este trabajo podras aprender sobre catalogacion de archivos

1. La catalogación de los Archivos es la más común de las técnicas empleadas en la
DESCRIPCIÓN documental, la más variada y compleja. Generalmente los catalogadores
emplean adaptaciones de modelos bibliográficos con la finalidad de satisfacer
necesidades específicas de cada Archivo. Estas necesidades obligan al catalogador a
emplear datos relativos y subjetivos, que les permite salir adelante en su labor do-
cumental.
Etimológicamente la palabra CATALOGO proviene de las voces griegas katá,
que significa sobre y logos, que significa inscripción; katálogos, tomando el significado
de: memoria, inventario o lista de personas y objetos, cosas o sucesos, ordenados de cierta
manera.[1] En la literatura griega, el término CATALOGO es utilizado como la
enumeración de tropas. Décimo Magno Ausonio (310-395), poeta latino y preceptor del
Emperador Graciano, hace referencia al realizar un análisis del décimo libro de la Iliada,
al CATALOGO como inventario de tropas, naves, etc,...
En sus orígenes los CATALOGOS son propiamente inventarios manuscritos, em-
pleados para el estudio de la astronomía en la DESCRIPCIÓN de las estrellas, como el
utilizado por Claudio Tolomeo en el siglo II, en su obra Composición matemática,
traducida al árabe con el nombre de Almagesto; también fue utilizado para la
DESCRIPCIÓN de libros y documentos de Archivo en las bibliotecas antiguas como las
de Nínive, Babilonia, Atenas, Tebas, Cartago, Roma y Alejandría, ésta última utilizó los
CATÁLOGOS razonados, es decir que no solamente se tomaba en cuenta la clasificación
de los documentos, sino que se realizaba una DESCRIPCIÓN adecuada con comentarios
sobre determinada obra.
Cuanto hemos visto hasta aquí, tiene por objeto la organización y orden exterior
de la documentación. Se puede no sólo organizar y ordenar los documentos, sino también
el contenido de los mismos. Es por eso que decimos que los Catálogos son considerados
como ordenación intrínseca, dispone los asuntos de la documentación con arreglo a un
método determinado. Formase catálogo cuando a los asientos de uno o más inventarios
analíticos, de extractos, o resúmenes, se les da -previa su trascripción a tantas papeletas
por asiento como asuntos contengan- un orden distinto del observado en dichos
inventarios.
Si bien, por definición el CATALOGO es de fácil comprensión, su extensión es
muy amplia, porque se emplea en todas las ramas de las ciencias de la documentación -
INFORMACIÓN. Existen CATÁLOGOS de Bibliotecología, Archivología, museología
y centros de documentación e INFORMACIÓN; aun cuando su naturaleza puede diferir
de un núcleo a otro e independiente de la metodología empleada por sociólogos,
historiadores y científicos. A esta variedad de usos de los CATÁLOGOS hay que añadir
como decíamos en un comienzo, que cada Archivo tiene su propia personalidad, sus
necesidades particulares en cuanto a recuperación de la INFORMACIÓN. No se puede
generalizar un modelo CATALOGRÁFICO para todos los Archivos como es el caso de
las bibliotecas, pero se presenta un modelo base, sobre el cual se estructura todo el edificio
de la catalogación archivística.
La tarea de la catalogación es básicamente la de dividir la INFORMACIÓN en
datos comprensibles para la recuperación de la INFORMACIÓN, permitiendo incluso,
efectuar clasificaciones de datos sin necesidad de remover los documentos del Archivo,
de esta forma obtenemos detalles como formatos, tipos documentales, estado de
conservación o de agregar características que interese en forma cuantitativa o cualitativa.
El CATALOGO difiere del libro de registro tanto como del índice; el libro de re-
gistro- ordena los datos en forma correlativa, asociándose a un número de orden, estos

2. datos están registrados en forma secuencial, en los CATALOGOs el orden se efectúa de
acuerdo a la necesidad específica de la INFORMACIÓN que se desea obtener, asimismo,
el CATALOGO es explicativo en cuanto al contenido del objeto descrito, no así el índice
que es solo una guía esquemática del orden de las cosas.[2] "La catalogación consiste en
describir un documento en sus partes esenciales para identificarlo en su contenido y
colocación dentro de una colección determinada".[3],esta definición permite emplear los
CATÁLOGOS tanto en Bibliotecología como en Archivología, en Bibliotecología es
considerado como la enumeración y DESCRIPCIÓN de los libros de una biblioteca,
según su clasificación y colocación.[4]
El CATALOGO archivístico se diferencia esencialmente de la bibliografía por la
ubicación, es decir, la bibliografía es una relación de libros o documentos que tratan de
un asunto determinado, sin determinar su ubicación, mientras que
el CATALOGO enumera los documentos que se custodian en un sitio determinado,
especificando su ubicación aunque se refieran a distintos temas o materias.
El CATALOGO es tan necesario en una biblioteca como en un Archivo, se lo uti-
liza para efectuar el servicio de INFORMACIÓN con mayor facilidad y rapidez; las
abadías de la Edad Media utilizaban sus respectivos CATALOGOS, siendo el más
antiguo de los impresos el de Aldo Manucio, publicado en 1498 bajo el título de Libri
Graeci impressi, dividido en cinco temas: Gramática, Poética, Lógica, Philosophia y
Sacra scriptura. En 1503 se publicó el CATALOGO de Roberto Esteban, con l4
divisiones.
El Archivo puede tener uno o diez CATÁLOGOS, de acuerdo a sus propias nece-
sidades y lógicamente, de acuerdo a la cantidad de personal que dispone para poder
mantener al día cada uno de estos. Pero es recomendable la existencia de por lo menos el
orden Alfabético de tipos documentales, el temático clasificado por materias y en orden
alfabético, el topográfico que permite tener la ubicación de los documentos.
También se tienen en cuenta los CATÁLOGOS dedicados a algunos documentos
que por su importancia y valor hacen necesaria esta labor, v. g. manuscritos de personajes
históricos, o manuscritos antiguos, incunables, documentos históricos, etc.
En los Archivos de la administración pública suele elaborarse
el CATALOGO cronológico, onomástico, el toponímico, casi inexistente el temático, y
es inexistente el CATALOGO científico, cuya clasificación obedece a un ordenamiento
lógico de materias.
En algunos Archivos se observa la utilización de colores (método de coincidencia
visual) en los CATÁLOGOS, la utilización de colores puede ser una ventaja en al
momento de clasificar las fichas catalográficas.
Entendemos entonces por catalogación a "la representación normalizada de los
datos documentales para la localización física de los documentos ordenados en forma
de CATALOGO según los criterios alfabéticos de autores, títulos y materias, sistemático
y de características".[5] La relación del CATALOGO como registro ordenado, es
fundamental para todas las ciencias y disciplinas que hacen uso de éste instrumento, pero
se modifica en la medida de las necesidades de cada una de ellas. Modificación que
obedece de acuerdo con el contenido que se describe; así tenemos que en Bibliotecología
será una relación ordenada de los libros que contiene.
En 1877 en el Congreso de Bibliotecarios de Londres, se propuso la sustitución
de CATALOGOS por repertorios bibliográficos, idea que no prosperó. En todo caso, el

3. termino repertorio documental correspondería mejor a la archivística. Aun cuando más
acertado es el cuerpo descriptivo.
Ludivig propuso la formación de un MONOCATALOGO único en el cual figu-
rarían todas las obras publicadas con indicaciones de las existentes en bibliotecas. Con el
desarrollo de la tecnología y la aplicación de la informática, actualmente existe esa
tendencia al MONOCATALOGO.
En Archivología "tomamos el CATALOGO en sentido más amplio que el
bibliotecario, como lista o fichero ordenado de colección, o la selección en forma de
colección hecha con fines de INFORMACIÓN o investigación"[6] o como señalan otros
autores "obra que proporciona INFORMACIÓN sobre la entidad que produce el
documento, su tipo documental, el lugar y fecha de la confección y la cantidad. Es un
escrito descriptivo del documento. Proporciona datos bibliográficos y biográficos. Es un
instrumento que va creciendo a medida que aumentan los fondos."[7]
Todos estos conceptos permiten comprender dos aspectos esenciales de la
catalogación, el Contenido sustantivo de los documentos y la ubicación. "La nota
específica de este instrumento es hacer objeto de la DESCRIPCIÓN a la pieza
documental, entendiendo por tal al documento suelto, considerado como documento
principal (real cédula, real provisión, carta, consulta, escritura de venta, testamento, etc.),
como a la unidad archivística (expediente, testimonio de autos).[8]
El CATALOGO es entonces una ordenación intrínseca, es disponer de los datos
del documento de acuerdo a un método determinado.
CATALOGACIÓN EN LAS ETAPAS DEL CICLO DOCUMENTAL
Hemos observado en estudios anteriores, que todo documento posee un Ciclo
Vital, que se constituye por las distintas etapas de su utilización:
La Etapa Prearchivística
Con los momentos de gestación y trámite que se manifiesta desde la creación del
documento y cuyo contenido posibilita la concreción de funciones, actividades, acciones
traducidas en trámites:
Los auxiliares descriptivos, llamados también instrumentos de INFORMACIÓN,
son sistemas elementales que permiten tener un control efectivo de los documentos desde
el momento que se producen. Uno de los problemas que se plantea el archivero consiste
en la elección de los sistemas descriptivos que ha de emplear para lograr su cometido con
una mayor eficacia.
Las necesidades de poseer auxiliares descriptivos eficaces se presentan en primera
instancia en las mismas dependencias productoras de documentos de una organización,
en segunda instancia en los niveles de ejecución y en las dependencias encargadas del
control de trámites; para cubrir estas necesidades, de INFORMACIÓN y control, se
elaboran inventarios y CATALOGOS en sus distintas clasificaciones, logrando cubrir
gran parte de los requerimientos.
En la administración moderna, la eficacia funcional depende mucho de la fluidez
informativa con que cuenta, por lo que muchas veces determinados documentos requieren
ser consultados en distintos puntos de una organización, lo cual obligaría a reproducir
ejemplares de aquellos documentos muy solicitados y consultados permanentemente,

4. aumentando el costo y la burocracia; los niveles de ejecución, requieren permanentemente
INFORMACIÓN sobre precedentes administrativos, dedicando especial atención a las
Resoluciones, Decretos, disposiciones, leyes, etc.. Las fichas catalográficas favorecen
enormemente esta clase de requerimientos informativos, por el contenido que encierran
y por el reducido espacio que ocupan.
En niveles administrativos de trámite, las fichas catalográficas pueden favorecer
la localización de personas relacionadas con las actividades de la institución, domicilios,
áreas toponímicas, asuntos tratados ... y por tratar.
El Archivo, en la concepción moderna, no se limita solo al resguardo de documen-
tos bajo su poder; para lograr una mayor actividad documental, el control archivístico se
amplia hasta el diseño mismo de documentos. Un archivero profesional, puede muy bien
estar capacitado para diseñar documentos, de esta forma, el documento, al ser concebido
científicamente, es clasificado, preordenado, signado en sus plazos de vigencia y
conservación e inclusive, se determina el curso que ha de seguir a lo largo de su trámite.
Conociendo la naturaleza del documento, es posible determinar con anticipación
en que auxiliares descriptivos esta comprendido.
En la etapa Prearchivística, no todos los documentos deben ser catalogados,
primero porque son pocos los documentos verdaderamente sustantivos, siendo una gran
mayoría los facilitativos.
El Archivo de una institución, con mayor experiencia y conocimiento, puede nor-
malizar los documentos que requieren de una ficha CATALOGO, así mismo normalizar
los CATALOGOS, persiguiendo los siguientes fines:
-evitar distorsión de la INFORMACIÓN,
-abundancia de auxiliares descriptivos o los sinónimos, instrumentos de
INFORMACIÓN,
-auxiliares que no contienen todos los datos por ser temporales,
-sumándose la desventaja que al desaparecer un documento, los auxiliares solo
contienen INFORMACIÓN relativa de sus contenidos. Una normalización catalográfica
puede permitir una mayor información sobre documentos extraviados
Si el documento es sustantivo, la ficha catalográfica permite conocer con mayor
amplitud la INFORMACIÓN del contenido sustantivo.
Las fichas catalográficas tienen la ventaja de ser adaptadas a los sistemas de orde-
nadores. No podemos ignorar las posibilidades futuras de aplicación de los Catálogos a
los medios modernos de comunicación.
El momento de gestación y el de tramite de documentos, es útil a la entidad pro-
ductora o sede de procedencia y a los usuarios relacionados con las actividades propias
de cada institución, esta utilidad nos orienta en el sentido de que la INFORMACIÓN es
requerida en forma interna, el área de utilidad es muy reducida, lo mismo que el tiempo
de utilidad es circunstancial. Al efectuar un análisis documental, determinados
documentos han de tener una vida permanente por sus valores intrínsecos, estos
necesariamente deben ser catalogados desde el momento mismo de su creación.
El continuo movimiento documental que exige esta etapa del ciclo vital, obliga en
la mayoría de los casos, que a los auxiliares descriptivos o instrumentos de
INFORMACIÓN sean elaborados en fichas, presentan mayor facilidad en su manejo,
permiten intercalar INFORMACIÓN, en casos extremos, permite hacer una nueva ficha

5. que sustituya a la antigua. Algunas instituciones tienen por norma que aquellos tipos
documentales cuyo valor encierra significados económicos, históricos, legales, pasen
directamente a sus Archivos, repartiéndose reproducciones o copias para los diferentes
usos que se les de; estos tipos documentales por su prioridad, requieren ser catalogados
con lo máximo de INFORMACIÓN posible.
La etapa archivística
En la segunda etapa del ciclo vital, normalmente los documentos han cumplido
los objetivos por los cuales han sido creados, pero conservan latentes valores informativos
que han ser evaluados.
Los Archivos intermedios cumplen funciones auxiliares a las actividades adminis-
trativas y al Archivo histórico, este intermediario facilita espacio a los Archivos centrales,
colaborado económicamente a la administración en general y permite la simbiosis,
momento simbiótico, administrativa-histórica de los documentos, esta simbiosis se
realiza generalmente en un tiempo prudencial.
Los Archivos intermedios tienen un mayor conocimiento y experiencia que los
Archivos de la primera etapa o edad como lo denominan los españoles, para determinar
que documentos deben llevar fichas catalográficas.
El Archivo intermedio tiene dos orientaciones que cumplir, una administrativa, de
donde proceden los documentos y que en cierta forma determinan la importancia de los
documentos, y otra histórica-científica. En el Archivo intermedio se realizan los estudios
que determinan los plazos de vigencia del documento, se elaboran las tablas selectivas
que permiten un expurgo adecuado, terminada esta etapa, ingresan al Archivo General,
denominado histórico en algunos ámbitos, todos aquellos documentos que no pueden ser
destruidos.
La última etapa del ciclo vital es la conservación permanente de los documentos
que han sido considerados por el valor permanente de su INFORMACIÓN. Estos
documentos recepcionados permanentemente, son los que han de servir a la investigación,
especialmente histórica. La consulta documental es mas amplia que una institución, los
documentos son accesibles no solamente al uso interno de una institución y sus posibles
usuarios, sino que la documentación es accesible a toda la ciudadanía, el área de utilidad
es muy amplia, lo mismo que el tiempo de utilidad es indefinible. La catalogación se hace
necesaria y esencial en estos Archivos.
El contenido sustantivo de los documentos de un Archivo no se conocen apriorísti-
camente como en la administración, por lo que requiere de auxiliares específicos con un
mayor número de datos , una INFORMACIÓN concisa en su lenguaje pero amplia en su
intencionalidad.
La INFORMACIÓN contenida en un General histórico no solamente sirve para
hacer historia, su utilidad es mas amplia, no se limita solo a los investigadores y edu-
cadores, es útil para especialistas en instituciones, cultura, administración, arte, economía,
antropología, sociología, pedagogía etc.: esta amplia gama de estudios puede ser
facilitada con los CATALOGOS.
SOPORTES DE LOS CATÁLOGOS
Los soportes utilizados para volcar la INFORMACIÓN son denominados también
soportes documentales, aplicando su sentido más amplio, puesto que puede ser utilizado
con sus características propias por las bibliotecas, los Archivos, los museos, o de los

6. centros de documentación-INFORMACIÓN. Los soportes documentales son elegidos en
razón de la utilidad posterior que se dé, lo cual influirá también en su ordenación, y del
equipo que se emplee para recuperar la INFORMACIÓN. Estos soportes pueden ser,
planillas, listados, fichas, microfilm o microformas, fichas y cintas perforadas, cintas
magnéticas, etc..
Esta variedad de soportes se debe sobre todo a las aplicaciones tecnológicas en la
documentación, el desarrollo de la electrónica y la mecánica al servicio de la recuperación
de la INFORMACIÓN, han favorecido enormemente.
Tradicionalmente se emplean las fichas, hojas de papel o cartulina que sirven para
guardar datos en forma ordenada. Es necesario tomar en cuenta que las fichas han de
servir para la transferencia de datos a los medios informáticos, razón por la cual hay que
planificar la INFORMACIÓN de modo que podamos adecuarnos a esta transferencia.
En informática, las fichas son medios de almacenamiento de INFORMACIÓN,
que consiste en una cartulina rectangular con un número determinado de columna que se
perforan en código alfanumérico.
DIAGRAMACIÓN CATALOGRÁFICA
De acuerdo con los elementos utilizados en la catalogación, la diagramación varía
tanto en su distribución como en su tamaño y espacios a utilizar.
Esencialmente una ficha catalográfica se divide en tres campos principales: enca-
bezamiento, cuerpo o texto, y escatocolo o datación o colación como se denomina en
Bibliotecología. Esta división es básica, pudiendo llegar a tener más divisiones de acuerdo
a las necesidades de cada Archivo, aún cuando, lo ideal sería una normalización adecuada.
Manuel Vásquez nos proporciona un modelo de fichas con las divisiones de:
-Título,
-Encabezamiento,
-Contenido sustantivo,
-Datos para el investigador,
-Observaciones,
-Signatura topográfica.[12]
El Título correspondería al tipo documental, en el Encabezamiento tenemos la
sede de procedencia o entidad productora, la serie y la fecha o número de identificación
del documento.
En el contenido sustantivo, referido al documento, se inscribe el resumen o asunto
por el cual haya sido elaborado el documento, redactándose en primer término los datos
básicos, sobre todo la acción administrativa, y si es necesario se incluirán datos
complementarios, como fechas del texto, duración, lugar de acción y acciones
complementarias. Los datos explicativos pueden contener motivos y antecedentes de la
actividad, incluyendo persona participantes.[13]
La ficha CATALOGO, en los Archivos resultan ser más complejos que en las bi-
bliotecas, por las innumerables personas y actividades que conforman la acumulación de
documentos, realizar un trabajo de CATALOGO resulta muy moroso y la planificación

7. de las fichas deben ser cuidadosamente estudiadas, una mala planificación puede traer
consigo una pérdida de tiempo y economía para el Archivo.
Para comprender mejor las divisiones y los datos en el modelo de Vásquez, es
necesario aclarar algunos aspectos:
El otorgante, es el emisor directo del documento, la autoridad y el firmante, el
autor en términos generales. El destinatario es el receptor directo, pudiendo ser una per-
sona, conjunto de personas, institución o instituciones.
Existe la posibilidad de utilizar ambas carillas de la ficha, de modo que no se
entrecrucen los datos correspondientes al documento con los del Archivo. Las seis
divisiones de la ficha de Vázquez pueden muy bien ser utilizadas, colocándose en el
anverso, el título, encabezamiento, contenido sustantivo, datos para el investigador o el
usuario y las observaciones, en el reverso la signatura topográfica y el Archivo en el cual
se encuentra depositado el documento, incluyendo referencias que permitan relacionar
al CATALOGO con las guías o los inventarios e índices que se refieren al documento en
el Archivo o posiblemente en otros Archivos.
.
TIPOS DE FICHAS
Fichas de Referencia. Esta ficha sirve para orientar al usuario o investigador en
la búsqueda de material especifico. Los datos que consigna deben ser breve, concisos e
indicar documentos que podemos consultar sobre un tema (cuyas características están
consignadas en el encabezamiento). Esta ficha es fundamental para relacionar los
contenidos de un fichero.
Ejemplo:
ADMINISTRACIÓN, CONCEPTO.
CONFERENCIA DEL 11-09-90.
(ANEXO DE INFORME)
Fichas de Trascripción: la ficha de trascripción incluye sin excesos, opiniones
fundamentales del entidad productora o sede de procedencia consultado. Servirán luego
para sustentar el trabajo. Están encabezadas por un tipo documental que responde al
contenido y en el cuerpo el trozo trascripto se coloca entre comillas, ubicándose entre
paréntesis el número de folios en que comienza y termina. Este tipo de fichas tienen gran
utilidad para la confección de las guías de archivos y para trabajos sobre las instituciones;
historia, organización, etc.,.
Al pie de la ficha se consigna apellido y nombre del autor, tipo documental.
ARCHIVOLOGÍA, CONCEPTO
PROYECTO DE CREACIÓN CARRERA
..."el concepto del archivo, ha sido modificado permanente a partir de la segunda
guerra mundial..."(6-7)
Anexo Informe sobre proyecto
AREVALO, VÍCTOR HUGO.

8. Si en la trascripción se suprimen palabras, éstas deben reemplazarse por tres
puntos suspensivos.
TEMA
TIPO DOCUMENTAL
TRANSCRIPCIÓN
CITA
Estas fichas, conjuntamente con las de resumen son de gran utilidad para la
recuperación de información científica en los archivos.
Fichas de Resumen. La ficha de resumen o regesta se realiza cuando las
expedientes pertenecen a un Archivo General. Se suprime todo lo que no hace a la
cuestión central. Es de suma importancia respetar el original, poniendo de relieve las
conclusiones, libres de juicios personales o valorativos. Se encabezan por el tema central
como tipo documental y llevan subtipo documental cuando queremos hacerlas más
específicas aún. Tanto el primero como el segundo son seleccionados según criterio de
quien elabora la ficha partiendo de lo general a lo particular. Sobre el tema del resumen
existen métodos que permiten una capacitación adecuada para realizarlos, lo estudiamos
en el próximo capitulo.
ARCHIVOLOGÍA, CARRERA
PROYECTO
Presentación de las estructuras posibles para la conformación de la carrera de
archiveros en la provincia.
Anexo Informe sobre proyecto
Sala 1-10-3-15
Ver Decreto: 110/85; creación
Ficha de Síntesis. Esta ficha exige al estudioso una re elaboración, esta tarea es
la parte básica del trabajo del investigador, la más importante y a la vez la más difícil.
Consiste en exponer las ideas centrales del texto con sus propias palabras y llevar a
obtener las ideas fuerzas del expediente consultado.
Se extraen las ideas principales de un expediente, relacionado con la entidad
productora o sede de procedencia y se introducen elementos personales objetivos y
subjetivos. Al hacer una apreciación del texto entra en juego la formación intelectual de
quien elabora la ficha.
En todos los casos al finalizar la ficha debe hacerse la cita documental
correspondiente, indicando entidad productora o sede de procedencia, expediente, lugar,
fecha y folios.
Cuando la ficha abarca más de un folios, estas deben numerarse y según las
características del tema en cuestión en el ángulo superior derecho pueden llevar también
una indicación cronológica.