.
Familiares: Son los familiares del Inmigrante que lo acompañaron en el viaje.
Parentesco: Es el parentesco que existe entre los Familiares y el Inmigrante.
Legajo: Es el libro donde se recogen los datos relativos al Inmigrante y al Vapor en el que arribó
a Cuba.
Procedencia: Es el país desde donde procedía el Vapor cuando arribó a Cuba.
Destino: Es la provincia a donde se dirigía el Vapor.
Vapor: Es la embarcación en la que llegó a Cuba el Inmigrante.
Capitán: Es el Capitán del Vapor en el que llegó el Inmigrante.
Naturalidad: Es el país donde vivía el Inmigrante.

6. Provincia: Es la provincia donde vivía el Inmigrante.
Estado Civil: Es el estado civil del Inmigrante.
Profesión: Es la profesión del Inmigrante.
Los requisitos funcionales, capacidades o condiciones que debe cumplir el sistema para
establecer un comportamiento, Sommerville (2005) que satisfaga las necesidades del Archivo
Histórico Provincial de Santiago de Cuba serán los siguientes:
 RF1. Gestionar Procedencia. Permite realizar las operaciones de Listar, Insertar y Editar
procedencias de las embarcaciones que llegaban a Cuba.
 RF2. Permite Deshabilitar una determinada procedencia.
 RF3. Permite Habilitar una procedencia que haya sido deshabilitada.
 RF4. Gestionar Destino. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar, Editar y
Eliminar de los destinos de las embarcaciones que arribaban a Cuba.
 RF5. Gestionar Vapor. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar, Editar y
Eliminar de los nombres de las embarcaciones.
 RF6. Gestionar Capitán. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar, Editar y
Eliminar de los nombres de los capitanes de las embarcaciones.
 RF9. Gestionar Estado Civil. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar, Editar y
Eliminar de los estados civiles.
 RF10. Gestionar Profesión. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar, Editar y
Eliminar de las profesiones de los inmigrantes.
 RF11. Gestionar Familiares. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar y Eliminar
de los familiares de los inmigrantes.
 RF12. Gestionar Parentesco. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar, Editar y
Eliminar de los parentescos.
 RF13. Gestionar Inmigrante. Permite realizar las operaciones de Adicionar, Listar, Editar y
Eliminar de los inmigrantes.
 RF14. Asignar Legajo. Permite realizar las operaciones de Adicionar y Editar del legajo
donde se encuentra físicamente el documento original que certifica la entrada a Cuba del
inmigrante.
 RF15. Realizar Búsqueda. Permite realizar las operaciones de Búsqueda y Búsqueda

7. Avanzada en el sistema.
Para una descripción bajo la forma de acciones y reacciones del comportamiento del sistema
desde el punto de vista del usuario se realizó el Diagrama de Casos de Uso del Sistema (figura
2). Cada Caso de Uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el
sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico (Pressman,
2001).
Figura 2. Diagrama de Casos de Uso del Sistema
El sistema fue desarrollado haciendo uso de herramientas libres por lo que no existe costo
relativo al pago de licencias de software y apoyando el proceso de migración a software libre que
se realiza en el país. Su utilización esta consonancia con los Lineamientos 129, 131, 134, 135,
142, 163 de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución aprobados en el VI
Congreso del Partido Comunista de Cuba.
La utilización de la herramienta informática favorece los procesos de gestión documental y
archivística que se realizan en el Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba. Con la
digitalización de los fondos documentales referentes a los registros de inmigrantes llegados a
suelo cubano entre los siglos XIX y XX se contribuye a la conservación del acervo histórico de

8. nuestra nación y del patrimonio documental que atesora esta institución.
La introducción del sistema eleva la calidad, la productividad y la eficiencia del trabajo en los
procesos relativos a la búsqueda y recuperación de los registros de inmigrantes, debido a que se
realizan permitiendo dar una respuesta sobre la información contenida en los fondos
documentales del archivo prácticamente de manera instantánea, en contraposición a los plazos
existentes anteriormente los cuales oscilaban entre 15 y 30 días hábiles. Esto ha permitido que la
cantidad de servicios que brinda la institución sobre los fondos de inmigrantes haya aumentado
considerablemente, permitiéndole generar ingresos por el concepto de búsqueda y certificación
de la información relativa a los inmigrantes que se encuentra custodiada en sus fondos e
incidiendo positivamente en el grado de satisfacción de los usuarios que necesitan este tipo de
servicios.
CONCLUSIONES
 Con el desarrollo de una Aplicación Web para el Archivo Histórico Provincial de Santiago de Cuba que facilite
la búsqueda y recuperación de la información referente al registro de inmigrantes se disminuyeron los tiempos
de respuesta de las solicitudes que se realizaban a la institución para la obtención de una certificación oficial
relativa al registro de inmigrantes de los siglos XIX y XX.
 La digitalización de la información contenida en los fondos documentales del Archivo
Histórico Provincial de Santiago de Cuba relativos a los registros de inmigrantes contribuye
a la conservación y difusión de sus documentos siguiendo las políticas relativas a estos
procesos en el país.
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