1. ACTIVIDAD FINAL
JHON EDICSON BARRETO BERNAL
GRUPO 03
MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
PSICÓLOGA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ADMINISTRACION ARCHIVISTICA
BOGOTÁ
2017
2. ARCHIVO JARDÍN
BOTÁNICO DE
BOGOTÁ
RESEÑA
Es una entidad que pertenece al Distrito, lleva
el nombre del astrónomo y botánico don José
Celestino Mutis. inició en 1783 la Real
Expedición Botánica del Nuevo Reino de
Granada. En el se encuentra diversa
vegetación como la flor Mutis, el Nogal,
palmera y orquídeas como atracciones del
parque y promueve al cuidad de las plantas y
animales; ubicada en la dirección: Avenida
Calle 63 No. 68-95.
Tiene como misión la educación ambiental, la
conservación y mantenimiento de la flora para
los ciudadanos, y como visión el de ser un
icono a nivel internacional por su flora y la
biodiversidad en diferentes partes de la región
andina.
3. NORMATIVIDAD APLICADA
• CONSTITUCION POLITICA DE
COLOMBIA DE 1991La Constitución
Política fija los límites y define las
relaciones entre los poderes del Estado
Colombiano. Así mismo es la encargada
de regular la protección de las riquezas
culturales y naturales de la nación,
procurando el acceso a los documentos
públicos, como se desarrolla en los
siguientes artículos.
• LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual
se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
• LEY 1712 DE 2014Por medio de la cual
se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información
Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones
4. LEY 1273 DE 2009 Por medio de la cual se
modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien
jurídico tutelado - denominado "de la protección
de la información y de los datos"- y se preservan
integralmente los sistemas que utilicen las
tecnologías de la información y las
comunicaciones, entre otras disposiciones
DECRETO 2609 2012 Por el cual se reglamenta
el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del
Estado"
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 4 DE 2012
Eficiencia administrativa y lineamientos de la
política cero papel en la administración pública
6. BUENAS PRÁCTICAS DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL
• Promueve al cuidado personal con los elementos de
protección, como tapabocas, guantes, cofia y batas.
• La organización de libros en estantería como medio de
conservación.
• Las cajas y las carpetas están rotuladas y organizadas en su
estantería la cual esta marcada tanto los entrepaños como los
archivadores.
7. • En la entidad se trabajan los
inventarios web para el
acceso mas practico de los
funcionario a la información
de los documentos y
conocer donde están
ubicados.
• Las transferías
documentales tanto
primarias como secundarias
están plasmadas en un
cronograma
• Implementan las TRD para
envío de documento a los
diferentes archivos del ciclo
vital del documento, de
acuerdo con sus tiempos de
retención.
8. ACTIVIDADES PARA DIFUNDIR
LOS SERVICIOS DE ARCHIVO.
La entidad esta en un
proceso de implementar la
elaboración de formas,
formatos y formularios
electrónicos para que los
usuarios tanto internos como
externos tengan acceso a la
información desde cualquier
lugar con las condiciones y
restricciones planteadas.
Las capacitaciones y
reuniones se realizan para los
funcionarios de gestión
documental para indicar el
uso de los documentos y
como se deben realizar los
prestamos de estos, con el fin
de evitar retrasos e
inconvenientes.
9. Están implementando un
sistema de gestión
documental electrónico
para realizar los procesos
de documentación de
manera electrónica y
fomentar el uso de la
herramientas tecnológicas
para la producción, tramite,
conservación y disposición
de los documentos.
Los documentos en los
archivos de gestión se
están ubicando en las
estanterías, con su
respectivos rótulos e las
carpetas, cajas,
archivadores y entre
paños.
Las TRD se están
actualizando conforme
aros documentos que ya
se han transferido y que
además ya su serie y
subserie no existen.
10. CONCLUSIÓN
GRACIAS
El Jardín Botánico de Bogotá, tiene actividades que hacen que
los funcionarios presten y realicen una mejor gestión
archivística
Se están implementando las herramientas tecnológicas para
la conservación de los documentos.
Son muy insistentes en el uso de los elementos de protección
para el trabajo de archivos y gestión de documentos, además
capacitan a los funcionarios para que se preparen para a
implementar los documentos electrónicos.
